Le client
Notre client est une entreprise du domaine des sciences de la vie présente dans le classement d’entreprises Fortune 100, dont les divisions de dispositifs médicaux fabriquent des équipements depuis plus de 50 ans. Acolad traduit depuis plus de 12 ans des documents techniques tels que des notices d’utilisation, des modes d’emploi, des logiciels et des emballages.
Le défi
En tant que fabricant de produits pharmaceutiques, incluant certains médicaments que beaucoup d’entre nous connaissent bien, notre client assume une grande responsabilité dans la sécurité des consommateurs.
Dans le cadre des programmes de pharmacovigilance pour les médicaments et les produits biologiques, il doit enregistrer les événements indésirables dans un système exclusif afin d’assurer la sécurité des patients, la gestion des risques et l’amélioration des produits. Ces événements sont observés par des praticiens au Canada et signalés en français.
Cependant, les autorités sanitaires imposent de traduire les rapports en anglais dans les deux heures. C’était une tâche exigeante pour la petite équipe interne du client, qui ne disposait plus du temps requis pour se concentrer sur la sécurité des médicaments.
Il a donc été décidé d’externaliser l’étape de traduction du processus global d’établissement des rapports.
La solution
Acolad a proposé une solution économique et rapide à mettre en œuvre, axée sur les économies d’échelle et la technologie :
- Une stratégie combinant mémoire de traduction (MT) et traduction automatique (TA) pour réduire le volume des nouvelles traductions
Le contenu est d’abord traité avec la MT existante, afin de réutiliser les traductions déjà approuvées. La TA est ensuite appliquée au nouveau contenu restant afin de réduire davantage le volume. Finalement, des linguistes qualifiés dans le domaine des dispositifs médicaux procèdent à la postédition de tous les résultats afin de garantir une qualité constante.
- L’automatisation mise en place avec le portail client comme point d’entrée
Les demandes sont directement transmises à notre système de production automatisé. Ainsi, le client peut nous envoyer des demandes par le biais du portail client et celles-ci passent automatiquement en traitement MT+TA. Notre flux de travaux permet aussi de configurer les équipes du programme pour que les fichiers prêts à être traités par des linguistes soient automatiquement transmis aux personnes affectées au programme. Un grand nombre des tâches gérées par le chef de projet ont été entièrement automatisées.
- Le processus de révision/validation d’Acolad
Plutôt que de faire appel à des réviseurs du client, ce qui peut retarder la livraison et entraîner un dépassement des délais, nous sommes passés à notre propre étape de validation en utilisant nos ressources linguistiques pour cette révision. Cela nous a également permis d’exploiter notre système d’automatisation des flux de travaux.
- Les avantages des économies d’échelle
Notre client a fourni une prévision détaillée de la charge de travail, ce qui nous a permis de lui proposer une tarification personnalisée.
Parce qu’elle agit comme une extension de l’équipe du client, Acolad est en mesure d’élaborer des solutions en fonction des besoins de cette dernière, tout en lui faisant gagner du temps et économiser des ressources. Ainsi intégrés, nous comprenons mieux les processus et défis de notre client, ce qui nous permet de livrer un grand nombre de fichiers en un temps record. Nous aspirons à nouer un partenariat durable pour répondre à ses besoins en traduction.
Nynne DeNiro, Directrice de la gestion des comptes, Acolad
Conclusion
Le résultat
Bien que le projet soit toujours en cours, le client a déjà constaté les résultats suivants :
- Économies d’une à deux semaines sur le délai de traitement de chaque document.
- 30 % d’économies grâce au déploiement de MT et de la TA, à la standardisation des processus, à l’automatisation des flux de travaux et à la tarification dégressive.
- Une solution évolutive qui peut être appliquée à toute modification majeure de la réglementation nécessitant une mise à jour massive du contenu.
Nous discutons déjà des prochaines étapes pour améliorer davantage les performances sur le long terme, notamment par la mise en œuvre d’une solution complète intégrant parfaitement des outils de création et de gestion de contenu structuré à nos systèmes de traduction.
