Séché Environnement : une approche collaborative de la production de rapports annuels multilingues

• Le rapport annuel URD est chaque année un peu plus long, ce qui rend sa gestion particulièrement chronophage.

• Le nombre de contributeurs augmente à cause de l’intervention de contributeurs internes (services de consolidation, RSE, juridique) et externes (graphistes, traducteurs et partenaires XBRL en amont et en aval).

• L’année précédente, la version traduite en anglais avait été publiée beaucoup plus tard que la version française.

En tant qu’entreprise internationale cotée à la bourse de Paris, Séché Environnement est tenue d’établir un rapport annuel, également appelé document d’enregistrement universel (URD), pour chaque année d’exercice, dans les délais impartis.  

Comme ses investisseurs sont répartis dans le monde entier, elle doit non seulement produire ce rapport URD en français, mais aussi en anglais. Depuis son introduction en bourse en 1997, Séché a choisi de faire appel aux services d’Acolad pour la traduction de ce document.

Toutefois, la compilation devient de plus en plus chronophage chaque année en raison des exigences croissantes en matière de contenu URD et du recours indispensable à des contributeurs supplémentaires. 

Le délai entre la finalisation de la version française (langue principale) et la phase de traduction et relecture était supérieur à un mois, ce qui était loin d’être idéal. Par ailleurs, le projet ne pouvait se faire sans l’intervention d’intermédiaires, comme des agences de design graphique. 

L’entreprise avait donc besoin d’améliorer l’efficacité et la collaboration, tout en permettant aux experts du domaine d’intervenir de façon plus directe et simultanée sur le document. 

Puisque le partenariat existant ne répondait plus à tous les besoins de Séché, Acolad, son partenaire mondial en gestion de contenu, a entrepris de simplifier le processus en lui fournissant à la fois des solutions de production et de localisation de contenu URD.

Acolad s’est appuyé sur Pomdoc Pro (une technologie Pomelo Paradigm) pour proposer un outil de collaboration autour du contenu personnalisable, qui permet d’effectuer la traduction et la relecture en parallèle de la création du contenu. Il est ainsi possible de finaliser le document au fur et à mesure, en respectant la mise en page souhaitée, dans un court laps de temps. 

Pour aider Séché à se conformer aux exigences réglementaires, Acolad a personnalisé les modèles de contenu de la plateforme en fonction des normes URD et de l’identité visuelle, des directives et de la typographie de la marque. 

Par ailleurs, la plateforme est facilement accessible en ligne, simplifie l’attribution des responsabilités et permet de partager les tâches sans limiter le nombre d’utilisateurs. 

Une fois les informations mises à disposition sur la plateforme, Séché a organisé un atelier en interne avec tous les contributeurs pour leur montrer comment compiler le rapport de façon autonome dans leurs propres environnements de travail. 

Pendant ce temps, l’équipe des solutions financières d’Acolad a supervisé le projet de A à Z et coordonné les étapes avec Séché.

• Production 10 fois plus rapide de contenu URD
  
• Services de création de contenu, de relecture et de traduction sur une seule plateforme
  
• Accélération des certifications de contrôle légal
  
• Automatisation de la conformité avec les normes URD et les directives de la marque 
  
• Gestion autonome des rapports par les rédacteurs de Séché Environment
  

Grâce à la plateforme et aux processus collaboratifs, Acolad a produit la version anglaise du rapport URD de Séché presque en même temps que la version française originale, soit en 2 ou 3 jours – une économie de temps de travail de près d’un mois. Cette réussite a permis à Séché de redonner confiance à ses investisseurs anglophones : il est important pour eux d’avoir accès aux informations en même temps que les investisseurs français.

Avant la mise en œuvre de la plateforme, Séché se souciait surtout de l’aspect visuel à donner, pour lequel la société avait exigé l’intervention d’agences externes de design graphique. La solution d’Acolad a contribué à répondre aux exigences de conception et de graphisme en un temps bien plus court (et pour moins cher), car le processus de collaboration prévoyait depuis le début l’intervention des propres designers d’Acolad.

Comme l’explique Manuel Andersen, directeur des relations avec les investisseurs de Séché Environment, le processus est beaucoup plus intuitif pour les équipes impliquées : « Nous exportons maintenant directement le contenu à traduire au format XLIFF pour que le traducteur travaille dans son environnement habituel, puis nous réintégrons la traduction dans l’outil. À ce stade, la mise en page est appliquée automatiquement et le document traduit a la même apparence que le document source mis en forme au début du processus. Plus besoin de copier-coller, une simple manipulation suffit. Le gain de temps est considérable. »