Insider-tips til en succesfuld anmodning om tilbud (RFP) på oversættelse

Lad os starte med begyndelsen – og det mest grundlæggende spørgsmål af alle: 

Hvad er anmodning om tilbud (RFP) på oversættelse?

Et oversættelsesudbud er en indkaldelse af bud, der kan være offentlig eller begrænset, hvori du beskriver et projekt, hvor du søger bud fra leverandører på det sproglige behov, du skal have dækket. Det giver dig mulighed for at sammenligne tilbud fra prækvalificerede leverandører og bede dem om at demonstrere, hvilke løsninger de vil foreslå, med de relaterede USP'er (unikke konkurrencefordele), der ideelt set skulle udskille den bedste kandidat til opgaven fra fårene.

En anmodning om tilbud, der er udført rigtigt og velorganiseret, er afgørende ved enhver større udgift eller engagement i din virksomhed. Det er ikke kun vigtigt, når det handler om at forbedre dine resultater og øge dit investeringsafkast, men det hjælper dig også med at forhindre potentielle tab.

Men for at det skal være tiden og ressourcerne værd, er det vigtigt at:

• identificere de situationer, der er årsagen til, at du vil investere i dette.
• vide, hvordan I gennemfører en RFP på den mest effektive og fordelagtige måde.

Er det virkelig nødvendigt at sende en oversættelse i udbud?

En RFP på oversættelse kan være den rette tilgang, hvis ...

• I ikke har opsat en centraliseret oversættelsesproces endnu, selvom I måske har arbejdet med oversættelser i flere år. En centraliseret oversættelsesproces kan hjælpe jer med at forbedre kvaliteten, effektivitet, leveringen og overvågningen af oversættelsesprojekter fra leverandører.
• I skal i gang med et stort projekt, der kræver en bestemt erfaring eller ekspertise.
• Du ikke er tilfreds med din nuværende oversættelsesordning, der normalt skyldes et af følgende:
  
  • Utilfredsstillende kvalitet i oversættelser
  • Dårlig service (kommunikation, leveringstider osv.)
  • Mangelfulde oversættelsesprocesser og -teknologier
  • Mangel på komplet servicepakke
  • Stigende oversættelsesomkostninger
  • Større mængder/flere sprog.

Men før vi starter for alvor, bliver vi nødt til lige at høre ... Kunne du have brug for en RFI, som på engelsk betyder Request for Information og på dansk kan oversættes til anmodning om information, først?

Åh, nej ... Er der flere trin?! Nogle tænker på en RFI som noget, der godt kan springes over. Selvom dette muligvis kan gå an i mindre projekter, er oversættelsesudbud ofte noget mere komplekse end almindelige udbud. Hvis du forsøger at presse alle spørgsmål ind i udbudsrunden, kan resultatet blive noget uoverskueligt og umuligt at håndtere, og det er hverken godt for dig eller de leverandører, du henvender dig til.

Her er de vigtigste fordele ved først at gennemføre en indledende RFI:

• Jeres udbudsrunder bliver mere formålstjenlige og præcise.
• Du slipper for at bruge tid på irrelevante svar i udbudsrunden.
• Svarene i din udbudsrunde vil være meget mere informative og sammenlignelige.
• Du gør det nemmere for relevante leverandører at indsende relevante svar.
• Der er større sandsynlighed for, at de ønskede leverandører svarer.
• Hvis du vil, gør RFI-processen det muligt at lave en liste over favoritter.

I skal se en RFI som hjælp til at gennemse alle jeres muligheder. Af samme grund bør den kun indeholde få generiske og åbne spørgsmål – lad være med at overdrive.

Målet er at indsamle information og forhåndsudvælge potentielle leverandører til den næste runde! En korrekt udarbejdet RFI giver et generelt overblik over leverandørprofiler, hvilket hjælper jer med blive bekendt med markedet og vælge de leverandører, som I ønsker, skal deltage i den kommende udbudsrunde.

Det skal din fremtidige oversættelses- og lokaliseringspartner kunne

Efter evalueringen af RFI-svarene bør du være i stand til ret præcist at definere, hvilken slags partner du skal satse på.

Vigtige spørgsmål, du nu bør kunne svare på:

• Er leverandørens fysiske placering vigtig for jer?
• Hvad er jeres minimumskrav, hvad angår succesrate og dokumenteret erfaring?
• Kan dine oversættelsesprojekter håndteres af freelancere?
• Kan du nøjes med en leverandør, der kun specialiserer sig i ét sprog? De har ofte et stort kendskab til stil, terminologi og brug på det givne sprog.
• Kræver mængden af tekst eller senere udvidelse deraf til oversættelse, at du benytter flere sprogleverandører, der håndterer flere sprog på én gang? Disse leverandører arbejder typisk sammen med eksperter inden for en bred vifte af sprog og kan håndtere oversættelser, der varierer i størrelse, formål og fokus.
• Eller har I brug for en global indholdspartner, der kan tilbyde mere end blot selve oversættelsen?

Det kan eksempelvis være, at du udover præcise oversættelser også har brug for at få lavet nyt indhold, automatiserede arbejdsgange med den nyeste oversættelsesteknologi, digitalt indhold optimeret for SEO, vejledning og rådgivning.

For et par flere tips til, hvordan du vælger den rigtige oversættelsespartner, kan du tjekke vores blog, som giver en oversigt over de vigtigste fem overvejelser.

Kort sagt: Jo større jeres projekter er, jo mere komplekse de er, og jo flere sprog de indeholder, desto mere sandsynligt er det, at I har brug for en global partner, der kan tilbyde en komplet tilgang.

Din RFP tager form

Men allerførst: Det er vigtigt at bestemme på forhånd, om folk kun skal kunne deltage i RFP'en efter invitation, eller om alle kvalificerede leverandører skal kunne byde ind. Under alle omstændigheder kan det være en rigtig god idé med en deadline for alle svar.

Og som ved ethvert andet vigtigt projekt bør du udvælge et team, der skal stå for udbudsrunden – før processen sættes i gang. Teamets normale ansvarsområder vil være at:

• Evaluere tilbuddene.
• Håndtere kontraktmæssige forhandlinger.
• Være primær kontaktperson mellem sekundære interne interessenter og potentielle partnere.

Dette rejser de næste store spørgsmål:

Hvilke interessenter bør du involvere?

Nogle interessenter er mere oplagte end andre. Sørg for, at du ikke overser vigtige brikker i puslespillet:

• Et udbud er en oplagt mulighed, men det kan ikke stå alene, da det normalt ikke interagerer direkte med udbydere. 
• Derfor skal man også involvere de afdelinger, de skal arbejde sammen. De ledere, der har ansvaret for den strategiske planlægning af deres respektive afdelinger, har desuden til opgave at definere de ønskede arbejdsgange, de nødvendige integrationsniveauer, KPI'er i forhold til kvalitet og volumen osv.
• IT-afdelinger og tekniske teams spiller også en afgørende rolle, når det kommer til moderne sprogservices, for eksempel hvad angår den nødvendige systemintegration. IT-afdelingen vil forholde sig kritisk til automatisering af oversættelses-/lokaliseringsprocessen og alle relaterede systemkrav. Disse folk skal også vurdere og undgå risici.
• Marketingteamet, som beskæftiger sig med alt fra indholdsmarketing til virksomhedskommunikation og fra digital annoncering til kampagner via flere kanaler: Du skal have marketingteamet med ved bordet af mange grunde. Omfatter jeres lokaliseringsbehov også indhold til de sociale medier, hvad end det er sporadisk eller med komplette kampagner? Hvis det er tilfældet, bliver I nødt til at involvere det specifikke team, der har ansvaret for netop dette.
• Produktchefer er også vigtige aktører i lokaliseringsprocessen. Deres videns- og kommunikationsbehov skal komplementere markedsføringsafdelingens ekspertise i planlægningen af udbudsrunden.
• Andre indholdsejere kan være mere problematiske at glemme. Ligger noget af det indhold, der skal oversættes og lokaliseres, inden for HR-afdelingens ansvarsområde? De skal også inkluderes i RFP-teamet for at sikre, at deres behov bliver opfyldt, hvad angår formulering, stil, timing, deadlines og fortrolighed.
• Teams, der står for planlægning af events, har nogle meget specifikke behov, både hvad angår ordvalg og stil, men også når det kommer til lokalisering af visuelle elementer og korte deadlines/timing osv. Hvis møder og events afholdes på flere sprog, kan de også have avancerede krav til tolkeservices (på stedet eller via fjerntolkning).
• Tekniske eksperter er uundgåelige, hvis projektet, der skal lokaliseres, indeholder teknisk indhold, produktdokumentation, struktureret indhold (XML/DITA) eller andre dokumenter, der er typiske for brancher som eksempelvis fremstillingsindustrien. I sådanne tilfælde skal du involvere producenter, udviklere og/eller administratorer af tekniske dokumenter. Tekniske dokumenter stiller andre sproglige krav til blandt andet ordlister og oversættelseshukommelser, og de kræver, at oversætteren har specifik viden om emnet.
• Andre aktører kan være alle, der på nogen måde kan bidrage på kildesproget, for at sikre, at alle fornødenheder og mulige begrænsninger bliver taget i betragtning.

Sørg for, at I har involveret alle de rigtige folk, der kan være med til at vurdere, hvorvidt jeres fremtidige partner kan opfylde alle jeres specifikke krav og respektere mulige begrænsninger.

Hvilke oplysninger skal komme fra dig?

Meget vigtigt: Fremlæg en oversigt over projektet og baggrundsinformation om din virksomhed:

• Hvem er I? Oplysninger om din organisation og hvordan oversættelse/lokalisering stemmer overens med dine forretningsmål.
• Hvad mangler i din eksisterende opsætning af oversættelses- og lokaliseringsprocesser? Hvad er de største problemer og udfordringer, som I står overfor lige nu, når det kommer til oversættelse?
• Hvilke erfaringer har I med oversættelse? Ved at dele din erfaring (både god og dårlig) kan leverandører få indblik i, hvad der i din optik karakteriserer et godt samarbejde.
• Hvad er projektets overordnede mål? Vær så specifik som muligt, når du beskriver jeres forventninger. Hvilken type indhold taler vi om? Hvilke platforme og kanaler skal indholdet ud på?
• Hvordan ser dine interne lokaliseringsprocesser ud nu?
• Hvordan ser jeres teknologiske opsætning ud? For eksempel jeres hjemmesides CMS-system eller andet eksisterende indholdsstyringssystem samt konnektorer eller integrationer.
• Hvilke sprogkombinationer har I brug for (herunder lokale sprogvarianter)?
• Hvad er den forventede oversættelsesvolumen og -frekvens?
• Hvad ville være de vigtigste emneområder og indholdsformater, herunder efterlevelseskrav?

Jo mere information du oplyser om dine behov, desto bedre kan potentielle partnere skræddersy deres bud til din specifikke situation.

Det skal du inkludere i din anmodning om tilbud på oversættelse

Virksomhedens størrelse og struktur

Dette er interessant for jer både i forhold til udskiftning af personale og antal fuldtidsansatte medarbejdere, opdelt efter rolle, eftersom det er gode indikatorer på, hvor stærkt virksomheden står. Ekstra tip: Spørg ind til, hvor stor udskiftning der er blandt vigtige medarbejdere og partnere. En lav udskiftning af medarbejdere er tegn på en god ledelse, en succesfuld forretning og en stabil organisation.

Virksomhedens lokalitet(er) 

En oversættelsesleverandørs primære lokalitet og lokale kontorer kan indikere deres styrker og svagheder, hvad angår tilbudte sprogkombinationer.

Virksomhedens ledelses- og organisationsdiagram 

Hvis I forstår, hvordan virksomheden er organiseret, vil I hurtigt få en idé om virksomhedskulturen, og hvorvidt den vil være et godt match for jeres organisation.

Oplysninger om kundehåndtering

Spørg ind til, hvordan strukturen til håndtering af kundeoplysninger vil se ud for dig, hvem der bliver dit kontaktpunkt, og hvilken slags kundegrænseflader, der vil være på plads.

Kundereferencer og casestudier

Dette giver dig ikke blot en idé om deres kvalitet, men også om, hvordan du vil blive set: Bliver du en alt for lille eller alt for stor kunde for dem, sammenlignet med deres nuværende kundebase?

Forhør dig om, hvor stor en volumen de har oversat, samt hvilke sprogkombinationer og hvilket eller hvilke indholdstyper de har arbejdet med.

Ekstra tip: Casestudier kan vise dig, hvorvidt de potentielle leverandører har været proaktive i implementeringen af innovative løsninger for at løse deres kunders problemer.

Omkostninger

Lav en struktureret skabelon, der gør det lettere efterfølgende at sammenligne mulige udbydere. Sortér efter det, der er mest relevant for dig, hvilket generelt vil omfatte alle eller nogle af nedenstående punkter:

• Standardpris for oversættelse pr. ord/time (plus pris for efterredigering af maskinoversættelse, hvis relevant)
• Eventuelle prisforskelle på forskellige kilde- og målsprog
• Omkostninger i forbindelse med yderligere behandling, f.eks. DTP
• Eventuelle skjulte omkostninger i forbindelse med onboarding, f.eks. for implementering/migrering
• Eventuelle yderligere abonnementsomkostninger, f.eks. for licenser
• Enhver mulig rabat (typisk for hits fra oversættelseshukommelser og/eller baseret på projektvolumen), yderligere gebyrer (f.eks. for levering dagen efter) og minimumspriser. 

Ekstra tip: Bed om at få tilsendt et tilbud baseret på et typisk projekt for at få en idé om deres samlede prissætning.

Oversættelsesteknologier og -processer

Du har muligvis allerede identificeret avancerede teknologikrav, men hvis ikke kan du benytte lejligheden til at bede dine potentielle partnere om en vurdering. Afhængigt af dine nuværende arbejdsgange og teknologiske opsætning har du muligvis brug for:

• Et system til håndtering af oversættelser (TMS = Translation Management System) med en klar tilpasning af hosting-miljø, ansvar og lokation
• Udvidelse af biblioteker, der potentielt set kan forvandle ethvert projekt til en base for fremtidige oversættelsesprojekter
• Tydelige procedurer for gennemgang og godkendelse af termer til ordlister
• Gennemlæsninger med kontekst
• Cloud-baseret gennemlæsning for flere brugere
• Opbevaring af dokumenter, der til enhver tid kan hentes frem
• Kundeportal, der kan tilpasses til at administrere og spore oversættelsesprojekter i realtid
• Mulighed for direkte kommunikation med oversættere
• Yderligere sprogteknologiske værktøjer.

Kvalitetssikring

Du har muligvis allerede identificeret avancerede teknologikrav, men hvis ikke kan du benytte lejligheden til at bede dine potentielle partnere om en vurdering. Afhængigt af dine nuværende workflows og teknologiske opsætning kan du have behov for: Oversættelser i høj kvalitet kan kun opnås, hvis leverandøren har indført nogle fornuftige processer, hvor de kombinerer manuelle og automatiske kvalitetstjek og samtidig har et godt overblik over samt styr på deres lingvister. De vigtige tips er altså:

• Stil specifikke spørgsmål om anerkendte kvalitetscertifikater såsom ISO 17100 og ISO 18587 (oversættelsesservices/efterredigering af maskinoversættelse).
• Bed om resultater fra kundetilfredshedsundersøgelser.
• Spørg, hvordan afvigelser overvåges og håndteres.

IT-infrastruktur, sikkerhed og databeskyttelse

Oversættelsesprocesser involverer typisk yderst fortrolige oplysninger og indhold. Derfor er det vigtigt, at jeres udbyder af sprogservices kan garantere komplet beskyttelse af jeres data. Spørg ind til, hvilke sikkerhedsforanstaltninger jeres potentielle partnere har truffet for at beskytte jeres oplysninger bedst muligt!

Kapacitet og tilgængelighed

I skal sikre jer, at jeres fremtidige leverandør vil være i stand til at håndtere jeres oversættelsesvolumen. Spørg om, hvor hurtigt de normalt kan levere et almindeligt projekt, samt om deres arbejdstider og åbningstider på kontoret.

Begynder buddene at komme ind? Tiden er inde til evaluering og eventuelle RFQ'er (anmodning om prisoverslag)

Grundlæggende spørgsmål, for eksempel angående hvem i teamet, der skal evaluere de indkommende prisoverslag, og hvor det primære fokus bør lægge, skal allerede være veldefinerede, når prisoverslagene begynder at rulle ind.

I kan sikkert komme langt med et pointbaseret system til at evaluere tilbuddene. Opstil en liste over must-haves og nice-to-haves. For eksempel behøver I muligvis ikke at implementere en kunderelateret terminologiliste lige nu, men vil gerne have mulighed for at gøre dette i fremtiden.

Overvej nøje, hvad der er bedst for jer – nu og i fremtiden. Resultatet bør være en liste over de mest lovende kandidater. Når der skal vælges blandt disse, bør man have følgende kriterier for øje:

• Var deres bud præcist, og modtog I det til tiden?
• Har de erfaring med oversættelse og indhold indenfor jeres branche/område?
• Kan de skalere deres services, efterhånden som jeres virksomhed vokser?
• Hvor lang tid har de drevet deres virksomhed?

Hvis der skal gås mere i dybden med evalueringen af den eller de fremtidige partnere, kan man også overveje at anmode om:

• Referencer fra eksisterende kunder, der arbejder indenfor samme branche som jer.
• Testoversættelser af indhold, I leverer, så der kan sendes identiske tekster til alle potentielle leverandører og dermed opnås bedre sammenligning af resultatet.
• En RFQ: Et dokument, der præcist beskriver forskellige priser for specifikke tjenester eller produkter. I beder med andre ord leverandørerne om at sende priser på de tjenester, der anmodes om i jeres RFP.

En RFQ er altså et vurderingsværktøj til indkøbsprocessen, der fokuserer på de økonomiske aspekter.

Få en fantastisk start: Onboarding af jeres nye udbyder af globalt indhold

Når først der er truffet beslutning om jeres sprog- eller indholdsudbyder, er der nogle ting, I bør definere, hvis det ikke allerede var inkluderet i jeres RFP:

• Hvilke aktiver har de brug for fra jer, inden de kan gå i gang?
• Hvem står for den teknologiske implementering?
• Er der behov for oplæring?
• Hvor lang tid kan I forvente, at processerne tager?
• Hvordan udvælges oversætterne, der skal arbejde på jeres projekt?

Løbende evaluering

Når det nye oversættelsespartnerskab sættes i gang, skal du planlægge regelmæssige kontroller og overvåge KPI'er såsom oversættelseskvalitet, rettidig levering og servicekvalitet.

Det er også en god idé løbende at afsøge markedet. Dette giver også lejlighed til at evaluere de nuværende services, så du kan se hvordan de er i sammenligning med potentielt mere innovative tilbud eller partnere, der bedre stemmer overens med din vækststrategi.