Insider-Tipps für das Erstellen von Übersetzungs-RFPs

Was genau ist ein Übersetzungs-RFP?

Ein Übersetzungs-RFP ist eine öffentliche oder auch nur an bestimmte Anbieter gerichtete Ausschreibung mit einer möglichst genauen Projektbeschreibung, damit die Bewerber ein passgenaues Angebot abgeben können. Sie können damit die Angebote der in Frage kommenden Content- und Sprachdienstleister vergleichen. Bitten Sie sie um eine möglichst vollständige Vorstellung der jeweiligen Lösungen, bevor Sie aus den Angeboten den besten Kandidaten for die Rolle auswählen.

Exakt geplant und entsprechend durchgeführt, bietet ein gut strukturierter RFP-Prozess die richtige Grundlage für alle größeren Ausgaben oder Investitionen Ihres Unternehmens. Das dient nicht nur der Renditemaximierung, sondern kann zum Wachstumstreiber für das gesamte Unternehmen werden.

Wofür brauchen Sie ein Übersetzungs- oder Content-RFP?

Es gibt einige Szenarien, in denen sich ein RFP empfiehlt: Vielleicht möchten Sie neue Märkte erobern oder den Sprachdienstleister wechseln, das Sie mit der Qualität nicht zufrieden sind. Hier eine Liste der wichtigsten Gründe:

Wachstum – Sie möchten mit neuen Sprachen, maßgeschneidertem Content oder neuen Produkteinführungen neue Märkte erobern.

Innovation – Sie möchten modernste KI-Technologie wie maschinelles Übersetzen nutzen.

Risikomanagement – Sie möchten nicht abhängig von einem einzigen Partner werden und daher Ihr Lieferantenökosystem erweitern.

Schwierigkeiten mit Partnern – Sie sind nicht glücklich mit Ihrem derzeitigen Partner, möchten Prozesse effizienter gestalten oder die Qualität verbessern.
 

Warum sich RFIs für Ihr RFP anbieten

RFPs für Sprach- und Content-Services können recht komplex sein. Daher sollten Sie darüber nachdenken, zunächst Informationen über mögliche Anbieter einzuholen. Hier kommt die sogenannte Request for Information (RFI) ins Spiel. Ziel ist es, Informationen über die Kapazitäten eines Anbieters zu sammeln, um zu entscheiden, ob er in der Lage sein wird, Ihre Anforderungen zu erfüllen.

Ein RFI bietet folgende Vorteile:

• Vorbereitung für möglichst zielgerichtete RFPs
• Aussortieren von nicht passenden Antworten auf Ihr RFP
• Informativere und vergleichbarere RFPs
• Wirklich interessanteste Anbieter antworten tatsächlich
• Eine Shortlist der Anbieter erstellen

Ziel ist es, Informationen einzuholen, damit Sie nur die interessanten Anbieter in die nächste Runde schicken! Richtig aufgestellt, verschafft Ihnen das RFP einen guten Überblick über den Markt und die verschiedenen Anbieter-Profile – eine große Hilfe, wenn es darum geht, die richtigen Adressaten für Ihre Ausschreibung zu finden.

Das sollte Ihr zukünftiger Partner können

Nach Auswertung der RFI-Antworten lässt sich in der Regel recht gut abschätzen, welche Content- und Sprachpartner die richtigen sein könnten.

Über diese wesentlichen Fragen sollte nun Klarheit herrschen:

• Ist der physische Standort des Partners für Sie relevant?
• Welche Mindestanforderungen stellen Sie an Erfolgsbilanzen und nachweisbare Erfahrung?
• Rechnen Sie mit hohen Volumina, die eher für Dienstleister mit mehreren Services im Angebot sprechen, die mehrere Sprachen gleichzeitig abdecken?
• Welche Technologien sind für Sie wichtig? Hier kommen maschinelles Übersetzen, KI-Content-Optimierung oder Translation Memorys in Frage.
• Brauchen Sie einen Anbieter, der weitere Services wie Dolmetschen, Transkription oder die Erstellung von Lerninhalten im Portfolio hat?