Yksityiskohtainen opas käännöstarjouspyynnön laatimiseen

Seuraavat lyhenteet viittaavat hieman erilaisiin tiedusteluihin:

• RFI (Request for Information): tietopyyntö 
  -> auttaa selvittämään mahdolliset palveluntoimittajat ja heidän ratkaisunsa

• RFP (Request for Proposal): Tarjouspyyntö
  -> auttaa arvioimaan ennalta valittujen palveluntoimittajien ratkaisuja

• RFQ (Request for Quote): hintatarjouspyyntö  
  -> auttaa vertailemaan eri palveluntoimittajien hintoja.

Tarjouspyyntö on julkinen tai valikoiduille vastaanottajille suunnattu projekti-ilmoitus, jossa organisaatiosi kuvailee projektin ja pyytää palveluntoimittajia tarjoamaan tarpeitasi vastaavaa ratkaisua.

Tarjouspyynnön avulla voit selvittää, millaisia ratkaisuja etukäteen valitut palveluntoimittajat ehdottaisivat ja mitkä ovat heidän ainutlaatuiset myyntivalttinsa (unique selling propositions, USP).

Hyvin laadittu käännöstarjouspyyntö on paras vakiomenetelmä löytää käännöskumppani, joka sopii parhaiten omaan tilanteeseesi.

Hyvin organisoitu RFP-prosessi on tarpeen kaikissa organisaatiosi merkittävissä hankinnoissa. Se auttaa saamaan parhaan mahdollisen lopputuloksen ja tuoton investoinnille mutta myös välttämään mahdolliset tappiot.

RFP:stä on siis merkittävää hyötyä, mutta itse prosessi voi olla organisaatiolle varsin monimutkainen ja aikaa vievä ponnistus. Siksi on tärkeää 

• tunnistaa tilanteet, joissa tarjouspyyntöön kannattaa investoida
• tuntea tehokkain ja hyödyllisin tapa laatia tarjouspyyntö.

Käännöstarjouspyyntö on todennäköisesti oikea ratkaisu esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Olet ehkä käsitellyt käännöksiä jo pitkään, mutta et ole vielä ottanut käyttöön keskitettyä vakiokäännösprosessia, jonka avulla voit optimoida laadun, kustannustehokkuuden, toimitukset ja käännöstoimittajien valvonnan. 
• Käynnistymässä on suuri projekti, joka edellyttää erityistä kokemusta ja osaamista.
• Olet tyytymätön nykyisiin käännösjärjestelyihisi – yleensä taustalla on yksi tai useampi seuraavista syistä: 
  • riittämätön käännöslaatu
  • huono palvelu (viestintä, palautusajat jne.)
  • riittämättömät käännösprosessit ja teknologia
  • rajallinen palveluvalikoima
  • kasvavat käännöskustannukset
  • kasvavat käännösmäärät / uudet kielet.

Johtavat yritykset ovat havainneet, että optimoitu tarjouspyyntöprosessi sekä parantaa ROI:ta että tuo organisaatiolle muita säästöjä ja etuja.

Miten käsittelet kysymykset, joita palveluntoimittajat saattavat esittää? Onko käytössäsi kysymystenhallintajärjestelmä, jossa vastuut on tarkasti määritelty? Jos käsittelet kysymykset sähköpostin kautta, niitä varten kannattaa luoda erillinen sähköpostiosoite tai -kansio. Muista myös varmistaa, että jokaisella RFP-tiimin jäsenellä on pääsy kysymyksiin ja että osaaminen ja asianmukaiset seurantatehtävät on selvästi määritelty.

Aluksi on myös tärkeää päättää, suuntaatko tarjouspyyntösi vain valitsemillesi palveluntoimittajille vai haluatko avata sen kaikille ehdot täyttäville toimijoille. Erityisesti avoimissa tarjouspyynnöissä vastausten lähettämiselle on syytä asettaa selvä määräaika.

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä: aivan kuten muissakin tärkeissä projekteissa, muista koota RFP-tiimi hyvissä ajoin ennen prosessin aloittamista. Tiimin tärkeimmät vastuut ovat yleensä seuraavat: 

• tarjousten arvioiminen
• sopimusneuvottelut
• yhteystahona toimiminen sisäisten sidosryhmien ja mahdollisten yhteistyökumppanien välillä.

Aivan ensimmäiseksi on päätettävä, ketkä osallistuvat käännöstarjouspyynnön valmisteluun ja käsittelyyn. 

Hankinta

Hankintaosaston osallistuminen lienee ilmiselvää, mutta tehtävää ei voi jättää yksin sille. Miksi ei? Koska todennäköisesti juuri he eivät työskentele suoraan tulevan käännöspalveluntoimittajan kanssa eivätkä siten tunne tarkkoja vaatimuksia, joita palveluita käyttävillä kollegoilla on. Myös palveluiden laadun arviointi voi olla hankintaosastolle vaikeaa, koska sen jäsenten osaaminen ei liity suoraan arvioitavien palveluntoimittajien liiketoimintaan.

Tästä syystä myös operatiiviset tiimit on otettava mukaan suunnitteluun. Lisäksi liiketoimintayksiköiden strategisesta suunnittelusta vastaavien johtajien on määriteltävä muun muassa halutut työnkulut ja tarvittavat integraatiotasot sekä laadun ja määrän KPI:t. Yleensä tämä edellyttää tiiminvetäjien ja vähintään yhden ylemmän johtotason henkilön osallistumista. 

IT-tiimit ja tekniset tiimit

Teknisillä ratkaisuilla, kuten tarvittavilla järjestelmäintegraatioilla, on myös tärkeä rooli nykyaikaisissa kielipalveluissa – ja siksi myös IT-osasto on pakollinen jäsen tarjouspyyntötiimissä. 

Jos haluat käännättää verkkosivusisältöä, IT:llä on tärkeä tehtävä esimerkiksi käännös- ja lokalisointiprosessien automatisoinnissa ja järjestelmävaatimusten määrittelyssä. IT-osaston on myös arvioitava ja hallittava riskit esimerkiksi valittaessa käännösliitintä, joka on yhteensopiva verkkosivustosi sisällönhallintajärjestelmän tai automaattisten markkinointialustojen kanssa. Organisaatiostasi riippuen tämä rooli voi kuulua digi- tai kehitystiimille tai jopa markkinoinnille, joten pohdi tarkasti, miten IT osallistuu prosessiin.

Markkinointitiimi

Sisällön omistajien osalta markkinointitiimi tulee yleensä ensimmäisenä mieleen. He työskentelevätkin monenlaisen sisällön parissa – aina sisältömarkkinoinnista yritysviestintään ja digimarkkinoinnista monikanavaisiin kampanjoihin.

Kuuluuko lokalisointitarpeisiisi myös sosiaalisen median sisältöä – epäsäännöllisiä julkaisuja tai kokonaisia kampanjoita? Tällöin palautetta tarvitaan myös somejulkaisuista vastaavalta tiimiltä. Someviestinnän lokalisoinnissa on seurattava tarkasti eri kanavien sääntöjä, jotka alan asiantuntijat osaavat määritellä.

Muut sisällön omistajat

Sisältöosaamista ja -tarpeita voi olla monilla osastoilla, joista osa voi jäädä helposti huomioimatta. Kuten edellä todettiin, markkinointi käsittelee yleensä monenlaista sisältöä. Sen lisäksi sisältötarpeita voi kuitenkin olla muillakin osastoilla: 

Kuuluuko jokin käännettävä ja lokalisoitava sisältö henkilöstöhallinnon vastuualueeseen?  Pyydä osaston johtoa ja operatiivisia edustajia osallistumaan RFP-tiimiin, jotta heidän tarpeensa esimerkiksi sanavalintojen, tyylin, aikataulujen ja luottamuksellisuuden suhteen tulevat huomioiduiksi. 

Entä pitäisikö myös tapahtumatiimi ottaa mukaan suunnitteluun? Tapahtumavastaavilla on yleensä erityistarpeita liittyen sanavalintoihin ja tyyliin sekä esimerkiksi kuvien lokalisointiin ja aikatauluihin. Jos yrityksesi järjestää monikielisiä kokouksia ja tapahtumia, tapahtumatiimi voi tarvita myös tulkkauspalveluja etäyhteyden kautta tai paikan päällä.

Tekniset asiantuntijat

Jos lokalisointiprojekti sisältää teknistä sisältöä, kuten tuotedokumentaatiota, rakenteista sisältöä (XML/DITA) tai muita dokumentteja, joita tyypillisesti tarvitaan esimerkiksi valmistusteollisuudessa, älä unohda tuotantoa, kehittäjiä ja teknisen kirjoittamisen tiimejä! Tällaisen sisällön kääntämisessä käytetään erityisiä sanastoja ja käännösmuisteja, ja siihen edellytetään hyvin erikoistunutta osaamista.

Toimitpa millä tahansa alalla, huomioi aina myös tuotepäälliköt yhtenä lokalisoinnin sidosryhmistä. Heidän osaamisensa ja viestintätarpeensa täydentävät markkinointitiimin osaamista tarjouspyynnön suunnittelussa. 

Muut sidosryhmät

Yleissääntönä on, että kaikkien sisällön omistajien, joilla on käännettävää tai lokalisoitavaa sisältöä, tulisi osallistua RFP-tiimin toimintaan. Näin varmistetaan, että kaikki tarpeet ja mahdolliset rajoitukset tulevat huomioitua.

Kun oikea tiimi on koossa, on aika tehdä seuraava tärkeä päätös: miten julkaiset tarjouspyyntösi ja keräät vastaukset? Valittavissasi on useita vaihtoehtoja, joista jokaiseen liittyy niin hyviä kuin huonojakin puolia:

• Tarjouspyyntöohjelmisto
  Suurilla organisaatioilla on todennäköisesti jo valmiiksi jokin sähköinen hankintaohjelmisto, joka helpottaa tarjouspyyntöjen hallintaa. Kannattaa kuitenkin huomioida, että käänteiseen huutokauppaan perustuvat järjestelmät eivät välttämättä sovellu parhaalla mahdollisella tavalla käännöspalvelujen arvioimiseen. Ne eivät yleensä huomioi kaikkia muuttujia, jotka käymme läpi jäljempänä hintaosiossa.

• Pilvipohjaiset kyselytyökalut
   Voit julkaista tarjouspyynnön myös pilvipohjaisessa kyselytyökalussa. Näissä työkaluissa on yleensä mahdollista määritellä tapa, jolla kysymyksiin tulee vastata, ja tiettyjä kenttiä voi merkitä pakollisiksi. Raporttitoiminnot, helppokäyttöiset suodattimet ja vastausanalyysit helpottavat vastausten käsittelyä. Tarjouspyynnön kysymykset kannattaa kuitenkin toimittaa palveluntoimittajille myös ladattavana asiakirjana, jotta toimittajat voivat valmistella vastauksensa huolellisesti ennen niiden lähettämistä työkalun kautta. 

• Excel
  Yksi yleinen tapa kerätä vastauksia ovat laskentataulukot: ne ovat helposti saatavilla ja niissä on monipuolisia suodatus- ja vertailutoimintoja. Niiden täyttäminen ei kuitenkaan ole kovin sujuvaa. Solut saattavat helposti mennä sekaisin, työkirjoja voi joutua hukkaan jne.

• PDF/Word
  Monet yritykset toimittavat tarjouspyynnöt PDF-muodossa ja pyytävät palveluntoimittajia lähettämään vastaukset Word-tiedostolla. Tämä kannustaa avoimiin ja luoviin vastauksiin, mutta toimii vain tilanteissa, joissa tarjouspyyntö lähetetään muutamalle toimijalle. Vastausten analysoiminen ja vertaaminen erikseen käy muuten liian työlääksi.

Älä aiheuta mahdollisille kumppaneillesi liiallisia aikataulupaineita, vaan anna heille aikaa vastata huolella kysymyksiisi. Seuraavassa on esimerkki hyvin suunnitellun RFP-prosessin vähimmäisaikataulusta alkaen RFI:n julkaisemisesta. (Jos RFI ei ole vielä sinulle tuttu, älä huoli – käsittelemme sitä tarkemmin jäljempänä!)

• Viikko 1: RFI:n julkaisu 
• Viikko 2: Vastausten lähettämisen määräaika 
• Viikko 3: RFI-vastausten analysointi  
• Viikko 4: RFP:n julkaisu 
• Viikko 5: Palveluntoimittajien kysymysten lähettämisen määräaika 
• Viikko 6: Vastaukset lähetettyihin kysymyksiin
• Viikko 7: Tarjousten lähettämisen määräaika  
• Viikko 8: Tarjousten analysointi 
• Viikko 9: Kutsu esittelemään ratkaisuja tarkemmin 
• Viikko 10: Lopulliset esittelyt ja myyntipuheet
• Viikko 11: Päätös

Jotkut näkevät RFI:n ylimääräisenä vaiheena, jonka voi hyvin ohittaa, ja pyytävät kaikki tarvittavat tiedot sen sijaan RFP:ssä. Vaikka tämä voi toimia pienissä projekteissa, käännöstarjouspyynnöt ovat usein melko monimutkaisia. Jos ahdat kaikki kysymyksesi RFP:hen, siitä voi tulla vaikeasti hallittava kokonaisuus, joka ei palvele halutulla tavalla sinua eikä palveluntoimittajia.  

• Alustavan RFI:n tärkeimmät hyödyt:
• Varsinaisesta RFP:stä tulee tarkoituksenmukaisempi, osuvampi ja ytimekkäämpi.
• Et joudu käsittelemään epäolennaisia tarjouksia.
• Tarjoukset sisältävät enemmän tietoa, ja niitä on helpompi vertailla.
• Autat palveluntoimittajia antamaan täsmällisempiä vastauksia.
• Halutut palveluntoimittajat vastaavat todennäköisemmin.
• Halutessasi voit laatia jo RFI:n perusteella rajatun listan mahdollisesti sopivista palveluntoimittajista.

RFI:n tarkoituksena on selvittää alustavasti mahdollisia vaihtoehtoja. Kannattaa siis kysyä muutama yleinen ja avoin kysymys ja jättää yksityiskohdat myöhempään vaiheeseen. Tavoitteena on kerätä tietoa ja valita mahdolliset palveluntoimittajat seuraavaa kierrosta varten. 

Jos kysyt liian monta kysymystä, osa palveluntoimittajista saattaa jättää vastaamatta kokonaan ja voit joutua käyttämään liian paljon aikaa vastausten käsittelyyn. Muista antaa myös taustatietoja tilanteestasi ja tarpeistasi. Näin saat todennäköisemmin hyödyllisiä vastauksia. 

Hyvä RFI auttaa saamaan yleiskuvan palveluntoimittajista, tutustumaan markkinoihin ja valitsemaan sopivat palveluntoimittajat RFP:tä varten.

Arvioituasi RFI-vastaukset sinulla pitäisi olla hyvä kuva siitä, millaista kumppania etsit ja haluaisitko työskennellä mieluiten yhden läheisen kumppanien vai useiden palveluntoimittajien kanssa. Pohdi vastaukset myös seuraaviin kysymyksiin:

• Onko palveluntoimittajan fyysisellä sijainnilla sinulle merkitystä? 
• Mitkä ovat vähimmäisvaatimuksesi liittyen palveluntoimittajan aiempaan menestykseen ja kokemukseen? 
• Voivatko freelancerit hoitaa käännösprojektisi? 
• Olisiko sinulle hyötyä vain yhteen kieleen keskittyvistä kielipalveluntoimittajista? He saattavat tuntea erityisen hyvin oman kielensä tyylin, terminologian ja käyttötavat. 
• Edellyttävätkö käännösmäärät tai niiden arvioitu kasvu sittenkin monikielistä kielipalveluntoimittajaa, joka pystyy käsittelemään kerralla useita kieliä? Yleensä tällaisilla palveluntoimittajilla on monien eri kielien asiantuntijoita, jotka osaavat käsitellä eri kokoisia ja erilaisiin tarkoituksiin tulevia käännöksiä.
• Vai tarvitsetko globaalin sisältökumppanin, jonka asiantuntemus ei rajoitu vain käännöspalveluihin? Globaalista kumppanista voi olla hyötyä erityisesti silloin, jos tarvitset muutakin kuin käännöksiä, esimerkiksi sisällöntuotantoa, automatisoituja työnkulkuja uusimmalla käännösteknologialla, digisisällön SEO-optimointia tai neuvoja ja konsultointia.

Yhteenvetona voidaan todeta, että mitä suurempia, monimutkaisempia tai kielivalikoimaltaan laajempia projekteja sinulla on, sitä todennäköisemmin tarvitset globaalin sisältökumppanin, joka pystyy tarjoamaan kokonaisvaltaisen ratkaisun.

Tärkeintä on antaa yleiskatsaus projektistasi sekä taustatietoa yrityksestäsi. Palveluntoimittajien on selvitettävä nopeasti, onko projekti sellainen, jonka toteuttamisesta heidän kannattaa tehdä tarjous. Kerro tarkasti, miksi pyydät tarjouksia ja millaisia käännöstarpeita sinulla on. Tässä on lista olennaisimmista asioista: 

• Kuka olet? Anna tietoja organisaatiostasi, liiketoiminnastasi ja siitä, miksi tarvitset käännöksiä/lokalisointia.  

• Millaista teknologiaa sinulla on käytössäsi? 

• Mitä ohjelmointirajapintoja/integraatioita yleensä käytät, ja miten lataat tai lähetät tiedostoja mieluiten?  

• Mitä kieliyhdistelmiä tarvitset (mukaan lukien paikalliset kielivariantit)? 

• Kuinka suuriksi arvioit käännösmääräsi, ja kuinka usein arvioit tarvitsevasi käännöksiä?  

• Mitkä ovat projektin yleiset tavoitteet? Kerro odotuksistasi mahdollisimman tarkasti.

• Millaisia palveluita tarvitset? (Konekäännöksiä, ihmiskäännöksiä, lokalisointia, sisällön uudelleenmuokkausta jne.) 

• Minkä tyyppistä sisältöä sinulla on, mihin erikoisalaan se liittyy, ja mitä tiedostomuotoja (xml, resx, srt, pdf, indd, docx, rtf jne.) tarvitset?

• Mitä tarkalleen ottaen haluat käännättää? Kerro mahdollisille käännöskumppaneillesi muun muassa sisällöstäsi sekä vaaditusta lokalisoinnin tasosta. 

• Mitkä tekijät ovat sinulle tärkeimpiä? Laadi luettelo kaikista vaatimuksistasi ja aseta ne tärkeysjärjestykseen. Selvennä, mitkä vaatimuksista ovat ehdottomia ja mitkä olisivat tervetulleita lisäpalveluita. 

• Mitkä alustat ja kanavat projekti kattaa? 

• Liittyykö teksteihin vakiopituusvaatimuksia, joista palveluntoimittajien olisi hyvä olla tietoisia?

• Millaisia ovat organisaatiosi sisäiset prosessit ja vaatimukset?  

• Millaisia aiempia käännöskokemuksia sinulla on? Aiemmista hyvistä tai huonoista kokemuksista kertominen selventää, millaista yhteystyötä odotat. Tämä tieto auttaa palveluntoimittajia antamaan sinulle hyödyllisiä vastauksia. 

• Mitä puutteita nykyisissä käännösjärjestelyissäsi on?  

• Mitkä ovat tällä hetkellä suurimmat käännöksiin liittyvät ongelmasi ja haasteesi?

Mitä enemmän annat tietoa vaatimuksistasi, sitä paremmin mahdolliset tulevat kumppanisi osaavat räätälöidä vastauksensa tilanteesi mukaan! 

Edellisten tietojen perusteella osa palveluntoimittajista saattaa jopa jättää vastaamatta tarjouspyyntöön, koska he eivät pysty vastaamaan vaatimuksiisi tai eivät tarjoa tarvitsemiasi palveluita. Tämä säästää aikaa sekä heiltä että sinulta, kun et joudu käymään läpi vastausta, joka ei kuitenkaan vastaisi tarpeitasi.

Haluat ehkä edetä nopeasti, mutta tarjouspyynnössä ei ole kyse vain vaatimustesi kertomisesta mahdollisille palveluntoimittajille. Jotta löytäisit parhaan mahdollisen kumppanin, sinun on myös osattava kysyä oikeita asioita. Kerro yrityksesi perustiedot: 

Yrityksen koko ja rakenne

Hyödyllisiä tietoja ovat esimerkiksi liikevaihto ja eri tehtävissä työskentelevien kokopäiväisten työntekijöiden määrä, sillä ne kertovat organisaation asemasta markkinoilla.  

Lisävinkki: Kysy myös yrityksen avaintyöntekijöiden ja kumppanien vaihtuvuudesta! Menestyksekäs yhteistyö käännöspalveluntoimittajien kanssa perustuu usein henkilökohtaisille suhteille, jotka syntyvät pitkän ajan kuluessa. Tällöin on hyödyllistä tietää, että voit luottaa tärkeimpien yhteyshenkilöiden säilyvän lähtökohtaisesti samoina. Pieni vaihtuvuus kertoo luonnollisesti myös hyvästä johtamisesta, menestyvästä liiketoiminnasta ja vakaasta organisaatiosta.

Yrityksen toimipaikat 

Käännöspalveluntoimittajan toimipaikkojen ja paikallisten toimistojen sijainnit voivat kertoa sen vahvuuksista tai heikkouksista halutuissa kieliyhdistelmissä. 

Yrityksen johto ja organisaatiokaavio 

Yrityksen johtamis- ja organisaatiorakenteeseen tutustuminen voi antaa sinulle tietoa sen yrityskulttuurista ja auttaa arvioimaan, sopisiko se kumppaniksesi.

Asiakkuuksien hallinta 

Kysy käännöspalveluntoimittajilta, miten ne ovat järjestäneet asiakkuutensa ja kuka toimisi yhteyshenkilönäsi. Yritä saada mahdollisuuksien mukaan tietoa tulevan projektitiimin jäsenten osaamisesta ja kokemuksesta sekä heidän nimensä, työnkuvansa ja yhteystietonsa.

Referenssiasiakkaat ja tapaustutkimukset 

Yksi parhaista tavoista saada tietoa käännöspalveluntoimittajan asiantuntemuksesta omalla alallasi on pyytää asiakasreferenssejä. Yleensä kannattaa kysyä suoraan, ketkä ovat yrityksen suurimpia asiakkaita. Tämä kertoo ensinnäkin palveluntoimittajan laadusta, mutta myös omasta asemastasi: olisitko heille mahdollisesti liian suuri tai liian pieni asiakas verrattuna heidän nykyiseen asiakaskuntaansa?

Kysy rohkeasti tarkkoja tietoja käännösmääristä, kieliyhdistelmistä ja sisältötyypeistä. Vastaavatko saamasi vastaukset tarpeitasi?

Lisävinkki: Pyydä tapaustutkimuksia! Niistä voi käydä ilmi, ovatko palveluntoimittajat luoneet proaktiivisesti innovatiivisia ratkaisuja asiakkaidensa käännösongelmiin. 

Kustannukset

Paras käytäntö on laatia valmis mallipohja, joka palveluntoimittajien on helppo täyttää ja joka helpottaa hintojen vertailua jälkikäteen. Kysy hintoja eniten tarvitsemillesi tuotteille ja palveluille. Yleensä kannattaa varmistaa seuraavat hinnat tai ainakin osa niistä:  

• käännösten tavanomainen sanahinta tai tuntihinta (ja tarvittaessa myös konekäännöksen jälkieditoinnin hinta)

• mahdolliset lähde- ja kohdekielikohtaiset hinnat 

• sisällön muun käsittelyn, kuten DTP:n, kulut

• mahdolliset piilokulut liittyen esim. järjestelmien käyttöönottoon tai tietojen siirtoon

• mahdolliset jatkuvat tilauskulut, kuten lisenssimaksut

• mahdolliset alennukset (perustuen esim. käännösmuistiosumiin tai käännösmääriin), lisämaksut (esim. toimituksesta seuraavaksi päiväksi) ja vähimmäisveloitukset.

Lisävinkki: pyydä mallitarjous tyypillisestä projektista, jotta saat kuvan palveluntarjoajan kokonaishinnoittelusta. 

Käännösteknologia ja -prosessit

Käännöspalvelujen lisäksi sinulla voi olla erilaisia teknologiatarpeita. Riippuen jo käyttämistäsi teknologioista saatat tarvita käännösprosessien ja työnkulkujen tueksi esimerkiksi seuraavanlaisia ratkaisuja: 

• käännöstenhallintajärjestelmän (TMS), jonka hosting-ympäristöstä, vastuista ja sijainnista on sovittu selvästi

• alati karttuvan tietokannan, jonka ansiosta menneitä projekteja voidaan hyödyntää tulevissa käännöksissä

• selkeän termien tarkistus- ja hyväksyntäprosessin 

• prosessin käännösten tarkistamiseksi asiayhteydessään

• pilvipohjaisen tarkistusnäkymän useille eri käyttäjille 

• dokumenttiarkiston, josta aiempia dokumentteja voi hakea milloin vain

• tarpeitasi vastaavan asiakasportaalin

• mahdollisuuden tilata käännöksiä verkossa ja seurata projekteja reaaliajassa

• mahdollisuuden viestiä suoraan kääntäjien kanssa

• muita kieliteknologiatyökaluja.

Laatu

Voimme taata, että jokainen käännöspalveluntoimittaja vakuuttaa sinulle toimittavansa laadukkaita käännöksiä. Miten siis voit selvittää, mikä toimittajista vastaisi parhaiten omia tarpeitasi? Laadukkaiden käännösten taustalla on kokonaisvaltainen prosessi, jossa yleensä yhdistyvät manuaalinen ja automaattinen laaduntarkistus sekä erinomainen toimittajahallinta. Tässä on muutamia vinkkejä laadukkaan toimittajan tunnistamiseen: 

• Kysy yksiselitteisiä kysymyksiä tunnustetuista laatusertifioinneista, kuten ISO 17100 ja ISO 18587 (käännöspalvelut / konekäännösten jälkieditointi). 

• Kysy asiakastyytyväisyyskyselyjen tuloksista. 

• Kysy, miten laatuongelmia seurataan ja miten ne ratkaistaan.

IT-infrastruktuuri, tietosuoja ja tietoturva

Käännösprosesseissa käsitellään yleensä erittäin luottamuksellisia tietoja ja sisältöä, joten kielipalveluntoimittajasi on pystyttävä varmistamaan tietojesi turvassa pysyminen. Kysy mahdollisilta kumppaneiltasi, millaisilla keinoilla he suojaisivat tietosi.

Kapasiteetti ja saatavuus 

Muista lopuksi myös varmistaa, että tuleva palveluntoimittajasi pystyy selviytymään käännösmääristäsi, ja selvitä tyypillisten projektien toimitusajat. Kaikkien toimittajien toimituskapasiteetti ei välttämättä vastaa vaatimuksiasi.

Miten arvioit tarjoukset?

Kun alat saada tarjouksia, sinulla pitäisi olla jo selvä käsitys siitä, ketkä tiimissä arvioivat tarjoukset ja miten. Tärkeimmistä kriteereistä, kuten tavoitellusta laadusta tai kustannussäästöistä, on hyvä keskustella etukäteen, jotta arvioinnissa voidaan painottaa eri vaatimuksia oikealla tavalla. 

Lisävinkki: Vastausten arviointi pisteyttämällä voi viedä yllättävän paljon aikaa. Laadi etukäteen luettelo vaatimuksista, jotka auttavat erottelemaan parhaat ehdokkaat. Mitkä vaatimuksista ovat ehdottomia ja mitkä mukavia lisäpalveluja? Et ehkä tarvitse esimerkiksi konekääntämistä juuri nyt, mutta haluat varautua sen käyttöönottoon tulevaisuudessa.

Pohdi tarkasti, mitä todella tarvitset: ehdottomienkin vaatimusten painoarvo voi vaihdella, ja siksi niiden asettaminen järjestykseen on hyödyllistä. Kerää palautetta organisaatiosi eri sidosryhmiltä, joihin valinta vaikuttaa suoraan tai epäsuorasti. Yhteinen päätös eri kriteerien tärkeydestä määrittelee niiden lopullisen sijoituksen vertailussa ja sen, mitkä tarjotuista ratkaisuista vastaavat parhaiten organisaatiosi tarpeita.

Arvioinnin lopputuloksena sinulla pitäisi olla rajattu lista lupaavimmista ehdokkaista. Kun teet valintaa näiden ehdokkaiden välillä, huomioi seuraavat kriteerit:

• Toimittiko palveluntarjoaja vastauksensa ajallaan, ja vastasiko se tarkasti vaatimuksia? 
• Onko palveluntarjoajalla käännös- ja sisältökokemusta omalta alaltasi? 
• Pystyykö palveluntarjoaja tarjoamaan lisäpalveluja, kun yrityksesi kasvaa?
• Kuinka kauan palveluntarjoaja on toiminut alalla?

Lopullista valintaa varten voit pyytää kumppaniehdokkailtasi myös seuraavia:

• tietoa toimittajan nykyisistä asiakkaista, joiden liiketoiminta muistuttaa omaasi
• testikäännöksen – vertailun helpottamiseksi pyydä jokaista ehdokasta kääntämään sama teksti
• RFQ:n.

Mikä on RFQ (Request for Quotation)?

RFQ on tarkka hintatarjouspyyntö tietystä palvelusta tai tuotteesta; pyydät siis palveluntoimittajia kertomaan hinnat RFP:ssä ilmoitetuille tuotteille tai palveluille. Se on tavallaan ylimääräinen hankintatyökalu, joka keskittyy ennen kaikkea hintoihin ja kustannuksiin.

Yhteistyön aloittaminen 

Kun olet saanut arvioinnin päätökseen ja valinnut tulevan käännöspalveluntoimittajasi, on aika aloittaa yhteistyö. Sovi käännöspalvelukumppanisi kanssa etukäteen seuraavista asioista: 

• Mitä materiaaleja sinun on toimitettava etukäteen?  
• Kuka vastaa teknisten ratkaisujen toteuttamisesta?  
• Mitä koulutusta tarvitaan?  
• Kuinka kauan prosessi kestää?  
• Miten käännöspalveluntoimittaja valitsee kääntäjät projekteihisi?

Jatkuva arviointi

Kun muodollisuudet on suoritettu ja uusi kumppanisi on aloittanut kielipalvelujen toimittamisen, seuraa heidän edistymistään säännöllisesti. Vertaa palveluntoimittajan suoritusraportteja sovittuihin suorituskykymittareihin (KPI). Kuukausittainen, neljännesvuosittainen tai vähintään puolivuosittainen arviointiprosessi – tuotteen ja yhteistyön tarpeiden mukaan – tarjoaa tilaisuuden jakaa palautetta ja keskustella seuraavan jakson suunnitelmista, tavoitteista ja aloitteista. 
 
Seurattavat osa-alueet: 

• käännöslaatu (esimerkiksi valitusten määrä ja vakavuus)
• toimitusajat (sovittujen määräaikojen noudattaminen)
• palvelun laatu (asiakastyytyväisyyden mittarit).

Myös myöhemmin ja projektin mahdollisesti päättyessä yhteistyön yleistä onnistumista kannattaa arvioida huolellisesti. Tämä voi auttaa ymmärtämään, missä onnistuttiin ja missä jäi parantamisen varaa – ja päättämään, haluatko jatkaa yhteistyötä kyseisen palveluntoimittajan kanssa.