Depuis plus de 16 ans, Acolad assure la traduction en lien avec les essais cliniques pour deux grands organismes de recherche clinique (CRO). Ce partenariat a commencé par un petit projet de traduction de 4 essais cliniques dans 35 langues, puis s’est renforcé avec le succès des études pilotes et au fil de la collaboration avec les chargés d’études.
Grâce à sa gestion proactive des comptes et à des processus et technologies personnalisés, Acolad s’est adaptée à la croissance de ces organismes et a élaboré un programme sur mesure qui répond parfaitement aux défis posés par les études cliniques.
Le défi
Pendant toutes nos années de collaboration, nos clients se sont considérablement développés : acquisitions, demande mondiale croissante... Acolad gère aujourd’hui plus de 250 essais cliniques par an, couvrant les phases 1 à 4, soit 57 298 051 mots traduits en 2021 dans plus de 200 langues pour plus de 1 500 demandeurs. Il a donc fallu s’adapter à l’évolution des besoins mondiaux en matière de services linguistiques, avec des délais toujours plus courts. La complexité et le nombre d’essais ont augmenté jusqu’à atteindre un volume de 55 demandes par jour, pouvant inclure jusqu’à 40 langues et des centaines de fichiers par demande.
Acolad a dû gérer ce volume croissant et cette complexité en respectant des indicateurs de rendement clés stricts en matière de délai d’exécution et de qualité. Nous avons défini des objectifs de qualité en tenant compte du nombre de modifications de traduction dues à des problèmes linguistiques (< 2 %), et à des problèmes de qualité transmis à un niveau supérieur : mineurs (< 3 %), majeurs (< 2 %) et critiques (< 0,25 %).
L’augmentation du volume, la complexité croissante et les indicateurs de rendement clés stricts n’ont pas été les seuls défis à relever. Acolad a également dû s’adapter à une grande variété de types de fichiers (y compris des PDF numérisés contenant du texte manuscrit et des fichiers MS Word) et de publics (contenu destiné aux médecins et contenu destiné aux patients, de diverses régions du monde et de milieux socioculturels différents).
La solution
Une relation basée sur la confiance gagnée au fil des projets : les équipes responsables des comptes d’Acolad ont pu travailler en étroite collaboration avec les chargés d’études et se développer au même rythme que les clients. Elles se sont alors appuyées sur une stratégie de localisation adaptée à chaque CRO, exploitant les technologies linguistiques et de gestion de contenu les plus récentes, ainsi que sur des ressources et des processus de gestion de la qualité certifiés ISO.
Technologies linguistiques et de contenu
Grâce aux technologies de reconnaissance optique des caractères (ABBYY FineReader et OmniPage) et à nos spécialistes en éditique (MS Word, InDesign), nous gérons efficacement les documents PDF numérisés et recréons les formats de fichier en cas d’indisponibilité des fichiers sources.
Au fil des ans, Acolad a développé des flux de travaux pour simplifier et optimiser cette transformation. L’application de modèles pour les types de documents, comme les rapports de laboratoire ou autres, facilite également la création de documents à partir de fichiers PDF numérisés.
Acolad a également déployé une technologie qui lui permet de continuer à traduire ces volumes croissants et complexes sans mettre la qualité en péril. En plus d’utiliser une mémoire de traduction et de développer des glossaires terminologiques personnalisés, Acolad s’appuie sur l’automatisation de l’assurance qualité, que la société a intégrée dans son processus de production pour garantir le respect des exigences relatives à la terminologie et au formatage.
Système de production personnalisé pour les essais cliniques mondiaux
La plus importante des solutions technologiques développées pour les CRO par l’équipe des Sciences de la vie d’Acolad consiste en un système de production personnalisé axé sur les études. Avec ce système de production, les clients peuvent :
Définir des flux de travaux propres à l’étude
Suivre le budget et les dépenses
Suivre le délai d’exécution et d’autres indicateurs de rendement clés
Gérer tous les contacts de l’étude et leurs fonctions
Stocker les instructions et les exigences relatives à l’étude en vue des contrôles de conformité finaux
Stocker et rechercher facilement tous les supports de l’étude, y compris les titres de protocole dans toutes les langues
En fonction de la demande, du type de document requis et de la portée initiale de l’étude, le système isole facilement les demandes pouvant être transmises directement à la production de celles qui sortent du cadre défini et doivent faire l’objet d’un devis et d’une approbation. Ce système de production axé sur les études nous permet également de gérer les délais, d’assurer la conformité avec le calendrier et les indicateurs de rendement clés définis et de générer des rapports sur ces indicateurs.
Qualité : processus et ressources
Acolad a développé plusieurs processus certifiés ISO (ISO 9001:2015 et ISO 17100) pour les essais cliniques, qui incluent des processus solides de gestion du risque et de la qualité.
En plus des processus dédiés aux essais cliniques, Acolad a également constitué une équipe de traducteurs spécialisés et expérimentés dans le domaine clinique. Notre processus de recrutement et de sélection nous permet de recruter les linguistes les plus qualifiés et de garantir un suivi continu de la qualité des traductions.
Notre équipe dédiée de gestion de projets en Europe, en Amérique du Nord et en Asie a également acquis une grande expérience des études cliniques. Elle s’informe constamment des dernières tendances et des modifications aux réglementations, et adapte nos processus en fonction des besoins pour assurer la conformité.
Le résultat
Grâce à son engagement continu auprès des organismes de recherche clinique et à sa capacité d’adaptation aux changements de volume, de complexité et de conformité réglementaire, Acolad est parvenu à se développer au même rythme que ses clients, en renforçant son évolutivité et en préservant la qualité. Pour parvenir à ce résultat, Acolad respecte strictement les exigences et les indicateurs de rendement clés définis, et offre une transparence totale sur ces indicateurs. Nous atteignons systématiquement nos objectifs qualité, et nous les dépassons même.
Notre engagement constant auprès des CRO nous permet de répondre aux demandes générées par les nouvelles réglementations comme la CTR 536/2014, qui exige de livrer de plus gros volumes de contenu d’étude dans des délais beaucoup plus courts. Nos outils, nos processus et notre expérience nous permettent de répondre facilement aux demandes de cette nouvelle réglementation, tout en préservant l’innovation et le service.
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