Een forum is een discussieplaats waar een zeer groot publiek kan worden bereikt. Aan de hand van symposia, vergaderingen of rondetafelgesprekken worden tal van thema's behandeld. De verschillende sprekers moeten door iedereen te begrijpen zijn.
Frankrijk was in 2022 voorzitter van de Europese Unie voor een periode van zes maanden. Sinds januari zijn er heel wat belangrijke evenementen georganiseerd waarop diverse problemen van de EU-landen en van de Unie zelf werden besproken om er oplossingen voor te vinden.
In het kader hiervan hebben op 9 en 10 maart 2022, volgend op de Internationale Vrouwendag, de vooraanstaande figuren van de Franse en Portugese ministeries van Cultuur elkaar ontmoet op de universiteit van Angers om te praten over gendergelijkheid in de maatschappij.
Een tolkproject met verschillende uitdagingen
Om de gesprekken rond deze zeer belangrijke maatschappelijke uitdaging te bevorderen, was het van essentieel belang dat alle deelnemers zich konden uitdrukken in hun eigen taal en dat ze door alle toehoorders werden begrepen. Het Institut Français, dat instaat voor het promoten van de Franse cultuur buiten Frankrijk, schreef de aanbesteding uit voor tolkdiensten in het Frans, Portugees en Engels om een vlot verloop van de debatten te garanderen.
Acolad werd eind 2021 voor deze diensten geselecteerd. Het bedrijf heeft de maanden vóór het evenement benut om zich zo goed mogelijk voor te bereiden en om:
- Een team van zes professionele tolken samen te stellen dat de drie talencombinaties beheerst. Deze experts in simultaan tolken moesten ervaring hebben met diverse Europese evenementen en in staat zijn om te tolken voor topfiguren uit de politiek. Volgens de instructies van het Institut waren de tolken Frans-Portugees en Engels-Portugees gespecialiseerd in het Portugees van Portugal, en niet van Brazilië.
- Voorbereidend werk te verstrekken voor de tolken, in de vorm van thematische documentatie zoals van tevoren geschreven toespraken, video's, planningen, enz. Het doel was om ervoor te zorgen dat zij een grondig begrip hadden van het thema om op de dag van het evenement een hoogwaardige tolkservice en vlotte gesprekken te kunnen garanderen.
Uitzonderlijke tolkdiensten met aanvullende notuleerservice: een oplossing op maat van de behoeften van de klant
Om een project voor simultaan tolken te organiseren, zijn er bepaalde resources en specifieke uitrusting nodig. Het gaat onder meer om tolkcabines, microfoons en koptelefoons voor het publiek. In dit geval werd alle uitrusting ter beschikking gesteld door de locatie waar het evenement plaatsvond.
Bovendien werden voor dit evenement de bijdragen van elke spreker en de getolkte versie ervan ook live op het internet uitgezonden. Dit betekent dat de tolkdiensten dus niet alleen gebruikt werden door de aanwezige leden, maar ook door alle kijkers die de online-uitzending bekeken.
In totaal werd er op het drie dagen durende evenement voor bijna veertig sprekers getolkt tijdens diverse bijeenkomsten, waaronder toespraken, rondetafelgesprekken en cocktailrecepties. Omdat dit werk erg intensief is, wisselden de tolken elkaar regelmatig af om altijd de best mogelijke kwaliteit te bieden.
Simultaan tolken vergt immers een ongelooflijke concentratie, waardoor de tolken elkaar om de 20 tot 30 minuten afwisselen. Volgens de klant was de tolkdienst van hoog niveau en hebben de tolken uitstekend werk geleverd.
Naast simultaan tolken zorgde Acolad er ook voor dat het evenement schriftelijk vastgelegd werd. Deze dienst omvatte een volledige transcriptie van de debatten en een samenvatting van het forum die begrijpelijk is voor alle betrokken partijen, op basis van de opnames die tijdens de opdracht gemaakt werden.
Deze aanvullende dienst was aanvankelijk niet aangevraagd maar viel in de smaak bij het Institut Français, dat al snel overtuigd was van de toegevoegde waarde. De notulen maken het namelijk mogelijk om het forum in schriftelijke vorm vast te leggen voor archiveringsdoeleinden, maar ook om bepaalde passages te delen binnen het netwerk van het Institut Français. Ze vormen ook een goede basis voor de voorbereiding van het volgende evenement: een soortgelijk forum dat in oktober 2022 in Lissabon zal plaatsvinden ter gelegenheid van de vijftigste verjaardag van de publicatie van de Nieuwe Portugese Brieven (Novas Cartas Portuguesas).
