Dicas a ter em conta antes de lançar o seu RFP de tradução

Em que consiste um RFP de tradução?

Um RFP é um anúncio de projeto público ou apenas por convite, com o qual se descreve um projeto, procurando obter propostas de fornecedores para responder a necessidades específicas. Permite-lhe comparar as ofertas de fornecedores pré-selecionados, pedindo-lhes que demonstrem quais as soluções que propõem antes de avaliar cada oferta para identificar o melhor candidato para a função.

Se for bem feito e bem organizado, o procedimento de um RFP é crucial para qualquer despesa ou compromisso maior da sua organização. Não só é essencial para maximizar o retorno do investimento, como também pode ser um passo fundamental para impulsionar o crescimento da sua organização.

Precisa mesmo de um RFP de serviços de tradução ou de serviços linguísticos?

Existem alguns cenários em que um RFP é provavelmente a abordagem correta. Pode querer expandir o seu negócio para novos mercados ou mudar de fornecedor de serviços linguísticos se não estiver satisfeito com a qualidade. Eis algumas das razões mais comuns:

Impulsionar o crescimento - Chegar a novos mercados com novas línguas e conteúdos adaptados ou lançamentos de novos produtos.

Procurar a inovação - Tirar o máximo partido da mais recente tecnologia de IA e de ferramentas como a tradução automática.

Gestão de riscos - Evite ficar demasiado dependente de uma única parceria e diversifique os seus fornecedores.

Dificuldades com os parceiros - Se não está satisfeito com as suas parcerias atuais e pretende melhorar os processos, a eficiência ou a qualidade.
 

Porque é que um RFI pode ser útil para o seu RFP

Uma vez que os RFP para serviços linguísticos e de conteúdos podem ser bastante complexos, pode ser uma boa ideia recolher primeiro informações sobre os potenciais fornecedores. É aqui que entra o Pedido de Informação (RFI). O objetivo é recolher informações sobre as capacidades dos potenciais fornecedores, ajudando-o a identificar aqueles que têm mais probabilidades de satisfazer as suas necessidades.

Um RFI pode ajudar:

• o seu RFP a ser muito mais objetivo e conciso.
• a filtrar as respostas irrelevantes à sua solicitação de cotação.
• as suas respostas ao RFP a serem mais informativas e comparáveis.
• a assegurar que os vendedores ideais têm maior probabilidade de responder.
• a elaborar uma lista restrita de fornecedores.

O objetivo é recolher informações e pré-qualificar potenciais fornecedores para a próxima ronda! O RFI certo fornece uma visão geral dos perfis dos fornecedores, ajudando-o a familiarizar-se com o mercado e a selecionar os fornecedores certos a visar com o próximo RFP.

O que procurar no seu futuro parceiro

Após a avaliação das respostas ao RFI, deve poder definir com bastante exatidão o tipo de parceiro que pretende.

Questões essenciais às quais já deve estar preparado para responder:

• A localização física do fornecedor é do seu interesse?
• Quais são os seus requisitos mínimos em termos de registos de sucesso e experiência comprovada?
• Será que o volume ou a extensão previsível exige fornecedores de serviços linguísticos múltiplos, gerindo várias línguas ao mesmo tempo?
• Que tecnologias são essenciais para a vossa parceria? Pense na tradução automática, na otimização de conteúdos com IA ou na memória de tradução.
• Precisa de um fornecedor que ofereça serviços adicionais, como interpretação, transcrição ou criação de conteúdos didáticos?