Séché Environnement: Yhteistyömalli monikielisten vuosikertomusten tuottamiseen

• Vuosikertomuksen pituus kasvaa vuosi vuodelta, joten sen tuottaminen vie entistä enemmän aikaa.

• Tekijöiden määrä kasvaa, ja raportin tekemiseen osallistuu sekä sisäisiä (konsolidointi, yhteiskuntavastuu, lakiasiat) että ulkoisia sidosryhmiä, kuten alku- ja loppuvaiheen graafisia suunnittelijoita, kääntäjiä ja XBRL-kumppaneita.

• Englanniksi käännetty versio julkaistiin edellisenä vuonna huomattavalla viiveellä ranskankieliseen versioon verrattuna.

Kansainvälisenä Pariisin pörssiin listattuna yhtiönä Séché Environnement on velvollinen laatimaan vuosikertomuksen jokaisesta tilivuodesta tiettyyn määräaikaan mennessä.  

Yhtiöllä on laaja sijoittajakunta kaikkialla maailmassa, joten vuosikertomus on tuotettava sekä ranskaksi että englanniksi. Acolad on toiminut Séchén kumppanina ja hoitanut vuosikertomusten käännökset listautumisvuodesta 1997 lähtien.

Vuosikertomuksen sisältövaatimukset kuitenkin laajenevat jatkuvasti, ja sen tuottamiseen tarvitaan entistä enemmän tekijöitä. Raportin laatiminen vie siis vuosi vuodelta enemmän aikaa. 

Ranskankielisen (pääkieli) version valmistumisen jälkeen kului yli kuukausi – eli aivan liian kauan –, ennen kuin englanninkielinen versio oli käännetty ja oikoluettu, ja lisäksi prosessissa tarvittiin myös muita välikäsiä, kuten graafisen suunnittelun toimistoja. 

Séché myös ymmärsi, että tarvitaan tehokkaampaa toimintaa ja enemmän yhteistyötä ja että aihealueiden asiantuntijoilla pitäisi olla mahdollisuus työstää asiakirjaa suoraan ja samanaikaisesti. 

Acolad tiesi, että silloinen kumppanuus ei täyttänyt kaikkia Séchén tarpeita. Globaalina sisältökumppanina Acolad huomasi tilaisuuden yksinkertaistaa prosessia ja tarjota Séchélle sekä vuosikertomuksen tuotanto- että lokalisointiratkaisut.

Acolad rakensi räätälöidyn sisällöntuotannon yhteistyötyökalun Pomelo Paradigmin kehittämälle Pomdoc Pro -alustalle. Työkalu mahdollistaa oikoluvun ja käännökset sisällöntuotannon rinnalla. Näin asiakirja voidaan viimeistellä vaiheittain halutussa muodossa ja lyhyessä ajassa. 

Acolad auttoi Séchéä täyttämään lainsäädännön vaatimukset mukauttamalla alustan sisältömallit vastaamaan vuosikertomusta koskevia standardeja sekä brändin visuaalista identiteettiä, ohjeistuksia ja typografiaa. 

Alustaa on myös helppo käyttää verkossa, se mahdollistaa sisällön omistajuuden ja tarjoaa yhteistyömahdollisuuksia rajattomalle määrälle käyttäjiä. 

Kun tiedot oli saatu alustalle, Séché järjesti sisäisen työpajan kaikille vuosikertomuksen tekijöille, jotta he voisivat työstää raporttia itsenäisesti omissa työympäristöissään. 

Samalla Acoladin talousviestintäratkaisujen tiimi valvoi projektia alusta loppuun ja koordinoi projektin hallinnan Séchén kanssa.

• Vuosikertomuksen tuotanto 10 kertaa nopeammin
  
• Sisällöntuotanto, oikoluku ja käännöspalvelut yhdellä alustalla
  
• Nopeammat lakisääteiset auditointitarkastukset
  
• Automatisoitu raportointistandardien ja brändiohjeistusten noudattaminen 
  
• Séché Environnementin kirjoittajilla on mahdollisuus hallita raportteja itsenäisesti.
  

Yhteistyöalustan ja -prosessien ansiosta Acolad pystyi tuottamaan Séchén vuosikertomuksen englanninkielisen version lähes samanaikaisesti alkuperäisen ranskankielisen version kanssa. Aikaa kului vain 2–3 päivää, joten työaikaa säästyi yli kuukausi. Tämä auttoi parantamaan yrityskuvaa englanninkielisten sijoittajien keskuudessa, sillä heidän on tärkeää saada tiedot samaan aikaan ranskalaisten sijoittajien kanssa.

Yksi Séchén suurimmista huolenaiheista ennen alustan käyttöönottoa liittyi visuaaliseen suunnitteluun, jossa heillä oli tapana käyttää ulkoisia suunnittelutoimistoja. Acoladin ratkaisu auttoi Séchéä suoriutumaan graafisesta ja visuaalisesta suunnittelusta paljon aiempaa nopeammin (ja kustannustehokkaammin), sillä Acoladin omat suunnittelijat osallistuivat sisällöntuotantoprosessiin alusta alkaen.

Vuosikertomusta tekeville tiimeille prosessi on huomattavasti intuitiivisempi, kuten Séché Environnementin sijoittajasuhdejohtaja Manuel Andersen toteaa: ”Nyt voimme viedä sisällön suoraan käännettäväksi XLIFF-muodossa. Kääntäjä tekee käännöstyön omassa ympäristössään, ja sen jälkeen voimme integroida käännöksen suoraan takaisin työkaluun. Tässä vaiheessa ulkoasu tuotetaan automaattisesti, joten käännetty asiakirja näyttää välittömästi samalta kuin lähdetiedosto, jonka ulkoasu on muotoiltu prosessin alkuvaiheessa. Kyse ei siis ole leikkaamisesta ja liimaamisesta, vaan pienestä säätämisestä. Aikaa säästyy valtavasti.”