Séché Environnement: een gezamenlijke aanpak voor de opstelling van meertalige jaarverslagen

• Het jaarlijkse URD-verslag wordt elk jaar langer en langer en het beheer ervan neemt steeds meer tijd in beslag

• Het aantal personen dat eraan meewerkt, neemt toe door de tussenkomst van interne (consolidatie, MVO, juridisch) en externe medewerkers: grafisch ontwerpers, vertalers, XBRL-partners in verschillende fasen van het proces

• De publicatie van de vertaalde Engelse versie met een aanzienlijke vertraging in vergelijking met de Franse versie vorig jaar

Als internationale openbare vennootschap die genoteerd staat op de Beurs van Parijs, is Séché Environnement verplicht om elk boekjaar tijdig een jaarverslag, ook Universal Registration Document (URD) genoemd, op te stellen.  

Aangezien de vennootschap wereldwijd over heel wat investeerders beschikt, moet dit URD niet alleen in het Frans, maar ook in het Engels worden opgesteld. Sinds Séché in 1997 naar de beurs ging, werkt ze voor de vertaling van dit document samen met de diensten van Acolad.

Door de steeds toenemende URD-contentvereisten en de behoefte aan extra medewerkers neemt de opstelling van het verslag elk jaar meer tijd in beslag. 

Hierdoor zat er meer dan een maand tussen de voltooiing van de Franse versie (hoofdtaal) en de daaropvolgende vertaling en proofreading. Dat het zolang duurde, was natuurlijk alles behalve ideaal. Bovendien moest ook een beroep worden gedaan op grafisch ontwerpers. 

Daarnaast begreep Séché dat het nodig was om doeltreffender te zijn, meer samen te werken en het mogelijk te maken om experts ter zake op directere wijze te laten tussenkomen en tegelijkertijd aan het document te laten werken. 

Omdat het bestaande partnerschap niet aan alle behoeften van Séché beantwoordde, zag Acolad, als internationale contentpartner, een mogelijkheid om het proces te vereenvoudigen en oplossingen op het gebied van zowel URD-opstelling als lokalisatie te verstrekken aan Séché.

Acolad gebruikte Pomdoc Pro (een Pomelo Paradigm-technologie) als de basis voor een personaliseerbare contentsamenwerkingstool waarbij proofreading en vertaling tegelijkertijd met contentcreatie kunnen plaatsvinden. Hierdoor is de progressieve voltooiing van het document binnen een korte termijn mogelijk in de gewenste lay-out/output. 

Om ervoor te zorgen dat Séché aan de regelgevingsvereisten voldeed, stemde Acolad de contenttemplates af op de URD-normen en op de visuele identiteit, richtlijnen en typografie van het merk. 

Bovendien is het platform gemakkelijk online toegankelijk, opent het de deur voor verantwoordelijkheid en biedt het mogelijkheden om tegelijkertijd te werken zonder beperking van het aantal gebruikers. 

Nadat de informatie geïntegreerd was in het platform, organiseerde Séché een interne workshop met alle medewerkers, zodat zij autonoom verder konden werken aan de opstelling van het verslag in hun eigen werkomgeving. 

Tegelijkertijd verzorgde een team inzake financiële oplossingen van Acolad de follow-up van het volledige project en de coördinatie van elke fase met Séché.

• URD-opstelling 10 keer sneller
  
• Contentcreatie, proofreading en vertaling via één enkel platform
  
• Snellere wettelijke auditcertificaten
  
• Automatische overeenstemming met URD-normen en merkrichtlijnen 
  
• Autonoom beheer van verslagen door de schrijvers van Séché Environnement
  

Dankzij het gemeenschappelijke platform en de gezamenlijke processen slaagde Acolad erin om de Engelse versie van het URD-verslag van Séché nagenoeg op hetzelfde moment als de originele Franse versie te verstrekken, met een verschil van slechts 2 à 3 dagen. Hierdoor werd meer dan een maand aan werktijd bespaard. Dit zorgde voor een beter imago bij Engelstalige investeerders, aangezien het erg belangrijk is dat zij over dezelfde informatie beschikken als Franse investeerders.

Vóór de implementatie van het platform maakte Séché zich vooral zorgen over het visuele aspect, want hiervoor deden zij een beroep op externe grafisch ontwerpers. Dankzij de oplossing van Acolad kon veel sneller (en rendabeler) worden beantwoord aan de grafische en ontwerpbehoeften van Séché, aangezien de interne designers van Acolad van meet af aan betrokken waren bij het gezamenlijke contentproces.

Voor de betrokken teams is het een veel intuïtiever proces, zo legt Manuel Andersen, Séché Environnement Investor Relationships Manager, uit: “Wij kunnen de content nu rechtstreeks vertalen in XLIFF-formaat. Hierdoor werkt de vertaler in zijn gebruikelijke omgeving en kunnen wij de vertaling onmiddellijk opnieuw integreren in de tool. In deze fase gebeurt de lay-out automatisch en ziet het vertaalde document er al uit als het brondocument dat aan het begin van het proces al was geformatteerd. Het is niet te vergelijken met copy-pasten, het gaat supervlot en bespaart zoveel tijd.”