Een succesvolle meertalige vergadering dankzij tolkdiensten

Het voorbereiden van een meertalig event, zoals een vergadering, seminar of symposium, vergt precisie en organisatie. Tolken wordt vaak over het hoofd gezien. Toch speelt het een cruciale rol en verdient het een eigen plek op de checklist van de persoon die de vergadering plant.

Ontdek de belangrijkste factoren waarmee jij rekening moet houden bij het plannen van een event met tolken!

Bepaal de tolkbehoeften

• Hoe vindt de vergadering plaats: fysiek, op afstand of een combinatie van beide?
• In het geval van een combinatie: hoeveel personen zullen fysiek aanwezig zijn of op afstand deelnemen?
• Welke talenzullen gesproken worden? Welke moeten vertaald worden?
• Wat is de datum en wat zijn de tijden?
• Wat is het onderwerp van de vergadering?
• Wat is de organisatie van de vergadering: enkel een speech of zijn er ook workshops of uitwisselingen tussen de voornaamste spreker en de deelnemers?

Aan de hand van deze informatie kun jij bepalen of jij behoefte hebt aan simultaan tolken, consecutief tolken of fluistertolken.

Voorbereiding van de tolkopdracht

• Stuur eventuele voorbereidende documenten zoals:
  • De planning van het programma en de namen van de sprekers
  • De uitzending van de presentatie
  • Een glossarium met specifieke termen en acroniemen, indien beschikbaar
  • Alle andere content waarover jij beschikt en die de tolken kan helpen om hun vertalingen voor te bereiden.
• Zorg voor uitrusting: microfoon voor de tolken en hoofdtelefoons voor de deelnemers.
• Zorg voor de perfecte locatie: Het is niet alleen belangrijk dat tolken de woorden duidelijk horen, maar zij moeten de spreker ook goed kunnen zien. Indien een direct zicht op de spreker niet mogelijk is, kun je de tolk ook plaatsen in een aangrenzende ruimte met een videoscherm voor een kwalitatief hoogstaande tolksessie.

Houd rekening met het specifieke kader van een vergadering op afstand

De integratie van tolken in vergaderingen op afstand is een eitje dankzij de hulp van specifieke platforms of speciale features op veelgebruikte platforms.

Hier volgen een aantal belangrijke aanbevelingen voor zowel deelnemers als sprekers:

• Test vóór de vergadering het platform, jouw internetverbinding (bij voorkeur met een vaste verbinding), geluid en videokwaliteit om de vergadering vlot te laten verlopen.

• Hoewel hoofdtelefoons mogelijk voldoende zijn, wordt het aanbevolen om professionele hoofdtelefoons te gebruiken voor betere audiokwaliteit.

• Oefen goede microfoonetiquette door de microfoon voor jouw mond te plaatsen om een duidelijke spraak te waarborgen. Vraag deelnemers om hun microfoons op mute te zetten wanneer zij niet aan het woord zijn, want zo wordt het achtergrondgeluid verminderd.

• Gebruik een camera met voldoende kwaliteit en degelijke helderheidsinstellingen.

• Zoek een kalme en rustige omgeving voor jouw virtuele deelname.

Deze tips zorgen voor een degelijk uitgangspunt om tolken naadloos te integreren in jouw meertalige event. Jouw tolkpartner zal er zijn om begeleiding en ondersteuning te bieden. Acolad is gespecialiseerd in taaldiensten en staat klanten bij door professionele tolken ter beschikking te stellen en door tolkuitrusting of platforms voor tolken op afstand aan te bieden.