Prácticas recomendadas para eventos y reuniones virtuales multilingües

Los eventos y reuniones virtuales se han convertido en una constante en la jornada laboral de muchas personas. Con el aumento del teletrabajo y la colaboración global, las teleconferencias, los seminarios web, los encuentros virtuales o las reuniones Town Hall corporativas pueden ser una forma eficaz de reunir a las personas, estén donde estén.  

Sin embargo, organizar una reunión virtual productiva y que salga a las mil maravillas puede ser todo un desafío cuando los participantes hablan idiomas diferentes. Una buena comunicación es vital para el éxito de cualquier encuentro virtual, pero la cosa puede complicarse cuando tienes un público multilingüe. 

Puede haber barreras lingüísticas, matices culturales y acentos y dialectos diferentes. Estos aspectos pueden generar malentendidos y problemas de comunicación que generen confusión y obstaculicen la colaboración.  Además, las personas con orígenes culturales diferentes pueden estar acostumbradas a estilos de comunicación, actitudes y valores distintos, lo cual puede dificultar, por ejemplo, la comprensión de los puntos de vista de los demás y encontrar puntos en común.  

Si bien el idioma es un gran desafío, es muy probable que también te encuentres obstáculos por las diferencias horarias o por limitaciones y dificultades tecnológicas. 

Para superar estas complicaciones, hemos creado una lista de prácticas recomendadas para garantizar que tu sesión virtual multilingüe discurra sin problemas. Prepárate para celebrar eventos virtuales inclusivos que derriben barreras y fomenten la accesibilidad global. 

1. Preparación  

La preparación es fundamental a la hora de planificar cualquier evento virtual, y lo es todavía más cuando el público es multilingüe. Ningún participante querrá asistir a tu sesión si, una vez allí, se percata de que se está celebrando en un idioma que no habla y que no hay ninguna opción multilingüe disponible. ¿Cómo puedes empezar a prepararte para el éxito? 

Averigua qué idiomas hablan los asistentes 

Tu primer paso para preparar un evento virtual multilingüe debería ser averiguar cuáles son las necesidades lingüísticas de tus asistentes, presentadores y moderadores. Esto implica elegir qué idiomas se van a utilizar y comprobar si hay un idioma común con el que todos los participantes se sientan cómodos.  

Elige el apoyo lingüístico adecuado  

Analizar los requisitos lingüísticos de tu público también servirá para determinar si necesitas traducir los documentos de la reunión y los materiales de comunicación, como órdenes del día y presentaciones, lo cual contribuirá a garantizar que todos los asistentes puedan seguir la reunión o el evento y participar plenamente en él. 

También deberías plantearte si necesitas intérpretes para facilitar el diálogo. La interpretación permite que todos los asistentes puedan entender la conversación y participar en ella en tiempo real. Así se sentirán implicados y escuchados. 

Elige la plataforma virtual y las herramientas adecuadas 

Seguro que alguna vez has estado en una reunión en la que el presentador ha hablado con el micrófono desactivado, alguien ha perdido la conexión o los asistentes no podían oír bien a los moderadores. ¿Cómo se puede evitar esto?  

Antes del evento, asegúrate de que todos los asistentes tengan el equipo adecuado para unirse y poder participar sin problemas. Esto puede implicar una buena conexión a Internet, un micrófono, una cámara web e, incluso, auriculares.  

Elegir las herramientas adecuadas es fundamental para garantizar el éxito de tu reunión o evento. La plataforma que elijas para alojar el acto tiene que ser intuitiva y fiable, además de ofrecer las herramientas necesarias para que la comunicación sea eficaz. Busca opciones para añadir traducción en tiempo real, grabar la sesión, elaborar resúmenes y notas de la reunión generados por IA y la posibilidad de disponer de pistas separadas para todos los intérpretes. Estas herramientas ayudan a eliminar las barreras lingüísticas, lo que garantiza que todos los participantes puedan entender y participar. 

Pruébalo todo antes de empezar 

Antes de iniciar el evento, prueba la tecnología y la plataforma para asegurarte de que funciona correctamente. Esto puede servir para evitar dificultades técnicas. Asegúrate de reunir a todos los ponentes y moderadores para que puedan verificar que tienen una conexión estable y buena luz, y que los micrófonos y los dispositivos de sonido funcionan correctamente.  

Si tomas estas medidas durante la preparación, podrás eliminar cualquier posible barrera de comunicación y garantizar que tanto los presentadores como los asistentes puedan participar de forma equitativa. 

2. Comunicación

Garantizar la eficacia comunicativa en sesiones multilingües va mucho más allá de ofrecer opciones multilingües. Aunque puede parecer que la comunicación únicamente se produce durante el evento, en realidad comienza mucho antes de las fases de planificación, con las invitaciones y la promoción previa al evento. Tampoco termina cuando concluye el evento, sino que las comunicaciones posteriores, como los correos electrónicos de seguimiento y los mensajes de agradecimiento para los oradores, también son de vital importancia.  

Promociona la sesión  

Antes de que llegue la fecha, tienes que darle difusión a tu sesión, ya sea enviando invitaciones a compañeros y buscando un hueco en sus calendarios o preparando una campaña multicanal.  

¿Vas a necesitar una página de destino específica o una página web totalmente localizada para el evento? Si estás preparando una campaña multilingüe por correo electrónico, asegúrate de que el contenido del correo electrónico está bien localizado para el público objetivo del evento. A la hora de hablar de los resultados o beneficios principales de tu evento, recuerda que las expectativas pueden variar dependiendo de la cultura de los asistentes, así que adapta tus mensajes para mostrar lo que ofrecerá tu sesión.  

Utiliza un lenguaje claro y sencillo 

Cuando te comuniques en un evento o una reunión virtual, deberías utilizar un lenguaje claro y sencillo que todo el mundo pueda entender. Esto es todavía más importante en las reuniones virtuales que en los eventos físicos, ya que los participantes no pueden recurrir a las señales no verbales, como el lenguaje corporal y las expresiones faciales, para interpretar y entender lo que se está diciendo. 

Además, los participantes pueden estar haciendo varias cosas al mismo tiempo o distraerse fácilmente; por eso es importante utilizar un lenguaje directo y sencillo para mantener su atención y participación. 

Además de estos factores, también hay que tener en cuenta las limitaciones o los problemas técnicos que pueden surgir con las plataformas de comunicación virtual, que también pueden dificultar la comprensión del lenguaje complejo o técnico; por ejemplo, cuando la calidad del sonido es mala, hay problemas con la conexión a Internet o el ancho de banda es limitado. 

Pregúntate si tu público entenderá lo que vas a decir y evita usar jerga o terminología técnica que los participantes podrían desconocer.  

Ten en cuenta los matices culturales 

Las diferencias culturales tienen un papel fundamental en la comunicación. Es fundamental ser consciente de las sensibilidades culturales de todos los participantes. Evita utilizar un lenguaje o gestos que puedan percibirse como ofensivos o carentes de sensibilidad en otras culturas. 

Fomenta la participación de todos los asistentes  

Utilizar juegos para romper el hielo, hacer preguntas con frecuencia y usar herramientas interactivas, como aplicaciones móviles, puede ser la forma perfecta de que los asistentes se sientan incluidos y participen en los debates, que serán más interesantes y dinámicos.  

Ilustra tus ideas 

Las ayudas visuales pueden romper con la monotonía de una reunión virtual y facilitar la comprensión de la información que se presenta por parte de los asistentes. También pueden ser muy útiles para reducir las barreras lingüísticas porque ofrecen una representación visual de la información.

3. Moderación

La función de los moderadores es asegurarse de que el evento o la reunión virtual se desarrollan sin problemas y de que todos los asistentes pueden comunicarse y participar de forma eficaz. Los moderadores son fundamentales para el éxito de un evento o una reunión virtual. Por eso es esencial que elijas a personas que cuenten con la experiencia necesaria para asumir esta responsabilidad. 

Establece unas expectativas claras al inicio 

Al comenzar la sesión, el moderador tiene que comunicar los objetivos, el orden del día y las normas y expectativas de participación. Esto es fundamental para que todos los participantes estén en sintonía y entiendan de qué se va a hablar, cómo va a funcionar la reunión y qué se espera de ellos. 

Establecer las expectativas al principio del evento también es útil para reducir la confusión, los malentendidos y las distracciones, y para asegurarte de que todo el mundo se centra en el objetivo del evento. Esto ayuda a crear un ambiente positivo y productivo, y sienta las bases para que el evento vaya viento en popa. 

Gestiona bien el tiempo 

El moderador también tiene que encargarse de la gestión del tiempo y asegurarse de que todos los participantes tengan tiempo suficiente para hacer preguntas y exponer sus puntos de vista. Además, tiene que mantener el ritmo de la reunión o el evento para evitar que se produzcan silencios o períodos de inactividad largos. 

Resuelve las dificultades técnicas a medida que surjan 

Durante un evento o una reunión virtual pueden surgir dificultades técnicas. La responsabilidad de resolver estos problemas debería recaer en el moderador, que tiene que ser capaz de solucionar problemas técnicos, como problemas de conexión a Internet, y garantizar que la reunión o el acto virtual se desarrollen sin contratiempos. 

4. Seguimiento  

El evento ha terminado, así que ya podemos pasar página. Bueno, no exactamente. El proceso posterior al evento es tan importante como la preparación. El propósito del seguimiento es asegurarte de que se han logrado los objetivos de tu evento o reunión y de extraer conclusiones que sirvan para mejorar futuras reuniones o eventos virtuales.  

Documenta y distribuye los resultados de la reunión 

El primer paso del proceso de seguimiento debería ser documentar los resultados. Esto puede incluir decisiones y acciones clave, así como cualquier otra información importante de la que se haya hablado durante la reunión virtual. 

El acta de la reunión y la grabación (si se ha decidido proporcionar una) deben distribuirse a todos los participantes, también a los que hablan otros idiomas, de manera que tendrás que asegurarte de que estén traducidos a los idiomas de destino. Así, todo el mundo conocerá los resultados de la reunión o el evento virtual y podrá tomar las medidas correspondientes. 

Evalúa el éxito de tu evento virtual 

Es importante que evalúes el éxito de tu reunión o evento virtual una vez que haya concluido. Puedes hacerlo de diferentes formas dependiendo de cuáles sean tus objetivos; por ejemplo, con los comentarios de los participantes, analizando las actas de la reunión y utilizando otras métricas, como los niveles de asistencia y participación. 

Utiliza los datos para mejorar reuniones o eventos virtuales futuros 

La información recopilada durante el proceso de seguimiento es de vital importancia para las siguientes sesiones. Por eso deberías utilizarla para mejorar las reuniones o los eventos virtuales futuros. Quizá tengas que hacer cambios en la plataforma virtual, mejorar el proceso de moderación o incorporar nuevas tecnologías para mejorar la comunicación y la participación. 

Mantén el contacto con los oradores y asistentes al evento 

Prepara acciones de seguimiento después de la sesión para asegurarte de que los asistentes reciben un resumen o las acciones derivadas de la reunión, o para que los clientes y socios potenciales no se olviden de ti. Escribir un artículo multilingüe sobre el tema, enviar correos electrónicos a través de un punto de contacto con el que puedan comunicarse o evaluar su grado de satisfacción e interés en sesiones de seguimiento pueden ser formas eficaces y útiles de mantener el contacto y de tomar decisiones estratégicas para tu próximo evento. 

Reflexiones finales 

Aunque organizar reuniones o eventos virtuales puede ser complicado, también es una buena forma de reunir a personas de todo el mundo. Sigue estas prácticas recomendadas para asegurarte de que las reuniones virtuales sean productivas y agradables para todos los participantes, independientemente de cuáles sean su ubicación y su lengua materna. 

Es importante recordar que las sesiones virtuales son un componente fundamental del panorama empresarial mundial actual y que la comunicación eficaz es clave para lograr el éxito. Estas prácticas recomendadas pueden ayudarte a garantizar el éxito de tu reunión virtual, tanto si vas a organiza una reunión virtual de negocios como si se trata de un evento virtual para un público internacional.