Insidertips att tänka på innan du påbörjar din anbudsinfordran för översättning

Vad går en anbudsinfordran för översättning ut på?

En anbudsinfordran är ett tillkännagivande av ett projekt som du planerar. Infordran kan vara offentlig eller endast via särskild inbjudan. I anbudsinfordran beskriver du ett projekt och begär anbud från leverantörer som då ska försöka att uppfylla dina specifika behov. Du kan sedan jämföra erbjudanden från utvalda leverantörer och be dem att ytterligare förtydliga de lösningar de föreslår innan du utvärderar respektive erbjudande för att identifiera den bästa kandidaten för rollen.

Om den görs rätt och organiseras ordentligt är anbudsinfordran väsentlig för alla större utgifter eller åtaganden som organisationen beslutar om. Detta är inte bara avgörande för att maximera avkastningen på gjorda investeringar, utan kan också vara ett viktig steg som hjälper din organisation mot tillväxt.

Behöver du verkligen en anbudsinfordran för översättning eller språktjänster?

Det finns en rad situationer där en anbudsinfordran troligtvis är rätt metod att använda. Du hoppas kanske att expandera till nya marknader, eller så vill du byta språktjänstleverantör om du inte är nöjd med kvaliteten. Här är några av de viktigaste orsakerna:

Driva tillväxt – Nå nya marknader med nya språk och skräddarsytt innehåll eller nya produktlanseringar.

Söka innovation – Utnyttja den senaste AI-tekniken och verktyg som maskinöversättning maximalt.

Riskhantering – Undvik att bli alltför beroende av ett enda partnersamarbete och diversifiera leverantörerna.

Problem med partner – Om du inte är nöjd med befintliga partnerskap och vill förbättra processer, effektivitet eller kvalitet.
 

Varför en RFI (begäran om upplysning) kan vara ovärderlig för din anbudsinfordran.

Eftersom anbudsinfordran för språk- och innehållstjänster kan vara avancerade, kan det vara en bra idé att först samla information om potentiella leverantörer. Det är här en RFI (begäran om upplysning) kommer in. Syftet är att samla in information om kapaciteten hos olika leverantörer, vilket hjälper dig att identifiera vilka som mest troligen kan uppfylla dina behov.

En begäran om upplysning hjälper dig att:

• Göra din anbudsinfordran mycket mer specifik och kortfattad.
• Du filtrerar bort oönskade svar på din anbudsinfordran.
• Göra svaren på anbudsinfordran mer informativa och jämförbara.
• Se till att du får svar från de leverantörer som passar bäst.
• Göra en snabblista över leverantörer.

Syftet är att samla in information och sålla ut potentiella leverantörer inför nästa omgång. En väl utformad RFI resulterar i en översikt över leverantörsprofiler, vilket bidrar till kännedom om marknaden och hjälper dig att välja vilka leverantörer som ska få ta del av din kommande anbudsinfordran.

Vad behöver du veta om er framtida partner?

Efter utvärderingen av svaren på RFI:n bör du kunna definiera i någorlunda detalj vilken typ av partner du är ute efter.

Viktiga frågor som du i det här läget bör vara redo att besvara:

• Är leverantörens fysiska plats av betydelse för dig?
• Vilka minimikrav ska du ställa gällande dokumenterade resultat och beprövad erfarenhet?
• Kräver dina volymer, eller en förutsägbar ökning av dessa, flera tjänstleverantörer som kan hantera flera språk samtidigt?
• Vilka tekniker är avgörande för ditt partnerskap? Fundera över maskinöversättning, AI-innehållsoptimering eller översättningsminne.
• Behöver du en leverantör som kan tillföra ytterligare tjänster, till exempel tolkning, transkribering eller innehållsproduktion för utbildning?