Asiantuntijavinkkejä käännöstarjouspyynnön tekemiseen

Mistä tarjouspyynnössä on kyse?

Tarjouspyyntö on julkinen tai valikoiduille vastaanottajille suunnattu projekti-ilmoitus, jossa voit kuvailla projektisi ja pyytää palveluntoimittajia tarjoamaan tarpeitasi vastaavaa ratkaisua. Tarjouspyynnön avulla voit vertailla ennalta valittujen palveluntoimittajien tarjontaa ja pyytää heitä näyttämään, millaisia ratkaisuja he ehdottaisivat.

Hyvin toteutettu ja organisoitu tarjouspyyntöprosessi on tarpeen kaikissa organisaatiosi merkittävissä hankinnoissa ja sitoumuksissa. Se auttaa saamaan parhaan tuoton investoinnille ja voi vauhdittaa olennaisella tavalla organisaatiosi kasvua.

Milloin käännös- tai kielipalvelutarjouspyynnöstä on hyötyä?

Tarjouspyyntö voi olla hyvä ratkaisu monessa tilanteessa. Oletko esimerkiksi laajentamassa toimintaasi uusille markkinoille? Tai haluaisitko vaihtaa kielipalveluntarjoajaa, jonka laatuun et ole tyytyväinen? Tässä on muutamia yleisiä syitä aloittaa tarjouspyyntöprosessi:

Kasvun vauhdittaminen – kun haluat tavoittaa uusia markkinoita uusien kielten ja räätälöidyn sisällön tai uusien tuotejulkaisujen avulla.

Innovaation edistäminen – kun haluat hyödyntää uusinta tekoälyteknologiaa ja konekääntämisen kaltaisia työkaluja.

Riskien hallitseminen – kun haluat vähentää riippuvuutta yhdestä kumppanista ja laajentaa toimittajaverkostoa.

Kumppanuussuhteiden ongelmat – kun et ole tyytyväinen nykyisiin kumppaneihisi ja haluat parantaa prosesseja, tehokkuutta tai laatua.
 

Parempia tarjouspyyntöjä tietopyynnön avulla

Kieli- ja sisältöpalvelujen tarjouspyynnöt ovat usein melko monimutkaisia, joten mahdollisista toimittajista voi olla järkevää kerätä hieman tietoa jo etukäteen. Tähän voi käyttää tietopyyntöä (RFI, Request for Information). Tavoitteena on kerätä tietoa mahdollisten toimittajien palveluista ja tunnistaa toimijat, jotka todennäköisimmin pystyisivät vastaamaan tarpeisiisi.

Tietopyyntö auttaa

• laatimaan tarkoituksenmukaisemman ja ytimekkään tarjouspyynnön
• karsimaan epäolennaiset tarjouspyyntövastaukset
• saamaan tarjouspyyntöjä, jotka sisältävät olennaiset tiedot ja joita on helppo vertailla
• saamaan tarjouksia sopivilta palveluntoimittajilta
• valitsemaan parhaat ehdokkaat.

Tavoitteena on kerätä tietoa ja valita mahdolliset palveluntoimittajat seuraavaa kierrosta varten. Hyvä RFI auttaa saamaan yleiskuvan palveluntoimittajista, tutustumaan markkinoihin ja valitsemaan sopivat palveluntoimittajat RFP:tä varten.

Yhteistyökumppanin tärkeimmät ominaisuudet

Kun olet arvioinut RFI-vastaukset, pystyt todennäköisesti määrittelemään tarkasti tulevaa kumppaniasi koskevat vaatimukset.

Pohdi vastauksia myös seuraaviin kysymyksiin:

• Onko palveluntoimittajan fyysisellä sijainnilla sinulle merkitystä?
• Mitkä ovat vähimmäisvaatimuksesi palveluntoimittajan aiemman menestyksen ja kokemuksen osalta?
• Edellyttävätkö määrät tai niiden arvioitu kasvu monipuolista palveluntoimittajaa, joka pystyy käsittelemään kerralla useita kieliä?
• Millaista teknologiaa kumppanilta edellytetään? Huomioi esimerkiksi konekäännökset, sisällön tekoälyoptimointi tai käännösmuistit.
• Tarvitsetko palveluntuottajan, joka pystyy tarjoamaan lisäpalveluja, kuten tulkkausta, litterointia tai opetussisältöpalveluja?