Best Practices für mehrsprachige virtuelle Besprechungen und Veranstaltungen

Virtuelle Besprechungen und Veranstaltungen sind aus unserem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Homeoffice, Remote-Arbeit und weltweite Zusammenarbeit sind auf dem Vormarsch. Dabei sind Telefonkonferenzen, Webinare, virtuelle Meetings oder Online Town Halls im Unternehmen effektive Möglichkeiten, Menschen unabhängig von ihrem aktuellen Aufenthaltsort zusammenzubringen.  

Aber was tun, wenn die Teilnehmenden verschiedene Sprachen sprechen? Die Hürden für erfolgreiche, produktive Online-Treffen liegen in diesem Fall hoch. Schlüssel für den Erfolg jedes virtuellen Meetings ist effektive Kommunikation. Und die kann in einer mehrsprachigen Umgebung zu einer echten Herausforderung werden. 

Es gibt Sprachbarrieren, kulturelle Nuancen, Akzente und Dialekte zu berücksichtigen, die womöglich zu Fehlkommunikation und Missverständnissen und in der Folge zu Verwirrung führen und damit schlimmstenfalls eine effektive Zusammenarbeit behindern.  Außerdem nutzen Menschen oft je nach kulturellem Hintergrund verschiedene Kommunikationsstile und haben unterschiedliche Grundeinstellungen und Werte. Dadurch fällt es manchmal schwer, die Sichtweise des Gegenübers zu verstehen und eine gemeinsame Basis für die Kommunikation zu finden.  

Doch nicht nur die Sprache, sondern auch unterschiedliche Zeitzonen, technologische Einschränkungen und technische Probleme können schnell zu Herausforderungen werden. 

Um all diese Schwierigkeiten zu meistern, haben wir Ihnen hier einige Best Practices zusammengestellt. Damit werden Ihre mehrsprachigen virtuellen Veranstaltungen ein Erfolg. Überwinden Sie Sprachbarrieren und machen Sie Ihre Events zu einem weltweiten Erfolg! 

1 - Vorbereitungen  

Die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel für jedes erfolgreiche virtuelle Event. Das gilt vor allem bei einer mehrsprachigen Zielgruppe. Für Teilnehmende ist es eine unangenehme Überraschung, wenn sie feststellen müssen, dass die Veranstaltung in einer Sprache stattfindet, die sie nicht verstehen, und es keine mehrsprachigen Optionen gibt. Wie sieht die Vorbereitung für eine erfolgreiche Veranstaltung aus? 

Welche Sprache(n) sprechen die Teilnehmenden? 

Finden Sie bei der Vorbereitung einer mehrsprachigen virtuellen Veranstaltung zunächst heraus, welche Sprachen Teilnehmende, Veranstalter und Moderator:innen sprechen. So erfahren Sie, ob es eine gemeinsame Kommunikationssprache gibt, mit der sich alle wohlfühlen.  

Passende Sprachpartner auswählen  

Wenn Sie wissen, welche Sprachen Ihre Adressaten bevorzugt, können Sie die mögliche Übersetzung von Unterlagen und Kommunikationsmaterialien wie Tagesordnungen oder Präsentationen angehen. So stellen Sie sicher, dass allen Teilnehmenden die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen und sie dem Meeting oder der Veranstaltung problemlos folgen können. 

Überlegen Sie außerdem, ob Sie Dolmetscher für die mündliche Kommunikation benötigen. Mit der Hilfe von Dolmetschern haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit, sich an Diskussionen zu beteiligen. So haben sie das Gefühl, dass sie mit ihren Anliegen tatsächlich gehört werden. 

Die richtigen virtuellen Plattformen und Tools 

Sicher haben Sie es bereits einmal selbst erlebt: Der Moderator eines Meetings war stummgeschaltet, Teilnehmende hatten zeitweise keine Verbindung oder die Moderatorin war nicht gut zu verstehen. Wie lässt sich so etwas vermeiden?  

Stellen Sie vor der Veranstaltung sicher, dass alle Teilnehmenden die passende Ausstattung haben, um im vollen Umfang teilzunehmen. Dazu gehören eine zuverlässige Internetverbindung, ein Mikrofon, eine Webcam oder gegebenenfalls ein Headset.  

Die Auswahl der richtigen Tools ist grundlegend für den Erfolg Ihrer Besprechung oder Ihrer Veranstaltung. Die verwendete Plattform sollte benutzerfreundlich und zuverlässig sein und die für eine effektive Kommunikation notwendigen Tools bereitstellen. Achten Sie auf die Möglichkeit von Echtzeitübersetzungen, Aufnahme der Sitzungen sowie KI-generierte Notizen und Zusammenfassungen. Wünschenswert wäre es auch, dass alle Dolmetscher eigene Tracks nutzen können. Auf diese Weise lassen sich Sprachbarrieren überwinden, damit sich alle Teilnehmenden verstehen. 

Praxistest 

Bevor Sie mit Ihrer Veranstaltung live gehen, testen Sie die Technologie und die Plattform, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert. So vermeiden Sie technische Probleme. Versammeln Sie Ihre Referent:innen und Moderator:innen, damit alle überprüfen, wie stabil ihre Verbindung ist, ob sie gut ausgeleuchtet sind und dass die Mikrofone und der Ton störungsfrei funktionieren.  

Durch diese Vorbereitung ersparen Sie sich, Ihren Referent:innen und Teilnehmenden potenzielle Kommunikationsprobleme und schaffen für alle gleiche Ausgangsbedingungen. 

2 - Kommunikation

Effiziente Kommunikation in mehrsprachigen Konstellationen ist auch mit multilingualen Optionen kein Selbstläufer. Dazu braucht es noch mehr. Es sieht zwar so aus, als fände Kommunikation erst statt, wenn es richtig losgeht. Aber weit gefehlt. Sie beginnt schon viel früher: mit den Einladungen und erster Werbung für die Veranstaltung. Und sie endet auch nicht, wenn das Event vorbei ist: Im Anschluss sind E-Mails an die Teilnehmenden zu verschicken, und natürlich ein Wort des Dankes an die Referent:innen.  

Werbung für Ihre Veranstaltung  

Vor dem großen Tag bewerben Sie Ihre Session: ob nun „simple“ Einladung an die Kollegen mit der Bitte, sich die Zeit im Kalender zu reservieren, oder eine Kampagne auf mehreren Kanälen.  

Benötigen Sie eine eigene Landingpage oder eine vollständig lokalisierte Website für Ihr Event? Achten Sie im Fall einer mehrsprachigen E-Mail-Kampagne darauf, dass der Inhalt Ihrer E-Mail an Ihr Zielpublikum angepasst ist. Je nach kulturellem Hintergrund kann es auch ganz verschieden sein, was Ihre Teilnehmenden von Ihrer Veranstaltung erwarten. Nehmen Sie darauf Rücksicht, wenn Sie herausstellen, was Sie bieten.  

Einfache und klare Sprache 

In einer virtuellen Besprechung oder Veranstaltung kommt es auf klare, einfache Sprache an, damit alle gut folgen können. Virtuell ist das noch wichtiger als in Präsenz, da nonverbale Signale fehlen, etwa Körpersprache und Gesichtsausdruck, um Gesagtes zu interpretieren. 

Auch kann es sein, dass die Teilnehmenden nebenher noch anderes erledigen. Daher ist es wichtig, dass einfach und geradlinig kommuniziert wird, um die Aufmerksamkeit hoch zu halten. 

Abgesehen davon können auch technische Grenzen oder Probleme mit virtuellen Plattformen es erschweren, komplex formulierte Sachverhalte oder Fachsprache zu verstehen, zum Beispiel eine schlechte Tonqualität, Verbindungsprobleme oder zu wenig Bandbreite. 

Prüfen Sie selbstkritisch, ob Ihre Adressaten Ihre Inhalte verstehen werden. Vermeiden Sie Fachjargon oder andere nicht geläufige Fachtermini.  

Der Einfluss kultureller Nuancen 

Kulturelle Unterschiede sind eine Hürde in der Kommunikation. Agieren Sie unbedingt kultursensibel. Vermeiden Sie Sprache oder Gesten, die Ihre Teilnehmenden als beleidigend, verletzend oder unsensibel auffassen könnten. 

Engagement von allen Seiten  

Setzen Sie Spiele als „Eisbrecher“ ein, stellen Sie immer wieder Fragen und nutzen Sie interaktive Tools, etwa mobile Apps: Das hält Ihre Teilnehmenden bei der Stange. Sie bringen sich dann stärker ein und bleiben interessiert.  

Veranschaulichung 

Ein virtuelles Meeting wird durch visuelle Akzente lebendiger. Auch lassen sich Inhalte so schneller erfassen. Nebenbei baut kaum etwas so wirkungsvoll Sprachbarrieren ab wie die bildliche Darstellung relevanter Informationen.

3 - Moderation

Ihren Moderator:innen fällt die Rolle zu, dafür zu sorgen, dass das virtuelle Meeting oder die virtuelle Veranstaltung reibungslos verläuft und alle Teilnehmenden in der Lage sind, effizient zu kommunizieren und sich einzubringen. Moderator:innen sind erfolgsentscheidend. Wählen Sie daher sorgfältig aus, wer in der Lage ist, diese Verantwortung zu tragen. 

Klare Erwartungen von Anfang an 

Der Moderator oder die Moderatorin muss zu Beginn der Session die Ziele, die Tagesordnung, die Regeln und die Erwartungen klar erläutern. Das ist wichtig, damit alle Beteiligten wissen, woran sie sind: worum es in der anschließenden Diskussion gehen wird, wie das Event funktioniert, wie der Ablauf ist und was von ihnen erwartet wird. 

Wenn die Erwartungen von Anfang an klar sind, kommt es zu weniger Verwirrung, Missverständnissen und Ablenkung. Es fällt allen leichter, sich auf das Ziel der Veranstaltung zu konzentrieren. Eine so vorbereitete positive und produktive Atmosphäre legt den Grundstein für eine erfolgreiche Veranstaltung. 

Effektives Zeitmanagement 

Moderator:innen sollten auch für das Zeitmanagement zuständig sein. Alle Teilnehmenden sollen ausreichend Zeit erhalten, Fragen zu stellen und ihre Beiträge zu formulieren. Gerät das Meeting oder die Veranstaltung ins Stocken oder entstehen zu lange Gesprächspausen, führt der Moderator es wieder in die Spur zurück. 

Lösung für technische Probleme 

Technische Probleme können bei einer virtuellen Besprechung oder Veranstaltung immer auftreten. Die Zuständigkeit hierfür sollte bei den Moderator:innen liegen. Sie sollten daher in der Lage sein, technische Störungen zu beheben, etwa die Internetverbindung wiederherzustellen, damit das Event weiterlaufen kann. 

4 - Follow-up-Aktionen  

Ihre Besprechung oder Veranstaltung ist durch. Alles fertig also? Nicht ganz. Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Vorbereitung. Sie möchten schließlich sicher sein, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben. Auch gilt es, Erfahrungswerte festzuhalten, um es beim nächsten Mal noch besser zu machen.  

Dokumentation und Weitergabe der Ergebnisse 

In einem ersten Schritt sollten Sie Ihre Ergebnisse festhalten. Zum Beispiel, was entschieden wurde, welche Maßnahmen nun folgen sollen, und jede Information, die bei dem virtuellen Treffen zur Sprache kam. 

Das Sitzungsprotokoll und die Aufzeichnung (sofern es sie gibt) sollten an alle Teilnehmenden gehen, unabhängig von ihrer Muttersprache. Sorgen Sie dafür, dass alles in die Zielsprachen übersetzt wird. Das trägt dazu bei, dass alle wissen, was die virtuelle Besprechung oder Veranstaltung ergeben hat, und entsprechend handeln können. 

Erfolgsevaluierung des virtuellen Events 

Es ist im Anschluss sehr empfehlenswert, den Erfolg zu bewerten. Je nach Ihren Zielen gibt es dafür unterschiedliche Wege: etwa Feedback von den Teilnehmenden, eine Analyse des Sitzungsprotokolls und andere Kennzahlen wie die Teilnehmerquote oder das Engagement. 

Datengestützte Optimierung zukünftiger virtueller Besprechungen oder Veranstaltungen 

Die im Nachgang des Events gesammelten Informationen bilden die Grundlage für kommende Sessions. Sie sind eine Fundgrube für Verbesserungen. Dazu kann gehören, die virtuelle Plattform zu wechseln, den Moderationsprozess anders zu gestalten oder Kommunikation und Beteiligung durch neue Technologien zu stärken. 

Kontakt halten zu Referent:innen und Teilnehmenden 

Bereiten Sie Follow-up-Aktionen vor: Schicken Sie den Teilnehmenden ein Fazit oder fordern Sie sie zum Handeln auf, je nachdem, was die Veranstaltung ergeben hat. Oder sorgen Sie dafür, dass potenzielle Kunden und Partner Sie nicht vergessen. Schreiben Sie einen mehrsprachigen Artikel über das Thema, verschicken Sie E-Mails über einen Kontaktpunkt, der sie erreicht, oder geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Zufriedenheit und das Interesse an Folgeveranstaltungen mitzuteilen: Das alles sind Wege, um in Kontakt zu bleiben und anhand der Reaktionen die Strategie für die nächste Veranstaltung zu formulieren. 

Zu guter Letzt 

Es ist durchaus herausfordernd, mehrsprachige Besprechungen und Veranstaltungen abzuhalten. Andererseits ist es ein kostenwirksamer und effizienter Weg, Menschen aus aller Welt zusammenzubringen. Nutzen Sie unsere Best Practices für virtuelle Zusammenkünfte, die für alle Teilnehmenden produktiv und unterhaltsam sind – unabhängig davon, wo sie sich aufhalten und welche Sprache sie sprechen. 

Denken Sie daran: Virtuelle Sessions sind aus der globalen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Aber erfolgreich sind sie nur, wenn die Kommunikation effektiv ist. Ob virtuelle Geschäftsbesprechung oder virtuelles Event für ein globales Publikum: Diese Best Practices sind womöglich Ihr Königsweg zu einer erfolgreichen Veranstaltung.