Séché Environnement: Kollaborativer Ansatz für mehrsprachige Jahresberichte

• Der URD-Jahresbericht wird jedes Jahr länger und seine Erstellung und Bearbeitung nimmt immer mehr Zeit in Anspruch

• Die Anzahl der internen (Konsolidierung, CSR, Recht) und externen Mitwirkenden nimmt zu: Grafikdesigner, Übersetzer, XBRL-Partner

• Im letzten Jahr verzögerte sich die Veröffentlichung der englischen Version gegenüber der französischen Version deutlich

Als internationales, an der Pariser Börse geführtes Unternehmen muss Séché Environnement für jedes Geschäftsjahr pünktlich einen Jahresbericht erstellen, das sogenannte Universal Registration Document, kurz URD.  

Aufgrund internationaler Investoren muss der Bericht nicht nur auf Französisch, sondern auch auf Englisch vorgelegt werden. Daher arbeitet Séché seit seinem Börsengang im Jahr 1997 bei der Übersetzung mit Acolad zusammen.

Die ständig wachsenden inhaltlichen Anforderungen an URDs und die Einbindung weiterer Mitwirkender macht die Erstellung des Berichts jedes Jahr aufwändiger. 

Die Übersetzung aus dem Französischen als Hauptsprache sowie das Korrekturlesen dauerten mehr als einen Monat – und damit deutlich zu lang. Außerdem mussten noch andere Dienstleister wie zum Beispiel Grafikdesign-Agenturen ins Boot geholt werden. 

Séché erkannte, dass es effizientere und kollaborativere Abläufe brauchte. Fachkundige Experten sollten direkt eingebunden werden und parallel an dem Dokument arbeiten können. 

Eins war klar: Die bisherige Zusammenarbeit erfüllte nicht mehr alle Anforderungen von Séché. Als Global Content Partner erkannte Acolad die Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen und Séché Lösungen für die Erstellung und die Lokalisierung des URD vorzuschlagen.

Acolad entwickelte auf der Basis von Pomdoc Pro (einer Technologie von Pomelo Paradigm) ein kundenspezifisches Content Collaboration Tool, mit dem Übersetzung und Korrekturlesen gleichzeitig mit der Erstellung des Contents erfolgen können. Das fertige Dokument liegt so in kürzester Zeit im gewünschten Layout vor. 

Im Hinblick auf die regulatorischen Anforderungen passte Acolad die Content-Vorlagen auf der Plattform an URD-Standards an, und zwar unter Beachtung der visuellen Markenidentität, der Richtlinien und der Typografie des Kunden. 

Die Online-Plattform ist leicht zugänglich, macht Verantwortlichkeiten transparent und bietet für beliebig viele Benutzer Möglichkeiten der Zusammenarbeit. 

Nachdem mit der Plattform der Grundstein gelegt war, organisierte Séché einen internen Workshop für alle Mitwirkenden. Sie sollten im Anschluss in der Lage sein, den Bericht unabhängig und in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zusammenzustellen. 

Gleichzeitig überwachte ein Team für Finanzlösungen von Acolad den gesamten Prozess von A bis Z und koordinierte alle Vorgänge mit Séché.

• 10-mal schnellere URD-Erstellung
  
• Content-Erstellung, Korrekturlesen und Übersetzen auf einer einzigen Plattform
  
• Schnellere Zertifizierung für gesetzlich vorgeschriebene Audits
  
• Automatische Einhaltung der URD-Standards und Markenrichtlinien 
  
• Autoren von Séché Environment können Berichte autonom verwalten und bearbeiten
  

Die kollaborative Plattform und die neuen Prozesse von Acolad machten es möglich: Die englische Version des URD-Berichts von Séché war fast zum selben Zeitpunkt fertig wie das französische Original – innerhalb von 2 bis 3 Arbeitstagen. Das sparte mehr als 1 Monat Zeit. Englischsprachige Investoren sind begeistert, denn es ist für sie wichtig, immer auf demselben Informationsstand wie die französischen Investoren zu sein. Das Ergebnis trug also sehr zu einem Imagegewinn des Unternehmens bei.

Séché legt sehr viel Wert auf die visuelle Präsentation seiner Berichte. Vor der Einführung der Plattform wurden hierfür externe Grafikdesign-Agenturen beauftragt. Mit der neuen Lösung von Acolad konnten Grafik und Design wesentlich schneller (und kostengünstiger) erstellt werden. Grafikdesigner von Acolad waren von Anfang an in die Content-Erstellung eingebunden.

Der Prozess gestaltete sich für alle beteiligten Teams wesentlich intuitiver. Manuel Andersen, Investor Relationships Manager bei Séché Environment, erklärt: „Wir exportieren den Content jetzt direkt in das XLIFF-Format, das die Übersetzer dann in ihrer gewohnten Umgebung bearbeiten. Anschließend wird die Übersetzung zurück in das Tool importiert. Das Layout der zu Beginn des Prozesses formatierten Ausgangsdatei wird automatisch übernommen. Das übersetzte Dokument entspricht also bereits weitestgehend dem Ausgangsdokument. Es müssen nur noch kleine Anpassungen vorgenommen werden. Das alles ist völlig anders als der frühere Copy-and-Paste-Ansatz und spart immens viel Zeit.“