Bedste praksisser til flersprogede virtuelle møder og events

Virtuelle møder og events er blevet fast inventar i de flestes arbejdsdag. Med stigningen i fjernarbejde og globalt samarbejde kan telekonferencer, webinarer, virtuelle møder eller online virksomhedsmøder være en effektiv måde at samle folk, uanset hvor i verden de befinder sig.  

Men når deltagerne taler forskellige sprog, kan det være udfordrende at afholde et virtuelt møde, der er vellykket og produktivt. Effektiv kommunikation er nøglen til succes for et hvilket som helst virtuelt møde, og når man har et flersproget publikum, bliver det endnu mere udfordrende. 

Der kan være sprogbarrierer, kulturelle nuancer, accenter og dialekter. Disse kan føre til fejlkommunikation og misforståelser, der resulterer i forvirring og udfordringer for at få et effektivt samarbejde.  Folk fra forskellige kulturelle baggrunde kan også være vant til forskellige kommunikationsformer, -attituder og -værdier, hvilket f.eks. kan gøre det svært at forstå hinandens perspektiver og finde fælles fodslag.  

Men selvom sproget er en stor udfordring, vil du sikkert også møde udfordringer i forhold til forskellige tidszoner samt teknologiske begrænsninger og udfordringer. 

For at imødekomme disse udfordringer har vi lavet en liste over bedste praksisser for at sikre, at dit flersprogede virtuelle arrangement går gnidningsfrit. Gør dig klar til at afholde inkluderende virtuelle events, der bryder sprogbarrierer og får alle med. 

1 – Forberedelse  

Forberedelse er afgørende, når du planlægger et virtuelt event, og når publikum taler flere sprog er det endnu vigtigere. Der er ikke nogen, der gider deltage i din session bare for at finde ud af, at det afholdes på et sprog, vedkommende ikke kan forstå, og hvor der ikke er nogen mulighed for at vælge andre sprog. Hvordan forbereder du dig på den bedste måde? 

Find ud af, hvilke(t) sprog dine deltagere taler 

Første skridt i forberedelsen på et flersproget virtuelt event er at finde ud af, hvad sprogkravene er for dine deltagere, værter og moderatorer. Dette vil sige, at du skal vælge, hvilke sprog der skal bruges, og finde ud af, om der er et fælles sprog, som alle deltagerne vil have det godt med at bruge.  

Vælg passende sprogsupport  

Ved at undersøge dit publikums sprogkrav kan du også finde ud af, om der er behov for at oversætte mødedokumenter og kommunikationsmaterialer, f.eks. dagsordener og præsentationer, som kan hjælpe med at sikre, at alle deltagerne kan følge med og deltage i mødet eller eventet. 

Du bør også overveje, om du har brug for tolke til at understøtte dialogen. Tolkning hjælper alle deltagere med at forstå og deltage i samtalen. På den måde føler de sig involveret og hørt. 

Vælg den rette virtuelle platform og de rette værktøjer 

Du har sikkert prøvet at være til et møde, hvor værten havde talt med lyden slået fra, eller hvor en person mistede forbindelsen, eller hvor deltagerne ikke kunne høre moderatorerne ordentligt. Hvordan undgår man det?  

Før eventet skal du sikre dig, at alle deltagere har det fornødne udstyr til at deltage fuldt ud. Dette kan f.eks. være en pålidelige internetforbindelse, en mikrofon, et webcam eller endda et headset.  

Valget af værktøjer er afgørende for at få et vellykket møde eller event. Den platform, du vælger at bruge til at afholde mødet, skal være brugervenlig, pålidelig og tilbyde de nødvendige værktøjer til effektiv kommunikation. Se, om der er mulighed for at tilføje oversættelse i realtid, optage din session, AI-genererede mødenoter og -resuméer, og om man kan have separate spor til alle tolke. Disse værktøjer kan eliminere sprogbarrierer og være med til at sikre, at alle forstår, hvad der sker, og kan deltage. 

Test det, før du går live 

Før du trykker på live-knappen, bør du teste teknologien og platformen for at sikre, at det virker korrekt. Dette kan hjælpe dig med at undgå tekniske udfordringer. Sørg for at samle alle talere og moderatorer for at se, om deres forbindelser er stabile, at lyset er passende, og at mikrofonerne og lydenhederne virker, som de skal.  

Ved at træffe disse forberedende foranstaltninger fjerner du potentielle kommunikationsbarrierer og garanterer, at dine værter og deltagere kan deltage på lige fod. 

2 – Kommunikation

Effektiv kommunikation i flersprogede sessioner består dog af meget mere end at tilbyde muligheder på flere sprog. Selvom det kan se ud, som om kommunikationen kun sker under eventet, starter det før planlægningen med invitationer og promoveringer af eventet. Kommunikationen slutter heller ikke, når alle punkterne på dagsordenen er nået – kommunikation efter eventet såsom opfølgningsmails til deltagere og taksigelser til talerne er også afgørende.  

Promover din session  

Før eventet skal du promovere din session, hvad end det "blot" består i at sende invitationer ud til kolleger og finde et passende tidspunkt i deres kalendere, eller om det består i at forberede en kampagne på flere kanaler.  

Skal du bruge en dedikeret landingsside til eventet eller en helt oversat eventhjemmeside? Hvis du forbereder en flersproget mailkampagner, så sørg for, at mailindholdet er passende oversat til dit events målgruppe. Når du promoverer dit events vigtigste resultater eller fordele, så husk, at der kan være forskellige forventninger afhængigt af den specifikke deltagers kulturelle baggrund, så tilpas dit budskab for at vise, hvad din session tilbyder.  

Brug klart og enkelt sprog 

Når du kommunikerer i et virtuelt møde eller event, bør du bruge klart og enkelt sprog, som alle kan forstå. Det er endnu vigtigere i virtuelle møder sammenlignet med fysiske events, fordi deltagerne kan ikke aflæse ikke-verbale tegn såsom kropssprog og ansigtsudtryk, der kan hjælpe dem med at forstå, hvad der bliver sagt. 

Det kan også ske, at deltagerne multitasker eller nemt bliver distraheret. Derfor bør sproget være simpelt og letforståeligt, så du kan holde dem opmærksomme og engagerede. 

Udover disse faktorer kan begrænsninger eller tekniske problemer med virtuelle kommunikationsplatforme også gøre det svært at forstå komplekst eller teknisk sprog, f.eks. når der er en dårlig lydkvalitet, problemer med internetforbindelsen eller begrænset båndbredde. 

Spørg dig selv: Vil mit publikum kunne forstå dette? Og undgå at bruge jargon eller tekniske termer, som deltagerne muligvis ikke kender.  

Husk de kulturelle nuancer 

Kulturelle forskelle spiller en stor rolle i kommunikation. Det er vigtigt at være opmærksom på kulturelt følsomme områder for alle deltagerne. Undgå at bruge sprog eller gestik, der kan tolkes som stødende eller ufølsomt i andre kulturer. 

Få alle til at deltage  

Ved at bruge icebreakerspil, stille mange spørgsmål og bruge interaktive værktøjer såsom mobilapps kan du få dine deltagere til at føle sig inkluderet og engageret i samtalen, der føles mere interessant og dynamisk.  

Illustrer dit budskab 

Visuelle udtryk hjælper med at bryde monotonien ved virtuelle møder og gør det lettere for deltagere at forstå det, der bliver præsenteret. De kan også være en stor hjælp, hvis man vil reducere sprogbarrierer, fordi de giver en visuel repræsentation af det, der tales om.

3 – Moderation

Dine moderatorers rolle er at sikre, at det virtuelle møde eller event kører efter planen, og at alle deltagere kan kommunikere og deltage på lige fod. Moderatorer er også afgørende for at få det virtuelle møde eller event til at gå op i en højere enhed, så sørg for at vælge en til rollen, der er klar til varetage det ansvar. 

Opstil klare forventninger fra starten 

Moderatoren skal kunne kommunikere målene, dagsordenen og eventuelle regler og forventninger for deltagelse ved sessionens begyndelse. Dette er vigtigt, fordi det sikrer, at alle er på samme side og forstår, hvad der skal tales om, hvordan mødet kommer til at foregå, og hvad der forventes af dem. 

Ved at opstille forventninger fra starten af et event kan du også reducere forvirring, misforståelser og distraktioner samt sikre, at alle er fokuseret på eventets formål. Dette skaber en positiv og produktiv atmosfære og er kimen til et vellykket event. 

Administrer din tid effektivt 

Moderatoren bør også være ansvarlig for at holde tidsplanen og sørge for, at alle deltagere har nok tid til at stille spørgsmål og til at dele deres perspektiver. Derudover skal moderatoren også sørge for at bevæge mødet eller eventet fremad og undgå lange perioder med stilhed eller inaktivitet. 

Håndter tekniske udfordringer undervejs 

Tekniske udfordringer kan opstå under et hvilket som helst virtuelt møde eller event. Det bør være din moderators opgave at løse disse, så sørg for, at vedkommende kan løse tekniske fejl, f.eks. med internetforbindelsen, så det virtuelle møde eller event kan fortsætte gnidningsfrit. 

4 – Opfølgning  

Dit event er slut, så det var det hele. Ah, faktisk ikke. Opfølgning på eventet er lige så vigtigt som forberedelsen. Formålet med opfølgning er at sikre dig, at dit events eller mødes mål er nået samt at reflektere over, hvad du har lært, så du kan bruge det til at forbedre fremtidige virtuelle møder eller events.  

Dokumentér og distribuer mødets resultater 

Det første trin i opfølgningsprocessen bør være at dokumentere resultaterne. Dette kan være vigtige beslutninger, handlingspunkter og andre vigtige oplysninger, der blev drøftet under det virtuelle møde. 

Der bør distribueres et mødereferat og en optagelse (hvis du har besluttet dig for at gøre en sådan tilgængelig) til alle deltagere, herunder dem, der talte forskellige sprog, så du skal sørge for, at de alle bliver oversat til de relevante målsprog. Dette kan hjælpe med at sikre, at alle er bekendt med resultaterne af det virtuelle møde eller event og kan tage højde for dem. 

Evaluer, hvor vellykket dit virtuelle event var 

Efter mødet eller eventet er det vigtigt at evaluere, hvordan det gik. Dette kan gøres på forskellige måder afhængigt af dine mål, f.eks. feedback fra deltagerne, en analyse af mødereferatet og andre kriterier såsom graden af deltagelse og engagement. 

Brug dine data til at forbedre fremtidige virtuelle møder eller events 

De oplysninger, du har indsamlet under opfølgningsprocessen, er vigtige for dine næste sessioner og bør bruges til at forbedre fremtidige virtuelle møder eller events. Dette kan omfatte at foretage ændringer af den virtuelle platform, forbedre moderationsprocessen eller inkorporere nye teknologier for at forbedre kommunikation og deltagelse. 

Hold kontakten med eventtalere og -deltagere 

Forbered opfølgende handlinger efter din session for at sikre, at deltagerne får et sammendrag eller handlingspunkter, som mødet resulterede i, eller så potentielle kunder og partnere ikke glemmer dig. Effektive måder at holde kontakten på og begynde at tænke over strategien til dit næste event kunne være at tilbyde en artikel om emnet på flere sprog, sende opfølgningsmails via en kontaktperson, deltagerne kan kontakte, eller vurdere deres tilfredsheds og interesse i opfølgende sessioner. 

Afsluttende bemærkninger 

Det kan være udfordrende at afholde flersprogede virtuelle møder og events, men det er en omkostningseffektiv og effektiv måde at samle folk fra hele verden. Ved at følge disse bedste praksisser kan du sikre dig, at de virtuelle møder er produktive og hyggelige for alle deltagere, uanset hvor de er, og hvilket sprog de taler. 

Det er vigtigt at huske, at virtuelle sessioner er en vigtig brik i den moderne erhvervsverden, og at effektiv kommunikation er afgørende for at de lykkes. Så uanset om du afholder et virtuelt virksomhedsmøde eller et virtuelt event for et globalt publikum, kan disse bedste praksisser hjælpe dig med at sikre, at det bliver en god oplevelse for alle.