Linee guida per riunioni ed eventi virtuali multilingue

Le riunioni e gli eventi virtuali sono diventati una costante nella giornata lavorativa della maggior parte di noi. Con l’aumento del lavoro remoto e della collaborazione globale, le teleconferenze, i webinar, le riunioni virtuali o le riunioni aziendali online possono rappresentare un modo efficace per riunire le persone, ovunque si trovino.  

Ma quando i partecipanti parlano lingue diverse, organizzare una riunione virtuale efficace e produttiva può risultare una vera sfida. Comunicare in modo efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi riunione virtuale ma, quando si ha a che fare con un pubblico multilingue, questo aspetto può diventare particolarmente impegnativo. 

Possono entrare in gioco problematiche aggiuntive quali barriere linguistiche, sfumature culturali, accenti e dialetti, che possono portare a errori di comunicazione e interpretazione, i quali a loro volta possono generare confusione e ostacolare una collaborazione efficace.  È inoltre plausibile che persone di diversi background culturali abbiano stili comunicativi, atteggiamenti e valori diversi, tali da rendere difficile comprendere i reciproci punti di vista e trovare un terreno d’intesa.  

Ma la lingua rappresenta solo una delle sfide; esistono anche ostacoli di altro genere, quali fusi orari, limitazioni e problemi tecnologici di vario tipo. 

Per superare tutte queste difficoltà, abbiamo compilato delle linee guida volte a garantire che la tua sessione virtuale multilingue si svolga senza intoppi. Preparati a organizzare eventi virtuali inclusivi che superino le barriere linguistiche e promuovano l’accessibilità globale! 

1 - Preparazione  

La preparazione è fondamentale nel pianificare un evento virtuale, soprattutto se il pubblico è multilingue. Nessuno vorrebbe partecipare a una sessione che si tiene in una lingua che non parla e senza opzioni multilingue. Quindi... da dove iniziare per preparare un evento ben riuscito? 

Informati sulle lingue parlate dai partecipanti 

Il primo passo per prepararsi a un evento virtuale multilingue dovrebbe essere quello di scoprire quali sono le lingue parlate da partecipanti, host e moderatori. Ciò significa scegliere le lingue di lavoro e verificare se esiste una lingua comune in cui tutti i partecipanti si sentirebbero a proprio agio.  

Seleziona il supporto linguistico adatto  

Esaminando le esigenze linguistiche del tuo pubblico potrai decidere se tradurre i documenti dell’incontro e i materiali di comunicazione, come gli ordini del giorno e le presentazioni, al fine di assicurare che tutti i partecipanti siano in grado di seguire in modo completo e partecipativo. 

Dovresti inoltre valutare la necessità di ricorrere a interpreti. L’interpretariato permette a tutti i partecipanti di comprendere ciò che viene detto e di intervenire nella discussione in tempo reale, così che possano sentirsi coinvolti e ascoltati. 

Scegli la piattaforma virtuale più adatta e gli strumenti giusti 

Probabilmente ti è capitato di assistere a riunioni in cui l’host parlava con l’audio disattivato, in cui non si sentiva bene quello che dicevano i moderatori o ancora in cui qualcuno aveva perso la connessione. Come fare per evitare queste situazioni?  

Prima dell’evento, assicurati che tutti i partecipanti dispongano delle apparecchiature necessarie per partecipare attivamente. Parliamo ad esempio di una connessione Internet affidabile, un microfono, una webcam o una cuffia.  

La scelta degli strumenti giusti è fondamentale per il successo della riunione o dell’evento. La piattaforma scelta deve essere affidabile e facile da usare e deve fornire gli strumenti necessari per una comunicazione efficace. Scopri come integrare la traduzione in tempo reale, registrare la sessione, ottenere appunti e riassunti delle riunioni utilizzando l’intelligenza artificiale e realizzare registrazioni separate per ciascun interprete. Questi strumenti consentono di eliminare le barriere linguistiche, facendo in modo che tutti i partecipanti siano in grado di capire ciò che viene detto e intervenire. 

Fai un test prima di iniziare 

Prima di premere il pulsante di inizio, verifica che la tecnologia e la piattaforma funzionino correttamente. Questo può aiutarti a evitare difficoltà tecniche. Assicurati di far riunire tutti i relatori e moderatori, così che possano verificare la stabilità del collegamento, l’illuminazione e il funzionamento di microfoni e dispositivi audio.  

Adottando queste misure elimini potenziali barriere nella comunicazione e garantisci agli organizzatori e ai partecipanti un’esperienza di pari qualità. 

2 - Comunicazione

Garantire una comunicazione efficace nelle sessioni multilingue non significa solo offrire opzioni multilingue. Anche se può sembrare che la comunicazione si limiti all’evento, in realtà inizia ben prima delle fasi di pianificazione, con gli inviti e la promozione pre-evento. E comunque non termina con la fine dell’evento: anche le comunicazioni successive, come le e-mail di follow-up inviate ai partecipanti e i messaggi di ringraziamento per i relatori, sono di capitale importanza.  

Promuovi la tua sessione  

Prima della data fissata dovrai promuovere la tua sessione, inviando inviti ai colleghi e trovando un orario compatibile nelle loro agende, oppure preparando una campagna multicanale.  

Pensi di aver bisogno di una landing page dedicata all’evento o di un sito totalmente localizzato? Se stai preparando una campagna e-mail multilingue, assicurati che i contenuti siano localizzati in base al pubblico target dell’evento. Quando promuovi i principali risultati o vantaggi del tuo evento, ricorda che i partecipanti potrebbero nutrire aspettative diverse a seconda del loro background culturale, quindi personalizza i tuoi messaggi per illustrare ciò che offrirà la tua sessione.  

Utilizza un linguaggio semplice e chiaro 

Quando si comunica in una riunione o in un evento virtuale, è necessario utilizzare un linguaggio chiaro e semplice che tutti possano comprendere. Ciò è ancora più vero nelle riunioni virtuali rispetto agli eventi in presenza, perché per interpretare e comprendere ciò che viene detto i partecipanti non possono contare su segnali non verbali, come il linguaggio del corpo e le espressioni facciali. 

I partecipanti potrebbero essere in multitasking o distrarsi facilmente, pertanto è importante che il linguaggio rimanga semplice e diretto se si vuole garantire la loro piena e costante attenzione. 

Oltre a questi fattori, le limitazioni o i problemi tecnici delle piattaforme di comunicazione virtuale possono a loro volta complicare la comprensione di un linguaggio tecnico o complesso, ad esempio se la qualità audio è scarsa o la connessione Internet o la larghezza di banda sono limitate. 

Poniti questa domanda: il mio pubblico sarà in grado di capire? Evita i termini tecnici o gergali che i partecipanti potrebbero non conoscere.  

Non sottovalutare le sfumature culturali 

Le differenze culturali svolgono un ruolo determinante nella comunicazione. È fondamentale essere a conoscenza delle sensibilità culturali dei partecipanti. Evita di utilizzare un linguaggio o gesti che altre culture potrebbero percepire come offensivi o privi di tatto. 

Incoraggia la partecipazione di tutti  

Attività quali proporre dei giochi per rompere il ghiaccio, porre domande con una certa frequenza e utilizzare strumenti interattivi come le app per dispositivi mobili possono essere il modo migliore per coinvolgere i partecipanti nelle discussioni, che diventano quindi più interessanti e dinamiche.  

Esprimi il tuo punto di vista 

Gli ausili visivi possono servire a rompere la monotonia di una riunione virtuale, facilitando la comprensione delle informazioni presentate e possono essere di grande aiuto nel ridurre le barriere linguistiche, in quanto forniscono una rappresentazione visiva delle informazioni.

3 - Moderazione

Il ruolo dei moderatori è quello di garantire che la riunione o l’evento virtuale si svolga senza problemi e che tutti i partecipanti possano comunicare e intervenire in modo efficace. I moderatori sono fondamentali per il successo della riunione o dell’evento virtuale, ecco perché per tale ruolo è importante scegliere una persona in grado di gestire questa responsabilità nel migliore dei modi. 

Definisci chiaramente le aspettative sin dall’inizio 

Il moderatore deve comunicare a inizio sessione gli obiettivi, l’ordine del giorno, le eventuali regole e le aspettative nei confronti della partecipazione. Questo passaggio è fondamentale affinché tutti i partecipanti siano correttamente informati e comprendano quali argomenti verranno discussi, come funzionerà la riunione e cosa ci si aspetta da loro. 

Definire le aspettative all’inizio di un evento consente inoltre di ridurre la confusione, i fraintendimenti e le distrazioni e garantire che tutti si concentrino sull’obiettivo, contribuendo così a creare un’atmosfera positiva e produttiva e a preparare le basi per un evento di successo. 

Gestisci il tempo in modo efficace 

Il moderatore dovrebbe inoltre farsi carico della distribuzione del tempo, affinché ogni partecipante abbia modo di porre domande ed esprimere il proprio punto di vista. Deve inoltre essere in grado di gestire il ritmo della riunione o dell’evento, evitando lunghi periodi di silenzio o inattività. 

Risolvi i problemi tecnici non appena si presentano 

Durante una riunione o un evento virtuale è possibile incappare in difficoltà tecniche. La responsabilità di risolverle spetta al moderatore, che dovrà essere in grado di affrontare problematiche di tipo tecnico, come quelle legate alla connettività Internet, e di garantire che la riunione o l’evento virtuale prosegua senza intoppi. 

4 - Follow-up  

Il tuo evento è finito, quindi siamo in conclusione. Beh, non ancora. Il post-evento è importante quanto la preparazione. Lo scopo del follow-up è quello di garantire che gli obiettivi dell’evento o della riunione siano stati raggiunti e di fare tesoro delle lezioni apprese, al fine di servirsene in seguito per migliorare riunioni o eventi virtuali futuri.  

Documenta e distribuisci i risultati della riunione 

Il primo passo nel processo di follow-up dovrebbe essere quello di documentarne i risultati. Ciò può includere decisioni chiave, elementi di azione e altre informazioni importanti che sono state discusse durante la riunione virtuale. 

I verbali e l’eventuale registrazione della riunione devono essere distribuiti a tutti i partecipanti, compresi quelli che parlavano lingue diverse, quindi dovrai provvedere a tradurli. In questo modo tutti saranno portati a conoscenza dei risultati della riunione o dell’evento virtuale e potranno intraprendere le azioni appropriate. 

Valuta la riuscita del tuo evento virtuale 

Dopo la riunione o l’evento, è importante valutarne il successo. Le modalità possono essere diverse, a seconda dei tuoi obiettivi, ad esempio tramite il feedback dei partecipanti, un’analisi dei verbali della riunione o altri parametri, quali i livelli di partecipazione e coinvolgimento. 

Utilizza i dati raccolti per migliorare le riunioni o gli eventi virtuali futuri 

Le informazioni raccolte durante il processo di follow-up sono essenziali per le sessioni successive e devono essere utilizzate per migliorare le riunioni virtuali o gli eventi futuri. Ciò può significare apportare modifiche alla piattaforma virtuale, migliorare il processo di moderazione o integrare nuove tecnologie per rafforzare la comunicazione e la partecipazione. 

Resta in contatto con i relatori e i partecipanti all’evento 

Prepara le azioni di follow-up dopo la sessione per assicurarti che i partecipanti ricevano il riepilogo o gli elementi di azione risultanti dalla riunione, o a mo’ di promemoria per potenziali clienti e partner. La creazione di un articolo multilingue sull’argomento, l’invio di e-mail di follow-up tramite un referente o la valutazione del grado di soddisfazione e interesse per le sessioni di follow-up possono rappresentare metodi efficaci e utili per mantenersi in contatto e perfezionare la strategia del prossimo evento. 

Considerazioni finali 

Condurre riunioni ed eventi virtuali in più lingue è un compito arduo, ma è anche un modo conveniente ed efficace per avvicinare persone da ogni parte del mondo. Seguendo queste linee guida sarai in grado di programmare riunioni virtuali produttive e piacevoli per tutti i partecipanti, indipendentemente dalla posizione geografica o dalla lingua madre. 

Non dimenticare che le sessioni virtuali sono un componente fondamentale del panorama aziendale globale di oggi e che una comunicazione efficace è essenziale per garantirne la riuscita. Stai conducendo una riunione virtuale aziendale? Oppure stai ospitando un evento virtuale per un pubblico globale? In ogni caso queste linee guida ti garantiranno il successo.