Melhores práticas para eventos e reuniões virtuais multilingues

Os eventos e reuniões virtuais tornaram-se numa constante nos dias de trabalho da maioria das pessoas. Com o aumento do trabalho remoto e da colaboração global, as teleconferências, webinars, encontros virtuais ou reuniões públicas empresariais online podem ser uma forma eficaz de reunir as pessoas, independentemente da parte do mundo onde se encontram.  

Mas quando os participantes falam línguas diferentes, organizar uma reunião virtual que tenha sucesso e seja produtiva pode tornar-se num desafio. A comunicação eficaz é essencial para o sucesso de qualquer encontro virtual e, quando se lida com um público multilingue, pode tornar-se ainda mais desafiante. 

Podem existir barreiras linguísticas, nuances culturais, sotaques e dialetos, que podem conduzir a uma má comunicação e a uma interpretação errada, resultando em confusão e obstáculos à colaboração eficaz.  Pessoas de diferentes contextos culturais também podem estar habituadas a diferentes estilos de comunicação, atitudes e valores, o que pode dificultar a compreensão das perspetivas de cada um e a chegada a um entendimento comum, por exemplo.  

Contudo, embora a língua seja um grande desafio, é provável que também se depare com obstáculos no que respeita a diferentes fusos horários, limitações tecnológicas e dificuldades tecnológicas. 

Para superar todos estes desafios, compilámos uma lista de melhores práticas para assegurar que a sua sessão virtual multilingue decorra sem problemas. Prepare-se para organizar eventos virtuais inclusivos que quebram as barreiras linguísticas e reforçam a acessibilidade global! 

1 - Preparação  

A preparação é essencial aquando do planeamento de qualquer evento virtual; quando se trata de organizar um evento para um público multilingue, é ainda mais fundamental. Nenhum participante quer assistir à sua sessão apenas para perceber que está a realizar-se numa língua que não consegue compreender sem quaisquer opções multilingues disponíveis. Como começar então a preparar-se para o sucesso? 

Descubra a(s) língua(s) falada(s) pelos seus participantes 

O seu primeiro passo na preparação de um evento virtual multilingue deve ser descobrir as exigências linguísticas dos seus participantes, anfitriões e moderadores. Isto significa escolher quais as línguas que serão utilizadas e verificar se existe uma língua comum na qual todos os seus participantes se sintam confortáveis em comunicar.  

Selecione o apoio linguístico adequado  

Explorar as exigências linguísticas do seu público também o ajudará a determinar a necessidade de traduzir documentos da reunião e materiais de comunicação, tais como agendas e apresentações, que contribuirá para garantir que todos os participantes conseguem acompanhar e participar plenamente na reunião ou no evento. 

Deve igualmente ponderar se precisará de intérpretes para apoiar o diálogo. A interpretação ajuda todos os participantes a compreenderem e participarem no seu debate à medida que este decorre. Dessa forma, sentem-se envolvidos e ouvidos. 

Escolha as ferramentas e a plataforma virtual certas 

Provavelmente já esteve nalguma reunião em que o anfitrião esteve a falar enquanto tinha o microfone desligado, alguém perdeu a ligação ou os participantes não conseguiam ouvir corretamente os moderadores. Então, como é que tal se pode evitar?  

Antes do evento, certifique-se de que todos os que participam possuem o equipamento certo para aderir e participar plenamente. Isto pode significar uma ligação à Internet fiável, um microfone, uma câmara Web ou mesmo uns auscultadores.  

Escolher as ferramentas certas é fundamental para o sucesso da sua reunião ou do seu evento. A plataforma que escolher para ser o palco deve ser fácil de utilizar, fiável e fornecer as ferramentas necessárias para uma comunicação eficaz. Procure opções para acrescentar tradução em tempo real, gravação da sua sessão, resumos e notas da reunião gerados por IA e a capacidade de ter vias separadas para todos os intérpretes. Estas ferramentas ajudam a eliminar as barreiras linguísticas, garantindo que todos os participantes conseguem compreender e participar. 

Teste antes de entrar ao vivo 

Antes de carregar no botão de entrar ao vivo, teste a tecnologia e a plataforma para garantir que estão a funcionar corretamente. Isto pode ajudar a evitar dificuldades técnicas. Certifique-se de reunir todos os seus oradores e moderadores para que possam garantir que a sua ligação está estável, que têm boa iluminação e que os microfones e dispositivos de som estão a funcionar sem problemas.  

Ao realizar estes passos na preparação, elimina eventuais barreiras à comunicação e garante que tanto os seus anfitriões como os participantes podem participar em termos iguais. 

2 - Comunicação

Uma comunicação eficaz em sessões multilingues vai muito além de proporcionar opções multilingues. Embora possa parecer que a comunicação ocorre apenas durante o evento, esta começa muito antes das fases de planeamento, com os convites e a promoção antes do evento. Esta também não termina quando o calendário do evento está concluído - as comunicações após o evento, como os e-mails de seguimento para participantes e as mensagens de agradecimento para oradores, também são fundamentais.  

Promova a sua sessão  

Antes da data, precisa de promover a sua sessão, quer seja "apenas" enviar convites a colegas e encontrar um horário compatível nos seus calendários ou preparar uma campanha multicanal.  

Irá precisar de uma página inicial dedicada ao evento ou de um website do evento totalmente localizado? Se estiver a preparar uma campanha por e-mail multilingue, certifique-se de que o conteúdo do e-mail está bem localizado de acordo com o público-alvo do seu evento. Ao promover os principais resultados ou benefícios do seu evento, lembre-se de que podem existir diferentes expectativas consoante o contexto cultural do participante, por isso, personalize as suas mensagens para demonstrar o que a sua sessão irá oferecer.  

Utilize uma linguagem clara e simples 

Quando comunicar num evento ou reunião virtual, deve utilizar uma linguagem clara e simples que todos consigam compreender. Este aspeto é ainda mais importante em reuniões virtuais do que em eventos físicos, porque os participantes não podem recorrer a sinais não verbais, como a linguagem corporal e as expressões faciais, para ajudar a interpretar e compreender o que se está a dizer. 

Os participantes também podem estar a fazer várias coisas ao mesmo tempo ou distrair-se facilmente, sendo, por isso, importante manter a linguagem simples e direta para prender a sua atenção e envolvimento. 

Além destes fatores, as limitações ou questões técnicas com plataformas de comunicação virtual podem igualmente dificultar a compreensão de uma linguagem técnica ou complexa, por exemplo, quando existe uma qualidade do som medíocre, questões de ligação à Internet ou banda larga limitada. 

Pergunte a si próprio - o meu público irá compreender isto? E evite utilizar jargão ou termos técnicos com os quais os participantes possam não estar familiarizados.  

Tenha em mente as nuances culturais 

As diferenças culturais desempenham um papel significativo na comunicação. É fundamental ter em conta quaisquer sensibilidades culturais de todos os participantes. Evite utilizar linguagem ou gestos que possam ser entendidos como ofensivos ou insensíveis noutras culturas. 

Incentive a participação de todos os participantes  

Utilizar jogos para quebrar o gelo, colocar frequentemente perguntas e utilizar ferramentas interativas, como aplicações móveis, podem ser a forma perfeita para que os seus participantes se sintam incluídos e envolvidos nos seus debates, tornando-os mais interessantes e dinâmicos.  

Ilustre o seu ponto de vista 

As ajudas visuais podem ajudar a quebrar a monotonia de uma reunião virtual, tornando mais fácil para os participantes compreender as informações que estão a ser apresentadas. Também podem ser uma ajuda enorme no que respeita a reduzir as barreiras linguísticas, apresentando uma representação visual da informação.

3 - Moderação

O papel dos seus moderadores consiste em assegurar que o evento ou reunião virtual decorra sem problemas e que todos os participantes possam comunicar e participar eficazmente. Os moderadores são fundamentais para o sucesso do evento ou reunião virtual, pelo que é essencial escolher alguém para desempenhar esta função que esteja bem preparado para gerir esta responsabilidade. 

Estabelecer expectativas claras no início 

O moderador precisa de comunicar os objetivos, a agenda e quaisquer regras internas, bem como as expectativas para a participação no início da sessão. Isto é fundamental para que todos os seus participantes estejam na mesma página e compreendam quais os temas do debate que serão discutidos, como a reunião irá funcionar e o que se espera deles. 

Ao estabelecer as expectativas no início de um evento, pode igualmente reduzir a confusão, os mal-entendidos e as distrações, bem como assegurar que todos estejam concentrados no objetivo do evento. Tal ajuda a criar um ambiente positivo e produtivo e lança as bases para um evento de sucesso. 

Gerir o tempo de forma eficaz 

O moderador também deve ser responsável pela gestão do tempo, garantindo que todos os participantes tenham tempo suficiente para colocar perguntas e expressar os seus pontos de vista. Além disso, devem fazer a reunião ou o evento avançar, evitando longos períodos de silêncio ou inatividade. 

Resolver dificuldades técnicas à medida que surgem 

Podem ocorrer dificuldades técnicas durante qualquer evento ou reunião virtual. A responsabilidade de as resolver deve recair sobre o seu moderador, sendo este capaz de resolver questões técnicas, tais como problemas de ligação à Internet, e de assegurar que o evento ou reunião virtual continue sem problemas. 

4 - Seguimento  

O seu evento já terminou, por isso é o fim. Bem, ainda não. Os aspetos após o evento são tão importantes quanto a preparação. O objetivo do seguimento é garantir que os objetivos do seu evento ou reunião sejam cumpridos e retirar quaisquer lições aprendidas que possam ser utilizadas para melhorar futuros eventos ou reuniões virtuais.  

Documentar e distribuir os resultados da reunião 

A primeira fase no processo de seguimento deve ser documentar os respetivos resultados. Tal pode incluir decisões principais, pontos de ação e outras informações importantes que tenham sido debatidos durante o encontro virtual. 

As atas da reunião e a gravação (caso tenha decidido fornecê-la) devem ser distribuídas a todos os participantes, incluindo os que falam línguas diferentes, pelo que terá de garantir que são todas traduzidas para as suas línguas de chegada. Tal pode ajudar a assegurar que todos estejam cientes dos resultados do evento ou reunião virtual e possam tomar medidas adequadas. 

Avaliar o sucesso do seu evento virtual 

Após a reunião ou o evento, é importante avaliar o sucesso do(a) mesmo(a). Isto pode ser realizado de várias formas dependendo dos seus objetivos, como feedback dos participantes, uma análise das atas da reunião e outras métricas, como os níveis de participação e envolvimento. 

Utilizar os seus dados para melhorar futuros eventos ou reuniões virtuais 

As informações reunidas durante o processo de seguimento é crucial para as suas próximas sessões e devem ser utilizadas para melhorar futuros eventos ou reuniões virtuais. Tal pode incluir fazer alterações na plataforma virtual, melhorar o processo de moderação ou incorporar novas tecnologias para melhorar a comunicação e a participação. 

Manter o contacto com os oradores e participantes do evento 

Prepare ações de seguimento após a sua sessão para garantir que os participantes recapitulem ou obtenham os pontos de ação resultantes da reunião ou para que potenciais clientes e parceiros não se esqueçam de si. Fornecer um artigo multilingue sobre o tema, enviar e-mails de seguimento através de um ponto de contacto que possam alcançar ou avaliar a sua satisfação e interesse em sessões de seguimento podem ser formas eficazes e úteis para manter o contacto e orientar a estratégia do seu próximo evento. 

Considerações finais 

Realizar eventos ou reuniões virtuais multilingues pode ser um desafio, mas é uma forma eficaz e rentável de reunir pessoas de todo o mundo. Ao seguir estas melhores práticas, pode garantir que os encontros virtuais sejam produtivos e agradáveis para todos os participantes, independentemente da sua localização e língua materna. 

É importante lembrar que as sessões virtuais são uma componente crítica do panorama empresarial global atual e que uma comunicação eficaz é essencial para o seu sucesso. Independentemente de estar a realizar uma reunião virtual para uma empresa ou a organizar um evento virtual para um público global, estas melhores práticas podem ajudar a garantir o sucesso do seu encontro virtual.