Insidertips om rekening mee te houden vóór het lanceren van een RFP voor vertaling

Wat is een RFP voor vertaling eigenlijk?

Een RFP is een projectaankondiging, publiek of enkel op uitnodiging, waarmee je een project beschrijft en op zoek gaat naar voorstellen van dienstverleners om in te spelen op specifieke behoeften. Dit geeft jou de mogelijkheid om de aanbiedingen van vooraf geselecteerde dienstverleners te vergelijken door hen te vragen aan te geven welke oplossingen ze zouden voorstellen, alvorens jij elke aanbieding evalueert om te bepalen welke kandidaat er uitspringt.

Een juist uitgevoerde en goed georganiseerde RFP-procedure is cruciaal voor elke grotere uitgave of verbintenis van jouw organisatie. Dit is niet alleen cruciaal om het resultaat van jouw investering te maximaliseren, maar kan ook een belangrijke stap zijn om jouw organisatie verder te laten groeien.

Heb je een RFP voor vertaal- of taaldiensten echt nodig?

Er zijn best wel wat scenario's waarin een RFP waarschijnlijk de juiste aanpak is. Misschien wil je graag uitbreiden naar nieuwe markten of van taaldienstenprovider veranderen omdat je niet tevreden bent met de kwaliteit. Hier volgen een aantal van de meest voorkomende redenen:

Groei bevorderen - Bereik nieuwe markten met nieuwe talen en aangepaste content of nieuwe productlanceringen.

Innovatie nastreven - Haal het meeste uit de allernieuwste AI-technologie en -tools zoals machinevertaling.

Risico's beheren - Vermijd dat je te afhankelijk wordt van één enkel partnerschap en diversifieer jouw dienstverleners.

Problemen met partners - Je bent niet tevreden met jouw bestaande partnerschappen en wilt graag de processen, effectiviteit of kwaliteit verbeteren.
 

Waarom is een RFI mogelijk van onschatbare waarde voor jouw RFP?

Omdat RFP's voor taal- en contentdiensten vrij complex kunnen zijn, kan het een goed idee zijn om eerst informatie te vergaren over potentiële dienstverleners. Hier speelt Request for information (RFI) of verzoek tot informatie een rol. Het doel is om informatie te vergaren over de vaardigheden van potentiële dienstverleners. Dit helpt jou om te bepalen welke dienstverleners waarschijnlijk aan jouw behoeften zullen voldoen.

Een RFI helpt:

• Jouw RFP doelgerichter en beknopter te maken.
• Jou om irrelevante reacties op jouw RFP te beperken.
• De antwoorden op jouw RFP informatiever en beter vergelijkbaar te maken.
• Te waarborgen dat de kans groter is dat ideale dienstverleners zullen reageren.
• Een shortlist van dienstverleners op te stellen.

Het doel is om informatie te verzamelen en potentiële providers vooraf te kwalificeren voor de volgende ronde. Het juiste RFI biedt een algemeen overzicht van providersprofielen, zodat je een beter zicht krijgt op de markt en weet welke dienstverleners je moet selecteren met het oog op het toekomstige RFP.

Waar moet jouw toekomstige partner over beschikken?

Na de evaluatie van de RFI-antwoorden zou je in staat moeten zijn om vrij accuraat vast te stellen voor welk soort partner je wilt gaan.

Op dit punt moet je in staat zijn om de volgende vragen te beantwoorden:

• Is de fysieke locatie van de dienstverlener van belang voor jou?
• Wat zijn jouw minimumvereisten op het gebied van succesvolle prestaties en aangetoonde ervaring?
• Is het vanwege het volume of de verwachte uitbreiding beter om te kiezen voor meerdere dienstverleners die meerdere talen in één keer kunnen behandelen?
• Welke technologieën zijn essentieel voor jouw partnerschap? Denk aan machinevertaling, AI-contentoptimalisatie of vertaalgeheugens.
• Heb jij een provider nodig die kan zorgen voor bijkomende diensten, zoals tolken, transcriptie of creatie van leercontent?