Vertalingen van klinische trials: beantwoorden aan de behoeften op het gebied van internationaal klinisch onderzoek

Tijdens onze samenwerking met de organisaties voor klinisch onderzoek die onze klant zijn, kregen zij te maken met een enorme groei door verwervingen en internationale vraag. Acolad beheert nu jaarlijks meer dan 250 klinische trials die fase 1-4 bestrijken. In 2021 was dit goed voor 57.298.051 woorden naar meer dan 200 talen en een samenwerking met meer dan 1.500 aanvragers. Deze groei vereiste internationale, schaalbare taaldiensten met steeds kortere tijdschema's. De complexiteit en het aantal trials namen toe tot een volume van 55 verzoeken per dag. Hierbij kan het gaan om 40 talen en honderden bestanden per verzoek.

Deze volumes en complexiteit moeten door Acolad worden beheerd met inachtneming van strenge KPI's voor oplevertermijnen en kwaliteit. De kwaliteitsdoelen zijn vastgelegd rond het aantal vertaalwijzigingen naar aanleiding van taalkundige kwesties (<2%) en kleine (<3%), grote (<2%) en kritieke (<0,25%) geëscaleerde kwaliteitskwesties.

Naast de toename in volume, de verhoogde complexiteit en strenge KPI's moet Acolad ook rekening houden met een waaier aan bestandstypes (waaronder gescande pdf's met handgeschreven tekst en MS Word-bestanden) en doelgroepen – content bestemd voor clinici en content bestemd voor patiënten uit diverse geografische gebieden en met verschillende sociaal-culturele achtergronden.

Door verder te bouwen op het vertrouwen dat voortkwam uit de eerste succesvolle studies, konden de accountteams van Acolad nauw samenwerken met de studieleiders en samen met onze klanten groeien. Dit gebeurde via een lokalisatiestrategie op maat van de organisatie voor klinisch onderzoek die bestond uit de meest recente taal- en contenttechnologieën en processen en resources voor de vertaling van klinische trials met ISO-certificering.

Dankzij een combinatie van Optical Character Recognition-technologie (ABBYY FineReader en OmniPage) en DTP-expertise (MS Word, InDesign) kunnen wij gescande pdf-documenten effectief verwerken en bestandsformaten opnieuw creëren wanneer de bronwerkbestanden niet beschikbaar zijn.

In de loop van de jaren heeft Acolad workflows ontwikkeld om ervoor te zorgen dat deze transformatie gestroomlijnd en efficiënt verloopt. De toepassing van templates voor documenttypes zoals laboratoriumrapporten en andere maakt ook de creatie van documenten op basis van gescande pdf-bestanden mogelijk.

Acolad maakte tevens gebruik van technologie om te waarborgen dat de toegenomen volumes en complexiteit nog steeds geproduceerd konden worden zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. Naast de standaardtoepassing van vertaalgeheugens en de ontwikkeling van gepersonaliseerde terminologieglossaria gebruikt Acolad kwaliteitsborgingsautomatisering in het kader van het productieproces om zeker te stellen dat de terminologie- en formatteringsvereisten worden vervuld.

De belangrijkste technologische oplossing die Acolad Life Sciences speciaal voor organisaties voor klinisch onderzoek heeft ontwikkeld, is een gepersonaliseerd studiegericht productiesysteem. Via het productiesysteem kunnen klanten:

Acolad ontwikkelde een reeks processen met ISO-certificering (ISO 9001:2015 en ISO 17100) voor klinische proeven. Dit omvat degelijke kwaliteits- en risicobeheerprocessen.

Naast de aangetoonde processen voor klinische proeven heeft Acolad ook een specifiek team opgebouwd dat bestaat uit gespecialiseerde vertalers met een uitmuntende klinische expertise. Ons wervings- en selectieproces waarborgt dat wij enkel samenwerken met uiterst gekwalificeerde taalkundigen en de kwaliteit van hun vertalingen voortdurend monitoren.

Onze specifieke projectbeheerteams in Europa, Noord-Amerika en Azië beschikken tevens over uitgebreide ervaring op het gebied van klinische studies. Zij volgen alle trends en veranderingen in de regelgevingen op de voet en passen waar nodig onze processen aan zodat naleving steeds wordt gewaarborgd.