Komplett stegvis guide till en framgångsrik anbudsinfordran för översättning

Här förklarar vi några akronymer som du kan stöta på i internationella sammanhang:

• RFI: Request for Information (begäran om upplysningar) 
  -> Identifiera eventuella leverantörer och deras lösningar

• RFP: Request for Proposal (anbudsinfordran)
  -> Utvärdera de utvalda leverantörernas erbjudanden

• RFQ: Request for Quote (offertbegäran)  
  -> Jämför kostnaderna för de olika kraven för varje leverantör.

En anbudsinfordran är ett tillkännagivande av ett projekt som din organisation planerar. Infordran kan vara offentlig eller endast via särskild inbjudan. I anbudsinfordran beskriver ni ett projekt och begär anbud från leverantörer som då ska försöka att uppfylla era specifika behov.

Den som utfärdat anbudsinfordran kan sedan jämföra erbjudanden från utvalda leverantörer och be dem att ytterligare förtydliga de lösningar de föreslår samt tillhörande unika säljargument (USP) – allt med syftet att identifiera den bästa kandidaten för uppdraget.

En korrekt utförd anbudsinfordran är den bästa standardproceduren för att välja rätt översättningsleverantör till ditt företag – den som totalt sett är mest fördelaktig för din specifika situation.

En välorganiserad procedur för anbudsinfordran är väsentlig för alla större utgifter eller åtaganden som organisationen beslutar om. Proceduren är inte bara ett kritiskt steg för att förbättra resultatet och maximera avkastningen på gjorda investeringar, den kan också hjälpa dig att undvika potentiella förluster!

Även om förfarandet med anbudsinfordran oftast ger ett gott utfall, kan det också vara komplicerat och kräva mycket tid och resurser att hantera. Därför är det viktigt att 

• korrekt identifiera vilka situationer som kräver en dylik insats
• veta hur en anbudsinfordran görs på ett så effektivt och fördelaktigt sätt som möjligt.

Det finns flera situationer där en anbudsinfordran för översättning troligtvis är det bästa valet:

• om din organisation ännu inte har infört en centraliserad standardprocess för översättningar (trots att ni kanske redan hållit på med översättningar i åratal) – i syfte att optimera kvaliteten, effektiviteten, leveransen och granskningen av översättningsleverantörerna 
• om ni har ett storskaligt projekt på gång som kräver specifik erfarenhet och expertis
• om ni är missnöjda med den nuvarande översättningssituationen, vanligtvis av minst en av följande orsaker: 
  • bristande översättningskvalitet
  • undermålig kvalitet på tjänster (kommunikation, leveranstider m.m.)
  • brister i översättningsprocesser och teknik
  • avsaknad av ett fullständigt tjänsteerbjudande
  • kraftigt ökande översättningskostnader
  • ökande volymer/behov av ytterligare språk.

Ledande företag är medvetna om att en optimerad process för anbudsinfordran inte bara förbättrar avkastningen på gjorda investeringar, utan dessutom leder till fördelar och smidigare processer i hela organisationen.

Hur ska ni hantera eventuella frågor från leverantörerna? Har ni ett befintligt system för frågehantering med väldefinierade ansvarsområden? Hanterar ni frågor via e-post? I så fall bör du överväga att skapa en separat e-postadress eller mapp. Glöm i så fall inte att säkerställa att varje medlem i teamet för anbudsinfordran har åtkomst, och att kompetenser och uppföljningsansvar är tydligt definierade.

Det är också viktigt att bestämma i förväg om er anbudsinfordran endast ska gå ut till särskilt inbjudna eller om den ska vara öppen för alla kvalificerade leverantörer. I så fall finns det ännu större anledning att fastställa en tidsfrist för alla svar.

Sist, men inte minst: Precis som i alla viktiga projekt är det bäst att utse teamet för anbudsinfordran i god tid innan processen påbörjas. Deras huvudansvar blir bland annat att : 

• utvärdera anbuden
• sköta kontraktsförhandlingar
• utgöra kontaktpunkt mellan sekundära interna intressenter och potentiella partner.

Först och främst måste du bestämma vilka som ska ingå i teamet som ska förbereda och hantera anbudsinfordran. 

Inköp

Inköpsavdelningen har ju en självklar plats, men de kan inte sköta allt själva. Varför? De är sannolikt inte den avdelning som kommer att samverka direkt med en framtida språktjänstleverantör, och känner därför inte i detalj till vilka behov som finns hos kollegorna ute i organisationen. Att utvärdera kvaliteten är förstås mycket svårare för en avdelning vars expertis inte är direkt relaterad till leverantörens verksamhet.

Därför är det nödvändigt att engagera de verksamhetsteam som faktiskt påverkas. Dessutom måste de chefer som är ansvariga för strategisk planering inom respektive affärsenhet definiera önskade arbetsflöden, nödvändiga integrationsnivåer, nyckeltal för kvalitet och kvantitet med mera. Det innebär oftast teamledare samt minst en medlem på högre ledningsnivå. 

IT-avdelningen och tekniska team

Tekniska frågor, exempelvis alternativ för systemintegrering, spelar också en viktig roll när det gäller moderna språktjänster. Detta gör IT-avdelningen till ännu en självskriven medlem i teamet för anbudsinfordran. 

Om ni behöver översätta webbplatsinnehåll kommer IT-avdelningen att spela en avgörande roll, till exempel vid automatisering av översättnings-/lokaliseringsprocesser och tillhörande systemkrav. De måste också utvärdera och undanröja risker, till exempel genom att välja en konnektor för översättning som är kompatibel med webbplatsens CMS och plattformar för automatiserad marknadsföring. Beroende på organisation kan den här rollen fyllas av ett digital-/utvecklingsteam eller till viss del av marknadsföringsteamet. Därför måste du vara extra noga med att se till att IT-avdelningen blir involverade i processen.

Marknadsföringsteam

När det gäller vilket innehåll som ska ingå bör marknadsföringsteamet ha mest att säga till om inom en rad olika områden – från innehållsmarknadsföring till företagskommunikation och från digital annonsering till kampanjer i flera kanaler.

Omfattar era lokaliseringsbehov också innehåll i sociala medier, antingen sporadiskt eller i form av fullständiga kampanjer? Då behövs inte bara marknadsföringsavdelningen, utan också det aktuella teamet. Lokaliseringen av sociala medier måste strikt följa de individuella reglerna för respektive kanal, vilka definieras av de utsedda experterna.

Andra innehållsägare

Det finns ofta även andra innehållsintressenter som du inte får glömma att bjuda in. Marknadsföringsavdelningen är naturligtvis den mest uppenbara resursen när det gäller innehållsrelaterade frågor. Men om vi tänker lite längre kan det även finnas andra inblandade: 

Ligger något av innehållet som ska översättas och lokaliseras inom HR:s ansvarsområde?  Be ledande och operativa intressenter från avdelningen att ingå i teamet för anbudsinfordran, så att deras behov kan uppfyllas – till exempel vad gäller formulering, stil, tajming, tidsfrister och konfidentialitet. 

Behöver ni även ha med eventplaneringsteamet? Deras behov är mycket specifika avseende formulering och stil, men också när det gäller lokalisering av visuella element, tidsfrister/tajming med mera. Om möten och evenemang är flerspråkiga kan de också ha avancerade krav på tolktjänster (på plats eller på distans).

Tekniska experter

Om projektet som ska lokaliseras omfattar tekniskt innehåll, kommunikation i form av produktdokumentation, strukturerat innehåll (XML/DITA) eller andra dokument typiska för exempelvis tillverkningsindustrin, bör du involvera tillverkningsansvariga, utvecklare och/eller ansvariga för teknisk dokumentation! Deras språk ställer särskilda krav på ordlistor och översättningsminnen, och kräver dessutom specifik ämneskunskap.

Oavsett vilken bransch du verkar i bör du alltid involvera produktcheferna i lokaliseringsprocessen. Deras informations- och kommunikationsbehov är ett viktigt komplement till marknadsavdelningens expertis under planeringen av anbudsinfordran. 

Andra intressenter

Grundregeln lyder: för varje översättnings- eller lokaliseringsprojekt ska intressenter för alla team som äger innehåll och som kan bidra på källspråket delta i processen jämte teamet för anbudsinfordran. Därmed ser du till att hänsyn tas till alla nödvändiga krav och eventuella begränsningar.

Med rätt team på plats är det nu dags för nästa avgörande beslut: Hur ska anbudsinfordran publiceras och svaren samlas in? Du kan välja mellan flera alternativ, vart och ett med olika för- och nackdelar:

• Programvara för automatisering av anbudsinfordran
  Hos större organisationer finns troligtvis redan programvara för e-upphandling tillgänglig för hantering av anbudsinfordringar, vilket i så fall underlättar arbetet. Du bör dock tänka på att omvända auktionssystem kan vara kontraproduktiva när det gäller att utvärdera översättningstjänster, eftersom de inte tar hänsyn till de variabler vi beskriver i avsnittet om priser nedan.

• Molnbaserade undersökningsverktyg 
   Alternativt kan en anbudsinfordran publiceras via molnbaserade undersökningsverktyg. Fördelen är att du bibehåller kontrollen över hur frågorna besvaras, samtidigt som du kan definiera fält och ange obligatoriska indata. Dessutom kan organisationen dra nytta av rapportfunktioner, enkel filtrering och svarsanalyser. Kom ihåg att med den här lösningen bör du också tillhandahålla en nedladdningsbar kopia av frågorna till leverantörerna i anbudsinfordran, så att de kan förbereda sina svar grundligt offline. 

• Excel 
  Kalkylark används ofta för att samla in svar, eftersom de erbjuder många olika alternativ för att filtrera och jämföra. Men det finns en nackdel: de är inte särskilt användarvänliga när leverantörerna ska fylla i dem! Cellinnehåll kan skadas, arbetsblad kan raderas av misstag och så vidare.

• PDF/Word 
  Många företag tillhandahåller anbudsinfordran i PDF-format och uppmanar samtidigt översättningsleverantörerna att tillhandahålla sina svar i Word, vilket bäddar för öppna och innovativa svar. Detta alternativ fungerar dock inte om ni ska skicka anbudsinfordran till fler än en handfull leverantörer, eftersom det då blir alltför tidskrävande att analysera alla svar separat och jämföra resultaten.

Sätt inte för mycket press på era potentiella partner, utan ge dem tid att besvara frågorna på ett bra sätt! Du kan se nedanstående exempel som en enkel tidslinje för en redan välplanerad process för anbudsinfordran, med publiceringen av en begäran om upplysningar (RFI) som utgångspunkt. (Vi kommer senare även att gå igenom RFI:n i detalj.)

• Vecka 1: Publicering av begäran om upplysningar (RFI) 
• Vecka 2: Tidsfrist för svar 
• Vecka 3: Analys av RFI-svar  
• Vecka  4: Publicering av anbudsinfordran (RFP) 
• Vecka  5: Tidsfrist för lokaliseringsleverantörer att inkomma med frågor 
• Vecka  6: Svar på inkomna frågor
• Vecka  7: Tidsfrist för att skicka in anbud  
• Vecka  8: Analys av anbud 
• Vecka  9: Inbjudan till slutpresentation 
• Vecka  10: Slutpresentationer
• Vecka  11: Beslut.

Somliga tror att en begäran om upplysningar bara är ett extra steg som enkelt kan hoppas över, eftersom all nödvändig information kommer att efterfrågas i anbudsinfordran. Det kanske är ett alternativ för mindre projekt, men en anbudsinfordran för översättning kan lätt bli mycket omfattande. Att trycka in alla era frågor i anbudsinfordran skulle ge ett ohanterligt dokument som inte fungerar optimalt för varken er eller de potentiella leverantörerna.  

• De främsta fördelarna med att i förväg gå ut med en RFI:
• Er anbudsinfordran kan hållas mer målinriktad, saklig och kortfattad.
• Ni slipper hantera svar på anbudsinfordran från irrelevanta leverantörer.
• Svaren på anbudsinfordran blir betydligt mer informativa och jämförbara.
• Möjligheterna att få relevanta svar från relevanta leverantörer förbättras.
• Sannolikheten ökar att ni får svar från de leverantörer ni är mest intresserade av.
• Om så önskas kan en RFI göra det möjligt att i förväg skapa en lista över de mest intressanta översättningsleverantörerna.

Du kan tänka dig RFI:n som ett slags screening för att få med alla tänkbara alternativ. Den bör därför innehålla några allmänna öppna frågor – men inte för många. Syftet är att samla in information och sålla ut potentiella leverantörer inför nästa omgång. 

Om ni ställer för många frågor kanske inte översättningsleverantörerna är villiga att svara. Dessutom tar det upp mycket av er tid om ni ska sitta och gå igenom en massa svar. Kom också ihåg att lämna bakgrundsinformation om er situation och era behov. Det ökar chanserna att få relevant information tillbaka. 

En väl utformad RFI resulterar i en översikt över leverantörsprofiler, vilket bidrar till kännedom om marknaden och hjälper er att välja vilka leverantörer som ska få ta del av er kommande anbudsinfordran.

Efter utvärderingen av svaren på RFI:n bör du kunna definiera i någorlunda detalj vilken typ av partner ni är ute efter, samt om det passar bäst med en enda partner som förlängning av företaget, eller om ni ska överväga flera partnerskap. Andra viktiga frågor som du bör vara redo att besvara nu:

• Är leverantörens fysiska plats av betydelse för er? 
• Vilka minimikrav ska ni ställa gällande dokumenterade resultat och beprövad erfarenhet? 
• Kan era översättningsprojekt hanteras av frilansare? 
• Är det intressant med språktjänstleverantörer som är specialiserade på ett enskilt språk? Sådana kan vara mycket vassa inom en viss språkstil, terminologi och användning. 
• Kräver era volymer, eller en förutsägbar ökning av dessa, snarare flera språktjänstleverantörer som kan hantera flera språk samtidigt? Vanligtvis tillhandahåller dessa leverantörer experter på en rad språk och hanterar översättningar som kan variera i storlek, syfte och fokus.
• Eller behöver ni en global innehållspartner som kan hjälpa er med mer än bara själva översättningen? Ni kanske till exempel utöver korrekta översättningar även behöver hjälp med innehållsproduktion, automatiserade arbetsflöden med den senaste översättningstekniken, digitalt innehåll anpassat för sökmotoroptimering, rådgivning och konsulttjänster.

I korthet: Ju större era projekt är i volym/komplexitet/antal språk, desto mer sannolikt är det att ni behöver en global innehållspartner med en heltäckande arbetsmetod.

Det viktigaste: att ge en översikt över projektet – och bakgrundsinformation om ert företag. Leverantörerna måste snabbt kunna bestämma om de kan komma ifråga och följaktligen bör lämna anbud. Inkludera detaljerad information om varför ni går ut med anbudsinfordran samt om era översättningsbehov. Här följer en lista med de viktigaste punkterna: 

• Vilka är ni? Berätta om er organisation, verksamhet och varför ni överväger att köpa in översättning/lokalisering.  

• Hur ser era tekniska förutsättningar ut? 

• Vilka API:er/integreringar brukar ni arbeta med, och hur hanterar ni ned- och uppladdning?  

• Vilka språkkombinationer behöver ni (inklusive lokala språkvarianter)? 

• Hur ofta förväntar ni er att lägga beställningar, och på hur stora volymer?  

• Vilka är projektets övergripande mål? Var så specifik som möjligt om era förväntningar.

• Vilken typ av tjänster behöver ni? (Maskinöversättning, mänsklig översättning, lokalisering, kreativ översättning osv.) 

• Vilka är de aktuella ämnesspecialiseringarna, formaten (t.ex. xml, resx, srt, pdf, indd, docx, rtf) och innehållstyperna?

• Exakt vad behöver ni få översatt? Informera möjliga framtida översättningspartner om innehållets natur, vilken grad av lokalisering som eftersträvas och så vidare. 

• Vilka är era prioriteringar? Tillhandahåll en lista över alla krav och rangordna dem efter vikt. Gör skillnad på måste-krav och ”bra att ha”-krav. 

• Vilka plattformar och kanaler kommer att beröras? 

• Finns det krav på standardtextlängder som potentiella kunder bör känna till?

• Hur ser era interna processer och krav ut?  

• Vilka tidigare erfarenheter av översättningar har ni? Om ni delar med er av tidigare erfarenheter (både bra och dåliga) visar det vad som är avgörande för ett bra samarbete med er. Detta hjälper leverantörerna att besvara er anbudsinfordran på bästa sätt. 

• Vilka är bristerna i er befintliga process för översättningstjänster?  

• Vilka är de största problemen och utmaningarna ni står inför när det gäller översättning?

Ju mer detaljerad er kravspec är, desto bättre kan anbudslämnarna skräddarsy sina förslag efter er specifika situation. 

Baserat på en del av informationen ovan kan vissa leverantörer välja att inte delta i anbudsinfordran, eftersom en del av era måste-krav inte är möjliga att uppfylla eller helt enkelt inte ingår i deras tjänsteutbud. Med andra ord kan du bespara både dem och dig själv tid – som ni annars hade behövt lägga på att skapa och utvärdera ett meningslöst anbud!

Undvik frestande genvägar: en anbudsinfordran är inte bara ett sätt att låta en eventuell leverantör veta vilka krav ni ställer. För att få bästa matchning för era behov behöver ni också efterfråga rätt information. Återigen börjar vi med grunderna: 

Företagets storlek och struktur

Det här är intressant för er, både vad gäller omsättning och antal heltidsanställda uppdelat efter befattning – eftersom dessa är starka indikatorer på organisationens kapacitet.  

Extra tips: Fråga om omsättningshastigheten för viktiga anställda och samarbetspartner. Eftersom framgångsrika partnerskap med översättningsleverantörer ofta hänger på de personliga relationer som med tiden skapas med viktiga intressenter, är det intressant att få veta om ni kan förvänta er att ha stabila kontakter. Glöm inte heller att låg personalomsättning tyder på god företagsledning, en framgångsrik verksamhet och en stabil organisation.

Företagens plats(er) 

Var en översättningsleverantör har sina huvudkontor och filialer kan vara en indikation på deras styrkor och svagheter avseende vilka språkkombinationer som erbjuds. 

Företagets ledning och organisationsschema 

Om du förstår hur företaget är organiserat och drivs får du även en uppfattning om dess kultur – och kan bedöma om det är en bra matchning för din organisation.

Information om kundansvar 

Fråga språktjänstleverantörerna hur deras struktur för kundansvar kommer att se ut för er, och vilka era kontaktpunkter blir. Helst ska du redan nu begära in information om expertis och erfarenhet för varje utsedd projektmedlem, tillsammans med namn, befattning och kontaktinformation.

Kundreferenser och fallstudier 

Ett av de bästa sätten att bilda sig en uppfattning om en översättningsleverantörs erfarenhet inom en viss bransch är att begära kundreferenser. Det bästa kan vara att ställa allmänna frågor om deras största kunder. För det första är detta en bra referens avseende kvaliteten. Dessutom ger det dig en uppfattning om hur ni kommer att behandlas: Är ni kanske en för stor eller för liten kund för dem jämfört med deras aktuella kundbas?

Var specifik i dina frågor: Ställ frågor om vilka volymer de översätter, vilka språkkombinationer och typer av innehåll som erbjuds. Matchar svaren era behov?

Extra tips: Be om fallstudier! Dessa kan visa om och hur de potentiella leverantörerna har varit proaktiva när det gäller att lösa kundernas översättningsproblem. 

Kostnader

Bästa praxis är att ha en färdig mall som språktjänstleverantörerna enkelt kan fylla i, strukturerad för att enkelt kunna göra jämförelser efteråt. Fråga efter och sortera efter priserna för de produkter och tjänster som är mest relevanta för er. Detta omfattar i allmänhet alla eller några av följande punkter:  

• standardöversättningspris per timme/ord (om tillämpligt, vid exempelvis efterredigering av maskinöversättning)

• eventuella olika priser för olika käll- och målspråk 

• kostnad för vidare bearbetning, till exempel DTP

• eventuella dolda igångsättningskostnader, t.ex. för implementering/migrering

• eventuella ytterligare abonnemangskostnader, t.ex. för licenser

• eventuella rabatter (normalt sett för matchningar i översättningsminnen och/eller baserat på projektets volym), samt ytterligare avgifter (t.ex. för snabbleveranser) och minimitaxor.

Extra tips: Be om en exempeloffert, baserad på ett typiskt projekt, för att få en uppfattning av leverantörens övergripande prissättning. 

Översättningsteknik och -processer

Ni ställer kanske avancerade tekniska krav utöver maskinöversättning; för bästa stöd för översättningsprocessen och anpassade arbetsflöden, kompatibla med er tekniska struktur, kan ni behöva: 

• översättningssystem (TMS) med tydligt fokus på driftsmiljö, ansvar och plats

• växande bibliotek som potentiellt förvandlar varje projekt till en grund för framtida översättningar/lokaliseringar

• tydliga gransknings- och godkännandeprocesser för termer i ordlistor 

• sammanhangsberoende granskning

• molnbaserad granskning för flera användare 

• arkivering av dokument som ska kunna plockas fram vid behov

• kundportal med specifika funktioner som ska ingå i enlighet med era behov

• möjligheter att efterfråga översättningar online och följa upp projekt i realtid

• möjlighet till direktkommunikation med översättare

• ytterligare språkteknologiska verktyg.

Kvalitet

Naturligtvis kommer alla översättningsleverantörer säga att de levererar översättningar av hög kvalitet. Så hur ska du kunna veta vilken som passar bäst för era behov? För översättningar av hög kvalitet krävs gedigna processer, oftast en kombination av manuella och automatiska kvalitetssäkringsåtgärder och god leverantörshantering. De avgörande tipsen blir därför: 

• Ställ specifika frågor om erkända kvalitetscertifieringar som ISO 17100 och ISO 18587 (översättningstjänster/efterredigering av maskinöversättningar). 

• Be om resultat från undersökningar av kundnöjdheten. 

• Fråga hur avvikelser följs upp och hanteras.

IT-infrastruktur, säkerhet och dataskydd

Översättningsprocesser berör vanligtvis strikt konfidentiellt information och innehåll – vilket innebär att språktjänstleverantören måste kunna säkerställa ett fullgott skydd av era data. Fråga era potentiella partner om vilka säkerhetsåtgärder de kommer att vidta för att skydda er information.

Kapacitet och tillgänglighet 

Sist men inte minst ska du se till att den tilltänkta leverantören kan hantera era översättningsvolymer – fråga om deras omsättningstider för typiska projekt. Deras tillgänglighet kanske inte matchar era krav!

Så utvärderar ni anbuden

När anbuden börjar komma in bör det redan vara väl definierat vem i teamet som ska utvärdera dem – och hur. Grundläggande frågor, som om störst fokus ska ligga på kvalitet eller kostnadsbesparingar, behöver diskuteras på förhand. Vid det här laget bör ni kunna prioritera dessa krav tydligt för bästa möjliga utvärdering per projekt. 

Extra tips: Ett poängbaserat system kan ta er en lång bit på väg mot att utvärdera anbuden. Se till att ha en färdigdefinierad lista över de krav som utgör de bästa indikatorerna på lämpliga kandidater: Vilka faktorer är nödvändiga och vilka är bara ”bra att ha”? Ni kanske inte just nu har behov av maskinöversättning (MT), men vill gärna ha det som ett alternativ för framtiden.

Fundera noga på vad som passar er bäst; olika nödvändiga faktorer kan fortfarande ha olika stor betydelse för er … därav möjligheten till rangordning! Teamets återkoppling bör komma från olika intressenter inom organisationen som påverkas direkt eller indirekt. Ett gemensamt beslut om den enskilda betydelsen av olika kriterier definierar i slutänden rangordningen – och därmed insikten om vilka anbud som passar bäst.

Resultatet bör bli en lista över de allra mest lovande kandidaterna. När ni ska välja mellan dem bör ni överväga följande kriterier:

• Var anbudet korrekt utformat och inlämnat i rätt tid? 
• Har leverantören erfarenhet av översättning och innehåll inom er bransch eller ert fält? 
• Kan de skala upp sina tjänster efter hand som er verksamhet växer?
• Hur länge har de varit verksamma?

För den slutliga utvärderingen av framtida partners bör ni också begära:

• referenser från befintliga kunder vars affärsbehov överensstämmer med era
• översättningar av testinnehåll som ni tillhandahåller – för bättre jämförelser ska ni använda identiska tester för alla möjliga framtida partner
• en offertbegäran.

Vad exakt är en offertbegäran (RFQ)?

En offertbegäran är ett dokument som beskriver prissättningsalternativ för en mycket specifik tjänst eller produkt. Du ber leverantören att tillhandahålla prislistor för de leverabler som beskrivs i anbudsinfordran. Dokumentet är alltså ett verktyg för anskaffning som fokuserar på de ekonomiska aspekterna – en offertbegäran handlar uteslutande om priser och kostnader.

Implementering och igångsättning 

När utvärderingen är genomförd och beslutet om er framtida språktjänstleverantör har tagits, är det dags för implementering och igångsättning. Diskutera med den nya språktjänstpartnern och definiera följande i förväg: 

• Vilka resurser behöver de få av er på förhand?  
• Vem ska genomföra den tekniska implementeringen?  
• Vilken utbildning krävs?  
• Hur lång tid kan processerna tänkas ta?  
• Hur väljer språktjänstleverantören ut översättarna som ska jobba med projektet?

Löpande utvärdering

När allt har formaliserats och den nya språktjänstleverantören är ombord ska resultaten kontrolleras regelbundet. Jämför rapporterna om språktjänstleverantörens prestanda med era överenskomna nyckeltal. Att implementera en utvärderingsprocess varje månad, kvartal eller åtminstone varje halvår – beroende på hur produkten och ert samarbete är beskaffade – skapar möjlighet att dela återkoppling och diskutera planer, mål och initiativ för nästkommande period. 
 
Områden som ska kontrolleras: 

• översättningskvalitet (mäts normalt sett med avseende på felens antal och allvarlighetsgrad)
• leveranser i rätt tid (mätt mot överenskomna tidsgränser)
• tjänstens kvalitet (indikatorer på kundnöjdhet).

Även längre fram, kanske när projektet är avslutat, kan det vara klokt att noga utvärdera de övergripande resultaten av partnerskapet. Detta hjälper er att förstå vad som gick bra, vad som kan förbättras … och i slutändan om ni vill fortsätta att jobba med den här språktjänsteleverantören.