Insidertips, der bør overvejes før påbegyndelse af anmodning om tilbud på oversættelser

Hvad er en anmodning om tilbud (request for proposal, RFP) på oversættelse?

Et oversættelsesudbud er en indkaldelse af bud, der kan være offentlig eller begrænset, hvori du beskriver et projekt, hvor du søger bud fra leverandører på det sproglige behov, du skal have dækket. Det giver dig mulighed for at sammenligne tilbud fra prækvalificerede leverandører og bede dem om at demonstrere, hvilke løsninger de vil foreslå, så du kan vurdere buddene og vælge den bedste kandidat til opgaven.

En anmodning om tilbud, der er udført rigtigt og velorganiseret, er afgørende ved enhver større udgift eller engagement i din virksomhed. Det er ikke kun afgørende at maksimere dit investeringsafkast, da det kan også være et vigtigt skridt til at styrke din organisations vækst.

Har du virkelig brug for at anmode om tilbud på oversættelse eller sprogservices?

Der findes mange scenarier, hvor en anmodning om tilbud på oversættelse kan være den rette tilgang. Du håber måske på at udvide til nye markeder eller ønsker at skifte sprogtjenesteudbyder, hvis du ikke er tilfreds med kvaliteten. Her er nogle af de mest almindelige grunde:

For at skabe vækst – Nå nye markeder med nye sprog og skræddersyet indhold eller nye produktlanceringer.

For at skabe innovation – Få mest muligt ud af de nyeste AI-teknologier og -værktøjer såsom maskinoversættelse.

Risikohåndtering – Undgå at blive for afhængig af ét samarbejde og ved at sprede din leverandørportefølje.

Partnerproblemer – Hvis du ikke er tilfreds med dine eksisterende partnerskaber og vil forbedre processer, effektivitet eller kvalitet.
 

Hvorfor en anmodning om information (RFI) kan være uvurderlig for din anmodning om tilbud

Da anmodninger om tilbud for sprog- og indholdstjenester kan være ret komplekse, kan det være en god idé først at indsamle oplysninger om potentielle leverandører. Det er her, en anmodning om information (Request for Information, RFI) kommer ind. Formålet er at indsamle information om potentielle leverandørers muligheder og hjælpe dig med at identificere dem, der med størst sandsynlighed vil kunne opfylde dine behov.

En anmodning om information er en hjælp:

• til at gøre din anmodning om tilbud meget mere målrettet og kortfattet
• til at frasortere irrelevante svar på din anmodning om tilbud
• til at gøre svarene i din udbudsrunde meget mere informative og sammenlignelige
• til at sikre, at de bedste leverandører svarer
• til at opstille en liste over favoritleverandører.

Målet er at indsamle information og forhåndsudvælge potentielle leverandører til den næste runde. En korrekt udarbejdet RFI giver et generelt overblik over leverandørprofiler, hvilket hjælper jer med blive bekendt med markedet og vælge de leverandører, som I ønsker, skal deltage i den kommende udbudsrunde.

Det skal en fremtidig partner kunne

Efter evalueringen af RFI-svarene bør du være i stand til ret præcist at definere, hvilken slags partner du skal satse på.

Spørgsmål, du nu bør kunne svare på:

• Er leverandørens fysiske placering vigtig for jer?
• Hvad er jeres minimumskrav, hvad angår succesrate og dokumenteret erfaring?
• Kræver mængden eller senere udvidelse deraf, at du benytter flere sprogleverandører, der håndterer flere sprog på én gang?
• Hvilke teknologier er afgørende for jeres partnerskab? Tænk på maskinoversættelse, AI-indholdsoptimering eller oversættelseshukommelse.
• Har du brug for en udbyder, der kan tilbyde andre tjenester såsom tolkning, transskription eller oprettelse af læringsindhold?