Insidertips för en framgångsrik anbudsinfordran för översättning

Vi börjar från första början med den mest grundläggande frågan av dem alla: 

Vad går en anbudsinfordran för översättning ut på?

En anbudsinfordran är ett tillkännagivande av ett projekt som du planerar. Infordran kan vara offentlig eller endast via särskild inbjudan. I anbudsinfordran beskriver du ett projekt och begär anbud från leverantörer som då ska försöka att uppfylla dina specifika behov. Du kan sedan jämföra erbjudanden från utvalda leverantörer och be dem att ytterligare förtydliga de lösningar de föreslår samt tillhörande unika säljargument – allt med syftet att identifiera den bästa kandidaten för uppdraget.

Om den görs rätt och organiseras ordentligt är anbudsinfordran väsentlig för alla större utgifter eller åtaganden som organisationen beslutar om. Proceduren är inte bara ett kritiskt steg för att förbättra resultatet och maximera avkastningen på gjorda investeringar, den kan också hjälpa dig att undvika potentiella förluster.

För att det ska motivera tids- och resursåtgången är det viktigt att:

• korrekt identifiera vilka situationer som kräver en dylik insats
• veta hur en anbudsinfordran görs på ett så effektivt och fördelaktigt sätt som möjligt.

När är en anbudsinfordran för översättning rätt väg att gå?

En anbudsinfordran för översättning är troligtvis det bästa valet:

• om din organisation ännu inte har infört en centraliserad standardprocess för översättningar (trots att ni kanske redan hållit på med översättningar i åratal) – i syfte att optimera kvaliteten, effektiviteten, leveransen och granskningen av översättningsleverantörerna
• om du har ett storskaligt projekt på gång som kräver specifik erfarenhet och expertis.
• om du är missnöjd med den nuvarande översättningssituationen, vanligtvis av minst en av följande orsaker:
  
  • bristande översättningskvalitet
  • undermålig kvalitet på tjänster (kommunikation, leveranstider m.m.)
  • brister i översättningsprocesser och teknik
  • avsaknad av ett fullständigt tjänsteerbjudande
  • kraftigt ökande översättningskostnader
  • ökande volymer/behov av ytterligare språk.

Men innan du sätter igång: Först kanske du behöver en begäran om upplysningar (RFI, Request for Information)?

Vänta lite nu – ett steg till? Vissa anser att RFI:er är något man lika gärna kan hoppa över. Det kanske är okej för mindre projekt, men en anbudsinfordran för översättning kan lätt bli mycket omfattande. Att trycka in alla dina frågor i anbudsinfordran skulle ge ett ohanterligt dokument som inte fungerar optimalt för varken dig eller de potentiella leverantörerna.

Dessa är de främsta fördelarna med att i förväg gå ut med en RFI:

• Din anbudsinfordran kan hållas mer målinriktad, saklig och kortfattad.
• Du slipper hantera svar på anbudsinfordran från irrelevanta leverantörer.
• Svaren på anbudsinfordran blir betydligt mer informativa och jämförbara.
• Möjligheterna att få relevanta svar från relevanta leverantörer förbättras.
• Sannolikheten ökar att du får svar från de leverantörer du är mest intresserade av.
• Om så önskas kan en RFI göra det möjligt att i förväg skapa en lista över de mest intressanta översättningsleverantörerna.

Du kan tänka dig RFI:n som ett slags screening för att få med alla tänkbara alternativ. Den bör därför innehålla några allmänna öppna frågor – men inte för många.

Syftet är att samla in information och sålla ut potentiella leverantörer inför nästa omgång. En väl utformad RFI resulterar i en översikt över leverantörsprofiler, vilket bidrar till kännedom om marknaden och hjälper dig att välja vilka leverantörer som ska få ta del av din kommande anbudsinfordran.

Vad behöver du veta om din framtida partner?

Efter utvärderingen av svaren på RFI:n bör du kunna definiera i någorlunda detalj vilken typ av partner du är ute efter.

Här är några viktiga frågor som du i det här läget bör vara redo att besvara:

• Är leverantörens fysiska plats av betydelse för dig?
• Vilka minimikrav ska du ställa gällande dokumenterade resultat och beprövad erfarenhet?
• Kan dina översättningsprojekt hanteras av frilansare?
• Är det intressant med språktjänstleverantörer som är specialiserade på ett enskilt språk? Sådana kan vara mycket vassa inom en viss språkstil, terminologi och användning.
• Kräver dina volymer, eller en förutsägbar ökning av dessa, flera språktjänstleverantörer som kan hantera flera språk samtidigt? Vanligtvis tillhandahåller dessa leverantörer experter på en lång rad språk och hanterar översättningar som kan variera i storlek, syfte och fokus.
• Eller behöver du en global innehållspartner som kan hjälpa dig med mer än bara själva översättningen?

Du kanske till exempel utöver korrekta översättningar även behöver hjälp med innehållsproduktion, automatiserade arbetsflöden med den senaste översättningstekniken, digitalt innehåll anpassat för sökmotoroptimering, rådgivning och konsulttjänster.

Fler tips på hur man väljer rätt översättningspartner finns i sammanfattningen av de fem viktigaste övervägandena i vår blogg.

I korthet: Ju större dina projekt är i volym, komplexitet eller antal språk, desto mer sannolikt är det att du behöver en global innehållspartner med en heltäckande arbetsmetod.

Din anbudsinfordran får liv

Allra först är det viktigt att bestämma i förväg om din anbudsinfordran endast ska gå ut till särskilt inbjudna eller om den ska vara öppen för alla kvalificerade leverantörer. I så fall finns det ännu större anledning att fastställa en tidsfrist för alla svar.

Precis som i alla viktiga projekt är det bäst att utse teamet för anbudsinfordran i god tid innan processen påbörjas. Deras huvudansvar är att:

• utvärdera anbuden
• sköta kontraktsförhandlingar
• utgöra kontaktpunkt mellan sekundära interna intressenter och potentiella samarbetspartner.

Detta leder oss till nästa stora fråga:

Vilka intressenter bör vara involverade?

Vissa intressenter är mer uppenbara än andra. Se till att inte missa någon viktig bit av pusslet:

• Inköpsavdelningen måste givetvis vara inblandad, men de kan inte sköta det på egen hand eftersom de inte interagerar direkt med leverantörerna. 
• Därför behöver du även engagera de operativa team som påverkas. Chefer som är ansvariga för strategisk planering inom respektive affärsenhet måste definiera önskade arbetsflöden, nödvändiga integrationsnivåer, nyckeltal för kvalitet och kvantitet med mera.
• IT- och teknikteam är också oumbärliga när det gäller att tillhandahålla moderna språktjänster, t.ex. för de nödvändiga systemintegreringsalternativen. IT-avdelningen kommer att spela en avgörande roll vid automatisering av översättnings-/lokaliseringsprocesser och tillhörande systemkrav. De måste även bedöma och undvika risker.
• Marknadsföringsteamet, från innehållsmarknadsföring till företagskommunikation och från digital annonsering till kampanjer i flera kanaler: det finns många skäl till att involvera marknadsföringsteamet. Omfattar dina lokaliseringsbehov också innehåll i sociala medier, antingen sporadiskt eller i form av fullständiga kampanjer? Då behövs inte bara marknadsföringsavdelningen, utan också det aktuella teamet.
• Även produktchefer är intressenter för lokalisering. Deras informations- och kommunikationsbehov är ett viktigt komplement till marknadsavdelningens expertis under planeringen av anbudsinfordran.
• Andra innehållsägare kan vara mindre uppenbara och förbises lätt. Till exempel: Ligger något av innehållet som ska översättas och lokaliseras inom HR:s ansvarsområde? De måste också tas med i anbudsinfordran, så att deras behov uppfylls vad gäller formulering, stilistik, tajming, tidsfrister och konfidentialitet.
• Eventplaneringsteamets behov är mycket specifika avseende formulering och stil, men också när det gäller lokalisering av visuella element, tidsfrister/tajming med mera. Om möten och evenemang är flerspråkiga kan de också ha avancerade krav på tolktjänster (på plats eller på distans).
• Tekniska experter är ett måste om projektet som ska lokaliseras omfattar tekniskt innehåll, kommunikation i form av produktdokumentation, strukturerat innehåll (XML/DITA) eller andra dokument typiska för exempelvis tillverkningsindustrin. I dessa fall ska du se till att involvera tillverkningsansvariga, utvecklare och/eller ansvariga för teknisk dokumentation. Deras språk ställer särskilda krav på ordlistor och översättningsminnen, och kräver dessutom specifik ämneskunskap.
• Andra intressenter kan vara vem som helst som kan bidra på källspråket, för att på så sätt ta hänsyn till alla nödvändiga krav och eventuella begränsningar.

Se till att alla de rätta personerna är delaktiga i att utvärdera om din framtida partner kan uppfylla dessa krav och begränsningar.

Vilken information ska du tillhandahålla?

Det är mycket viktigt att ge en översikt över projektet och bakgrundsinformation om företaget:

• Vem är du? Detaljer om din organisation och hur översättning/lokalisering rimmar med dina affärsmål.
• Vilka är bristerna i din befintliga process för översättnings- och lokaliseringstjänster? Vilka är de största problemen och utmaningarna du står inför när det gäller översättning?
• Vilka tidigare erfarenheter av översättningar har du? Genom att lufta tidigare erfarenheter (både bra och dåliga) går det lättare att se vad som krävs för ett lyckat samarbete.
• Vilka är projektets övergripande mål? Var så specifik som möjligt om dina förväntningar. Vilken typ av innehåll ingår? Vilka plattformar och kanaler kommer att beröras?
• Hur ser dina interna lokaliseringsprocesser ut just nu?
• Hur ser dina tekniska förutsättningar ut, till exempel din webbplats CMS eller andra innehållshanteringssystem och anslutningsprogram eller integreringar?
• Vilka språkkombinationer behöver du (inklusive lokala språkvarianter)?
• Hur ofta förväntar du dig att lägga beställningar på översättning, och på hur stora volymer?
• Vad rör det sig främst om för ämnesområden och innehållsformat, inklusive efterlevnadskrav?

Ju mer detaljerad din kravspec är, desto bättre kan anbudslämnarna skräddarsy sina förslag efter din specifika situation.

Vad du ska efterfråga i din anbudsinfordran för översättning

Företagets storlek och struktur

Det här är intressant för dig, både vad gäller omsättning och antal heltidsanställda uppdelat efter befattning, eftersom dessa är starka indikatorer på organisationens kapacitet. Extra tips: Fråga om omsättningshastigheten för viktiga anställda och samarbetspartner. Låg personalomsättning tyder på god företagsledning, en framgångsrik verksamhet och en stabil organisation.

Företagens plats(er) 

Var en översättningsleverantör har sina huvudkontor och filialer kan vara en indikation på deras styrkor och svagheter avseende vilka språkkombinationer som erbjuds.

Företagets ledning och organisationsschema 

Om du förstår hur företaget är organiserat och drivs får du även en uppfattning om dess kultur, och kan bedöma om det är en bra matchning för din organisation.

Information om kundansvar

Fråga hur kundansvaret kommer att vara utformat och vilka dina kontaktpunkter blir samt vilka typer av kundgränssnitt som kommer att finnas tillgängliga.

Kundreferenser och fallstudier

Detta är inte bara en bra referens avseende kvaliteten, utan ger dig dessutom en uppfattning om hur du kommer att behandlas: Är du kanske en för stor eller för liten kund för dem jämfört med deras aktuella kundbas?

Ställ frågor om vilka volymer de översätter, vilka språkkombinationer och typer av innehåll som erbjuds.

Extra tips: Fallstudier Dessa kan visa om och hur de potentiella leverantörerna har varit proaktiva när det gäller att lösa kundernas översättningsproblem.

Kostnader

Ha en färdig mall förberedd för att underlätta jämförelser efteråt. Sortera ut det som är mest relevant för dig. Detta omfattar i allmänhet alla eller några av följande punkter:

• standardöversättningspris per timme/ord – om tillämpligt, vid exempelvis efterredigering av maskinöversättning
• eventuella olika priser för olika käll- och målspråk
• kostnad för vidare bearbetning, till exempel DTP
• eventuella dolda igångsättningskostnader, t.ex. för implementering/migrering
• eventuella ytterligare abonnemangskostnader, t.ex. för licenser
• eventuella rabatter (normalt sett för matchningar i översättningsminnen och/eller baserat på projektets volym), samt ytterligare avgifter (t.ex. för snabbleveranser) och minimitaxor. 

Extra tips: Be om en exempeloffert, baserad på ett typiskt projekt, för att få en uppfattning av leverantörens övergripande prissättning.

Översättningsteknik och -processer

Du kanske redan har utarbetat avancerade tekniska krav, eller så kan du ta tillfället i akt och be om en bedömning från din potentiella partner. Beroende på aktuella arbetsflöden och tekniska förutsättningar kan du behöva följande:

• översättningssystem (TMS) med tydligt fokus på driftsmiljö, ansvar och plats
• växande bibliotek som potentiellt förvandlar varje projekt till en grund för framtida översättningsprojekt
• tydliga gransknings- och godkännandeprocesser för termer i ordlistor
• sammanhangsberoende granskning
• molnbaserad granskning för flera användare
• arkivering av dokument som ska kunna plockas fram vid behov
• anpassningsbar kundportal för att hantera och hålla koll på översättningsprojekt i realtid
• möjlighet till direktkommunikation med översättare
• ytterligare språkteknologiska verktyg.

Kvalitetssäkring

Du kanske redan har utarbetat avancerade tekniska krav, eller så kan du ta tillfället i akt och be om en bedömning från din potentiella partner. Beroende på aktuella arbetsflöden och tekniska förutsättningar kan du behöva: För översättningar av hög kvalitet krävs gedigna processer, oftast en kombination av manuella och automatiska kvalitetssäkringsåtgärder och god leverantörshantering. De avgörande tipsen blir därför:

• Ställ specifika frågor om erkända kvalitetscertifieringar som ISO 17100 och ISO 18587 (översättningstjänster/efterredigering av maskinöversättningar).
• Be om resultat från undersökningar av kundnöjdheten.
• Fråga hur avvikelser följs upp och hanteras.

IT-infrastruktur, säkerhet och dataskydd

Översättningsprocesser berör vanligtvis strikt konfidentiellt information och innehåll – vilket innebär att språktjänstleverantören måste kunna säkerställa ett fullgott skydd av dina data. Fråga dina potentiella partner om vilka säkerhetsåtgärder de kommer att vidta för att skydda din information.

Kapacitet och tillgänglighet

Se till att den tilltänkta leverantören kan hantera dina översättningsvolymer – fråga om deras omsättningstider för typiska projekt, arbetstider och kontorsstängningar.

Har anbuden börjat trilla in? Dags för genomgång och mer riktad offertbegäran

Grundläggande frågor, t.ex. vem i teamet som ska utvärdera inkommande anbud och var det primära fokuset ska ligga, bör vara klarlagt när anbuden börjar komma in.

Ett poängbaserat system kan ta dig en lång bit på väg när du utvärderar anbuden. Gör en lista över ”måsten och borden”. Du kanske inte har behov av en egen terminologilista just nu, men vill ändå lämna dörren öppen för detta i framtiden – därför är det viktigt att kunna rangordna alternativen.

Fundera över vad som passar dig bäst, idag och i framtiden. Resultatet bör bli en lista över de allra mest lovande kandidaterna. När du ska välja mellan dem bör du överväga följande kriterier:

• Var anbudet korrekt utformat och inlämnat i rätt tid?
• Har leverantören erfarenhet av översättning och innehåll inom din bransch eller ditt fält?
• Kan de skala upp sina tjänster efter hand som din verksamhet växer?
• Hur länge har de varit verksamma?

För den slutliga utvärderingen av framtida partner bör du också begära:

• referenser från befintliga kunder vars affärsbehov överensstämmer med dina
• översättningar av testinnehåll som du tillhandahåller – för bättre jämförelser ska du använda identiska tester för alla möjliga framtida partner
• en offertbegäran, ett dokument som beskriver prissättningsalternativ för en viss tjänst eller produkt: Du ber leverantören att tillhandahålla prislistor för de leverabler som beskrivs i anbudsinfordran.

En offertbegäran är alltså ytterligare ett verktyg för anskaffning som fokuserar på de ekonomiska aspekterna.

Gör dig startklar: dags att inleda samarbetet med din nya globala innehållsleverantör

När du fattat beslut om språk- eller innehållsleverantör kvarstår frågor som bör definieras i förväg, såvida de inte behandlades under anbudsinfordran:

• Vilka resurser behöver de få av dig på förhand?
• Vem ska genomföra den tekniska implementeringen?
• Vilken utbildning krävs?
• Hur lång tid kan processerna tänkas ta?
• Hur kommer översättare att väljas ut för att arbeta med ditt projekt?

Löpande utvärdering

När du inleder ett nytt översättningspartnerskap bör du planera för regelbundna kontroller och övervaka nyckeltal som översättningskvalitet, punktliga leveranser och servicekvalitet.

Det är också bra att undersöka marknaden regelbundet. Det är ett bra tillfälle att utvärdera dina nuvarande tjänster, hur de står sig gentemot potentiellt mer innovativa utbud eller partner som bättre överensstämmer med din tillväxtstrategi.