完整详实的逐步指南，打造大获成功的翻译 RFP

从这些首字母缩略词的全称即可大致了解其含义：

• RFI：Request for Information（信息征集书） 
  -> 确定潜在的供应商及其解决方案

• RFP：Request for Proposal（招标书）
  -> 评估预选供应商给出的报价方案

• RFQ：Request for Quote（报价邀请书） 
  -> 权衡各供应商为满足不同要求报出的成本。

RFP 是一个公开或仅限邀请而参与的项目公告，可供贵组织用于描述项目情况，以要求供应商处针对项目情况提供可满足特定需求的投标方案。

RFP 可让发标方对比多个预选供应商的不同报价方案，要求参与竞标的投标方通过相关 USP（即独特的销售主张，在理想情况下可借此为项目选出最合适候选人）来展示自己要提出哪些解决方案。

恰如其分的翻译 RFP 可用作整体上尤其有利于您的具体项目情况的理想标准程序，以便为您的业务选择适当的翻译供应商。

对于贵组织的任何较大支出或待开展的重大工作而言，条理清晰的 RFP 程序都至关重要。这不仅是改善结果和实现 ROI 最大化的关键一步，还可助您防止潜在损失！

尽管最终大有裨益，但 RFP 实施和管理起来可能是一项复杂而耗时的资源投资。因此，您务必要： 

• 正确辨别确需此类投资的情况
• 了解如何以卓有成效且高效率的方式执行 RFP。

在以下几种情况中，实施翻译 RFP 可能是正确的解决之道：

• 如果您尚未建立起集中化的标准翻译流程（即使您可能已处理了翻译工作多年），但需要优化质量、效率、交付和对翻译供应商的监控。 
• 如果您即将启动一个需具备特定经验和专业知识的大型项目。
• 如果您不满意当前翻译服务，且通常至少遭遇以下困难之一： 
  • 翻译质量欠佳
  • 服务质量糟糕（沟通、周转时间等方面）
  • 低效翻译流程和技术落后
  • 提供不了全套服务
  • 翻译成本急剧上升
  • 翻译工作量/语种数量激增。

多家领先企业已亲自见证，经过优化的 RFP 流程不仅可提高 ROI，还可简化整个组织范围内的工作，从而大获裨益。

您将如何管理供应商可能提出的问题？您是否设立了职责分明的适当问询管理系统？您是否将通过电子邮件来处理问题？若确是如此，不妨考虑设置一个特定电子邮件地址或文件夹；切勿忘记要确保每名 RFP 团队成员都拥有访问权限，并明确指定每位成员的职能和跟进职责。

另外一点也至关重要，即事先决定您的 RFP  将仅限于受邀参与，还是您更愿向所有符合资格要求的供应商开放。如果是后者，设定一个应标截止日期就会更有意义。

最后同样重要的是，与任何重要项目一样，最好在开始项目流程前就妥善安排好 RFP 团队。该团队的主要标准职责包括： 

• 评估供应商提出的方案
• 处理合同谈判
• 成为次要内部利益相关者和潜在合作伙伴之间的联络人。

首先也最重要的是，您需决定谁应加入制定和处理翻译 RFP 的团队。 

采购团队

采购团队显然是目标人选，但这是他们无法独自完成的任务。原因何在？采购团队很可能不是直接与未来语言服务供应商互动的部门，因此对亟需新供应商的同事的具体要求不甚了解。无论哪个部门，若不具备与供应商业务有直接关联的专业知识，那么质量评估当然会更加困难。

因此，有必要妥善整合牵涉其中的运营团队；此外，负责其各自业务部门战略规划工作的经理需确定所需的工作流程、必要的整合水平，以及质量和数量方面的 KPI 等。通常，这包括团队领导和至少一位更高管理级别的成员。 

IT 和技术团队

说到现代语言服务，必需的系统集成选项等技术问题也发挥着关键作用，这使 IT 部门成为 RFP 团队中另一个不可或缺的合作伙伴。 

如要翻译网站内容，例如实现翻译/本地化流程的自动化和达成所有相关的系统要求，那么 IT 团队发挥的重要作用显然不言而喻。他们还需要评估和规避风险，例如选择与您的网站 CMS 或营销自动化平台相兼容的翻译互通平台。根据贵组织的具体结构，需在数字/开发团队中甚至一定程度上在营销部门中设立此职能岗位，因此您可能需格外谨慎，以确保 IT 团队切实参与到翻译和本地化工作中。

营销团队

就需要参与其中的内容所有者而言，您应首先想到营销团队，他们可以提供从内容营销到企业通讯和从数字广告到多渠道活动等多种学科的综合知识。

您是否也有社交媒体内容本地化的需求，是偶有所需还是要实施完整的活动？这通常不仅需要营销团队，更离不开专门指定的团队。在社交媒体的本地化中，必须严格遵守由指定专家定义的各渠道的单独规则。

其他内容所有者

尽管可能并非易事，但切勿忘记邀请其他内容利益相关者！在涉及内容相关问题时，营销团队无疑是显而易见的理想求助对象。但细想之下，很可能还需要其他人参与其中： 

是否有任何要翻译或本地化的内容属于人力资源部门的职责范围？  邀请相关部门的主要业务利益相关者加入 RFP 团队，以确保其需求得到满足，例如在措辞、风格、时间安排、截止日期和保密性方面的需求。 

您是否还需让活动策划团队加入其中？他们的需求十分具体，不仅体现在措辞、风格方面，还涉及本地化视觉效果和较短的项目周期/时间安排等。若要举行多语会议和活动，他们可能还会对口译服务提出高级要求（现场或远程）。

技术专家

如果待本地化的项目包含技术内容、产品文档等通讯内容、结构化内容 (XML/DITA) 或制造业等行业的其他典型文档，则不妨也邀请制造商、开发人员和/或技术文档经理参与进来！在专业语言上，他们对术语表和翻译记忆库有着各自的需求，而这要求相关人员具备非常具体的专业知识。

无论您开展哪种业务，请始终将产品经理视为本地化的利益相关者！在 RFP 规划中，产品经理的知识和沟通需求可作为营销团队专业知识的有力补充。 

其他利益相关者

此为一般规则：对于任何翻译和本地化项目，所有内容所有者团队中可能对源语言材料的编制有贡献的利益相关者也都必须加入 RFP 团队，以保证所有必要条件得以满足，并且所有潜在限制都得到遵守。

组建好适当团队后，即可做出下一个关键决定：如何发布 RFP 并收集汇总应标信息？下方列出了几种可行选项，每种选项有各自不同的优缺点：

• RFP 自动化软件
  大型组织可能先已拥有可用于管理 RFP 的电子采购软件，这对简化准备工作有所帮助。然而，您要意识到在评估翻译服务时，反向拍卖系统的效果可能适得其反，因为此类系统并未考虑我们将在下方定价部分详细介绍的变数。

•  基于云的调查工具 
   或者，您还可使用基于云的调查工具来发布 RFP。优势：诸如回答问题的方式、定义字段和指明强制性输入等要素均尽在您的掌控。报告功能、简单易行的筛选和响应分析会让您受益匪浅。请记住，如果选择这种解决方案，您还应为翻译服务供应商提供可下载的 RFP 问题副本，以便他们在线下充分准备好作何回复。 

• Excel 
  电子表格易于使用，并且具备齐全的筛选和对比选项，因此经常被用于收集应标情况。但它也有一个缺点：供应商填写起来不太方便！另外，还会出现单元格很容易损坏、工作表很容易丢失等问题。

• PDF/ Word 
  许多公司提供 PDF 格式的 RFP，却要求翻译供应商以 Word 格式提供回复。这有助于获得具有开放性和创造力的回复；但该方法仅在将您的 RFP 发送给少数供应商时才可行，因为单独分析所有答案和比较结果非常耗时。

不要给潜在合作伙伴施加太大压力，留出充足的时间以供其认真回答您的问题！您可将以下示例视为经过精心规划的 RFP 流程的最低时间要求，首先从发布 RFI 开始。（别担心，我们稍后还会详细介绍 RFI！）

• 第 1 周：发布 RFI  
• 第 2 周：答复的最后期限 
• 第 3 周：分析 RFI  的答复文件  
• 第 4 周：发布 RFP 
• 第 5 周：本地化供应商提交问题的最后期限 
• 第 6 周：回答已提交的问题
• 第 7 周：供应商提交投标方案的最后期限  
• 第 8 周：分析供应商的投标方案 
• 第 9 周：邀请进行最终介绍 
• 第 10 周：最终推介
• 第 11 周：做出决定。

有些人认为 RFI 只是一个可随意跳过的额外步骤，在 RFP 中索要所有必要信息即可。尽管这对某些小型项目来说尚算可行，但翻译项目的 RFP 往往更加复杂！将所有问题都塞入 RFP 中最终会导致后续工作相当难以管理，而且这对您和选定的供应商都没有好处。  

• 上游 RFI 的主要优势：
• RFP 将更有目的性、更有针对性，也更简洁。
• 无需处理与您的 RFP 无关的回复。
• 针对您 RFP 的回复将包含更详实的信息，也更具可比性。
• 您可促使相关供应商提供息息相关的回复。
• 您期望与之合作的供应商更有可能应标。
• 必要时，您还可通过 RFI 先创建入围翻译供应商的候选名单。

将 RFI 视作不太具有明确针对性的海选，以助您探索所有选项。因此，RFI 应包括一些通用的开放性问题，但不要太过具体。其目的是收集信息并预审潜在供应商进入下一轮的资格！ 

若询问的问题太多，不仅翻译供应商可能不愿一一作答，最终您还不得不耗费大量时间筛选答案。另请记住，要说明与您的情况或需求相关的背景信息。这样一来，您更有可能收到真实有用的意见。 

妥善的 RFI 可让您大致掌握供应商概况，从而熟悉市场状况，并通过即将提出的 RFP 遴选适当的目标供应商。

在评估完 RFI 回复后，您应能精准确定需要哪种类型的合作伙伴，即是更适合选择一个合作伙伴以作为业务的紧密延伸，还是考虑建立多个合作伙伴关系。到目前为止，您应已能随口回答的其他重要问题：

• 您是否关注供应商所处的实际地理位置？ 
• 在成功案例和经证实的经验方面您有哪些最低要求？ 
• 您的翻译项目能否由自由译员负责处理？ 
• 专精一门语言的单一语言服务供应商会否让您获益？他们特别精通特定的语言风格、术语表和用语习惯。 
• 项目工作量或可预见的项目扩展是否需要多语言服务供应商，以便同时处理多种语言？通常情况下，此类供应商拥有精通各种语言的专家，可处理工作量、目的和关注点各不相同的翻译项目。
• 或者您是否需要全球内容合作伙伴，以寻求远非仅满足翻译需求可比的卓越服务？在这种情况下，需要的不仅是准确的翻译，还可能需要内容创作、采用最新翻译技术的自动化工作流程、为达偿 SEO 目的而优化的数字内容，以及咨询服务。

总之，项目工作量/复杂性/目标语种数量越大，就越离不开采用端到端方法的全球内容合作伙伴。

重中之重：提供项目概述，以及贵公司的相关背景和信息。供应商需快速确定自己是否适合参与竞标。包括您为何发出 RFP 的详细信息，以及您有哪些翻译需求。以下是关键要点列表： 

• 您是谁？ 请详细介绍贵组织和所经营的业务，并说明考虑实施翻译/本地化的具体原因。  

• 您具备什么样的技术设置？ 

• 您通常采用哪些 API/集成，以及首选上传和下载方式是什么？  

• 您需要哪些语言组合（包括任何当地语言变体）？ 

• 据预计，您要求翻译的工作量和频率如何？  

• 总体而言，项目的主要目标是什么？请尽可能详实具体地说明您的期望！

• 您需要哪种类型的服务？（机器翻译、人工翻译、本地化、创译等。） 

• 您的内容属于哪种特定的主题领域？包括哪些格式（例如，xml、resx、srt、pdf、indd、docx、rtf 等）和类型？

• 您要翻译的对象具体是什么？ 向您潜在的未来翻译合作伙伴说明内容属性，以及您意欲达成哪种程度的本地化等。 

• 您注重哪些优先事项？ 请罗列所有要求并按重要性排序。区分哪些是必须满足的要求，哪些是加分项。 

• 您会使用哪些平台和渠道？ 

• 潜在供应商是否需要遵守标准的文本长度要求？

• 您有哪些内部流程和要求？  

• 您此前在翻译方面有何体验？ 分享过往体验（无论好坏！）可揭示与您建立良好合作关系的关键。这将有助于供应商针对您的 RFP 提供真正有用的回复。 

• 您现有的翻译服务工作方式有何不足？  

• 就翻译工作而言，目前您面临着哪些关键问题和挑战？

越详实地分享关于您的要求的信息，潜在供应商就越能根据您的具体情况来调整他们的投标方案！ 

根据上述某些信息，部分供应商甚至可能决定不参加竞标，因为必须满足的某些要求对他们来说可能并不可行，或超出了他们的服务范围。如此一来，即可节省双方的时间，供应商无需编制无用的投标材料，您也不必对其执行评估。

尽管走捷径可能看似很诱人：RFP 不仅是让潜在供应商了解您的具体情况的一种手段！为充分符合您的要求，您还需要求供应商提供正确的信息。我们还是先需收集基本信息： 

公司规模和结构

公司营收规模和全职员工数量（按职位划分）都是您应当关注的两大方面，因为这二者也是表明组织力量的主要指标。  

特别提示：了解其关键员工和合作伙伴的流动率！与翻译供应商的成功合作关系通常取决于长久以来与关键利益相关者构建的个人关系，因此，了解自己能否有可信赖的稳定联系人会大有帮助。请勿忘记，较低的员工流动率反映了良好的管理、成功的业务和稳定的组织。

公司的区位 

翻译供应商开展业务的主要市场和设立的当地办事处可表明他们在所涵盖的语言组合方面有哪些优势和劣势。 

公司管理和组织结构图 

了解公司的组织结构和运营方式可让您了解对方的企业文化，以及其是否适合与您所在的组织开展合作。

大客户管理信息 

询问 LSP 将通过怎样的大客户管理结构来为您服务，以及谁将成为您的联系人。理想情况下，应掌握每位可预见的项目成员在专业知识和工作经验方面的详细信息，及其姓名、职位和联系方式。

客户参考资料和案例研究 

若想了解翻译供应商在您所从事的具体业务领域有何经验，行之有效的方式之一便是要求提供客户推荐。 最好大致了解一下与其主要客户有关的情况！首先，它可作为其实际翻译质量的可信参考；另外，还可借此了解您会得到怎样的对待，即相比当前客户群，您对他们而言是属于大客户还是小客户？

在问询过程中，提出尽量具体的问题：了解有关过往翻译量、语言组合和所提供的内容类型的详情。答案是否符合您的需求？

特别提示：要求分享案例研究！案例研究可展示潜在供应商是否以及如何积极实施创新解决方案，以解决其客户在翻译方面的问题。 

成本

理想的做法是准备好一个结构合理的模板，以供 LSP 轻松填写，也便于日后进行对比。询问和整理与您最为相关的产品和服务的价格，这通常包括以下所有或部分信息： 

• 每个字/每小时的标准翻译费率（如适用，例如机器翻译后编辑的单字和小时费率）

• 不同源语言和目标语言可能适用的不同费率 

• 进一步处理翻译材料（比如 DTP）的费用

• 潜在的隐藏导入成本，例如实施/迁移

• 潜在的后续订阅费用，例如许可证

• 任何可能适用的折扣（通常适用于翻译记忆库匹配部分和/或因项目量而给予的折扣）、其他费用（例如隔夜交付的加急费）和最低费率。

特别提示：根据典型项目来索取报价范本，以了解他们的整体定价。 

翻译技术和流程

除机器翻译之外，可能您还有更高级的技术要求。为了更有效地支持翻译流程和精简的工作流程，并与您的技术设置兼容，您可能需要： 

• 翻译管理系统 (TMS)，与托管环境、职责和位置明确保持一致

• 不断充实的翻译记忆库，可将每个项目转化为未来翻译/本地化的基础

• 针对术语表术语制定明确的审查和批准流程 

• 实际应用场景中的上下文审查

• 面向多个用户的基于云的审查 

• 存储文档的资料库，可供随时检索

• 客户门户网站，根据您的需要融入特定功能

• 要求在线翻译和实时跟踪项目的选项

• 与译员直接沟通的可选选项

• 其他语言技术工具。

质量

毫无疑问，所有翻译供应商都会表示自己能交付质量出众的翻译！那么，您如何才能了解最能满足您需求的那一家？质量出色的翻译取决于完善的流程，通常是人工和自动质量保证检查与卓越的供应商管理有机结合的成果。因此，请谨记以下要点： 

• 询问与 ISO 17100 和 ISO 18587（翻译服务/机器翻译的译后编辑）等公认质量认证有关的特定问题。 

• 询问客户满意度调查结果。 

• 询问如何跟踪和管理不符合要求的地方。

IT 基础设施、安全和数据保护

翻译流程通常涉及高度机密的信息和内容，这意味着，语言服务供应商能确保您的数据得到安全无虞的保护至关重要。询问您的潜在合作伙伴，会采取哪些安全防范措施来保护您的信息！

能力和可服务时间 

最后同样重要的是，务必确保您要选择的供应商有能力处理您的翻译工作量，因此，需询问其处理常规项目需耗费的时间。务必谨记，供应商的产能可能不符合您的要求！

您将如何评估供应商提供的方案？

在收到供应商提供的方案时，应已经明确规定好执行评估的具体团队成员，以及会采取何种评估方式。诸如更关注质量还是节省成本这类的基本问题需事先加以讨论；到目前为止，您应能清晰确定这些要求的优先级，以便对每个项目执行有效的评估。 

特别提示：您可能会发现，积分制系统会让您耗费大量时间才能评估这些方案。请确保制定相应的要求列表，以此作为判断理想候选人的关键指标，比如哪些要求必须满足，哪些是加分项。例如，您可能暂时不需要机器翻译 (MT)，但日后可能会有机翻需求。

仔细考虑什么最适合您。不同的必备要素对您而言仍有不同的意义，而这正是需要予以排名的原因！团队反馈应来自于贵组织中直接或间接受到影响的不同利益相关者。基于对不同标准的具体重要性的综合判断来确定排名，也可由此了解哪种方案才恰如所需。

这一步骤完成后，应确定有希望最终获选的入围供应商决选名单。在入围供应商中进行选择时，请勿忽视关于供应商的以下标准：

• 提出的方案是否准确且及时？ 
• 是否有处理您所在行业或领域的翻译和内容的经验？ 
• 能否随您的业务增长而扩大服务？
• 迄今为止的运营历史有多久？

若想对未来合作伙伴做最终评估，还应考虑索取：

• 业务需求与您相匹配的现有客户为该供应商提供的推荐。
• 针对您提供的测试内容完成的试译译作，为便于比较，应向所有合格的未来合作伙伴提供完全相同的测试稿！
• RFQ。

RFQ（报价邀请书）到底是什么？

RFQ 是一种文件，详细说明了高度具体的服务或产品的定价选项；您可要求供应商列出 RFP 中提供的可交付物的价目明细。因此，RFQ 是一种财务方面的额外采购工具，尤其专注于价格和成本。

实施和加入 

在完成所有评估并做出有关未来 LSP 的决定之后，即可着手于实施和加入。与您的新语言服务合作伙伴讨论并事先确定： 

• 您需预先提供哪些资产？  
• 谁来负责技术实施？  
• 需要接受哪些培训？  
• 您预计执行流程需要多长时间？  
• LSP 将如何遴选负责您的项目的译员？

持续评估

待一切正式成形且您的新语言服务供应商也已完全融入角色之后，您便要定期核查项目进度了。将相关 LSP 的绩效报告与双方商定的关键性能指标 (KPI) 进行比较。每月、每季度或至少每半年实施一次评估（具体频率取决于您的产品和合作性质），并借此机会提供反馈，然后讨论下一阶段的计划、目标和方案。 
 
需要核查的方面： 

• 翻译质量（通常主要通过投诉的数量和严重性来衡量）
• 准时交付（根据商定好的截止日期来衡量）
• 服务质量（客户满意度指标）。

即使以后在项目可能即将结束时，也有必要彻底评估合作关系的整体表现！这将有助于您了解哪些方面进展良好，哪些方面需要做出改善……以及最终，您是否想继续与该 LSP 合作。