Varför lokalisera HR-kommunikation?

För några år sedan handlade fjärrkommunikation om ett meningsutbyte mellan två personer som arbetade för samma företag, men på olika kontor. Idag omfattar begreppet även kommunikation mellan distansarbetare, inklusive de som tidigare jobbade på samma kontor. Om det är fallet för din organisation är det viktigt att verksamheten anpassas till detta nya arbetssätt.

En studie från Owl Labs visar att antalet arbetare som åtminstone delvis arbetar hemifrån har ökat med 140 % sedan 2005. Pandemin spelade givetvis en stor roll i den här förändringen, men många av de som distansarbetade på grund av covid-19 vill även fortsatt jobba hemifrån (även om deras arbetsgivare ofta föredrar att de kommer tillbaka till kontoret).

Pandemin tvingade företag att inbegripa distansarbete i sin företagsdrift, men det innebar även en utmaning, kanske framför allt för personalavdelningar i internationella företag: Hur bibehålls företagskulturen när arbetarna inte längre arbetar ansikte mot ansikte med varandra?

Det finns en lång rad digitala verktyg och plattformar som underlättar distansarbete och utbildning. Dessa är dock effektiva endast om de är tillgängliga för alla medarbetare, oavsett vilket språk de talar, och om verktygen är anpassade till medarbetarnas lokala arbetssätt.

Därför bör du lokalisera meddelanden till medarbetarna

När du lokaliserar ditt innehåll anpassar du det till målgruppens språk och kultur. Internationella företag fokuserar ofta på att översätta och anpassa kommunikationen för sina kunder. Det kan handla om webbplatser, produktkataloger, marknadsföringsmaterial och videor. Men det är lika viktigt att lokalisera innehåll för interna målgrupper, till exempel medarbetare.

En god kommunikation gör det möjligt att förbättra projektledningen, främja företagets kultur och sprida information som hjälper teamen att fungera mer effektivt. Ett av de första stegen för att uppnå god kommunikation är att kommunicera på språket/språken som medarbetarna föredrar.

Det är lätt att förutsätta att det bästa är att all kommunikation till medarbetarna ska vara på engelska. Det kanske stämmer för korta samtal som behöver föras under arbetsdagen, men det kan göra det svårare för vissa av medarbetarna att helt förstå företagets grundläggande kommunikation och policyer. Det kan till exempel handla om arbetsmarknadslagar, säkerhetsregler, utbildningsmoduler eller bästa praxis.

Alla medarbetare talar inte engelska flytande, så om all kommunikation sker på det språket kan missförstånd uppstå som kan få allvarliga konsekvenser. Genom att anpassa innehållet till lokala språk och traditioner kan du säkerställa att alla dina team har samma tillgång till väsentlig information. Det här stärker dessutom medarbetarnas övergripande engagemang och regelefterlevnad.

Vilka typer av HR-innehåll bör du översätta?

För ett internationellt företag är svaret enkelt: lokalisera allt. Exempel:

Företagets intranät: Medarbetarportalen är ett utmärkt verktyg för att främja samarbete och kommunikation. Om den lokaliseras till de länder där medarbetarna bor och arbetar blir den än mer effektiv, eftersom det blir lättare för medarbetarna att hantera den, även om de talar olika språk.

Företagets nyhetsbrev: Ett veckovis eller månatligt nyhetsbrev är ett bra sätt att hålla medarbetarna uppdaterade om företagets aktiviteter. Om nyhetsbrevet dessutom lokaliseras – antingen genom att översätta det till de språk personalen talar eller genom att inkludera geografiskt specifika artiklar – kommer medarbetarna att vara bättre informerade om vad som händer och känna sig mer engagerade.

Utbildningsmaterial: Vare sig du ska introducera en ny medarbetare eller utbilda hela arbetsstyrkan i en ny teknik är det viktigt att översätta utbildningsmaterialet för att se till att alla följer företagets riktlinjer. Det inkluderar även videomaterial. Undertextning är ett enkelt, snabbt och billigt sätt att lokalisera videor för att dela expertis och kunskap med team runtom i världen.

Andra exempel på material som kan gynnas av lokalisering:

• Anställningskontrakt
• Dokument för internationell överföring
• Välkomstbroschyrer för nya medarbetare
• Bruksanvisningar för företagets verktyg och tekniker

Oavsett vilket innehåll du skapar för dina medarbetare blir det enklare att förstå och minnas om det är lokaliserat för deras regioner.

Kommunikationen mellan arbetsgivare och medarbetare kan ha en enorm effekt på moralen, kulturen och produktiviteten i företaget. Genom att lokalisera innehållet för att återspegla kulturella skillnader i din globala arbetsstyrka kan du öka medarbetarnas lojalitet och förbättra företagets resultat.

Om du vill bygga en robust global kommunikationsstrategi för ditt globala team kan du kontakta våra översättnings- och lokaliseringsexperter eller begära en offert för att komma igång med att implementera din strategi.