Jouw volledige stapsgewijze gids voor een succesvol RFP voor vertaling

De uitleg van de acroniemen maakt alles meteen een stuk duidelijker:

• RFI: Request for Information, verzoek tot informatie 
  -> Identificatie van potentiële dienstverleners en hun oplossingen

• RFP: Request for Proposal, verzoek tot voorstel
  -> Evaluatie van de voorstellen van vooraf geselecteerde dienstverleners

• RFQ: Request for Quote, verzoek tot offerte 
  -> Weging van de kosten voor de verschillende vereisten van elke dienstverlener.

Een RFP is een projectaankondiging, publiek of enkel op uitnodiging, waarmee jouw organisatie een project beschrijft en op zoek gaat naar voorstellen van dienstverleners om in te spelen op de specifieke behoeften.

Dit maakt het mogelijk om de voorstellen van vooraf geselecteerde dienstverleners te vergelijken, door hen te vragen de voorgestelde oplossingen te demonstreren, met de aanverwante USP's (unieke verkoopvoorstellen (Unique Selling Propositions), waardoor de ideale kandidaat er al snel uitspringt).

Als een RFP voor vertalingen op de juiste manier wordt opgesteld, is het de beste standaardprocedure voor het selecteren van de juiste vertaalprovider voor jouw bedrijf, d.w.z. de vertaalprovider die over het algemeen de meeste voordelen biedt voor jouw specifieke situatie.

Een goed georganiseerde RFP-procedure is cruciaal voor eender welke grotere uitgave of verbintenis van jouw organisatie. Het is niet enkel een essentiële stap om het resultaat te verbeteren en jouw ROI te maximaliseren, maar het helpt ook om potentiële verliezen te voorkomen!

Hoewel het heel wat voordelen biedt, kan het runnen en beheren van een RFP een complexe en tijdrovende resource-investering zijn. Het is dan ook belangrijk om: 

• de situaties waarvoor deze investering nodig is naar behoren te identificeren;
• te weten hoe het RFP op de meest efficiënte en voordelige manier wordt uitgevoerd.

Er zijn heel wat scenario's waarin een RFP voor vertaling waarschijnlijk de juiste aanpak is:

• Als je nog niet beschikt over een gecentraliseerd standaardvertaalproces (hoewel je al jaren te maken hebt met vertalingen) – om de kwaliteit, efficiëntie, levering en monitoring van vertaalproviders te optimaliseren. 
• Als je binnenkort te maken hebt met een grootschalig project dat specifieke ervaring en expertise vereist.
• Als je niet tevreden bent met jouw huidige vertaalsituatie, doorgaans omwille van een van de volgende redenen: 
  • Ondermaatse vertaalkwaliteit
  • Slechte kwaliteit van de dienstverlening (communicatie, levertermijnen enz.)
  • Ontoereikende vertaalprocessen en -technologie
  • Gebrek aan een volledig dienstenaanbod
  • Stijgende vertaalkosten
  • Toenemende volumes/extra talen

Vooraanstaande ondernemingen hebben uit de eerste hand ervaren dat een geoptimaliseerd RFP-proces niet enkel zorgt voor een betere ROI maar ook voor stroomlijning en voordelen binnen de hele organisatie.

Hoe ga je om met mogelijke vragen van dienstverleners? Beschik je over een vragenbeheersysteem, met duidelijk omlijnde verantwoordelijkheden? Ben je van plan om vragen via e-mail te beantwoorden? Zo ja, denk er dan aan om een specifiek e-mailadres of map op te stellen en zorg ervoor dat elk lid van het RFP-team er toegang toe heeft. Het is ook belangrijk om de competenties en respectieve follow-uptaken duidelijk te omlijnen.

Bovendien is het van essentieel belang om vooraf te besluiten of jouw RFP enkel op uitnodiging is of openstaat voor alle gekwalificeerde dienstverleners. In dit geval is het nog logischer om een deadline vast te leggen voor alle antwoorden.

Last but not least: net zoals bij elk belangrijk project, kun je het RFP-team het best ruim vóór aanvang van het proces opstellen. Hun voornaamste standaardverantwoordelijkheden: 

• Evalueren van de voorstellen
• Afhandelen van contractuele onderhandelingen
• Fungeren als contactpunt tussen secundaire interne belanghebbenden en potentiële partners

Allereerst moet je beslissen wie er deel zal uitmaken van het team dat het RFP voor vertaling zal voorbereiden en beheren. 

Aankoop

De aankoopafdeling lijkt de voor de hand liggende keuze maar kan dit niet alleen aan. Waarom? Dit is hoogstwaarschijnlijk niet de afdeling die in rechtstreeks contact zal staan met de toekomstige provider van taaldiensten en is dus niet op de hoogte van de gedetailleerde vereisten van de collega's die een nieuwe dienstverlener nodig hebben. En uiteraard is de evaluatie van de kwaliteit veel moeilijker voor een afdeling waarvan de expertise niet rechtstreeks verband houdt met de business van de dienstverlener.

Daarom is de integratie van de betrokken operationele teams noodzakelijk. Bovendien moeten managers die verantwoordelijk zijn voor de strategische planning van hun bedrijfseenheden de gewenste workflows, noodzakelijke integratieniveaus, KPI's op het gebied van kwaliteit en kwantiteit, enz. definiëren. Het gaat hierbij doorgaans om teamleiders en minstens één lid van het hogere management. 

IT- & technologieteams

Ook technische kwesties, zoals noodzakelijke opties voor systeemintegratie, spelen een essentiële rol bij moderne taaldiensten. Daarom moet ook de IT-afdeling deel uitmaken van het RFP-team. 

Als je websitecontent wilt laten vertalen, is de rol van IT cruciaal, bijvoorbeeld in het kader van de automatisering van vertaal-/lokalisatieprocessen en alle aanverwante systeemvereisten. Bovendien moeten zij risico's evalueren en vermijden, bijv. door te kiezen voor een vertaalconnector die compatibel is met het CMS van jouw website of marketingautomatiseringsplatforms. Afhankelijk van jouw organisatie kan deze rol vallen onder een digitaal of ontwikkelingsteam of zelfs gedeeltelijk onder marketing, dus je moet extra aandacht besteden om ervoor te zorgen dat IT betrokken is bij het proces.

Marketingteam

Uiteraard moeten ook contenteigenaars worden betrokken, met in de eerste plaats het marketingteam dat actief is op heel wat gebieden: van contentmarketing tot bedrijfscommunicatie en van digitale reclame tot campagnes via verschillende kanalen.

Hebben jouw lokalisatiebehoeften ook betrekking op socialemediacontent, ook al is dit zelden het geval of met volledige campagnes? Dan is het niet alleen belangrijk om de marketingafdeling te betrekken, maar ook het aangestelde team in het bijzonder. De lokalisatie van sociale media moet nauwgezet afgestemd worden op de individuele regels voor elk kanaal, zoals vastgelegd door de aangestelde deskundigen.

Andere contenteigenaars

Het kan echter lastiger zijn om de uitnodiging van andere contentbelanghebbenden niet te vergeten! Marketing is uiteraard de meest voor de hand liggende resource in het geval van contentgerelateerde kwesties. Maar als we verder nadenken, zien we dat er ook anderen betrokken moeten worden: 

Valt content die vertaald en gelokaliseerd moet worden onder de verantwoordelijkheid van human resources?  Vraag leidinggevende en operationele belanghebbenden van de afdeling om deel uit te maken van het RFP-team. Zo wordt er gewaarborgd dat hun behoeften, bijv. op het gebied van formulering, stijl, timing, deadlines en vertrouwelijkheid, vervuld worden. 

Is het ook nodig dat het team voor evenementenplanning meedoet? Hun behoeften zijn heel specifiek wat betreft formulering en stijl, maar ook wat betreft de lokalisatie van visuals en korte deadlines/timing enz. Indien bijeenkomsten en evenementen meertalig zijn, zijn er mogelijk ook tolkdiensten nodig (ter plaatse of op afstand).

Technische deskundigen

Indien het te lokaliseren project bestaat uit technische content, inlichtingen zoals productdocumentatie, gestructureerde content (XML/DITA) of andere documenten die typisch zijn voor sectoren zoals productie, betrek dan de producenten, ontwikkelaars en/of beheerders van technische documenten! Hun taal behelst specifieke behoeften op het gebied van glossaria en vertaalgeheugen en vereist een zeer specifieke kennis van het onderwerp.

Wat jou business ook is: denk ook altijd aan de productmanagers als belanghebbenden voor lokalisatie! Hun kennis en communicatiebehoeften vormen een aanvulling op de expertise van marketing bij de RFP-planning. 

Andere belanghebbenden

Als algemene regel geldt: voor elk vertaal- en lokalisatieproject moeten belanghebbenden van alle teams van contenteigenaars die mogelijk bijdragen aan de brontaal worden opgenomen in het RFP-team om ervoor te zorgen dat alle vereisten en eventuele beperkingen in acht worden genomen.

Zodra je over het juiste team beschikt, is het tijd voor de volgende cruciale beslissing: hoe ga je jouw RFP publiceren en antwoorden verzamelen? Er bestaan verschillende opties, telkens met andere voor- en nadelen:

• RFP-automatiseringssoftware
  Grotere organisaties beschikken waarschijnlijk reeds over e-procurementsoftware voor het beheer van RFP's, wat de opstelling ervan vergemakkelijkt. Maar je moet er evenwel op letten dat systemen voor reverse auctioning een averechts effect kunnen hebben op de evaluatie van vertaaldiensten, want zij houden namelijk geen rekening met de variabelen die wij uiteenzetten in de prijsstellingssectie hieronder.

•  Enquêtetools op basis van de cloud 
   Als alternatief kun je een RFP ook publiceren met cloudgebaseerde enquêtetools. Het voordeel: jij houdt de controle over hoe de vragen beantwoord kunnen worden, omdat jij de velden definieert en verplichte input aangeeft. Andere voordelen zijn rapportagefuncties, gemakkelijk filteren en analyse van antwoorden. Houd er bij deze oplossing evenwel rekening mee dat je aan de vertaaldienstverleners ook een downloadbare versie van de RFP-vragen moet verstrekken, zodat zij hun antwoorden offline grondig kunnen voorbereiden. 

• Excel 
  Spreadsheets zijn heel toegankelijk en worden vaak gebruikt om antwoorden te verzamelen, omdat zij heel wat filter- en vergelijkopties bieden. Maar er is een nadeel: zij zijn niet erg gebruiksvriendelijk en dus lastig om in te vullen voor de dienstverleners! Cellen worden snel corrupt, werkbladen kunnen ontbreken, enz.

• PDF/Word 
  Heel wat bedrijven verstrekken RFP's in PDF-formaat en vragen vertaalproviders om hun antwoorden in Word te verstrekken. Dit bevordert open en inventieve antwoorden, maar deze methode is evenwel enkel haalbaar wanneer jij jouw RFP naar niet meer dan een handvol providers stuurt, want het neemt heel wat tijd in beslag om alle antwoorden afzonderlijk te analyseren en de resultaten te vergelijken.

Zet potentiële partners niet te veel onder druk – geef hen de tijd om jouw vragen zorgvuldig te beantwoorden! Je kunt het onderstaande voorbeeld beschouwen als een minimaal vereiste tijdlijn voor een reeds goed gepland RFP-proces, waarbij je de publicatie van een RFI als uitgangspunt gebruikt. (Maak je geen zorgen, we leggen RFI nog in detail uit!)

• Week 1: Publicatie van RFI 
• Week 2: Deadline voor antwoorden 
• Week 3: Analyse van RFI-antwoorden  
• Week 4: Publicatie van het RFP 
• Week 5: Deadline voor lokalisatiedienstverleners om vragen in te dienen 
• Week 6: Antwoorden op ingediende vragen
• Week 7: Deadline voor de verzending van voorstellen   
• Week 8: Analyse van voorstellen 
• Week 9: Uitnodiging voor de eindpresentatie 
• Week 10: Definitieve pitches en presentaties
• Week 11: Besluit

Sommigen beschouwen een RFI als een extra stap die gemakkelijk overgeslagen kan worden en vragen alle nodige informatie in het RFP. Hoewel dit misschien haalbaar is voor sommige kleinere projecten, zijn RFP's voor vertaling doorgaans complexer! Door alle vragen in het RFP te proppen, krijg je een onhandelbare situatie en die is noch voor jou noch voor de gecontacteerde dienstverleners ideaal.  

• De voornaamste voordelen van een RFI vooraf:
• Jouw RFP's zullen veel doelgerichter, treffender en beknopter zijn.
• Je hoeft geen irrelevante antwoorden op jouw RFP te verwerken.
• De antwoorden op jouw RFP zullen veel informatiever en beter vergelijkbaar zijn.
• Je bevordert relevante antwoorden van relevante dienstverleners.
• De kans is veel groter dat de gewenste dienstverleners zullen reageren.
• Indien gewenst, kun je met behulp van het RFI eerst een shortlist van vertaalproviders creëren.

Beschouw het RFI als een nog niet heel doelgerichte raadpleging die jou helpt om alle opties te ontdekken. Het zou dan ook een aantal algemene, open vragen moeten bevatten, maar overdrijf niet. Het doel is om informatie te verzamelen en potentiële providers vooraf te kwalificeren voor de volgende ronde! 

Als je te veel vragen stelt, zullen vertaalproviders niet enkel aarzelen om te antwoorden, maar besteed jij uiteindelijk ook veel tijd aan het analyseren van de vele antwoorden. Vergeet ook niet om wat achtergrondinformatie over jouw situatie en behoeften toe te voegen. Hierdoor vergroot je de kans dat je nuttige input ontvangt. 

Het juiste RFI biedt een algemeen overzicht van providersprofielen, zodat je een beter zicht krijgt op de markt en weet welke dienstverleners je moet selecteren met het oog op het toekomstige RFP.

Na de evaluatie van de RFI-antwoorden zou je in staat moeten zijn om vrij accuraat vast te stellen voor welke partner je wilt gaan en ook of je beter af bent met één enkele partner die fungeert als een nauwe verlenging van jouw business of dat je ook meervoudige partnerschappen wilt overwegen. Op dit punt moet je ook in staat zijn om andere essentiële vragen te beantwoorden:

• Is de fysieke locatie van de dienstverlener van belang voor jou? 
• Wat zijn jouw minimumvereisten op het gebied van succesvolle prestaties en aangetoonde ervaring? 
• Mogen jouw vertaalprojecten uitgevoerd worden door freelancers? 
• Haal jij voordeel uit providers van taaldiensten die gespecialiseerd zijn in één taal? Zij kunnen uitgebreide ervaring hebben in een specifieke taalstijl, terminologie en gebruik. 
• Is het vanwege het volume of de verwachte uitbreiding beter om te kiezen voor providers van meerdere taaldiensten die meerdere talen in één keer kunnen behandelen? Deze dienstverleners beschikken doorgaans over experts in een brede waaier aan talen en behandelen vertalingen van uiteenlopende omvang, doelstelling en focus.
• Of heb jij behoefte aan een internationale contentpartner die alles uit de kast haalt om jouw vertaalvereisten te vervullen? Dit is het geval als je niet enkel nauwgezette vertalingen nodig hebt, maar ook contentcreatie, geautomatiseerde workflows met de meest recente vertaaltechnologie, digitale content geoptimaliseerd voor SEO-doelstellingen, advies en consultancy.

Kortom: hoe groter jouw projecten zijn op het gebied van volume/complexiteit/aantal talen, des te groter is de kans dat je een internationale contentpartner met een allesomvattende aanpak nodig hebt.

Wat is het belangrijkste: geef een overzicht van het project – en achtergrondinformatie over jouw bedrijf. Dienstverleners moeten snel kunnen vaststellen of zij een goede match zijn en het dus de moeite waard is om een offerte in te dienen. Voeg gedetailleerde informatie toe waaruit blijkt waarom het RFP is opgesteld en wat jouw vertaalbehoeften zijn. Hier is een lijst van de meest cruciale punten: 

• Wie ben jij? Verstrek details over jouw organisatie, over jouw bedrijf en over de reden waarom jij vertaling/lokalisatie overweegt.  

• Hoe ziet jouw technologische opstelling eruit? 

• Met welke API's/integraties werk jij doorgaans en welke up- en downloadopties verkies jij?  

• Welke talencombinaties heb jij nodig (inclusief eventuele lokale taalvarianten)? 

• Wat is het verwachte volume en de verwachte frequentie van jouw vertaalverzoeken?  

• Wat zijn de belangrijkste algemene projectdoelstellingen? Wees zo specifiek mogelijk over jouw verwachtingen!

• Welk soort dienst heb jij nodig? (Machinevertaling, menselijke vertaling, lokalisatie, opnieuw creëren, enz.) 

• Wat is het onderwerp, formaat (bijv. xml, resx, srt, pdf, indd, docx, rtf, enz.) en type van jouw content?

• Wat moet er precies vertaald worden? Breng jouw potentiële toekomstige vertaalpartners op de hoogte van de aard van de content, de mate van lokalisatie die je beoogt, enz. 

• Wat zijn jouw prioriteiten? Verstrek een lijst van alle vereisten en rangschik deze op basis van belangrijkheid. Geef aan welke features een echte must zijn en welke gewoon een leuke extra zouden zijn. 

• Welke platforms en kanalen komen aan bod? 

• Zijn er standaardvereisten inzake de tekstlengte waar de prospects rekening mee moeten houden?

• Wat zijn jouw interne processen en vereisten?  

• Wat is jouw eerdere ervaring met vertalingen? Deel jouw eerdere ervaringen (goede en slechte), want zo geef je aan wat essentieel is voor een goede samenwerking met jou; dit stelt de dienstverleners in staat om een nuttig antwoord te geven op jouw RFP. 

• Wat ontbreekt er in jouw bestaande opstelling voor vertaaldiensten?  

• Wat zijn de belangrijkste kwesties en uitdagingen waarmee jij momenteel geconfronteerd wordt als het gaat om vertalingen?

Hoe meer informatie je deelt over jouw vereisten, des te beter kunnen de prospects hun voorstellen afstemmen op jouw specifieke situatie! 

Het is mogelijk dat sommige dienstverleners op basis van de bovenstaande informatie kunnen beslissen om niet deel te nemen aan het RFP omdat een aantal van jouw vereisten die een must vormen niet haalbaar zijn of eenvoudigweg geen deel uitmaken van diensten die zij aanbieden. In dit geval bespaar je zowel hen als jezelf tijd die anders gespendeerd zou worden aan enerzijds de opstelling en anderzijds de evaluatie van een nutteloos voorstel!

Het kan aanlokkelijk lijken om het RFP over te slaan, maar het is meer dan alleen een middel om jouw voorwaarden kenbaar te maken aan potentiële dienstverleners! Om ervoor te zorgen dat jouw vereisten zo goed mogelijk worden vervuld, moet jij ook de juiste informatie vragen. Laten we opnieuw met de basis beginnen: 

Bedrijfsgrootte en -structuur

Dit is voor jullie allebei belangrijk op het gebied van verloop van en aantal voltijdse werknemers, verdeeld per rol – want dit zijn sterke indicatoren van de hefboomkracht van de organisatie.  

Extra tip: vraag naar het verloopcijfer van hun belangrijkste werknemers en partners! Aangezien succesvolle partnerschappen met vertaalproviders vaak afhangen van persoonlijke relaties die in de loop der tijd met de voornaamste belanghebbenden opgebouwd zijn, is het handig om te weten of je zult kunnen rekenen op stabiele contacten. Want vergeet niet dat een laag werknemersverloop duidt op goed management, een succesvol bedrijf en een stabiele organisatie.

Bedrijfslocatie(s) 

De voornaamste locaties en plaatselijke kantoren van een vertaalprovider kunnen een indicatie geven van hun sterkten en zwakten wat betreft de talencombinaties die ze aanbieden. 

Bedrijfsmanagement en organogram 

Door inzicht te vergaren in de organisatie en werking van het bedrijf, kun jij je een idee vormen van de bedrijfscultuur en nagaan of dit een goede match is voor jouw organisatie.

Accountbeheerinformatie 

Vraag de providers van taaldiensten hoe hun accountbeheerstructuur er voor jou zal uitzien en wie jouw contactpersoon zal zijn. Het zou ideaal zijn om voor elk toekomstig projectlid nu al te vragen naar details over de expertise en ervaring, samen met de naam, functietitel en contactgegevens.

Klantreferenties en casestudy's 

Het vragen van klantreferenties is een van de beste manieren om inzicht te krijgen in de ervaring van de vertaalprovider met jouw specifieke business. Je kunt het best algemene vragen over hun grootste klanten stellen! Dit is in de eerste plaats een goede referentie van hun kwaliteit. Bovendien krijg je hierdoor een idee hoe je gezien zal worden: ben je eerder een te grote of te kleine klant voor hen, in vergelijking met hun huidige klantbasis?

Vraag gerust om specifieke informatie: vraag naar details over de vertaalde volumes, de talencombinaties en de verstrekte contentsoorten. Sluiten de antwoorden aan op jouw behoeften?

Extra tip: vraag naar casestudy's! Hieruit kun je opmaken of en hoe de potentiële dienstverleners proactief te werk gaan bij de implementatie van innovatieve oplossingen om de vertaalkwesties van hun klanten op te lossen. 

Kosten

De beste praktijk bestaat eigenlijk in een template die klaar is voor gebruik, die providers van taaldiensten gemakkelijk kunnen invullen en die zo gestructureerd is dat vergelijken achteraf kinderspel is. Vraag naar de prijzen van producten en diensten die het relevantst zijn voor jou en rangschik ze – hierbij gaat het doorgaans om de volgende punten:  

• Standaardvertaaltarief per woord/per uur (indien van toepassing, bijv. voor post-editing van machinevertaling)

• Mogelijke verschillende tarieven voor verschillende bron- en doeltalen 

• Kosten voor verdere verwerking, zoals DTP

• Mogelijke verborgen introductiekosten, bijv. voor implementatie/migratie

• Mogelijke bijkomende abonnementskosten, bijv. voor licenties

• Alle mogelijke kortingen (doorgaans voor matches uit het vertaalgeheugen en/of op basis van projectvolume), bijkomende kosten (bijv. voor spoedlevering) en minimumtarieven

Extra tip: vraag naar een voorbeeldofferte op basis van een typisch project om een idee te krijgen van de algemene prijsstelling. 

Vertaaltechnologie en -processen

Naast machinevertaling heb jij misschien nog meer geavanceerde technologische vereisten; voor de beste ondersteuning van het vertaalproces en gestroomlijnde workflows, die passen bij jouw technologische situatie, heb jij mogelijk het volgende nodig: 

• Vertaalbeheersysteem (TMS), met een duidelijke afstemming op hostingomgeving, verantwoordelijkheid en locatie

• Groeiende bibliotheken die elk project mogelijk omzetten in een basis voor toekomstige vertalingen/lokalisaties

• Duidelijke processen voor revisie en goedkeuring van termen voor glossaria 

• Contextuele revisies

• Revisie op basis van de cloud voor meerdere gebruikers 

• Documenten die zijn opgeslagen in de databank en te allen tijde kunnen worden opgevraagd

• Klantenportal met gespecificeerde features op basis van jouw behoeften

• Opties om vertalingen online aan te vragen en om projecten in realtime te volgen

• Optionele rechtstreekse communicatie met vertalers

• Bijkomende taaltechnologietools.

Kwaliteit

Natuurlijk kun je ervan uitgaan dat alle vertaalproviders zullen zeggen dat zij kwalitatief hoogstaande vertalingen verstrekken! Hoe kom je dan te weten wie daadwerkelijk de juiste match is voor jouw behoeften? Kwalitatief hoogstaande vertalingen gaan gepaard met degelijke processen, waarbij manuele en automatische kwaliteitborgingscontroles gecombineerd worden met uitstekend beheer van dienstverleners. Dit zijn de cruciale tips: 

• Stel specifieke vragen over erkende kwaliteitscertificaten zoals  ISO 17100 en ISO 18587 (vertaaldiensten/post-editing van machinevertalingen). 

• Vraag naar de resultaten van klanttevredenheidsenquêtes. 

• Vraag hoe non-conformiteiten worden bijgehouden en beheerd.

IT-infrastructuur, beveiliging en gegevensbescherming

Vertaalprocessen hebben doorgaans betrekking op uiterst vertrouwelijke informatie en content. Het is dan ook essentieel dat jouw provider van taaldiensten de volledige bescherming van jouw gegevens waarborgt. Vraag jouw potentiële partners naar hun veiligheidsmaatregelen om jouw informatie te beveiligen!

Capaciteit en beschikbaarheid 

Last but not least: let erop dat jouw toekomstige dienstverlener jouw vertaalvolumes aankan. Vraag naar de oplevertermijnen voor standaardprojecten. Het is mogelijk dat hun beschikbaarheid niet aansluit op jouw vereisten!

Hoe ga jij de voorstellen evalueren?

Tegen de tijd dat de voorstellen beginnen binnen te komen, moet reeds zijn vastgelegd welke persoon van het team deze gaat evalueren en hoe. Fundamentele vragen, zoals of de focus vooral op kwaliteit of kostenbesparing ligt, moeten vooraf worden besproken. Intussen moet jij in staat zijn om deze vereisten duidelijk te prioriteren met het oog op de beste evaluatie per project. 

Extra tip: een puntensysteem kan erg handig zijn om de voorstellen te evalueren. Zorg ervoor dat je reeds een lijst opgesteld hebt met de vereisten die de beste indicatoren zijn van indrukwekkende kandidaten: welke features zijn een must, welke zijn gewoon een leuke extra? Zo is het mogelijk dat je nu geen machinevertaling (MT) nodig hebt, maar toch graag die optie hebt in de toekomst.

Ga zorgvuldig na wat het beste is voor jou; niet elke must is van even groot belang voor jou dus daarom is een rangschikking handig! De feedback van de teams moet komen van diverse belanghebbenden binnen jouw organisatie die al dan niet rechtstreeks betrokken zijn. Een gezamenlijk besluit over het individuele belang van verschillende criteria zal uiteindelijk de rangschikking bepalen en duidelijk maken welk(e) voorstel(len) de beste match is (zijn).

Het resultaat is een shortlist van de meest veelbelovende kandidaten. Om hieruit te kiezen, is het belangrijk dat je rekening houdt met de volgende criteria:

• Was hun voorstel accuraat en op tijd? 
• Beschikken zij over vertaal- en contentervaring in jouw sector of vakgebied? 
• Zijn zij in staat om hun diensten op te schalen wanneer jouw bedrijf groeit?
• Hoelang zijn zij al actief?

Overweeg voor de uiteindelijke evaluatie van jouw toekomstige partner(s) ook om het volgende te vragen:

• Referenties van bestaande klanten van wie de bedrijfsbehoeften vergelijkbaar zijn met die van jou.
• Vertalingen van testcontent die jij verstrekt – gebruik voor een betere vergelijking identieke voorbeelden voor alle toekomstige partners die in aanmerking komen!
• Een RFQ.

Wat is een RFQ (Request for Quotation, verzoek tot offerte)?

Een RFQ is een document met een gedetailleerde voorstelling van de prijsstellingsopties voor een uiterst specifieke dienst of product. Hierbij vraag jij de dienstverleners om prijslijsten te verstrekken voor de prestaties die voorgesteld worden in het RFP. Het gaat dus om een bijkomende sourcingtool met focus op de financiële aspecten. Bij RFQ's draait alles om prijzen en kosten.

Implementatie en introductie 

Nadat alle evaluaties uitgevoerd zijn en het besluit over jouw toekomstige provider van taaldiensten genomen is, is het tijd voor implementatie en introductie. Het is belangrijk dat jij met jouw partner voor taaldiensten het volgende bespreekt en vooraf vastlegt: 

• Welke middelen worden vooraf van jou vereist?  
• Wie zorgt voor de technologische implementatie?  
• Welke training is vereist?  
• Hoelang verwacht jij dat de processen zullen duren?  
• Hoe selecteert de provider van taaldiensten de vertalers voor jouw project?

Voortdurende evaluatie

Als alles eenmaal geformaliseerd is en jouw nieuwe provider van taaldiensten van start is gegaan, is het belangrijk om de vooruitgang regelmatig te controleren. Vergelijk de rapporten over de prestatie van de provider van taaldiensten met de kritische prestatie-indicatoren (KPI's) die jullie overeengekomen zijn. Afhankelijk van de aard van het product en van jullie samenwerking kun je elke maand, elk kwartaal of minstens elk semester een evaluatieproces implementeren. Dit creëert namelijk mogelijkheden om feedback te delen en om plannen, doelstellingen en initiatieven voor de volgende periode te bespreken. 
 
Te controleren aspecten: 

• Vertaalkwaliteit (doorgaans vooral gemeten op basis van het aantal en de ernst van klachten)
• Tijdige levering (gemeten op basis van de afgesproken deadlines)
• Kwaliteit van de dienstverlening (klanttevredenheidsindicatoren)

Zelfs later in de toekomst, wanneer het project mogelijk ten einde loopt, is het nuttig om de algemene prestatie van het partnerschap te beoordelen! Aan de hand hiervan krijg jij een inzicht in wat goed ging, wat verbeterd kan worden en tot slot of jij jouw partnerschap met die provider van taaldiensten voort wilt zetten.