Ihr umfassender Leitfaden für die erfolgreiche Ausschreibung von Übersetzungsprojekten

Ausgeschrieben erschließt sich leichter, worum es geht:

• RFI: Request for Information (Anfrage) 
  -> Sondieren der Anbieter und ihrer Lösungen

• RFP: Request for Proposal (Ausschreibung)
  -> Auswerten der Angebote ausgewählter Anbieter

• RFQ: Request for Quote (Angebotsanfrage)  
  -> Vergleichen der Bedingungen und Kosten der Anbieter

Mit der Ausschreibung beschreibt Ihr Unternehmen für alle oder auch nur für bestimmte Anbieter ein Projekt und die Leistungen, für die Sie um Angebote bitten.

Die ausschreibende Seite kann dann die Angebote ausgewählter Anbieter vergleichen und sie bitten, ihre Lösungen samt relevanter USPs (Alleinstellungsmerkmale) zu präsentieren.

Richtig genutzt ist ein RFP für Übersetzungsprojekte das beste Standardverfahren, um den Dienstleister zu finden, der am besten zu Ihnen passt.

Ein gut strukturierter RFP-Prozess bietet sich bei allen größeren Ausgaben oder Investitionen in Ihrem Unternehmen an. Das optimiert nicht nur die Ergebnisse und maximiert die Rendite, sondern hilft auch, mögliche Verluste zu vermeiden!

Der Nutzen lohnt den Aufwand unbedingt – doch Planung und Durchführung der Ausschreibung können sich tatsächlich komplex, zeitaufwändig und Ressourcen-bindend gestalten. Daher sollten Sie wichtige Dinge immer vorab klären: 

• Welche Szenarien rechtfertigen diese Investition?
• Wie sieht ein RFP aus, das effizient funktioniert und den größten Nutzen bietet?

Es gibt einige Szenarien, in denen sich ein RFP für Übersetzungsprojekte empfiehlt:

• In Ihrem Unternehmen sind Qualität, Effizienz, Lieferzeiten und Kosten Ihrer Übersetzungs-Dienstleister noch nicht durch einen funktionierenden, zentralisierten Standardprozess optimiert (obwohl Sie vielleicht schon seit Jahren mit Übersetzungsprojekten arbeiten). 
• Es steht ein Großprojekt an, dessen Bearbeitung spezielle Erfahrung und Expertise voraussetzt.
• Sie sind mit dem Status quo Ihrer Übersetzungs-Managements unzufrieden. Gründe könnten sein: 
  • Unzureichende Qualität der Übersetzungen
  • Schlechte Service-Qualität (Kommunikation, Bearbeitungszeiten etc.)
  • Übersetzungsprozesse und Technologie mit Optimierungspotenzial
  • Unvollständiges Service-Angebot
  • Explodierende Übersetzungskosten
  • Wachsender Übersetzungsbedarf / weitere Sprachen

Großunternehmen wissen es aus eigener Erfahrung: Ein optimierter RFP-Prozess verbessert nicht nur den ROI, sondern strafft auch sämtliche Abläufe, was der gesamten Organisation nützt.

Wie werden Sie die eingehenden Fragen der Anbieter managen? Haben Sie dafür ein Verwaltungssystem mit klar geregelten Verantwortlichkeiten? Werden Sie per E-Mail antworten? Falls ja, richten Sie eine spezielle E-Mail-Adresse oder einen eigenen Mail-Ordner ein und gewähren Sie allen im RFP-Team Zugriff darauf. Außerdem ist wichtig, dass die Befugnisse und die Verantwortung für die Nachverfolgung und Nachbereitung klar geregelt sind.

Entscheiden Sie ferner bereits im Vorfeld, ob sich das RFP nur an bestimmte oder generell an alle qualifizierten Anbieter richten soll. Gerade für den letzteren Fall ist eine Frist für die Angebotsabgabe sinnvoll!

Und zu guter Letzt … Stellen Sie, wie bei jedem wichtigen Projekt, auch Ihr RFP-Team schon vor Beginn des Prozesses zusammen. Bestimmte Standard-Aufgaben gilt es immer zu verteilen: 

• Das Auswerten der Angebote
• Das Verhandeln
• Das Vermitteln zwischen weiteren internen Interessenvertretern und möglichen Partnern

Entscheiden Sie zuallererst, wer alles die Ausschreibung mit vorbereiten und durchführen soll. 

Beschaffung

Die Beschaffungsabteilung ist natürlich dabei – aber nicht alleine. Warum? Es handelt sich hier im Allgemeinen nicht um das Team, das direkt mit dem Sprachdienstleister zusammenarbeiten wird. So kann die Beschaffung gar nicht die Ansprüche der betroffenen Kollegen bis ins letzte Detail kennen. Und natürlich gestaltet sich auch die Beurteilung der Angebotsqualität ohne die fachspezifische Expertise schwierig.

Deshalb führt kein Weg daran vorbei, die betroffenen Teams mit einzubinden. Manager, die für die strategische Planung der betroffenen Abteilungen verantwortlich sind, müssen außerdem die gewünschten Workflows und Integrationen sowie die KPIs für Qualität, Quantität usw. definieren. Dazu zählen normalerweise die Teamleiter und mindestens ein Mitglied einer höheren Führungsebene. 

IT- und Tech-Teams

Auch technische Fragen wie beispielsweise notwendige System-Integrationen sind fester Bestandteil moderner Sprachdienstleistungen. Daher muss auch die IT-Abteilung im RFP-Team vertreten sein. 

Wenn Website-Content übersetzt werden soll, ist die Beteiligung der IT besonders wichtig: Es geht dann um die Automatisierung der Übersetzungs- und Lokalisierungsprozesse und die Frage, welche Systemanforderungen vorausgesetzt werden. Außerdem bewertet und vermeidet die IT mögliche Risiken; zum Beispiel sorgt sie für die Auswahl von Übersetzungs-Konnektoren, die mit den Plattformen Ihres Website-CMS oder Ihrer Marketing-Automatisierung kompatibel sind. Je nach Unternehmen wird diese Rolle vom Digital- oder Entwicklungsteam, oder zum Teil auch vom Marketing, übernommen. Gerade deswegen ist die Beteiligung der IT besonders wichtig.

Marketing-Team

Wer sollte für die inhaltliche Seite dabei sein? Als „Herrscher“ über den Content steht hier das Marketing-Team an erster Stelle. Es liefert Inhalte für verschiedene Bereiche, vom Content Marketing und der Unternehmenskommunikation über digitales Marketing bis hin zu Multichannel-Kampagnen.

Möchten Sie auch Ihren Social-Media-Content lokalisieren, sporadisch oder in Form ganzer Kampagnen? Dann ist nicht nur die Marketing-Abteilung im Allgemeinen gefragt, sondern auch das Social-Media-Team im Speziellen. Bei der Lokalisierung von Social-Media-Content hat jeder Channel seine eigenen Regeln. Expert:innen kennen sich hier am besten aus.

Weitere Content-Verantwortliche

Vergessen Sie auch andere Content-Stakeholder nicht, deren Rolle nicht gleich ins Auge fällt! Natürlich ist das Marketing die erste Adresse für Content-bezogene Fragen. Aber bei näherem Hinsehen gibt es noch mehr Ansprechpartner: 

Haben Teile der zu übersetzenden Inhalte Bezug zum Personalmanagement?  Dann laden Sie auch von dort Mitarbeiter und Führungskräfte ein – damit deren besondere Anforderungen einfließen können, zum Beispiel was Wortwahl, Stil, Timing, Fristen und Vertraulichkeit angeht. 

Was ist mit Event Planning? Dessen Ansprüche sind ebenfalls ganz speziell – nicht nur in Sachen Wortwahl und Stil, sondern auch bei der Lokalisierung von visuellem Content sowie der Einhaltung enger Fristen usw. Gerade bei mehrsprachigen Konferenzen und Veranstaltungen steigen die Anforderungen, zum Beispiel an Dolmetscher-Dienstleistungen (vor Ort oder remote).

Technische Experten

Geht es um die Lokalisierung technischer Inhalte – zum Beispiel Produktdokumentation, Structured Content (XML/DITA) oder andere branchenspezifische Unterlagen für die Fertigung – gehören Hersteller, Entwickler und/oder technische Redakteure mit ins Team! Deren Sprache hat ihre ganz eigenen Ansprüche, gerade im Hinblick auf Glossare und Translation Memories, und die Übersetzung setzt umfangreiche Kenntnisse im jeweiligen Fachgebiet voraus.

Unabhängig von Ihrer Branche: Auch Produktmanager sind Ansprechpartner im Lokalisierungsprozess! Deren Wissen und Kommunikationsanforderungen müssen die Marketing-Expertise ergänzen. 

Weitere Ansprechpartner

Grundsätzlich gilt: Wenn es um Übersetzungen und Lokalisierungen geht, sollten sämtliche Verantwortliche am RFP-Tisch sitzen, die zu den Ausgangstexten beitragen – damit alle spezifischen Anforderungen und möglichen Einschränkungen einfließen.

Sie haben Ihr Team zusammengestellt. Jetzt steht die nächste wichtige Entscheidung an: Wie veröffentlichen Sie Ihr RFP und in welcher Form sammeln Sie die Antworten? Es gibt verschiedene Optionen, die alle ihre Vor- und Nachteile haben:

• RFP-Automatisierungssoftware
  Als größeres Unternehmen könnten Sie bereits über eine E-Procurement-Software verfügen, um Ausschreibungen zu managen, was das Set-up natürlich erleichtert. Beachten Sie jedoch, dass Reverse-Auctioning-Systeme bei der Bewertung von Übersetzungs-Dienstleistungen gegebenenfalls kontraproduktiv sind, denn sie berücksichtigen die Faktoren nicht, die unten im Abschnitt zu den Preisen aufgeführt sind.

• Cloud-basierte Umfragetools
   Alternativ können Sie ein RFP auch über Cloud-basierte Umfrage-Tools veröffentlichen. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Sie haben die Kontrolle darüber, wie Fragen beantwortet werden können, indem Sie die Felder definieren. Sie bestimmen auch, welche Eingaben obligatorisch sind. Dabei profitieren Sie auch von Reporting-Funktionen, unkomplizierten Filtern und einer Analyse der Antworten. Denken Sie nur bitte daran, den Übersetzungs-Dienstleistern die Möglichkeit zu geben, sich die Fragen herunterzuladen, damit sie ihre Antworten offline sorgfältig vorbereiten können. 

• Excel 
  Tabellen-Formate sind eine besonders beliebte Methode, um Antworten zu sammeln – dank der unzähligen Optionen, die Antworten zu filtern und zu vergleichen. Der Nachteil: Für die Anbieter ist diese Methode alles andere als benutzerfreundlich, wenn es ums Ausfüllen geht. Zellen sind schnell einmal fehlerhaft, Arbeitsblätter werden übersehen und vieles mehr.

• PDF/Word 
  Viele Unternehmen veröffentlichen ihre Ausschreibungen auch als PDF und bitten dann um Antworten per Word-Dokument. Offene und detaillierte Auskünfte sind damit leicht möglich. Allerdings funktioniert diese Methode nur, wenn Ihr RFP an nicht mehr als eine Handvoll Anbieter geht. Außerdem ist die Analyse der Antworten und der Vergleich der Ergebnisse sehr zeitaufwändig.

Setzen Sie mögliche Partner nicht zu sehr unter Druck. Geben Sie ihnen ausreichend Zeit, Ihre Fragen sorgfältig zu beantworten. Das folgende Beispiel versteht sich als Mindestzeitplan für einen bereits gut durchdachten RFP-Prozess. Startpunkt ist die Veröffentlichung des RFI. (Wir gehen später detailliert auf RFIs ein.)

• Woche 1: Veröffentlichung des RFI 
• Woche 2: Antwortfrist 
• Woche 3: Auswertung der Antworten auf das RFI  
• Woche 4: Veröffentlichung des RFP 
• Woche 5: Frist für Fragen der Lokalisierungs-Dienstleister 
• Woche 6: Beantwortung eingereichter Fragen
• Woche 7: Angebotsfrist  
• Woche 8: Analyse der Angebote 
• Woche 9: Einladung zur abschließenden Präsentation 
• Woche 10: Abschließende Pitches und Präsentationen
• Woche 11: Entscheidung

Viele sehen im RFI einen Schritt, der sich auch überspringen ließe, indem man alle benötigten Informationen direkt in der eigentlichen Ausschreibung abfragt. Für kleinere Projekte kann das zutreffen – aber Übersetzungs-RFPs sind im Allgemeinen komplexer! Wenn Sie alle Fragen ausschließlich in das RFP packen, entsteht schnell ein unübersichtliches Konstrukt, das niemandem nützt − weder Ihnen noch den angesprochenen Anbietern.  

• Ein vorgeschalteter RFI bietet gleich mehrere Vorteile:
• Das anschließende RFP ist wesentlich zielgerichteter und übersichtlicher.
• Sie bekommen keine irrelevanten Angebote auf Ihr RFP.
• Die Angebote fallen wesentlich informativer aus und lassen sich besser vergleichen.
• Sie bekommen die richtigen Angebote von den richtigen Anbietern.
• Es wird wesentlich wahrscheinlicher, dass die angesprochenen Anbieter auch antworten.
• Sofern gewünscht, können Sie mit Hilfe des RFI im Vorfeld eine Liste in Frage kommender Anbieter erstellen.

Stellen Sie sich RFIs als eine Art Vorsondierung vor, mit der Sie Ihre Optionen ausloten. Er sollte daher einige allgemeinere, offene Fragen umfassen – nur übertreiben Sie es nicht. Ziel ist es, Informationen einzuholen, damit Sie nur die interessanten Anbieter in die nächste Runde schicken! 

Wenn Sie dabei zu viele Fragen stellen, riskieren Sie nicht nur, keine oder nur wenige Antworten von Übersetzungs-Dienstleistern zu erhalten, sondern müssen auch zu viel Zeit für das Einordnen der Antworten einplanen. Vergessen Sie auch nicht die notwendigen Informationen über Ihr Projekt und Ihren genauen Bedarf! So tragen Sie Ihren Teil zu zielgerichteten Antworten bei. 

Richtig aufgestellt, verschafft Ihnen der RFI einen guten Überblick über den Markt und die verschiedenen Anbieter-Profile – eine große Hilfe, wenn es darum geht, die richtigen Adressaten für Ihre Ausschreibung zu finden.

Nach der Auswertung der Antworten auf Ihre Ausschreibung sollten Sie schon genau benennen können, was konkret Sie von Ihrem neuen Partner erwarten – und ob Sie einen Groß-Dienstleister bevorzugen, der quasi zu Ihrem verlängerten Arm werden kann, oder ob Sie auf mehrere Partner setzen wollen. Auch auf die folgenden wichtigen Fragen sollten Sie jetzt eine Antwort haben:

• Ist der physische Standort des Partners für Sie relevant? 
• Welche Mindestanforderungen stellen Sie an Erfolgsbilanzen und nachweisbare Erfahrung? 
• Eignen sich Ihre Übersetzungsprojekte für Freiberufler:innen? 
• Wären auf eine Sprache spezialisierte Anbieter für Sie sinnvoll? Diese sind für die jeweilige Zielsprache meist besonders qualifiziert, wenn es um Stil, Terminologie und natürlichen Gebrauch geht. 
• Rechnen Sie mit hohen Volumina, die eher für multilinguale Dienstleister sprechen, die mehrere Sprachen gleichzeitig abdecken? Normalerweise arbeiten diese Anbieter mit Experten für unterschiedlichste Sprachen zusammen und sind in der Lage, Übersetzungen unabhängig von Größe, Zweck und Thema zu liefern.
• Oder brauchen Sie einen weltweit agierenden Content-Partner, der nicht nur die Übersetzung für Sie übernimmt? Das ist der Fall, wenn es Ihnen um mehr geht – etwa Content-Erstellung, automatisierte Workflows, neueste, effektivste Übersetzungs-Technologien, SEO-optimierten Content und qualifizierte Beratung.

Kurz gesagt: Je größer und komplexer Ihre Projekte sind und in je mehr Sprachen sie übersetzt werden, desto sinnvoller ist ein globaler Content-Partner mit einem Serviceangebot von A bis Z.

Das Wichtigste: Liefern Sie einen Überblick über das Projekt – und über Ihr Unternehmen. Die Anbieter sollten schnell erkennen können, ob sie für dieses Projekt die Richtigen sein könnten und sich das Erstellen eines Angebots lohnt. Sagen Sie genau, warum Sie diese Ausschreibung machen und welche Ansprüche Sie an die Übersetzungen stellen. Hier eine Liste der wichtigsten Punkte: 

• Wer sind Sie? Liefern Sie Details zu Ihrem Unternehmen, Ihren Geschäftsfeldern und warum Sie eine Übersetzungs- bzw. Lokalisierungs-Dienstleistung benötigen.  

• Wie sind Sie technologisch aufgestellt? 

• Mit welchen APIs und Integrationen arbeiten Sie normalerweise, welche Up- und Download-Optionen bevorzugen Sie?  

• Welche Sprachkombinationen benötigen Sie (inklusive lokaler Sprachvarianten)? 

• Welche Volumina erwarten Sie und wie häufig werden die Anfragen sein?  

• Worum geht es bei den Projekten grundsätzlich? Definieren Sie Ihre Erwartungen so genau wie möglich.

• Welche Service-Leistungen benötigen Sie? (Maschinelle Übersetzung, Humanübersetzung, Lokalisierung, Transkreation usw.) 

• Um welche Fachgebiete und Formate (z. B. xml, resx, srt, pdf, indd, docx, rtf usw.), um welchen Content-Typ geht es?

• Was genau soll übersetzt werden? Erzählen Sie mehr über die Art der Inhalte, den gewünschten Lokalisierungsgrad usw.  

• Wo liegen Ihre Prioritäten? Listen Sie alle Anforderungen auf, sortiert nach Wichtigkeit. Klären Sie, was für Sie unverzichtbar ist und was eher ein sinnvoller Bonus. 

• Welche Plattformen und Kanäle sollen bedient werden? 

• Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Textlänge?

• Wie sehen Ihre internen Prozesse und Anforderungen aus?  

• Wie erging es Ihnen bisher mit Übersetzungsprojekten? Ihre (positiven und negativen!) Erfahrungen verdeutlichen, worauf es für eine gute Zusammenarbeit mit Ihnen ankommt. So können die Anbieter zielgerichteter auf Ihre Ausschreibung antworten. 

• Was möchten Sie gegenüber Ihren aktuellen Übersetzungs-Dienstleistungen verbessern?  

• Was sind derzeit Ihre größten Herausforderungen und Probleme, wenn es um Übersetzungen geht?

Je genauer das Anforderungsprofil, desto besser können die Anbieter ihr Angebot an Ihre spezifische Bedingungen anpassen. 

Diese Informationen können auch dazu führen, dass manche Anbieter einmal kein Angebot abgeben; möglicherweise erfüllen sie unverzichtbare Anforderungen nicht oder bieten bestimmte Dienste nicht an. In diesem Fall sparen Sie allen Seiten viel Zeit, weil ein am Ende ungeeignetes Angebot weder erstellt noch ausgewertet werden muss.

Auch wenn es verlockend scheint: Eine Ausschreibung ist nicht nur dazu da, möglichen Anbietern Ihre Bedingungen mitzuteilen! Damit Sie wirklich genau den oder die Richtigen finden, müssen Sie auch die richtigen Fragen stellen. Fangen wir mit den Eckdaten an: 

Größe und Struktur des Unternehmens

Besonders Umsatz und Anzahl der Vollzeit-Mitarbeiter:innen pro Aufgabenbereich sind als wichtiger Indikator für die Leistungsfähigkeit interessant.  

Extratipp: Fragen Sie nach der Fluktuationsrate unter Mitarbeitern und Partnern! Der Erfolg einer Partnerschaft mit Übersetzungs-Dienstleistern hängt oft auch von langfristigen persönlichen Beziehungen ab. Es hilft also, besser einschätzen zu können, ob Sie sich auf gleichbleibende Ansprechpartner einstellen können. Außerdem weist eine niedrige Mitarbeiterfluktuation auf ein gutes Management, eine erfolgreiche Geschäftsführung und eine stabile Organisation hin.

Unternehmensstandort(e) 

Hauptstandorte und lokale Niederlassungen eines Übersetzungs-Dienstleisters lassen Rückschlüsse auf Stärken und Schwächen hinsichtlich der angebotenen Sprachkombinationen zu. 

Management und Organigramm 

Informationen zur Unternehmensorganisation und -führung geben einen Einblick in die Unternehmenskultur, damit Sie besser entscheiden können, ob diese zu Ihrem Unternehmen passen wird.

Angaben zum Account Management 

Fragen Sie die Sprachdienstleister nach deren jeweiliger Organisation des Kunden-Managements und nach Ihren geplanten Ansprechpartnern. Im besten Fall können Sie an dieser Stelle bereits Details zur Erfahrung und Expertise der vorgesehenen Kontakte erfragen, samt Name, Stellenbezeichnung und Kontakt-Details.

Kunden-Referenzen und Fallstudien 

Um mehr über die spezifische Erfahrung eines Übersetzungs-Dienstleisters in Ihrem Geschäftsfeld zu wissen, bitten Sie um Kundenreferenzen –  und fragen Sie am besten auch generell nach den jeweiligen Hauptkunden! So bekommen Sie eine Idee von den Qualitätsmaßstäben – und einen Eindruck davon, wie sich Ihr Unternehmen hier einordnen würde: Ist Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen Kunden vielleicht zu groß oder zu klein?

Trauen Sie sich, detaillierte Fragen zu stellen! Bitten Sie um Einzelheiten zu übersetzten Volumina, zu den bearbeiteten Sprachkombinationen und Textsorten. Passen die Antworten zu Ihren Anforderungen?

Extratipp: Bitten Sie um Fallstudien! Fallstudien zeigen, ob und wie mögliche Anbieter proaktiv innovative Lösungen einsetzen, um ihre Kunden bei allen Übersetzungs-Anliegen zu unterstützen. 

Kosten

Es empfiehlt sich, eine strukturierte Vorlage zu erstellen, die die Sprachdienstleister einfach nur noch ausfüllen müssen. Das erleichtert Ihnen anschließend auch den Vergleich. Fragen Sie gezielt die Preise für Produkte und Leistungen ab, die für Sie besonders wichtig sind, und sortieren Sie sie nach Priorität. Hier einige Vorschläge:  

• Preis für Standard-Übersetzungen, pro Wort oder gegebenenfalls pro Stunde (zum Beispiel beim Post-Editing maschineller Übersetzungen)

• Eventuell unterschiedliche Raten für verschiedene Ausgangs- und Zielsprachen 

• Preise für weiterführende Bearbeitung, zum Beispiel DTP-Service

• Mögliche versteckte Onboarding-Kosten, zum Beispiel für Implementierung oder Migration

• Mögliche weitere Abokosten, zum Beispiel für Lizenzen

• Preisnachlässe (etwa für Translation-Memory-Treffer und/oder hohe Auftrags-Volumina), Zusatzkosten (zum Beispiel für Expresslieferungen über Nacht) und Mindestbestellmengen

Extratipp: Bitten Sie um ein Beispiel-Angebot für ein typisches Projekt, um ein Gefühl für die Preisgestaltung zu bekommen! 

Übersetzungstechnologie und -prozesse

Möglicherweise brauchen Sie moderne Technologie, die mehr bietet als maschinelle Übersetzung; für optimale Übersetzungsprozesse und Workflows könnte dazu Folgendes gehören: 

• Übersetzungsmanagement-Systeme (TMS) mit klar definierten Parametern wie Hosting-Umgebung, Verantwortlichkeiten und Standorte

• Wachsende Bibliotheken, mit denen jedes Projekt als Grundlage künftiger Übersetzungen und Lokalisierungen dienen kann

• Klare Prüf- und Freigabeprozesse für Ihre Glossare 

• Überprüfung im Kontext

• Cloud-basiertes Bearbeiten im Team 

• Eine Dokumenten-Ablagestruktur für jederzeitigen Abruf

• Kundenportal mit speziellen, bedarfsgerechten Funktionen

• Möglichkeit, Übersetzungen online anzufordern und Projekte in Echtzeit zu verfolgen

• Optional: direkte Kommunikation mit den Übersetzer:innen

• Weitere Sprachtechnologien

Qualität

Natürlich behaupten alle Übersetzungs-Dienstleiter, die beste Qualität zu liefern. Wie erkennen Sie also den Partner, der wirklich zu Ihnen passt? Die Qualität von Übersetzungen ist eine Frage verlässlicher Prozesse. Was zählt, ist eine Kombination aus manuellen und automatischen Qualitätsprüfungen – sowie ein hervorragendes Lieferanten-Management. Besonders wichtig dabei: 

• Fragen Sie gezielt nach offiziellen Qualitäts-Zertifizierungen wie ISO 17100 und ISO 18587 (Übersetzungs-Dienstleistungen / Posteditieren maschineller Übersetzungen). 

• Bitten Sie um Umfrage-Ergebnisse zur Kundenzufriedenheit. 

• Erkundigen Sie sich nach dem Umgang mit Nichtkonformitäten.

IT-Infrastruktur, Sicherheit und Datenschutz

Im Übersetzungsprozess sind hochvertrauliche Informationen und Inhalte keine Seltenheit. Ihr Sprachdienstleister muss den vollständigen Schutz Ihrer Daten garantieren können. Bitten Sie mögliche Partner um Details, wie sie Ihre Daten schützen werden.

Kapazität und Verfügbarkeit 

Nicht zuletzt sollten sie natürlich sicherstellen, dass Ihr zukünftiger Anbieter tatsächlich die Kapazitäten für Ihre Übersetzungs-Volumina hat. Fragen Sie nach typischen Bearbeitungszeiten für entsprechende Projekte: Liegen sie in dem Rahmen, den Sie brauchen?

Wie werten Sie die Angebote am effektivsten aus?

Wenn die ersten Angebote eingehen, sollte schon klar sein, wer aus dem Team die Auswertung übernimmt – und wie. Grundlegende Fragen gehören im Vorfeld geklärt – etwa die Gewichtung der Qualität im Vergleich zu den Kosten. Wenn es jetzt um die optimale Auswertung geht, sollten die Erwartungen also bereits klar priorisiert sein. 

Extratipp: Ein Punktesystem hilft bei der Auswertung. Erstellen Sie eine Liste der Anforderungen, anhand derer Sie die vielversprechendsten Kandidaten schnell erkennen: Was ist Must-have, was eine nette Ergänzung? Ein Beispiel: Vielleicht brauchen Sie derzeit noch keine maschinelle Übersetzung (MÜ), würden sich diese Option aber gerne für die Zukunft sichern.

Denken Sie sorgfältig darüber nach, was für Sie am besten passt: Auch bei den Must-haves kann es unterschiedliche Prioritäten geben, die Sie unterschiedlich bewerten können. Feedback hierzu sollte von verschiedenen Stakeholdern in Ihrem Unternehmen kommen, die direkt oder indirekt involviert sind. Eine gemeinsame Entscheidung über die Gewichtung der verschiedenen Kriterien führt zu einem Ranking − das verdeutlicht, welche Angebote am besten zu Ihren Anforderungen passen.

Die vielversprechendsten Kandidaten kommen dann in die engere Wahl. Beachten Sie dabei auch Kriterien wie:

• Wurde das Angebot rechtzeitig eingereicht und präzise erstellt? 
• Hat der Anbieter Übersetzungs- und Content-Erfahrung in Ihrer Branche, Ihrem Fachgebiet? 
• Kann er mithalten, wenn Ihr Unternehmen wächst?
• Wie lange ist der Anbieter bereits auf dem Markt?

Konsultieren Sie vor der endgültigen Entscheidung über Ihre zukünftigen Partner gegebenenfalls noch Folgendes:

• Referenzen bestehender Kunden, mit ähnlichen Anforderungen wie Sie
• Probeübersetzungen von Texten, die Sie bereitstellen (zum besseren Vergleich wählen Sie identische Texte für alle in Frage kommenden Partner aus!)
• Ein RFQ

Was genau ist ein RFQ („Request for Quotation“)?

Mit einem RFQ können Sie detaillierte Preisoptionen für genau definierte Leistungen erfragen – also eine exakte Preisliste für die in der Ausschreibung genannten Anforderungen. Dieses Tool zur Unterstützung der Beschaffung konzentriert sich auf die finanziellen Aspekte. Bei RFQs geht es ausschließlich um Preise und Kosten.

Implementierung und Onboarding 

Nach erfolgreicher Auswertung und der Entscheidung für Ihren neuen Partner geht es endlich an Implementierung und Onboarding. Besprechen Sie mit Ihrem neuen Sprachdienstleister folgende Punkte: 

• Welche Ressourcen müssen Sie im Vorhinein bereitstellen?  
• Wer sorgt für die technologische Implementierung?  
• Welche Schulungen sind erforderlich?  
• Wie lange werden diese Prozesse voraussichtlich dauern?  
• Wie wählt der Sprachdienstleister die für Ihr Projekt verantwortlichen Übersetzer:innen aus?

Laufende Evaluierung

Auch wenn alles festgelegt und verabredet und der neue Sprachdienstleister etabliert ist, sollten die Fortschritte regelmäßig überprüft werden. Gleichen Sie die Performance-Berichte des Dienstleisters mit den vereinbarten KPIs ab. Ein monatlicher, vierteljährlicher oder zumindest halbjährlicher Bewertungsprozess (je nach Art des Projekts oder der Zusammenarbeit) ist eine gute Möglichkeit, Feedback auszutauschen und über Pläne, Ziele und Initiativen für das nächste Intervall zu sprechen. 
 
Überprüfen Sie vor allem Folgendes: 

• Übersetzungsqualität (wird üblicherweise anhand der Anzahl und Schwere etwaiger Beschwerden ermittelt)
• Pünktliche Lieferung (gemessen an vereinbarten Fristen)
• Servicequalität (Kundenzufriedenheits-Indikatoren)

Auch wenn das Projekt irgendwann beendet sein sollte, lohnt es sich, die Leistungsfähigkeit dieser Partnerschaft gründlich zu beurteilen. So erkennen Sie, was gut lief und was verbessert werden könnte und ob Sie die Zusammenarbeit mit diesem Sprachdienstleister fortsetzen möchten.