Bästa praxis för flerspråkiga virtuella möten och evenemang

Virtuella möten och evenemang har blivit vardag på många arbetsplatser. Allteftersom distansarbete och globalt samarbete har blivit vanligare kan telefonkonferenser, webbinarier, virtuella möten och streamade stormöten vara effektiva sätt att föra människor samman, var i världen de än befinner sig.  

Men när deltagarna talar olika språk kan det vara en riktig utmaning att hålla i ett framgångsrikt och produktivt virtuellt möte. Nyckeln till framgång för varje virtuellt möte är en effektiv kommunikation, och den kan vara särskilt svår att uppnå när publiken är flerspråkig. 

Språkbarriärer, kulturella skillnader, accenter och dialekter kan förekomma. Dessa kan leda till felaktiga budskap och feltolkningar, vilket i sin tur ofta resulterar i missförstånd och hinder för ett effektivt samarbete.  Människor med olika kulturell bakgrund kan också ha olika erfarenheter när det kommer till kommunikationsstil, attityd och värderingar, vilket bland annat kan leda till svårigheter att förstå varandras perspektiv och komma överens.  

Även om språket är en stor utmaning i sig kan du även att stöta på patrull när det gäller olika tidszoner och tekniska begränsningar och svårigheter. 

För att du ska kunna ta dig igenom dessa utmaningar har vi satt samman en lista med rekommendationer för ett smidigt flerspråkigt virtuellt möte. Förbered dig för att hålla i inkluderande virtuella evenemang som river ner språkbarriärer och förbättrar tillgängligheten globalt! 

1 – Förberedelser  

Förberedelserna är a och o i planeringen av virtuella evenemang, och de är särskilt viktiga när det ska ske inför en flerspråkig publik. Ingen vill delta i en session bara för att upptäcka att den hålls på ett främmande språk, utan att ha anpassats för en flerspråkig miljö. Så hur förbereder du dig för att lyckas med ditt evenemang? 

Ta reda på vilket eller vilka språk deltagarna talar 

Det första steget i förberedelsen inför ett flerspråkigt virtuellt evenemang är att ta reda på deltagarnas, talarnas och moderatorernas språkkrav. Du behöver välja vilka språk som ska användas och kontrollera om det finns något gemensamt språk som alla deltagarna är bekväma med.  

Välj lämpligt språkstöd  

Genom att ta reda på publikens språkkrav kommer du också att kunna avgöra vilket behov som finns för att översätta mötesdokument och kommunikationsmaterial såsom dagordningar och presentationer. Dessa hjälper deltagarna att följa med och delta fullt ut i mötet eller evenemanget. 

Du bör även överväga huruvida du behöver ta hjälp av tolkar för att underlätta samtalet. Tolkningen hjälper de inblandade att förstå och delta i samtalet i realtid. Det gör att de känner sig involverade och hörda. 

Välj de rätta verktygen och rätt virtuell plattform 

Du har förmodligen någon gång deltagit i ett möte där talaren pratade på med sekretessknappen intryckt, där någon kopplades ner eller där deltagarna inte kunde höra moderatorerna ordentligt. Hur kan sådana situationer undvikas?  

Innan evenemanget bör du se till att alla berörda parter har rätt utrustning för att kunna koppla upp sig och för att delta fullt ut. Det kan handla om en stabil internetuppkoppling, en mikrofon, en webbkamera eller hörlurar.  

För att mötet eller evenemanget ska lyckas är det viktigt att välja rätt verktyg. Den plattform du väljer för evenemanget måste vara användarvänlig, stabil och ha de verktyg som krävs för en effektiv kommunikation. Håll utkik efter alternativ för översättning i realtid, inspelning, AI-genererade mötesanteckningar och sammanfattningar, samt möjligheten till olika spår för de olika tolkarna. Dessa verktyg hjälper dig att riva ner språkbarriärer så att alla kan förstå och delta. 

Testa i förväg 

Innan det är dags för själva evenemanget ska du testa tekniken och plattformen för att säkerställa att allt fungerar som det ska. På så sätt kan du förhoppningsvis undvika tekniska problem. Samla alla dina talare och moderatorer och låt dem kontrollera att de har en stabil anslutning, att ljussättningen är korrekt och att mikrofoner och andra ljudenheter fungerar som de ska.  

Genom att ta dessa förberedande steg kan du undvika potentiella hinder för kommunikationen och säkerställa att alla talare och deltagare kan delta på lika villkor. 

2 – Kommunikation

En effektiv kommunikation i flerspråkiga sessioner handlar om så mycket mer än att bara tillhandahålla flerspråkiga alternativ. Det kanske verkar som att kommunikationen bara sker under själva evenemanget, men den börjar faktiskt långt innan planeringsstadiet, med inbjudningar och kampanjer. Den slutar inte heller när evenemanget är över – även kommunikationer efter evenemanget, som uppföljningsmejl till deltagarna och uppskattande meddelanden till talarna, är viktiga.  

Sälj in sessionen  

Innan evenemanget behöver du sälja in din session. Det kan ibland begränsa sig till att skicka inbjudningar till kollegor och hitta en lämplig tid i deras kalendrar, men ofta krävs mer avancerade förberedelser, med en kampanj i flera kanaler.  

Behöver du en specifik webbsida för evenemanget eller kanske till och med en helt lokaliserad webbplats? Om du förbereder en flerspråkig e-postkampanj ska du se till att meddelandenas innehåll är väl lokaliserat med hänsyn till målgruppen för evenemanget. När du säljer in evenemangets syften eller fördelar måste du komma ihåg att förväntningarna kan var olika för deltagare med olika kulturell bakgrund. Se därför till att skräddarsy dina meddelanden för att visa upp vad sessionen kommer att erbjuda.  

Använd ett tydligt och enkelt språk 

När du kommunicerar på ett virtuellt möte eller evenemang måste språket vara tydligt och enkelt så att alla förstår. Det här är långt viktigare i virtuella möten än under evenemang där deltagarna är fysiskt närvarande – avsaknaden av icke-verbala signaler som kroppsspråk och ansiktsuttryck gör det svårare att tolka och förstå vad som sägs. 

Deltagarna arbetar ofta med annat under virtuella sessioner och distraheras lätt, vilket gör det än viktigare att hålla språket enkelt och rättframt för att bibehålla deras uppmärksamhet och engagemang. 

Utöver dessa faktorer kan begränsningar och tekniska problem med virtuella kommunikationsplattformar göra det svårt att förstå komplicerat eller tekniskt språk, till exempel på grund av dålig ljudkvalitet, problem med internetuppkopplingen eller begränsad bandbredd. 

Fråga dig själv: kommer min publik att förstå det här? Och undvik att använda jargong eller tekniska termer som deltagarna eventuellt inte känner till.  

Ta hänsyn till kulturella nyanser 

Kulturella skillnader spelar en viktig roll i kommunikationen. Det är viktigt att vara uppmärksam på kulturellt känsligt innehåll för de olika deltagarna. Undvik att använda språk och gester som kan uppfattas som stötande eller okänsliga i andra kulturer. 

Uppmuntra alla inblandade att delta  

Du kan använda olika lekar för att få igång samtalet, ställa många frågor och använda interaktiva verktyg som mobilappar för att hjälpa deltagarna att känna sig inkluderade och engagerade, vilket ökar deras intresse och gör samtalet mer dynamiskt.  

Använd bilder 

Visuella hjälpmedel kan bryta monotonin i ett virtuellt möte och förbättra deltagarnas förståelse av den information som presenteras. De kan även vara till stor hjälp för att minska de språkliga barriärerna genom att ge informationen en visuell presentation.

3 – Moderering

Moderatorns roll är att se till att det virtuella mötet går smidigt och att alla deltagare effektivt kan kommunicera och delta i samtalet. Moderatorn kan vara avgörande för mötets eller evenemangets resultat, så det är viktigt att välja rätt person för uppdraget. 

Var tydlig med vad deltagarna kan förvänta sig redan från början 

Moderatorn måste redan i inledningen informera om syftet med sessionen, dess dagordning, eventuella regler för deltagande och vad deltagarna kan förvänta sig. Det här är viktigt för att se till att alla deltagare har samma förväntningar och förstår vilka ämnen som kommer att diskuteras, hur mötet är organiserat och vad som förväntas av dem. 

Genom att klargöra förväntningarna redan från början kan du även minska risken för missförstånd och distraktioner och se till att alla är fokuserade på målet med evenemanget. På så sätt kan du skapa en positiv och produktiv atmosfär och lägga grunden för ett lyckat evenemang. 

Hantera tiden effektivt 

Moderatorn ska även ansvara för tidshanteringen och se till att alla deltagare får tillräckligt med tid för att ställa frågor och framföra sina resonemang. Dessutom ska hen se till att mötet framskrider och undvika långa perioder av tystnad eller inaktivitet. 

Ta itu med tekniska problem allteftersom de uppstår 

Tekniska svårigheter kan uppstå under alla virtuella möten och evenemang. Ansvaret för att lösa dessa ska ligga på moderatorn som måste kunna felsöka tekniska problem med till exempel internetanslutningen så att det virtuella mötet eller evenemanget snart kan återupptas. 

4 – Uppföljning  

Evenemanget är över, så nu är väl jobbet genomfört? Nja, inte riktigt ännu. Uppföljningen är lika viktig som förberedelserna. Avsikten med uppföljningen är att kontrollera att målen med evenemanget eller mötet är uppfyllda och ta vara på nya kunskaper och erfarenheter som kan komma till användning för att förbättra liknande sessioner i framtiden.  

Dokumentera och distribuera de slutsatser som kan dras av mötet 

Det första steget i uppföljningsprocessen är att dokumentera de slutsatser som kan dras av evenemanget. Det kan handla om viktiga beslut, åtgärdspunkter och annan information av betydelse som diskuterades under mötet. 

Mötesprotokollet och inspelningen av det (om du har valt att göra en) ska skickas ut till alla deltagare, även till de som talade andra språk, så du måste se till att informationen översätts till alla målspråk. Det här är viktigt för att se till att alla informeras om slutsatserna från det virtuella mötet eller evenemanget och kan vidta de åtgärder som krävs. 

Utvärdera det virtuella evenemanget 

Efter ett möte eller evenemang är det viktigt att utvärdera hur det gick. Det kan göras på olika sätt beroende på målet med utvärderingen: synpunkter från deltagarna, en analys av mötesprotokollet eller olika typer av statistik vad gäller närvaro och engagemang. 

Använd insamlade data för att förbättra virtuella möten och evenemang i framtiden 

Den information du har samlat in under uppföljningsprocessen kan vara avgörande för kommande sessioner och ska användas för att förbättra framtida möten och evenemang. Du kanske behöver byta virtuell plattform, förbättra modereringsprocessen eller använda fler tekniska lösningar för att förbättra kommunikationen och deltagandet. 

Håll kontakten med talare och deltagare 

Förbered uppföljningsaktiviteter efter sessionen för att se till att deltagarna får ett sammandrag eller en lista med åtgärdspunkter från mötet, eller bara för att se till att potentiella kunder eller samarbetspartner inte glömmer dig. Att skicka ut en flerspråkig artikel om ämnet, skicka uppföljningsmeddelanden från en person de kan kontakta eller utvärdera deras tillfredsställelse och intresse för fler sessioner, kan vara effektiva och praktiska sätt att hålla kontakten och inhämta information för att lägga upp en strategi för kommande evenemang. 

Avslutande tankar 

Att organisera flerspråkiga virtuella möten och evenemang kan vara en utmaning, men det är ett kostnadseffektivt och smidigt sätt att föra samman människor från olika delar av världen. Genom att följa dessa rekommendationer för bästa praxis kan du se till att dina virtuella möten blir produktiva och uppskattade av deltagarna, oavsett var de befinner sig eller vilket språk de talar. 

Kom ihåg att virtuella sessioner är en viktig del av dagens globala affärslandskap och att en effektiv kommunikation kan vara avgörande för resultatet. Vare sig du ska hålla ett virtuellt möte i företaget eller ett onlineevenemang för en global publik kan dessa rekommendationer hjälpa dig att lyckas med ditt uppdrag.