打造成功翻译 RFP 的专业提示

让我们从头开始，先了解最基础的问题： 

什么是翻译 RFP？

RFP 是一个公开或仅限受邀对象参与的项目公告，用于描述项目情况，以要求供应商处针对项目情况提供可满足特定需求的投标方案。您可以借助 RFP 对比多个预选供应商的不同报价方案，要求参与竞标的投标方通过相关 USP（即独特的销售主张）来展示其提出的解决方案，在理想情况下，还可借此为项目选出最合适的候选人。

对于贵组织的任何较大支出或待开展的重大工作而言，组织得当、条理清晰的 RFP 程序都至关重要。这不仅是改善结果和实现 ROI 最大化的关键一步，还可助您防止潜在损失！

但是，为免浪费时间和资源，需要做到：

• 正确辨别确需此类投资的情况
• 了解如何以卓有成效且高效率的方式执行 RFP。

您是否真的需要翻译 RFP？

在以下几种情况中，实施翻译 RFP 可能是正确的解决之道：

• 如果您尚未建立起集中化的标准翻译流程（即使您可能已处理了翻译工作多年），但需要优化质量、效率、交付和对翻译供应商的监控。
• 如果您即将启动一个需具备特定经验和专业知识的大型项目。
• 如果您不满意当前翻译服务，且通常至少遭遇以下困难之一：
  
  • 翻译质量欠佳
  • 服务质量糟糕（沟通、周转时间等方面）
  • 低效翻译流程和技术落后
  • 提供不了全套服务
  • 翻译成本急剧上升
  • 翻译工作量/语种数量激增。

着手开始前：您是否首先需要 RFI（信息征集书）？

别急，还有一步？有些人认为可以随便跳过 RFI。尽管此举对某些小型项目来说尚算可行，但翻译项目的 RFP 往往更加复杂！将所有问题都塞入 RFP 中最终会导致后续工作相当难以管理，而且这对您和选定的供应商都没有好处。

先实施 RFI 的主要优势如下：

• RFP 将更有目的性、更有针对性，也更简洁。
• 无需处理与您的 RFP 无关的回复。
• 针对您 RFP 的回复将包含更详实的信息，也更具可比性。
• 您可促使相关供应商提供息息相关的回复。
• 您期望与之合作的供应商更有可能应标。
• 必要时，您还可通过 RFI 先创建入围翻译供应商的候选名单。

将 RFI 视作不太具有明确针对性的海选，以助您探索所有选项。因此，RFI 应包括一些通用的开放性问题，但不要太过具体。

其目的是收集信息并预审潜在供应商进入下一轮的资格！ 妥善的 RFI 可让您大致掌握供应商概况，从而熟悉市场状况，并通过即将提出的 RFP 遴选适当的目标供应商。

您未来的翻译和本地化合作伙伴需具备哪些素质

在评估完 RFI 回复后，您应能精准确定需要哪种类型的合作伙伴。

到目前为止，您应已能随口回答的重要问题：

• 您是否关注供应商所处的实际地理位置？
• 在成功案例和经证实的经验方面您有哪些最低要求？
• 您的翻译项目能否由自由译员负责处理？
• 专精一门语言的单一语言服务供应商会否让您获益？他们特别精通特定的语言风格、术语表和用语习惯。
• 项目工作量或可预见的项目追加工作是否需要多语言服务供应商，以便同时处理多种语言？通常情况下，此类供应商拥有精通各种语言的专家，可处理工作量、目的和关注点各不相同的翻译项目。
• 或者您是否需要全球内容合作伙伴，以寻求远非仅满足翻译需求可比的卓越服务？

在这种情况下，需要的不仅是准确的翻译，还可能需要内容创作、采用最新翻译技术的自动化工作流程、为达偿 SEO 目的而优化的数字内容，以及值得信赖的顾问和咨询服务。

有关选择适合翻译合作伙伴的更多建议，请查看我们的博客，其中总结了需要考虑的 5 大要素。

总之，项目工作量、复杂性或目标语种数量越大，就越离不开采用端到端方法的全球内容合作伙伴。

成功实施您的 RFP

要做的第一件事：事先决定您的 RFP  将仅限于受邀对象参与，还是您更愿向所有符合资格要求的供应商开放。如果是后者，设定一个应标截止日期就会更有意义。

与任何重要项目一样，最好在开始项目流程前就妥善安排好 RFP 团队。该团队的主要标准职责包括：

• 评估供应商提出的方案
• 处理合同谈判
• 成为次要内部利益相关者和潜在合作伙伴之间的联络人。

这引出了下一个重要问题：

哪些利益相关者应参与其中？

一些利益相关者明显应该参与其中。确保您不错失其中任何一个重要环节：

• 让采购团队参与其中自然是显而易见，但这是他们无法独自完成的任务，因为他们通常不直接与提供商互动。 
• 因此，您还需要让牵涉其中的运营团队，以及负责各相关业务部门战略规划工作，以确定所需的工作流程、必要的整合水平、质量和数量方面的 KPI 等事宜的经理加入进来。
• 在提供现代化语言服务的过程中，IT 和技术团队也具有重要作用，例如提供必要的系统集成选项。在实现翻译/本地化流程的自动化和达成所有相关的系统要求方面，IT 团队具有不可或缺的作用。他们也需要评估和避免风险。
• 营销团队承担着广泛职能，从营销到企业沟通，从数字化广告到多渠道营销活动，都有他们的身影，所有，您有一万个让营销团队参与谈判的理由。您是否也有社交媒体内容本地化的需求，是偶有所需还是要实施完整的活动？这通常不仅需要营销团队，更离不开专门指定的团队。
• 产品经理也是本地化的利益相关者！在 RFP 规划中，产品经理的知识和沟通需求可作为营销团队专业知识的有力补充。
• 切勿忘记邀请其他内容所有者参与，尽管一一囊括并非易事。例如：是否有任何待翻译和本地化的内容属于人力资源部门的职责范围？若的确如此，那么人力资源部的同事必须加入 RFP 团队，这样才能确保在措辞、风格、时间安排、截止日期和保密性方面的需求得到满足。
• 活动策划团队的需求十分具体，不仅体现在措辞、风格方面，还涉及本地化视觉效果和较短的项目周期/时间安排等。若要举行多语会议和活动，他们可能还会对口译服务提出高级要求（现场或远程）。
• 如果待本地化的项目包含技术内容、产品文档等通讯内容、结构化内容 (XML/DITA) 或制造业等行业的其他典型文档，技术专家也是必要成员之一。在这种情况下，务必邀请制造商、开发人员和/或技术文档经理参与进来。在专业语言上，他们对术语表和翻译记忆库有着各自的需求，而这要求相关人员具备非常具体的专业知识。
• 其他利益相关者可以是任何可能在源语言方面做出贡献的人，这样才能确保满足所有必要条件，并考虑了可能的限制。

务请让所有适当人员都参与进来，以评估未来合作伙伴能否满足贵公司的所有具体要求，并发现可能存在的各种限制！

您应该提供哪些信息？

重中之重：务必提供项目概述，以及贵公司的相关背景和信息：

• 公司介绍详细介绍您的组织，以及翻译/本地化如何与您的业务目标保持一致。
• 您现有的翻译和本地化流程有何不足？就翻译工作而言，目前您面临着哪些关键问题和挑战？
• 您此前在翻译方面有何体验？ 分享您的过往经验（不论好坏！），可借此揭示成功合作的关键。
• 总体而言，项目的主要目标是什么？请尽可能详实具体地说明您的期望。涉及什么类型的内容？您会使用哪些平台和渠道？
• 您目前使用什么样的内部本地化流程？
• 您具备什么样的技术设置？ 例如，您实施的网站 CMS 或其他内容管理系统和互通解决方案或集成。
• 您需要哪些语言组合（包括任何当地语言变体）？
• 据预计，您需要翻译的工作量和频率如何？
• 主要涉及哪些主题领域和内容格式，包括合规要求？

越详实地分享关于您的要求的信息，潜在合作伙伴就越能根据您的具体情况来调整他们的投标方案！

在您的翻译 RFP 中提出哪些问题

公司规模和结构

公司营收规模和全职员工数量（按职位划分）都是您应当关注的两大方面，因为这二者也是表明组织力量的主要指标。 特别提示：了解其关键员工和合作伙伴的流动率！较低的员工流动率反映了良好的管理、成功的业务和稳定的组织。

公司的区位 

翻译供应商开展业务的主要市场和设立的当地办事处可表明他们在所涵盖的语言组合方面有哪些优势和劣势。

公司管理和组织结构图 

了解公司的组织结构和运营方式可让您了解对方的企业文化，以及其是否适合与您所在的组织开展合作。

大客户管理信息

询问将通过怎样的大客户管理结构来为您服务，谁将成为您的联系人，以及将会建立怎样的客户界面。

客户参考资料和案例研究

这不仅可以作为其实际翻译质量的可信参考，还能借此了解到您会得到怎样的对待：相比当前客户群，贵公司对他们而言是属于大客户还是小客户？

了解有关过往翻译量、语言组合和所提供的内容类型的详情。

特别提示： 案例研究可展示潜在供应商是否以及如何积极实施创新解决方案，以解决其客户在翻译方面的问题。

成本

准备好一个结构合理的模板，以便于日后进行对比。根据与您最为相关的信息进行排序，这通常包括以下所有或部分信息：

• 每个字/每小时的标准翻译费率 - 如适用，例如 MT（机器翻译）后编辑的单字和小时费率
• 不同源语言和目标语言可能适用的不同费率
• 进一步处理翻译材料（比如 DTP）的费用
• 潜在的隐藏导入成本，例如实施/迁移
• 潜在的后续订阅费用，例如许可证
• 任何可能适用的折扣（通常适用于翻译记忆库匹配部分和/或因项目量而给予的折扣）、其他费用（例如隔夜交付的加急费）和最低费率。 

特别提示：根据典型项目来索取报价范本，以了解他们的整体定价！

翻译技术和流程

您可能已确定了对高端技术有要求，或者也可以借此机会要求潜在合作伙伴进行评估。根据您当前的工作流程和技术设置，您可能需要：

• 翻译管理系统 (TMS)，与托管环境、职责和位置明确保持一致
• 不断充实完善的翻译记忆库，可将每个项目转化为未来翻译项目的基础语言资产
• 针对术语表术语制定明确的审查和批准流程
• 实际应用场景中的上下文审查
• 面向多个用户的基于云的审查
• 存储文档的资料库，可供随时检索
• 量身定制的客户门户，用于实时管理和跟踪翻译项目
• 与译员直接沟通的可选选项
• 其他语言技术工具。

质量保证

您可能已确定了对高端技术有要求，或者也可以借此机会要求潜在合作伙伴进行评估。根据您当前的工作流程和技术设置，您可能需要：质量出色的翻译，这取决于完善的流程，通常是人工和自动质量保证检查与卓越的供应商管理有机结合的成果。因此，请谨记以下要点：

• 询问与 ISO 17100 和 ISO 18587（翻译服务/机器翻译的译后编辑）等公认质量认证有关的特定问题
• 询问客户满意度调查结果
• 询问如何跟踪和管理不符合要求的地方。

IT 基础设施、安全和数据保护

翻译流程通常涉及高度机密的信息和内容，这意味着，语言服务供应商能确保您的数据得到安全无虞的保护至关重要。询问您的潜在合作伙伴，会采取哪些安全防范措施来保护您的信息！

能力和可服务时间

确保您要选择的供应商有能力处理您的翻译工作量，为此，不妨询问其处理常规项目需耗费的时间、工作时间和办公室关闭时间。

已经开始收到投标方案？可以开始评估和制定有针对性的 RFQ 了

当开始收到投标方案时，基础问题应已厘清，例如，由哪位团队成员评估收到的投标方案，关注的重点是什么。

您可能会发现，计分制系统会让您耗费大量时间才能评估这些方案。确定一系列必须满足的要求和加分项。例如，您可能现在不需要定制的术语表，但日后可能会有这种需求 - 这正是需排定其主次缓急的原因。

仔细考虑现在和未来什么最适合您。这一步骤完成后，应确定有希望最终获选的入围供应商决选名单。在入围供应商中进行选择时，请勿忽视关于供应商的以下标准：

• 提出的方案是否准确且及时？
• 是否有处理您所在行业或领域的翻译和内容的经验？
• 能否随您的业务增长而扩大服务？
• 迄今为止的运营历史有多久？

若想对未来合作伙伴做最终评估，还应考虑向其索取：

• 业务需求与您相匹配的现有客户为该供应商提供的推荐
• 针对您提供的测试内容完成的试译译作，为便于比较，应向所有合格的未来合作伙伴提供完全相同的测试稿
• RFQ：一种文件，详细说明了特定服务或产品的定价选项；您可要求供应商列出 RFP 中提供的交付物的价目明细。

RFQ 是一种专注于财务方面的额外采购工具。

好的开始就是成功的一半：让您的新全球内容提供商迅速进入角色

选定语言和内容提供商后，应该先解决一些在 RFP 期间未处理的问题：

• 您需预先提供哪些资产？
• 谁来负责技术实施？
• 需要接受哪些培训？
• 您预计执行流程需要多长时间？
• 如何选择为您的项目提供服务的译员？

持续评估

新的翻译合作伙伴关系开始后，便需规划定期检查，并监控翻译质量、按时交付情况和服务质量等 KPI。

此外，也可以定期调查市场，您可借此评估当前服务，了解它们与可能更具创新性的产品或合作伙伴相比，哪一方更符合您的发展战略。