Så för du anteckningar på ett effektivt sätt
Möten, samtal med kollegor eller en chef, kundmöten, genomgångar … Vare sig det är en planerad händelse eller ett mer spontant möte är det värt det att göra anteckningar till en del av det dagliga arbetet. Här är våra rekommendationer för framgångsrika anteckningar. Så det är bara att plocka upp anteckningsblocket!
Före: Var förberedd
- Ta i förväg reda på vad mötet kommer att handla om
- Förbered ordentligt allt du behöver ha med dig
- För handskrivna anteckningar kan du rita upp en marginal till höger där du kan lägga till dina egna kommentarer eller frågor
- Välj en plats i rummet där du vet att du kommer att höra tydligt vad som sägs
- Tänk på hur anteckningarna ska användas.
Det här kan verka vara småsaker, men de kan bli helt avgörande för hur du lyckas med dina anteckningar. Under själva mötet kommer du inte ha tid att bestämma vilken information som ska komma med i det slutliga dokumentet. I det här fallet är det bättre att ha alla ägg i samma korg!
Under: Tappa inte tråden
- Nöj dig med det övergripande konceptet avvad som sägs
- Börja med att skriva ned de delar som är svårast att komma ihåg (siffror, datum, namn)
- Var uppmärksam på tekniska termer och uttryck
- Identifiera de nyckelord som hjälper dig att förstå talarens resonemang.
En av de stora utmaningarna vid protokollföring är att hålla fokus under hela mötet. För längre möten kan det vara en bra idé att planera in korta uppehåll, säg varannan timme: ta en kort promenad, vila ögonen genom att titta på något annat än datorskärmen en stund och drick ett glas vatten … eller en kopp kaffe!
Efter: Låt inget falla i glömska
- Efter mötet samma dag: läs igenom anteckningarna för att fylla eventuella luckor, gör korrigeringar och skriv om svårlästa stycken
- Dagen efter: belys planen och strukturera texten för att ge den mening
- Veckan efter: arbeta med anteckningarna för att sätta ihop den önskade rapporten
Mycket användbara förkortningar
För att underlätta anteckningsarbetet bör du även använda dig av förkortningar: de kan hjälpa dig att spara viktiga sekunder vare sig du skriver för hand eller på dator. Nedan hittar du några exempel på förkortningar som vi använder.
Nu har du fått Acolads experttips för effektivare anteckningar. Men glöm inte de mest grundläggande sakerna, som att ha med dig laddaren till datorn och att sätta dig på en bekväm plats nära ett vägguttag. Och glöm inte att stänga av ljudet på telefonen!
