Conseils de pros pour réussir vos appels d’offres pour des services de traduction

Commençons par le commencement et par une question fondamentale : 

Qu'est-ce qu'un appel d'offres pour un service de traduction ?

Un appel d’offres est une annonce de projet, publique ou restreinte, préparée par vos soins pour décrire ce projet et solliciter des offres auprès de fournisseurs pour l’accomplir en respectant leurs besoins spécifiques. Il vous permet de comparer les offres d’une première sélection de fournisseurs, après leur avoir demandé de présenter les avantages des solutions qu’ils proposent avec leur argumentaire, qui doit idéalement permettre de les départager.

Une procédure d'appel d'offres bien préparée et organisée est essentielle pour toute dépense ou initiative de grande ampleur. Ce n'est pas seulement une étape cruciale pour améliorer vos résultats et rentabiliser au mieux votre investissement ; il vous aide aussi à éviter les risques de perte !

Pour que le temps et les ressources que vous y consacrez en vaillent la peine, il est important :

• d'identifier clairement les situations exigeant cet investissement
• de savoir comment mener à bien l'appel d'offres de manière efficace et rentable.

Avez-vous vraiment besoin d'un appel d'offres pour vos traductions ?

Un appel d’offres s'impose dans les cas suivants :

• Vous n’avez pas encore mis en place de processus de traduction standard centralisé (alors que vous gérez des traductions depuis maintenant des années) pour optimiser la qualité, l’efficacité, la livraison et le suivi des fournisseurs.
• Vous avez prévu un projet de grande envergure qui exige une expérience et un savoir-faire spécifiques.
• Vous n’êtes pas satisfait de la gestion actuelle de vos traductions, en général pour l’une ou plusieurs des raisons suivantes :
  
  • Qualité insuffisante des traductions
  • Qualité de service médiocre (communication, délais d'exécution, etc.)
  • Technologies et processus de traduction inadaptés
  • Éventail de services incomplet
  • Coûts de traduction exponentiels
  • Volumes croissants et ajout de langues.

Avant de vous lancer : avez-vous besoin d’une demande d’information avant de commencer ?

Attendez, encore une étape ? Certains pensent pouvoir se passer d'une demande d'information. C’est peut-être le cas pour certains projets limités, mais en traduction, les appels d’offres ont tendance à être plus complexes ! Regrouper toutes les questions dans l'appel d'offres pourrait entraîner un grand nombre de complications, ce qui ne rendrait service ni à vous ni aux fournisseurs que vous sollicitez.

Les principaux avantages d'une demande d'information en amont sont les suivants :

• Vos appels d'offres seront beaucoup plus ciblés et concis.
• Vous n'aurez pas à traiter des réponses hors sujet.
• Les réponses à votre appel d'offres seront beaucoup plus instructives et comparables.
• Vous obtiendrez plus facilement des réponses pertinentes des prestataires déjà sélectionnés.
• Vous aurez plus de chances d'obtenir des réponses des fournisseurs ciblés.
• La demande d'information vous permet de créer, si vous le souhaitez, une liste réduite de prestataires.

Voyez la demande d’information comme une recherche peu ciblée qui vous aide à découvrir toutes les options qui s’offrent à vous. Elle doit donc inclure quelques questions ouvertes et d’envergure, mais sans aller trop loin.

L’objectif est de réunir toutes les informations nécessaires et de procéder à une première sélection! Une demande d’information réussie donne un aperçu général des profils recherchés, permet de se familiariser avec le marché et de sélectionner des prestataires à cibler pour l’appel d’offres à venir.

Quels sont critères de sélection à prendre en compte pour votre futur partenaire de traduction et localisation ?

Une fois que les réponses à la demande d’information sont évaluées, vous devriez pouvoir cerner assez précisément le profil que vous recherchez.

Questions essentielles auxquelles vous devriez pouvoir répondre à ce stade :

• Le fournisseur est-il basé à un endroit intéressant pour vous ?
• Quelles sont vos exigences en matière d'antécédents et d'expérience pertinente ?
• Vos projets de traduction pourront-ils être traités par des pigistes ?
• Auriez-vous intérêt à faire appel à un seul fournisseur spécialisé dans une seule langue ? Vos fournisseurs peuvent être spécialisés dans un style, une terminologie ou envers un public donné.
• Le volume ou le surplus prévisible exige-t-il que vous fassiez appel à plusieurs fournisseurs qui traiteront plusieurs langues à la fois ? En général, les fournisseurs offrent des services dans une grande variété de langues et traitent des traductions dont le volume, la finalité et le public varient.
• Ou avez-vous besoin d'un partenaire global, qui ira au-delà de vos exigences en traduction ?

C'est le cas s'il vous faut plus que de simples traductions exactes et si vos besoins s'étendent potentiellement à la création de contenus, à l'automatisation des cycles de préparation avec la dernière technologie en traduction, au contenu numérique optimisé pour le référencement naturel (SEO) et aux conseils d’experts.

Pour savoir quels autres éléments à prendre en compte afin de choisir le bon partenaire de traduction, consultez notre blog les cinq principaux critères à garder à l’esprit.

En bref : plus le volume, la complexité ou le nombre de vos projets sont importants, plus il y a de chances que vous ayez besoin d’un partenaire global et d’une approche intégrale.

Votre appel d'offres devient réel

Priorité aux priorités : si votre appel d’offres sera diffusé de manière restreinte ou si vous l’adressez à tout fournisseur qualifié. Dans le dernier cas, il sera encore plus judicieux d'imposer un délai de réponse.

Comme pour tout projet d'importance, mieux vaut désigner une équipe d’appel d'offres bien avant le début du processus. Cette équipe aura les responsabilités suivantes :

• Évaluer les propositions
• Mener les négociations contractuelles
• Faire l'interface entre les parties prenantes secondaires en interne et les partenaires potentiels.

Ceci nous amène à la question suivante :

Quels intervenants faut-il impliquer ?

Certains intervenants sont plus évidents que d’autres. Dans tous les cas, veillez à n'oublier aucune pièce du puzzle :

• Le service des achats doit bien évidemment être impliqué, mais il ne peut agir seul, car en général, il n’intervient pas directement avec les fournisseurs. 
• Vous devez donc également inclure les équipes opérationnelles concernées. Les responsables chargés de la planification stratégique de leurs propres divisions doivent définir les cycles de préparation désirés, les niveaux d’intégration nécessaires, les indicateurs KPI de qualité et de quantité, etc.
• Les équipes informatiques et techniques jouent aussi un rôle essentiel dans le domaine des services linguistiques modernes, notamment pour savoir quelles intégrations au système sont nécessaires. Le rôle du service informatique sera crucial pour l’automatisation des processus de traduction et de localisation et pour toutes les exigences relatives à votre système. Il doit aussi évaluer et éviter les risques.
• Du marketing de contenu aux communications d’entreprise, en passant par la publicité numérique et les campagnes multi-canaux, vous avez bien des raisons d’intégrer l’équipe marketing dans le processus. Vos besoins en localisation s'étendent-ils aux réseaux sociaux, que ce soit de manière occasionnelle ou dans le cadre de campagnes intensives ? Cela implique non seulement le service marketing en général, mais aussi une équipe dédiée.
• Les gestionnaires de produit sont également des intervenants impliqués dans la localisation. Leurs connaissances et leurs besoins en communication viennent compléter l’expertise du service marketing pendant la planification de l’appel d’offres.
• D’autres responsables de contenu ne sont pas aussi évidents à identifier. Par exemple, est-ce qu’une partie du contenu à traduire ou à localiser peut être du ressort des ressources humaines ? Dans ce cas, ils doivent aussi être inclus dans l’équipe en charge de l’appel d’offres afin de s’assurer que leurs besoins seront pris en compte en matière de phraséologie, de style, de calendrier, de délai et de confidentialité.
• Les besoins de l’équipe de planification d’évènement sont très spécifiques lorsqu’il s’agit de phraséologie et de style, mais aussi pour la localisation d’aides visuels et de délais serrés, de calendrier, etc. S'il y a des réunions et des événements en plusieurs langues, cette équipe peut avoir des exigences spécifiques pour l'interprétation (en personne ou à distance).
• Les experts techniques sont incontournables si le projet à localiser contient des contenus techniques, des communications telles que de la documentation sur les produits, des contenus structurés (XML/DITA) ou d’autres documents typiques de secteurs comme celui de la fabrication. Dans ces cas, assurez-vous d’impliquer les fabricants, les développeurs et les rédacteurs techniques. Ils ont des exigences propres en matière de terminologie et de mémoire de traduction, et leur jargon requiert des connaissances techniques très pointues.
• Les autres intervenants peuvent être tous ceux qui fournissent du texte source pour s’assurer que tous les besoins et contraintes éventuelles seront couverts.

Veillez à impliquer toutes les personnes concernées pour évaluer la capacité de votre futur partenaire à répondre à toutes les exigences particulières et restrictions éventuelles !

Quelles informations devez-vous fournir ?

Très important : donnez un aperçu du projet et des informations générales sur votre entreprise.

• Qui êtes-vous ? Donnez des informations sur votre organisation et sur la manière dont la traduction ou la localisation va vous permettre d’atteindre vos objectifs commerciaux.
• Que manque-t-il dans la mise en place actuelle de vos processus de traduction et de localisation ? Quels sont les principaux enjeux et vos défis dans ce domaine ?
• Quelle expérience antécédente avez-vous en traduction ? En partageant vos expériences (bonnes et mauvaises), vous expliquez ce que représente pour vous un partenariat réussi.
• Quels sont les principaux objectifs de vos projets en général ? Soyez aussi précis que possible sur ce que vous attendez. Quel type de contenu est impliqué ? De quelles plateformes et de quels canaux parlons-nous ?
• Quels sont vos processus de localisation à l’interne ?
• À quoi ressemblent vos ressources technologiques ? Par exemple, le CMS de votre site Web ou le système de gestion de contenu, les connecteurs ou les intégrations déjà en place.
• De quelles combinaisons linguistiques avez-vous besoin (variantes locales incluses) ?
• Quels sont le volume et la fréquence attendus pour vos besoins de traduction ?
• Quels sont les principaux domaines de spécialisation et formats de contenu, en tenant compte des exigences de conformité ?

Plus vous donnerez d'informations sur vos exigences, plus les futurs partenaires pourront adapter leur offre à votre situation.

Informations à demander dans votre appel d’offres pour des services de traduction

Taille et structure de l'entreprise

Cela vous permet d’avoir une idée du renouvellement et du nombre d’employés à temps plein pour chaque fonction. Autant de bons indicateurs de la puissance de feu de l’entreprise. Autre conseil : demandez le taux de renouvellement des principaux employés et partenaires ! Un faible renouvellement du personnel est le signe d’une bonne gestion, d’une activité florissante et d’une organisation stable.

Site(s) d’implantation(s) 

Les endroits principaux et les bureaux d'un prestataire peuvent en dire long sur ses atouts et ses faiblesses en matière de couverture linguistique.

Organigramme de direction de l’entreprise 

L’organisation et le fonctionnement de l’entreprise vous renseigneront sur sa culture et vous indiqueront si elle peut vous convenir.

Information sur la gestion des comptes clients

Demandez-leur de décrire leur gestion des comptes clients, de désigner vos futurs interlocuteurs et d’expliquer quelles interfaces client seront en place.

Références clients et études de cas

D’abord, cela vous renseignera sur la qualité du service de l’entreprise. Ensuite, cela vous donnera une idée de la façon dont vous serez considéré : serez-vous un client trop gros, ou trop petit, par rapport à sa clientèle ?

Demandez des détails sur les volumes traduits, les combinaisons de langues et les types de contenus traités.

Autre conseil : les études de cas vous indiqueront si les prestataires potentiels ont pris l’initiative de mettre en œuvre des solutions innovantes pour résoudre les problèmes de traduction de leurs clients.

Les coûts

Préparez un modèle dont la structure facilitera la comparaison par la suite. Demandez ce qui vous intéresse le plus, et faites le tri. En général, on vous donnera les tarifs suivants :

• Tarif au mot ou à l’heure pour une traduction standard et pour la post-édition des traductions automatiques
• Tarifs variables selon la langue source et celle ciblée
• Tarifs pour les traitements supplémentaires (p. ex., édition électronique)
• Éventuels frais cachés pour la mise en route (p. ex., mise en œuvre, migration)
• Éventuels frais d'abonnement (p. ex., licences)
• Éventuels rabais (en général, pour les correspondances exactes ou partielles ou en cas de volume important), frais supplémentaires (p. ex., livraison en 24 heures) et forfaits minimums. 

Autre conseil : demandez un exemple de devis basé sur un projet type, pour vous faire une idée de leur tarification !

Technologie de la traduction et procédures

Vous avez peut-être déjà identifié des besoins technologiques complexes. Vous pouvez aussi en profiter pour demander une évaluation de vos partenaires potentiels. En fonction de vos cycles de préparation du travail et de votre configuration technologique actuels, vos besoins seront les suivants :

• Un système de gestion des traductions parfaitement compatible avec l'environnement récepteur, les responsabilités et l'emplacement
• Des bibliothèques qui s’alimentent avec chaque projet en vue d’une réutilisation pour les projets de traduction à venir
• Des procédures de révision et d'approbation des termes au glossaire
• Des révisions de contexte
• Une fonction de révision multi-utilisateur en mode nuagique (cloud)
• Le stockage des documents dans un référentiel consultable à tout moment
• Un portail client personnalisable pour gérer et suivre les projets de traduction en temps réel
• La possibilité de communiquer directement avec les traducteurs
• Des outils supplémentaires de technologie linguistique.

Assurance qualité

La qualité des traductions dépend de procédures bien établies, combinant généralement des contrôles d'assurance qualité manuels et automatiques avec une excellente gestion des fournisseurs. Vous voulez en être sûr :

• Posez des questions précises sur les certifications reconnues telles que les normes ISO 17100 et ISO 18587 (services de traduction et de post-édition des traductions automatiques)
• Demandez les résultats des enquêtes de satisfaction menées auprès des clients
• Demandez comment sont détectés et gérés les problèmes de conformité.

Informatique, infrastructure, sécurité et protection des données

Les processus de traduction impliquent généralement des informations et du contenu confidentiels. Il faut donc absolument que votre fournisseur de services linguistiques garantisse la protection totale de vos données. Demandez quelles précautions seront prises pour conserver vos informations !

Capacité et disponibilité

Assurez-vous que votre futur prestataire de service pourra absorber vos volumes de traduction. Pour cela, demandez-lui son délai d’exécution pour un projet type, son calendrier et les jours ou périodes de fermeture de ses bureaux.

Les propositions commencent à rentrer ? Délai d’évaluation et demandes de devis ciblés

Vous devez avoir déjà bien défini les réponses aux questions importantes, concernant par exemple l’identification des personnes de l’équipe qui évalueront les offres rentrantes et ce qu’il faut privilégier.

Le recours à un système de pointage peut être très utile au moment d’évaluer les offres. Définissez les caractéristiques indispensables et celles qui le seront un peu plus. Par exemple, vous n'avez peut-être pas besoin d'un glossaire terminologique sur mesure dès maintenant, mais vous pouvez garder cette option pour plus tard. Dans ce cas, classez vos exigences par ordre de priorité.

Examinez attentivement ce qui vous convient le mieux, maintenant et à l'avenir. Il devrait en résulter une liste réduite avec les candidats les plus prometteurs. Pour le choix final, n’ignorez pas les critères suivants :

• L'offre est-elle précise et soumise dans un délai convenable ?
• Le prestataire possède-t-il l'expérience de la traduction et des contenus dans votre secteur ou votre domaine ?
• Sera-t-il capable de faire évoluer ses services à mesure que votre activité se développera ?
• Depuis combien de temps la société existe-t-elle ?

Pour l’évaluation finale de votre/vos futur(s) partenaire(s), n’oubliez pas non plus de demander :

• Des références de clients existants dont l’activité correspond à la vôtre
• La traduction des échantillons de contenu que vous aurez fournis. Pour faciliter la comparaison, envoyez les mêmes échantillons à tous les candidats
• Une demande de devis est un document détaillant les options tarifaires pour un produit ou service spécifique. Vous demandez à vos fournisseurs de vous indiquer leurs tarifs pour les produits et services demandés dans l’appel d’offre.

Une demande de devis est un outil supplémentaire qui met l’accent sur les aspects financiers.

Partez du bon pied avec une intégration de votre nouveau fournisseur mondial de contenu

Une fois que votre fournisseur de contenu et de services linguistiques est choisi, vous devrez d’abord répondre à certaines questions, si cela n’a pas été fait dans l’appel d’offre :

• Quelles ressources devez-vous mettre à leur disposition ?
• Qui se chargera de la mise en œuvre technologique ?
• Quelle formation du personnel est nécessaire ?
• Combien de temps prendra la mise en place des processus ?
• Comment les traducteurs qui travailleront sur votre projet seront-ils choisis ?

Évaluation continue

Une fois que vous aurez démarré votre nouveau partenariat de traduction, prévoyez des évaluations régulières et surveillez les indicateurs clés de performance (PKI), tels que la qualité de la traduction, le respect des délais de livraison et la qualité du service.

Vous pourrez également examiner le marché de manière régulière et ainsi évaluer vos besoins de services actuels et les comparer à des offres et à des partenaires potentiellement plus innovants, correspondant davantage à votre stratégie de croissance.