Séché Environnement: en samarbejdstilgang til produktion af flersprogede årsrapporter

• URD-årsrapporten bliver længere og længere hvert år, så håndteringen af den bliver mere og mere tidskrævende

• Antallet af bidragsydere vokser med deltagelse fra interne (konsolidering, CSR, juridisk afdeling) og eksterne bidragsydere, herunder grafiske designere, oversættere og XBRL-partner

• Den oversatte engelske version blev offentliggjort med en betydelig forsinkelse i forhold til den franske version i det foregående år

Som en international offentlig virksomhed noteret på børsen i Paris er Séché Environnement forpligtet til hvert regnskabsår i god tid at udarbejde en årsrapport, også kendt som et Universal Registration Document (URD).  

Med en bred vifte af investorer i hele verden er det ikke nok kun at udarbejde en URD på fransk, men også på engelsk. Derfor, og siden børsnoteringen i 1997, har Séché indgået partnerskab med Acolad om oversættelse af dette dokument.

Men de stadigt voksende krav til indholdet i deres URD og behovet for yderligere bidragsydere gør udarbejdelsen af rapporten til et mere tidskrævende projekt hvert år. 

Derfor gik der over en måned, fra den franske version (udgangssprog) blev færdig, til den blev oversat og korrekturlæst. Denne tidshorisont er langt fra ideel, og oversættelsesprocessen krævede endda hjælp udefra, f.eks. fra grafiske designbureauer. 

Desuden var Séché klar over, at de skulle være mere effektive, være mere samarbejdsvillige og give eksperter mulighed for at deltage mere direkte og arbejde samtidigt med dokumentet. 

Acolad var bevidste om, at det eksisterende partnerskab ikke opfyldte alle Séchés behov. Derfor fandt de, i deres egenskab af globale indholdspartner, en mulighed for at forenkle processen og levere både produktion af URD og lokaliseringsløsninger til Séché.

Acolad brugte Pomdoc Pro (en Pomelo Paradigm-teknologi) som grundlaget for et specialtilpasset værktøj til samarbejde om indhold, der gør det muligt at foretage korrekturlæsning og oversættelse parallelt med udarbejdelsen af indhold. Dette gjorde det muligt at færdiggøre dokumentet i det ønskede layout/output inden for en kort tidsramme. 

Med henblik på at hjælpe Séché med at opfylde sine lovgivningsmæssige krav tilpassede Acolad platformens indholdsskabeloner til URD-standarder og til brandets visuelle identitet, retningslinjer og typografi. 

Desuden er platformen let tilgængelig online, åbner op for ansvarlighed og tilbyder delte arbejdsmuligheder uden begrænsning på antallet af brugere. 

Lige så snart oplysninger var tilgængelige på platformen, kunne Séché indkalde til en intern workshop med alle bidragsyderne, så de selvstændigt kunne fortsætte rapportindsamlingen i deres egne arbejdsområder. 

Samtidig overvågede et Finance Solutions Team fra Acolad hele projektet fra A til Z og koordinerede det hele med Séché.

• 10 gange hurtigere produktion af URD
  
• Udarbejdelse af indhold, korrekturlæsning og oversættelsesservices på én enkelt platform
  
• Hurtigere lovpligtige revisionscertificeringer
  
• Automatiseret efterlevelse af URD-standarder og retningslinjer for brandet 
  
• Autonom håndtering af rapporter fra Séché Environment-forfattere
  

Takket være samarbejdsplatform og -processer var Acolad i stand til at levere den engelske version af Séchés URD-rapport næsten på samme tid som den originale franske version – inden for blot 2-3 dage. Det betyder med andre ord, at Séché har sparet mere end 1 måneds arbejdstid. Denne præstation var med til at styrke virksomhedens image blandt engelsktalende investorer, da det er meget vigtigt for dem at have samme adgang til tilgængelig information som franske investorer.

En af Séchés største bekymringer, før platformen blev implementeret, var produktionen af det visuelle aspekt, der krævede hjælp fra eksterne grafiske designbureauer. Acolads løsning bidrog til at opfylde Séchés grafiske og designmæssige krav og behov på meget kortere tid (og mere omkostningseffektivt). Acolads interne designere var med i indholdssamarbejdet fra starten.

For de deltagende teams er det en meget mere intuitiv proces, som Manuel Andersen, Séché Environment Investor Relationships Manager, forklarer: "Vi kan nu eksportere indholdet direkte til oversættelse i XLIFF-format, hvorefter oversætteren arbejder i sine sædvanlige omgivelser. Bagefter kan vi reintegrere oversættelsen direkte i værktøjet. Layoutet udføres automatisk på det tidspunkt, og det oversatte dokument ligner allerede kildedokumentet, der allerede blev formateret helt i begyndelsen af processen. Det er noget helt andet end "copy/paste", der skal bare flyttes lidt rundt. Det er en enorm tidsbesparelse."