Vellykkede flersprogede møder takket være tolkning

Det kræver præcision og organisering at forberede sig på et flersproget event, hvad enten det er et møde, seminar eller symposium. Tolkning, der ofte overses, spiller en afgørende rolle og fortjener sin egen plads på mødeplanlæggerens tjekliste.

Få mere at vide om de vigtigste ting at holde sig for øje, når du skal planlægge et event med tolkning.

Identificer behovet for tolkning

• Hvor finder mødet sted? Er det med fysisk tilstedeværelse, virtuelt eller en blanding?
• Hvis det er blandet, hvor mange deltager så fysisk, og hvor mange virtuelt?
• Hvilke sprog vil der blive talt? Hvilke skal oversættes?
• Hvad er datoen og hvor mange timer?
• Hvad omhandler mødet?
• Hvordan er mødet opbygget? Er det kun en tale, eller er der sideløbende workshops eller udvekslinger mellem taleren og tilhørerne?

Disse oplysninger kan hjælpe med at afgøre, om du har brug for simultantolkning, konsekutiv tolkning eller hvisketolkning.

Forberedelse på brugen af en tolk

• Send vedkommende forberedelsesdokumenter såsom:
  • Dagsordenen og talernes navne
  • Rækkefølgen af talere
  • En ordbog med specifikke termer og forkortelser hvis relevant
  • Alt andet indhold, du har, der kan hjælpe tolkene med at forberede sig på at oversætte.
• Sørg for at have det rette udstyr klar: mikrofoner til tolkene og headsets til deltagerne.
• Find den perfekte placering: Tolkene skal både kunne høre det, der bliver sagt, perfekt, men har også stor fordel af at kunne se taleren tydeligt. Hvis det ikke er muligt at give tolken direkte udsigt til taleren, kan du overveje at placere tolken i et lokale ved siden af med en livevisning af talen for at opnå den bedst mulige tolkning.

Tag højde for frameworket for et virtuelt møde

Det er ligetil at integrere tolkning i virtuelle møder ved hjælp af dedikerede platforme eller specifikke funktioner på populære platforme.

Her er nogle vigtige anbefalinger til både deltagerne og talerne:

• Før mødet bør du teste platformen, din internetforbindelse (brug helst en forbindelse med et netkabel), din lyd og videokvalitet for at sikre en gnidningsfri mødeoplevelse.

• Selvom normale hovedtelefoner kan gå an, anbefales det at bruge hovedtelefoner af professionel kvalitet for at få bedre lyd.

• Brug mikrofonen rigtigt ved at placere den foran din mund for at sikre dig, at du er let at høre. Sørg for at opfordre deltagerne til at slå deres mikrofonlyd fra, når de ikke taler, for at reducere baggrundsstøj.

• Brug et kamera med god kvalitet, og sørg for god lyssætning.

• Find et roligt og stille område at deltage fra.

Disse råd er et godt udgangspunkt for at inkorporere tolkning i dit flersprogede event. Din tolk vil også kunne bidrage med råd og hjælp. Acolad, der er specialist i sprogservices, hjælper kunder ved at tilbyde professionelle tolke samt udstyr til tolkning eller platforme til virtuel tolkning.