Din komplette trin for trin-guide til en succesfuld udbudsrunde for oversættelse

Ved at skrive akronymerne helt ud, får vi allerede et ret godt overblik over, hvad det drejer sig om:

• RFI: Request for Information (anmodning om information) 
  -> Identificer potentielle leverandører og deres løsninger

• RFP: Anmodning om bud
  -> Vurder buddene fra forhåndsudvalgte leverandører

• RFQ: Anmodning om tilbud  
  -> Sammenlign hver leverandørs priser for de forskellige krav

RFP står for "Request for Proposal", hvilket kan oversættes til "anmodning om bud", men på dansk kaldes RFP i daglig tale for "udbud" eller "udbudsrunde". En udbudsrunde er projektannoncering, der enten foregår offentligt eller kun for inviterede. Her beskriver jeres organisation et projekt med henblik på at indsamle bud fra leverandører, der mener at besidde de nødvendige kompetencer til at hjælpe jer med det givne projekt.

En udbudsrunde gør det muligt at sammenligne bud fra udvalgte leverandører. I kan bede dem om at demonstrere de løsninger, de foreslår, samt præsentere særlige produktegenskaber, så I kan finde den rette kandidat til jobbet.

Den bedste og mest fordelagtige måde at finde den rette oversættelsesleverandør til jeres virksomhed på er ved at afholde en udbudsrunde.

Det er altafgørende at afholde en velorganiseret udbudsrunde, inden jeres organisation punger et stort beløb ud eller indgår i et langvarigt samarbejde. Det er ikke kun vigtigt, når det drejer sig om at forbedre jeres resultater og øge jeres investeringsafkast, men det hjælper jer også med at forhindre potentielle tab!

Selvom der ikke hersker nogen tvivl om fordelene ved at afholde en udbudsrunde, kan det også være en både besværlig og tidskrævende proces. Derfor er det vigtigt, at: 

• identificere præcist de situationer, hvor denne investering er nødvendig.
• vide, hvordan I afholder en udbudsrunde på den mest effektive og fordelagtige måde.

Der findes mange scenarier, hvor en udbudsrunde for oversættelse kan være den rette tilgang:

• Hvis I ikke har etableret en centraliseret oversættelsesproces endnu (selvom I måske allerede har arbejdet med oversættelser i flere år). En centraliseret oversættelsesproces kan forbedre kvaliteten, effektiviteten, leveringen og overvågningen af oversættelsesleverandører. 
• Hvis I skal i gang med et stort projekt, der kræver en bestemt erfaring eller ekspertise.
• Hvis du ikke er tilfreds med din nuværende oversættelsesordning, der normalt skyldes et af følgende: 
  • Utilfredsstillende kvalitet i oversættelser
  • Dårlig service (kommunikation, leveringstider osv.)
  • Mangelfulde oversættelsesprocesser og -teknologier
  • Mangel på komplet servicepakke
  • Stigende oversættelsesomkostninger
  • Større mængder/flere sprog

Store virksomheder har oplevet på egen krop, hvordan en optimeret udbudsrunde ikke bare kan give et større investeringsafkast, men også strømline processen og bringe fordele til hele organisationen.

Hvordan har I tænkt jer at håndtere eventuelle spørgsmål fra leverandører? Har I et system til håndtering af spørgsmål med tydeligt definerede ansvarsområder? Har I planer om at håndtere spørgsmål via e-mail? Hvis ja, bør I overveje at opsætte en e-mailadresse eller oprette en særlig mappe til formålet. Og husk at sørge for, at alle relevante personer får adgang og ved, hvori deres individuelle ansvarsområder består.

Det er også vigtigt at bestemme på forhånd, om folk kun skal kunne deltage i udbudsrunden efter invitation, eller om alle kvalificerede leverandører skal kunne byde ind. Under alle omstændigheder kan det være en rigtig god idé med en deadline for alle svar.

Sidst, men ikke mindst: Som ved ethvert andet vigtigt projekt bør I udvælge et team, der skal stå for udbudsrunden – før processen sættes i gang. Teamets normale ansvarsområder vil være at: 

• evaluere bud.
• håndtere kontraktmæssige forhandlinger.
• være primær kontaktperson mellem sekundære interne interessenter og potentielle partnere.

Først og fremmest skal I beslutte, hvem der skal indgå i det team, der skal forberede og lede udbudsrunden for oversættelse. 

Indkøbsafdelingen

Indkøbsafdelingen kan virke som et åbenlyst svar, men de kan ikke klare det alene. Hvorfor? Fordi de højst sandsynligt ikke kommer til at interagere direkte med den fremtidige sprogleverandør og derfor ikke er bekendt med de præcise krav, deres kollegaer i sprogafdelingen har til den nye leverandør. Derudover er det naturligvis meget mere besværligt for en afdeling, der ikke besidder den nødvendige ekspertise, at vurdere kvaliteten af de forskellige bud.

Det er altså nødvendigt at involvere de afdelinger, der skal arbejde sammen med den fremtidige leverandør. De ledere, der har ansvaret for den strategiske planlægning af deres respektive afdelinger, har desuden til opgave at definere de ønskede arbejdsgange, de nødvendige integrationsniveauer, KPI'er ift. kvalitet og mængde osv. Dette omfatter normalt teamledere og mindst én medarbejder med en lederrolle. 

It- og teknologiafdelinger

Tekniske spørgsmål, f.eks. angående nødvendige muligheder for systemintegration, spiller også en vigtig rolle, når det kommer til moderne sprogservices. Derfor bør it-afdelingen have en obligatorisk plads ved bordet i udbudsprocessen. 

Hvis I skal have oversat hjemmesideindhold, er det nødvendigt at involvere it, f.eks. i forbindelse med automatisering af oversættelses-/lokaliseringsprocessen og alle relaterede systemkrav. De skal også evaluere og undgå risici. Det kan de eksempelvis gøre ved at vælge en oversættelseskonnektor, der er kompatibel med jeres hjemmesides CMS-system eller platforme til automatisering af markedsføring. Alt afhængig af jeres organisation findes denne rolle måske i jeres digitale team, udviklingsteamet eller delvist i marketingafdelingen, hvilket gør det endnu vigtigere at sikre it-afdelingens involvering i processen.

Marketingteamet

Når det kommer til indhold, bør marketingteamet være dem, I først tænker på, eftersom de kan hjælpe med en lang række discipliner – fra content marketing og virksomhedskommunikation til digital annoncering og kampagner på flere kanaler.

Omfatter jeres lokaliseringsbehov også indhold til de sociale medier, hvad end det er sporadisk eller med komplette kampagner? Hvis det er tilfældet, bliver I nødt til at involvere det specifikke team, der har ansvaret for netop dette. Lokalisering af indhold til sociale medier skal følge et sæt individuelle regler for hver kanal, der er defineret af de ansvarlige teams.

Andre indholdsinteressenter

Man kan hurtigt komme til at glemme at invitere alle indholdsinteressenter! Marketingteamet er uden tvivl den mest åbenlyse ressource, når det kommer til indholdsrelaterede spørgsmål. Men ved nærmere eftertanke er der formentligt også andre interessenter, der bør involveres: 

Er noget af det indhold, der skal oversættes og lokaliseres, HR-afdelingens ansvarsområde?  Bed ledende og operationelle interessenter fra afdelingen, om at være med i udbudsteamet. På den måde kan I sikre, at de også bliver tilgodeset, f.eks. hvad angår ordvalg, stil, timing, deadlines og fortrolighed. 

Er det også nødvendigt at involvere planlæggerne i event-teamet? Deres behov er meget specifikke, både hvad angår ordvalg og stil, men også når det kommer til lokalisering af visuelle elementer og korte deadlines/timing osv. Hvis møder og events afholdes på flere sprog, kan de også have avancerede krav til tolkeservices (på stedet eller via fjerntolkning).

Tekniske eksperter

Hvis det projekt, der skal lokaliseres, indeholder teknisk indhold, produktdokumentation, struktureret indhold (XML/DITA) eller andre dokumenter, der er typiske for brancher som eksempelvis fremstillingsindustrien, bør I involvere producenter, udviklere og/eller kollegaer, der kan håndtere disse tekniske dokumenter. Tekniske dokumenter stiller andre sproglige krav, f.eks. til ordlister og oversættelseshukommelser, og de kræver, at oversætteren har specifik viden om emnet.

Uanset din branche bør produktcheferne også tænkes ind i lokaliseringen. Deres videns- og kommunikationsbehov skal supplere marketingteamets ekspertise i planlægningen af udbudsrunden. 

Andre interessenter

Tommelfingerreglen er, at alle indholdsinteressenter, der kan bidrage til kildesproget i oversættelses- og lokaliseringsprocessen, skal inviteres med ved bordet, når der diskuteres udbudsrund. Årsagen er at sikre, at alle behov italesættes, og mulige begrænsninger respekteres.

Med de rigtige folk ombord er det tid til den næste afgørende beslutning: Hvordan vil du offentliggøre dit udbud og få buddene indsamlet? Der findes forskellige muligheder, der alle har sine fordele og ulemper:

• Software til automatisering af udbudsrunder
  Større organisationer har sikkert allerede adgang til udbudssoftware, der gør det nemmere at opsætte og håndtere udbudsrunder. Dog skal I være opmærksomme på, at omvendt auktionering kan virke mod hensigten, når det kommer til evaluering af oversættelsesservices, eftersom de ikke tager hensyn til de variabler, vi vil gennemgå i afsnittet om pris nedenfor.

• Cloud-baserede værktøjer til spørgeskemaundersøgelser
   Alternativt kan I offentliggøre en udbudsrunde med cloud-baserede værktøjer til at lave spørgeskemaundersøgelser. Fordelen: I bevarer kontrollen over, hvordan spørgsmålene kan besvares, ved at definere felter og angive obligatoriske svar. I kan også drage fordel af rapporteringsfunktioner, nem filtrering og analyse af svar. Vær opmærksom på, at I med denne løsning også bør give leverandørerne af oversættelsesservices muligheden for at downloade udbudsspørgsmålene, så de kan forberede deres svar grundigt offline. 

• Excel 
  Takket være deres tilgængelighed bruges regneark ofte til at indsamle svar. De giver mange muligheder for at filtrere og sammenligne. Men der er en ulempe: De er ikke særligt brugervenlige for leverandørerne at udfylde. Celler kan nemt blive ødelagt, regneark kan hurtigt forsvinde osv.

• PDF/Word 
  Mange virksomheder udarbejder udbudsspørgsmålene i PDF-format og beder oversættelsesleverandørerne om at levere deres svar i Word. Selvom dette muliggør åbne og opfindsomme svar, er denne metode kun anvendelig, hvis I ikke sender oversættelsesprojektet i udbud hos mere end en håndfuld leverandører, eftersom det er tidskrævende at analysere alle svar separat og sammenligne resultaterne.

Undlad at udsætte potentielle partnere for et alt for stort pres – giv dem tid til at besvare jeres spørgsmål med omhu. I kan se nedenstående tidsplan som et eksempel på, hvor lang tid der som minimum skal sættes af til en i forvejen grundig planlagt udbudsproces, der indledes med RFI, dvs. anmodning om information. Bare rolig, vi skal nok komme tilbage til processen for anmodning om information.

• Uge 1: Offentliggørelse af RFI (anmodning om information) 
• Uge 2: Deadline for svar 
• Uge 3: Analyse af svar fra RFI  
• Uge 4: Offentliggørelse af RFP (offentliggørelse af udbud) 
• Uge 5: Lokaliseringsleverandørernes deadline for at indsende spørgsmål 
• Uge 6: Svar på indsendte spørgsmål
• Uge 7: Deadline for indsendelse af bud  
• Uge 8: Analyse af bud 
• Uge 9: Invitation til endelig præsentation 
• Uge 10: Endelige oplæg og præsentationer
• Uge 11: Afgørelse

Nogle tror, at RFI blot er et ekstra trin, som nemt kan springes over, og derfor i stedet beder om al den nødvendige information i udbudsrunden. Selvom dette muligvis kan gå an i mindre projekter, er oversættelsesudbud ofte noget mere komplekse. Hvis I forsøger at presse alle spørgsmål ind i udbudsrunden, kan resultatet blive uoverskueligt og umuligt at håndtere, og det er hverken godt for jer eller de leverandører, I henvender jer til.  

• De største fordele ved en forudgående RFI:
• Jeres udbudsrunder bliver mere formålstjenlige og præcise.
• Du slipper for at bruge tid på irrelevante svar i udbudsrunden.
• Svarene i din udbudsrunde vil være meget mere informative og sammenlignelige.
• Du gør det nemmere for relevante leverandører at indsende relevante svar.
• Der er større sandsynlighed for, at de ønskede leverandører svarer.
• Hvis I vil, gør RFI-processen det muligt at lave en liste over favoritter.

I skal se RFI som en hjælp til at gennemse alle jeres muligheder. Af samme grund bør RFI kun indeholde få generiske og åbne spørgsmål – lad være med at overdrive. Målet er at indsamle information og forhåndsudvælge potentielle leverandører til den næste runde. 

Hvis I stiller for mange spørgsmål, vil oversættelsesleverandørerne formentligt være tilbageholdende med at svare. Og hvis de svarer, skal I bruge lang tid på at gennemgå de mange svar. Husk også at inkludere baggrundsinformation om jeres situation og jeres behov. På denne måde er der større sandsynlighed for, at I modtager brugbare input. 

En korrekt udført RFI giver et generelt overblik over leverandørprofiler, hvilket hjælper jer med blive bekendt med markedet og vælge de leverandører, som I ønsker, skal deltage i den kommende udbudsrunde.

Efter evalueringen af RFI-svarene bør I være i stand til ret præcist at definere, hvilken slags partner I leder efter, og hvorvidt I kan nøjes med én, der skal fungere som en forlængelse af jeres virksomhed, eller om I også ønsker at overveje flere partnerskaber. Andre vigtige spørgsmål, I nu bør kunne svare på:

• Er leverandørens fysiske placering vigtig for jer? 
• Hvad er jeres minimumskrav, hvad angår succesrate og dokumenteret erfaring? 
• Kan dine oversættelsesprojekter håndteres af freelancere? 
• Kan du nøjes med en leverandør, der kun specialiserer sig i ét sprog? De har ofte et stort kendskab til stil, terminologi og brug på det givne sprog. 
• Kræver mængden af tekst til oversættelse, at du benytter flere sprogleverandører, der håndterer flere sprog på én gang? Disse leverandører arbejder typisk sammen med eksperter indenfor mange forskellige sprog og kan håndtere oversættelser, der varierer i størrelse, formål og fokus.
• Eller har I brug for en global indholdspartner, der kan tilbyde mere end blot selve oversættelsen? Det kan eksempelvis være, at I udover præcise oversættelser også har brug for at få lavet nyt indhold, automatiserede arbejdsgange med den nyeste oversættelsesteknologi, digitalt indhold optimeret for SEO, vejledning og rådgivning.

Kort sagt: Jo større jeres projekter er, jo mere komplekse de er, og jo flere sprog de indeholder, desto mere sandsynligt er det, at I har brug for en global partner, der kan tilbyde en komplet tilgang.

Det vigtigste: Fremlæg en oversigt over projektet og baggrundsinformation om jeres virksomhed. Leverandørerne skal hurtigt kunne gennemskue, om de kunne være et godt match, så de ved, om det kan betale sig at indsende bud. Giv en detaljeret beskrivelse af, hvorfor I afholder denne udbudsrunde, og hvori jeres oversættelsesbehov består. Her er en liste med de vigtigste punkter: 

• Hvem er I? Fortæl om jeres organisation i detaljer, om jeres forretningstiltag, og hvorfor I overvejer at investere i oversættelse/lokalisering.  

• Hvordan ser jeres teknologiske opsætning ud? 

• Hvilke API'er/integrationer arbejder I normalt med, og hvordan foretrækker I at up- og downloade filer?  

• Hvilke sprogkombinationer har I brug for (herunder lokale sprogvarianter)? 

• Hvad er den forventede volumen og frekvens ift. oversættelsesanmodninger?  

• Hvad er projektets overordnede mål? Vær så specifik som muligt, når I beskriver jeres forventninger.

• Hvilken type service har I brug for? (Maskinoversættelse, menneskelig oversættelse, lokalisering, rekonstruktion osv.) 

• Kræver jeres indhold nogen særlig form for specialisering? Hvilken type og hvilket format er (f.eks. xml, resx, srt, pdf, indd, docx, rtf osv.)?

• Hvad er det præcist, I har brug for at få oversat? Informer jeres mulige fremtidige oversættelsespartner om jeres indhold, den ønskede grad af lokalisering osv. 

• Hvad er jeres prioriteter? Lav en liste over alle jeres krav og inddel dem efter, hvor vigtige de er. Angiv, hvilke funktioner der er absolut nødvendige, og hvilke der er nice-to-have. 

• Hvilke platforme og kanaler skal indholdet ud på? 

• Skal leverandørerne være opmærksomme på særlige krav angående tekstlængde?

• Hvad er jeres interne processer og behov?  

• Hvilke erfaringer har I med oversættelse? Ved at dele jeres erfaringer (både gode og dårlige) kan leverandørerne få indblik i, hvad der i jeres optik karakteriserer et godt samarbejde, og dermed indsende brugbare svar i forbindelse med jeres udbudsrunde. 

• Hvad mangler i jeres eksisterende opsætning af oversættelsesservices?  

• Hvad er de største problemer og udfordringer, som I står overfor lige nu, når det kommer til oversættelse?

Jo mere information I giver om jeres behov, desto bedre kan potentielle partnere skræddersy deres bud til jeres specifikke situation. 

Baseret på nogle af ovenstående oplysninger kan visse leverandører vælge ikke at deltage i udbudsrunden, hvis de kan se, at de ikke kan imødekomme jeres krav eller helt enkelt ikke tilbyder den service, I efterspørger. På den måde kan I spare både dem og jer selv tid på at indsende og, i jeres tilfælde, evaluere et formålsløst bud.

Selvom det kan være fristende at skyde genvej, så er formålet med udbudsrunder ikke kun at gøre potentielle leverandører bekendte med jeres forhold. For at kunne finde det bedste match, bliver I også nødt til at spørge efter de rette oplysninger. Lad os starte med det helt grundlæggende: 

Virksomhedens størrelse og struktur

Dette er interessant for jer både i forhold til udskiftning af personale og antal fuldtidsansatte medarbejdere, opdelt efter rolle, eftersom det er gode indikatorer på, hvor stærkt virksomheden står.  

Ekstra tip: Spørg ind til, hvor stor udskiftning der er blandt vigtige medarbejdere og partnere. Eftersom succesfulde partnerskaber med oversættelsesleverandører ofte afhænger af personlige relationer, der er opbygget over tid med vigtige interessenter, er det nyttigt at vide, om I kan forvente at arbejde sammen med stabile kontakter. Man skal huske på, at en lav udskiftning af medarbejdere er tegn på en god ledelse, en succesfuld forretning og en stabil organisation.

Virksomhedens lokalitet(er) 

En oversættelsesleverandørs primære lokalitet og lokale kontorer kan indikere deres styrker og svagheder, hvad angår tilbudte sprogkombinationer. 

Virksomhedens ledelses- og organisationsdiagram 

Hvis I forstår, hvordan virksomheden er organiseret, vil I hurtigt få en idé om virksomhedskulturen, og hvorvidt den vil være et godt match for jeres organisation.

Kundestyringsoplysninger 

Spørg sprogudbyderen, hvordan deres kundestyringsstruktur vil se ud for jer, og hvem der vil være jeres kontaktperson(er). Ideelt set kan I allerede begynde at spørge ind til de involveredes ekspertise og erfaring samt navn, jobtitel og kontaktoplysninger.

Kundereferencer og casestudier 

En af de bedste måder til at undersøge en sprogudbyders erfaring indenfor jeres specifikke branche på er ved at anmode om kundereferencer. Helt generelt kan det være en god idé at spørge dem, hvem deres største kunder er. For det første siger det noget om deres kvalitet. For det andet giver det jer en idé om, hvordan I vil blive set. Bliver I en alt for lille eller alt for stor kunde for dem, sammenlignet med deres nuværende kundebase?

Det er okay at være meget specifik i jeres henvendelse. Forhør dig om, hvor stor en volumen de har oversat, samt hvilke sprogkombinationer og hvilket eller hvilke indholdstyper de har arbejdet med. Matcher svarene jeres behov?

Ekstra tip: Spørg efter casestudier! De kan vise jer, hvorvidt de potentielle leverandører har været proaktive i implementeringen af innovative løsninger for at løse deres kunders problemer med oversættelser – og hvordan. 

Omkostninger

Den bedste praksis er at have en skabelon klar, som sprogudbyderne nemt kan udfylde, og som er struktureret på en måde, der gør det nemt at sammenligne. Bed om og sortér efter priserne på de produkter og services, der er mest relevante for jer, hvilket generelt vil omfatte alle eller nogle af nedenstående:  

• Standardpris for oversættelse pr. ord/time (plus pris for efterredigering af maskinoversættelse, hvis relevant)

• Eventuelle prisforskelle på forskellige kilde- og målsprog 

• Omkostninger i forbindelse med yderligere behandling, f.eks. DTP

• Eventuelle skjulte omkostninger i forbindelse med onboarding, f.eks. for implementering/migrering

• Eventuelle yderligere abonnementsomkostninger, f.eks. for licenser

• Enhver mulig rabat (typisk for hits fra oversættelseshukommelser og/eller baseret på projektvolumen), yderligere gebyrer (f.eks. for levering dagen efter) og minimumspriser.

Ekstra tip: Bed om et prøvetilbud baseret på et typisk projekt for at få en idé om deres samlede prissætning. 

Oversættelsesteknologier og -processer

Det kan være, at I har en række avancerede teknologikrav – udover maskinoversættelse. For at få den bedste støtte i løbet af oversættelsesprocessen og strømlinede arbejdsgange, der er kompatible med jeres teknologiske opsætning, vil I højst sandsynligt få brug for følgende: 

• Et system til håndtering af oversættelser (TMS = Translation Management System) med en klar tilpasning af hosting-miljø, ansvar og lokation

• Udvide biblioteker, der potentielt set kan forvandle ethvert projekt til en base for fremtidige oversættelser/lokaliseringer

• Tydelige procedurer for gennemgang og godkendelse af termer til ordlister 

• Gennemlæsninger med kontekst

• Cloud-baseret gennemlæsning for flere brugere 

• Opbevaring af dokumenter, der til enhver tid kan hentes frem

• Kundeportal med specificerede funktioner, der kan inkluderes i henhold til jeres behov

• Muligheder for at anmode om oversættelser online og holde øje med projekter i realtid

• Mulighed for direkte kommunikation med oversættere

• Yderligere sprogteknologiske værktøjer

Kvalitet

Enhver udbyder af oversættelse vil selvfølgelig påstå, at de leverer oversættelser i høj kvalitet. Så hvordan finder I ud af, hvem der passer bedst til jeres behov? Oversættelser i høj kvalitet kan kun opnås, hvis leverandøren har indført nogle fornuftige processer, hvor de kombinerer manuelle og automatiske kvalitetstjek og samtidig har et godt overblik over samt styr på deres lingvister. De vigtige tips er altså: 

• Stil specifikke spørgsmål om anerkendte kvalitetscertifikater såsom ISO 17100 og ISO 18587 (oversættelsesservices/efterredigering af maskinoversættelse). 

• Bed om resultater fra kundetilfredshedsundersøgelser. 

• Spørg, hvordan afvigelser overvåges og håndteres.

It-infrastruktur, sikkerhed og databeskyttelse

Oversættelsesprocesser involverer typisk yderst fortrolige oplysninger og indhold. Derfor er det vigtigt, at jeres udbyder af sprogservices kan garantere komplet beskyttelse af jeres data. Spørg ind til, hvilke sikkerhedsforanstaltninger jeres potentielle partnere har truffet for at beskytte jeres oplysninger bedst muligt!

Kapacitet og tilgængelighed 

Sidst, men ikke mindst, skal I sikre jer, at jeres fremtidige leverandør vil være i stand til at håndtere jeres oversættelsesvolumen. Spørg, hvor hurtigt de normalt kan levere et almindeligt projekt. Det er ikke sikkert, at deres tilgængelighed matcher jeres behov.

Hvordan vil I evaluere buddene?

Når de første bud begynder at rulle ind, skal I allerede have defineret, hvem i teamet der har ansvar for at evaluere dem – og hvordan. Fundamentale spørgsmål, f.eks. hvorvidt det primære fokus skal ligge på kvalitet eller besparelser, skal vare afklaret på forhånd. På nuværende tidspunkt bør der ikke herske nogen tvivl om prioriteterne, således at I kan vurdere de enkelte projekter bedst muligt. 

Ekstra tip: I kan sikkert komme langt med et pointbaseret system til at evaluere buddene. Sørg for, at I allerede har defineret en liste med krav, der skal fungere som indikator for, hvilke kandidater der er bedst: Hvilke funktioner er absolut nødvendige, og hvilke er nice-to-have? Det kan eksempelvis være, at I ikke har behov for maskinoversættelse (MT) lige nu, men alligevel foretrækker at have mulighed for at kunne benytte jer af det i fremtiden.

Overvej nøje, hvad der passer bedst til jer. Forskellige krav kan have forskellig betydning for jer. Af samme grund er det vigtigt at rangere buddene efter bedste match. I bør sørge for at indhente feedback fra forskellige interessenter i jeres organisation, hvad end de er direkte eller indirekte involverede. En fælles beslutning om vigtigheden af individuelle kriterier er med til at definere jeres rangerede liste, hvilket i sidste ende giver et bedre overblik over, hvilke(t) bud der bedst matcher jeres virksomheds behov.

Resultatet bør være en liste over de mest lovende kandidater. Når der skal vælges blandt disse, bør man have følgende kriterier for øje:

• Var deres bud præcist, og modtog I det til tiden? 
• Har de erfaring med oversættelse og indhold indenfor jeres branche/område? 
• Kan de skalere deres services, efterhånden som jeres virksomhed vokser?
• Hvor lang tid har de drevet deres virksomhed?

Hvis I ønsker at gå mere i dybden med evalueringen af jeres fremtidige partner(e), kan I også overveje at anmode om:

• Referencer fra eksisterende kunder, der arbejder indenfor samme branche som jer.
• Testoversættelser af indhold, I leverer, så I kan sende identiske tekster til alle potentielle leverandører og dermed bedre sammenligne resultatet.
• En RFQ (Request for Quotation), altså en anmodning om et tilbud.

Hvad er en RFQ (anmodning om tilbud)

En RFQ (anmodning om tilbud) er et dokument, der præcist beskriver forskellige priser for specifikke services eller produkter. I beder med andre ord leverandørerne om at sende priser på de services, der anmodes om. Det er altså et værktøj, der fokuserer på de økonomiske aspekter – anmodningen om tilbud handler udelukkende om priser og omkostninger.

Implementering og onboarding 

Når I har valgt jeres fremtidige udbyder af sprogservices, er det blevet tid til implementering og onboarding. Tag en snak med jeres nye udbyder af sprogservices for på forhånd at definere følgende: 

• Hvilke aktiver har de brug for fra jer, inden de kan gå i gang?  
• Hvem står for den teknologiske implementering?  
• Er der behov for oplæring?  
• Hvor lang tid kan I forvente, at processerne tager?  
• Hvordan vil udbyderen vælge de oversættere, der skal stå for jeres projekt?

Løbende evaluering

Når alting er blevet formaliseret, og jeres nye sprogpartner er kommet helt om bord, bør I regelmæssigt tjekke ind på processen. Sammenlign udbyderens resultater med de KPI'er, I blev enige om. Ved at implementere en evalueringsproces, der skal foregå hver måned, hvert kvartal eller som minimum hvert halve år (alt afhængig af karakteren af produktet og jeres samarbejde), har I mulighed for at dele feedback og diskutere planer, mål og initiativer for den næste periode. 
 
Områder, der skal tjekkes op på: 

• Kvaliteten af oversættelsen (måles som regel ud fra antallet og omfanget af klager)
• Levering til tiden (måles ud fra overholdelse af aftalte deadlines)
• Kvaliteten af deres service (måles ud fra indikatorer for kundetilfredshed)

Når projektet er slut, vil det give god mening at lave en grundig samlet vurdering af samarbejdet. Dette vil hjælpe jer med at forstå, hvad der gik godt, hvad der kan forbedres, og i sidste ende hvorvidt I kunne tænke jer at fortsætte samarbejdet med den givne sprogudbyder.