Le client
Fondé en 2015, Vynova est l’un des principaux fabricants européens de produits chlore-alcalins et de résines PVC. L’entreprise, qui compte plus de 1275 employés répartis sur un réseau de sites de production en Belgique, aux Pays-Bas, en France, en Allemagne et au Royaume-Uni, a réalisé un chiffre d’affaires annuel de 1,3 milliard d’euros en 2021.
Cette jeune entreprise a acquis plusieurs dizaines d'années d'expertise sous l’égide de grands groupes chimiques internationaux, apportant ainsi une valeur ajoutée au processus de fabrication de nombreux produits industriels et biens de consommation qui améliorent notre qualité de vie.
Le défi
- Informations éparpillées dans divers systèmes et archives papier
- Processus long et fastidieux de la recherche d’informations
- Courriels comme principal canal de communication
- Sécurité des personnes impliquées dans le processus de fabrication
Vynova recourt à un procédé électrochimique pour sa production de produits chimiques chlore-alcalins. Ce procédé se déroule dans les usines d’électrolyse de l’entreprise. L’usine d’électrolyse belge (ou « ELY ») devait se doter d’une solution digitale pour rationaliser l’échange d’information.
Le processus de production étant complexe, une planification importante était nécessaire pour en assurer le bon déroulement. L’exactitude des informations et de la documentation était par ailleurs essentielle à l’ensemble des procédés de fabrication.
La planification se faisait par courriel, tandis que l’information et la documentation étaient dispersées dans plusieurs systèmes et archives papier.
Ce manque de structure a entraîné des problèmes de communication, en raison des différentes versions de procédures de production, du trop grand nombre de courriels échangés et de l’impossibilité de trouver rapidement et facilement l’information la plus récente.
Il a donc été décidé qu’un nouveau système était requis pour centraliser l’ensemble de l’information : calendrier, renseignements techniques et documentation.
Le choix d’Acolad
Fort de plus de 20 ans d’expérience, Acolad Digital a développé une expertise approfondie dans l’analyse, la mise en œuvre et le soutien de solutions de gestion de l’information.
À titre de partenaire des solutions Espace de travail moderne Microsoft, notre offre s’étend au-delà de Microsoft 365, notamment avec Power Platform et Azure. La combinaison de cette gestion de l’information et des compétences de Microsoft a donc placé Acolad Digital comme un partenaire de choix pour accompagner Vynova dans son initiative de transition numérique et d’automatisation.
Depuis 2021, Acolad Digital a mis en œuvre différentes applications Power Platform pour Vynova dans le cadre d’un large éventail de cas pratiques.
La solution
L’application Vynova ELY Communication hébergée sur Microsoft Power Platform, SharePoint et Power Apps
L’objectif consistait à offrir aux utilisateurs un aperçu cohérent et actualisé des renseignements à partir de sources multiples : la planification de la production, l’état des machines sur le plan technique ainsi que les informations et la documentation afférentes. Ainsi, une application unique, « ELY Communication », devait fournir aux employés toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches de manière sécuritaire et efficace.
Intégration de Microsoft Power Platform à SharePoint
Le choix de Microsoft Power Platform pour créer cette solution nous a permis de développer rapidement des applications d’entreprise à faible code. Acolad Digital a combiné Power Platform à l’environnement SharePoint de Vynova pour stocker les données et les documents dans une base de données.
Nous avons utilisé Power Apps, l’outil de développement « à faible code » de Power Platform, pour développer une application conviviale capable de répondre à tous les besoins. Une capture de l’écran d’accueil de cette application Power Apps se trouve ci-dessous.
Il s’agit d’un tableau de bord unique présentant le calendrier en détail, l’état des machines et la documentation relative au produit
Le tableau de bord montre essentiellement l’aperçu hebdomadaire des tâches, affiché par équipe. En cliquant sur une tâche, les détails s’affichent, notamment la procédure de fabrication correspondante. L’application permet de joindre des documents complémentaires à chaque tâche, qui sont ensuite gérés dans SharePoint. Des filtres supplémentaires peuvent être appliqués à l’aperçu des tâches, comme le type de tâche ou la fonction opérationnelle.
Les tâches sont les informations de base destinées aux employés et le tableau de bord permet d’accéder à des informations supplémentaires provenant d’autres sources. Par exemple, les utilisateurs peuvent connaître l’état (marche/arrêt) des électrolyseurs qui se trouvent dans l’usine. En cliquant sur l’icône d’un électrolyseur, l’utilisateur a accès à d’autres informations et à la documentation associée.
Le tableau de bord donne également accès aux contrats de production et aux informations de l’entreprise qui sont pertinentes à l’ensemble des employés. Là encore, il suffit à l’utilisateur de cliquer sur ces éléments pour avoir accès à plus de détails et à d’éventuels documents complémentaires.
Profils utilisateur et gestion des accès
Toutes les informations figurant dans l’application peuvent être consultées par tous les employés. Mais la création et la modification des informations sont limitées à un groupe de « contributeurs » parmi eux, qui contrôlent également l’accès à la solution sans avoir besoin de faire appel au service des TI de Vynova.
Le choix de Microsoft Power Platform
Aucune licence de logiciel supplémentaire requise
Power Platform était déjà compris dans l’abonnement Microsoft 365 Business de Vynova; il n’était donc pas nécessaire d’acheter de nouvelles licences.
Personnalisation en fonction des besoins des utilisateurs
La plateforme requiert un faible code, les cycles de développement étaient courts et rapides, et les commentaires des utilisateurs ont pu être mis en œuvre rapidement. Cela a permis d’affiner l’application en fonction des attentes des utilisateurs eux-mêmes.
Interopérabilité avec d’autres systèmes
L’intégration de l’application à d’autres produits Microsoft (ou non) s’est réalisée sans difficulté grâce aux plus de 500 connecteurs proposés par Power Platform.
Fonctionnalité évolutive et flexible
Étant donné qu’une « Power App » est conçue à partir de commandes et de formules prédéfinies, sa complexité reste limitée et il est facile d’ajouter des fonctionnalités par la suite ou de modifier celles qui existent.
Nous avons réduit de 70 à 80 % le nombre de courriels. L’application centralise toutes les informations nécessaires, rendant presque inutile le recours aux courriels. Nous avons maintenant beaucoup plus de temps à consacrer à d’autres activités. Je n’ai que des commentaires positifs sur l’application.
Davy Linsen, superviseur de quart du groupe Vynova
Conclusion
Le résultat
Des informations centralisées et des recherches facilitées
Le tableau de bord centralise les modalités de planification, les informations sur l'état de la machine et la documentation pertinente. Les employés n’ont plus à aller dénicher l’information dont ils ont besoin au quotidien dans leurs courriels, sur les lecteurs du réseau, sur SharePoint ou même dans les dossiers papier. Power Apps regroupe toutes ces informations et les présente de manière intuitive.
Intégration à d’autres systèmes
La puissance de la solution réside dans le fait que tout est bien intégré aux outils et aux systèmes existants, notamment la planification, la gestion des documents ou l’état des électrolyseurs en temps réel (marche/arrêt).
Réduction de 80 % des échanges de courriels
L’envoi de courriels est considérablement réduit (jusqu’à 80 % en moins!), les recherches infructueuses sont évitées, et les informations les plus récentes relatives à la sécurité sont accessibles aux personnes impliquées dans la production.
Adoption réussie par les utilisateurs
L’application Vynova ELY Communication a rapidement été adoptée par les employés, car elle répondait parfaitement à leurs besoins. L’analyse intégrée montre que l’application est activement utilisée : elle est consultée par l’ensemble des utilisateurs du département ELY plusieurs fois par jour. Du point de vue du portefeuille IT, comme SharePoint est utilisé conjointement avec Power Apps, cela participe aussi à l’adoption de SharePoint et des divers outils Microsoft chez Vynova.
Développement et lancement en un temps record
Autres avantages : un cycle de mise en œuvre relativement court et un budget limité. En effet, l’analyse, la conception, la mise en œuvre et le déploiement ont nécessité moins de 50 jours de travail.
Une technologie à l’épreuve du temps
D’un point de vue technique, le fait que Power Platform permette de créer une application personnalisée facile à gérer et à enrichir constitue un atout indéniable. Elle évite le code « spaghetti » (code dont la structure n’est pas cohérente et qui provoque un déroulement désordonné du programme). Chez Vynova, l’application ELY Communication a une fois de plus confirmé que Power Platform constitue un outil formidable pour numériser et améliorer concrètement le travail des employés au quotidien.
Articles associés
Contacter un spécialiste
Vous souhaitez savoir si Microsoft Power Platform peut s’avérer rentable pour votre entreprise? Communiquez avec nos spécialistes!