Los mejores consejos para tener en cuenta antes de presentar una RFP de traducción

¿Qué es una solicitud de propuesta de traducción o RFP?

Una RFP es el anuncio de un proyecto público o solo por invitación con el que se expone un proyecto y se solicitan ofertas competitivas en licitación de proveedores para cubrir unas necesidades concretas. Permite comparar las ofertas de los proveedores preseleccionados —pidiéndoles que demuestren las soluciones que ofrecerían— antes de evaluar cada oferta a fin de identificar al mejor candidato para el cometido.

Tener un procedimiento de RFP correctamente elaborado y bien organizado es fundamental para cualquier gran inversión o apuesta de tu organización. No solo es fundamental para maximizar tu retorno de la inversión, sino que puede ser un paso clave para impulsar el crecimiento de tu organización.

¿Seguro que necesitas una RFP de servicios lingüísticos o de traducción?

La RFP de traducción puede ser la mejor opción en varias situaciones. Tal vez quieras expandirte a nuevos mercados o cambiar de proveedor lingüístico si la calidad no te convence. Estas son algunas de las razones más comunes:

Impulsar el crecimiento: llegar a nuevos mercados con nuevos idiomas y contenido a medida o lanzamientos de nuevos productos.

Buscar la innovación: aprovechar todo el potencial de las últimas herramientas y tecnologías de IA, como la traducción automática.

Gestión de riesgos: evitar la dependencia excesiva de un solo socio y diversificar tu cartera de proveedores.

Dificultades con tu socio: si tus colaboraciones actuales te convencen y quieres mejorar los procesos, la eficacia o la calidad.
 

Por qué una RFI puede ser muy valiosa para tu RFP

Las RFP para servicios lingüísticos y de contenido pueden ser muy complejas. Por eso, tal vez sea recomendable recopilar primero información sobre proveedores potenciales. Aquí es donde entra en juego la solicitud de información (RFI). El propósito es recopilar información sobre las capacidades de proveedores potenciales, lo que te ayudará a identificar a los tienen más probabilidades de responder a tus necesidades.

Una RFI te ayudará a:

• Elaborar RFP más pertinentes y concisas.
• Filtrar las respuestas irrelevantes para tu RFP.
• Obtener respuestas a tu RFP que sean más reveladoras y comparables.
• Aumentar las probabilidades de que respondan los proveedores deseados.
• Hacer una selección inicial de proveedores.

El objetivo es recopilar información y hacer una preselección de posibles socios para la próxima ronda. La RFI correcta ofrece una descripción general de los perfiles de los proveedores, lo cual te ayuda a familiarizarte con el mercado y a seleccionar a los socios adecuados que abordarás en la posterior RFP.

Qué debe tener tu futuro socio

Una vez evaluadas las respuestas de la RFI, tendrías que ser capaz de definir con bastante precisión qué tipo de socio estás buscando.

Algunas cuestiones a las que deberías poder responder en este punto son:

• ¿Te interesa la ubicación física del proveedor?
• ¿Cuáles son tus requisitos mínimos en cuanto a historiales de éxito y experiencia probada?
• ¿El volumen o la extensión prevista requiere trabajar con varios proveedores de servicios y manejar diferentes idiomas al mismo tiempo?
• ¿Qué tecnologías son esenciales para tu colaboración? Piensa en la traducción automática, la optimización de contenido o la memoria de traducción.
• ¿Necesitas trabajar con un proveedor que pueda aportar servicios adicionales, como interpretación, transcripción o creación de contenido de aprendizaje?