De klant
Onze klant is een biowetenschapsbedrijf uit de Fortune 100 waarvan de afdelingen voor medische apparatuur al meer dan 50 jaar apparaten produceren. Acolad vertaalt al meer dan 12 jaar technische documentatie zoals gebruiksaanwijzingen, handleidingen voor gebruikers, software en verpakking.
De uitdaging
Als producent van farmaceutische producten (waaronder geneesmiddelen die we bijna allemaal in huis hebben) draagt onze klant een grote verantwoordelijkheid voor de veiligheid van consumenten.
In het kader van een post-marketingprogramma ter evaluatie van de veiligheid van geneesmiddelen en therapeutische biologische producten moet het bedrijf bijwerkingen documenteren in een intern systeem. Zo worden de veiligheid van patiënten, de risico’s en eventueel noodzakelijke productaanpassingen in kaart gebracht. Deze bijwerkingen worden bijgehouden door artsen in Canada en gedocumenteerd in het Frans.
Deze rapporten moeten echter volgens de eisen van de gezondheidsinstanties binnen twee uur in het Engels worden vertaald. Dit bleek een lastige taak te zijn voor het kleine interne team van de klant, dat zich eigenlijk alleen op het toezicht van de veiligheid van geneesmiddelen moest concentreren.
Daarom werd de vertaalfase van dit verslagleggingsproces uitbesteed.
De oplossing
Acolad maakte gebruik van schaalvoordelen en technologie om te komen tot een rendabele en tijdbesparende oplossing. Deze bestaat uit:
- Een strategie waarbij vertaalgeheugen (TM) gecombineerd wordt met machinevertaling (MT) om het aantal nieuwe vertalingen te verminderen
De content wordt eerst verwerkt met het oude TM met het oog op het hergebruiken van oude goedgekeurde vertalingen. Vervolgens wordt MT toegepast op de resterende nieuwe content om het volume verder terug te dringen. Tot slot gaan gekwalificeerde taalkundigen met expertise op het gebied van medische apparaten over tot een post-editing van alle output. Zo wordt consistente kwaliteit gewaarborgd.
- Automatisering met het klantenportaal als uitgangspunt
Verzoeken worden rechtstreeks verwerkt in onze geautomatiseerde productieworkflow. Hierdoor kan de klant verzoeken naar ons sturen via het klantenportaal die automatisch naar onze TM+MT-verwerking gaan. Bovendien maakt onze workflow de opstelling mogelijk van de programmateams, zodat de bestanden wanneer ze klaar zijn voor de taalkundigen automatisch worden doorgestuurd naar de individuen die toegekend zijn aan het programma. Heel wat taken die de projectbeheerder afhandelde, waren volledig geautomatiseerd.
- Toepassing van het revisie- en validatieproces van Acolad
In plaats van een beroep te doen op revisors van de klant, wat kan leiden tot een vertraagde levering en gemiste deadlines, stapten wij over naar onze eigen validatiefase waarbij wij een beroep deden op onze taalkundige resources voor deze revisie. Hierdoor konden wij ook voordeel halen uit onze geautomatiseerde workflows.
- Schaalvoordelen
Onze klant gaf een gedetailleerde voorspelling van de werklast. Op basis hiervan konden wij een prijsstelling op maat verstrekken.
Aangezien Acolad fungeert als een uitbreiding van het team van de klant, kunnen wij oplossingen bieden die beter voldoen aan de behoeften van de klant. Dit zorgt voor een besparing van tijd en resources. Door deze integratie hebben wij een beter inzicht in hun processen en uitdagingen en kunnen wij heel veel bestanden leveren in een recordtijd. Wij kijken uit naar een groeiend partnerschap waarbij wij de vertaalbehoeften van de klant verder blijven ondersteunen.
Nynne DeNiro, Director Account Management, Acolad
Conclusie
Het resultaat
Hoewel het proces nog steeds bezig is, heeft de klant reeds de volgende resultaten opgemerkt:
- Een tijdwinst van 1 tot 2 weken op de levertijd voor elke contentopdracht
- Een besparing van 30% door gebruik te maken van TM en MT, gestroomlijnde processen, workflowautomatisering en prijsstelling op basis van volume
- Een schaalbare oplossing die kan worden toegepast op alle grootschalige regelgevingswijzigingen die mogelijk een massale update van content vereisen.
Wij zijn al volgende stappen aan het bespreken voor zelfs nog meer effectiviteit, voornamelijk via de implementatie van gestructureerde technologieën voor contentauthoring en contentbeheer – steeds volledig geïntegreerd in onze vertaalsystemen voor een allesomvattende oplossing en meer doeltreffendheid op lange termijn.
