El cliente
Nuestro cliente es una empresa Fortune 100 del ámbito de las ciencias de la vida, cuya división de dispositivos médicos lleva más de 50 años fabricando dispositivos. Por su parte, Acolad lleva más de 12 años traduciendo documentación técnica, entre la que se incluyen instrucciones de uso, manuales de usuario, software y embalaje.
El reto
Al ser un fabricante de productos farmacéuticos, algunos de ellos muy conocidos, nuestro cliente tiene una gran responsabilidad en lo que respecta a la seguridad de los consumidores.
Como parte de los programas de vigilancia de la seguridad poscomercialización de medicamentos y productos biológicos terapéuticos, está obligado a registrar los eventos adversos en un sistema patentado con el fin de determinar la seguridad de los pacientes, la gestión de los riesgos y la mejora de los productos. Dichos eventos los observan sanitarios en Canadá y se notifican en francés.
Sin embargo, de conformidad con las autoridades sanitarias, los informes se deben traducir al inglés en un plazo de dos horas. Esto se convirtió en una tarea demasiado exigente para el reducido equipo interno del cliente, que necesitaba libertad para seguir centrándose en la seguridad de los medicamentos.
Por eso, decidieron externalizar el paso de la traducción del proceso de notificación general.
La solución
La respuesta de Acolad consistió en recurrir a las economías de escala y la tecnología para ofrecer una solución que ahorrara en tiempo y costes. Esta solución comprende:
- Una estrategia de combinación de una memoria de traducción (MT) y traducción automática (TA) para reducir el número de nuevas traducciones
El contenido se procesa primero con la MT preexistente para poder reutilizar las traducciones que ya están aprobadas. A continuación, se aplica la TA al resto del contenido nuevo para reducir aún más el volumen. Por último, la traducción se somete a una revisión realizada por lingüistas cualificados en dispositivos médicos para garantizar la calidad.
- Automatización aplicada con el portal del cliente como punto de entrada
Las solicitudes llegan directamente a nuestro flujo de producción automatizado. De esta forma, el cliente podía enviarnos solicitudes a través del portal del cliente, que llegaban automáticamente a nuestro procesamiento de MT+TA. Además, nuestro flujo de trabajo permite configurar los equipos del programa de manera que, una vez que los archivos están listos para los lingüistas, pasan automáticamente a las personas asignadas al programa. Se automatizaron muchas de las tareas de las que se encargaba el gestor de proyectos.
- Acolad como propietario del proceso de revisión/validación
En lugar de trabajar con revisores del cliente, un proceso que puede retrasar las entregas y producir incumplimientos de los plazos, pasamos a nuestra propia fase de validación con nuestros propios recursos lingüísticos para esta revisión. Esto también nos permitió aprovechar nuestros flujos de trabajo automatizados.
- Ventajas de las economías de escala
El cliente nos proporcionó una previsión detallada del volumen de trabajo, lo cual nos permitió ofrecer unas tarifas personalizadas.
En Acolad funcionamos como una extensión del equipo del cliente, por eso somos capaces de diseñar soluciones que responden mejor a sus necesidades, ahorrándole tiempo y recursos. Esta integración nos ayuda a comprender sus procesos y retos, lo cual nos permite entregar una gran cantidad de archivos en un tiempo récord. Estamos encantados de seguir colaborando con el cliente para continuar respondiendo a sus necesidades de traducción.
Nynne DeNiro, directora de Gestión de Cuentas, Acolad
Conclusión
El resultado
Aunque el proceso todavía está en curso, el cliente ya ha podido ver estos resultados:
- Ahorro de 1-2 semanas en el tiempo de entrega de cada contenido
- Ahorro del 30 % gracias a la implantación de MT y TA, la agilización de los procesos, la automatización del flujo de trabajo y la tarificación por volumen
- Una solución ampliable que se puede aplicar a cualquier cambio normativo importante que pueda obligar a realizar una actualización masiva de contenidos
Ya estamos hablando de los próximos pasos que vamos a dar para aumentar aún más la eficiencia, concretamente mediante la implantación de tecnologías de autoría y gestión de contenidos estructurados, siempre integradas totalmente en nuestros sistemas de traducción para obtener una solución integral y una mayor eficiencia a largo plazo.
