Une réunion multilingue réussie grâce à l’interprétation

La préparation d’un événement multilingue, qu’il s’agisse d’une réunion, d’un séminaire ou d’un colloque, exige précision et organisation. Souvent négligé, l’interprétariat joue un rôle essentiel qui a toute sa place dans la liste des choses à planifier.

Découvrez les éléments clés à prendre en compte lors de l’organisation d’un événement avec interprétation !

Identifier les besoins en interprétariat

• Où se déroulera la réunion : en présentiel, en distanciel ou en mode hybride ?
• Dans le dernier cas, combien de personnes seront présentes sur site et combien seront à distance ?
• Quelles languesseront parlées ? Lesquelles devront être traduites ?
• Quelles sont les date et heures de l’événement ?
• Quel est l’objet de la réunion ?
• Comment s’articule la réunion : un discours seulement, des ateliers parallèles ou des échanges entre l’orateur principal et la salle ?

Ces informations vous aideront à déterminer si vous avez besoin d’une interprétation simultanée, consécutive ou chuchotée.

Préparer l’intervention de l’interprète

• Envoyez-lui tous les documents préparatoires, notamment :
  • Le programme et les noms des intervenants
  • La présentation au format vidéo
  • Un glossaire des termes spécifiques et des acronymes, le cas échéant
  • Tout autre contenu mis à votre disposition, de façon à aider l’interprète à préparer ses traductions.
• Fournissez l’équipement : microphone pour les interprètes et casques pour les participants.
• Trouver l’emplacement idéal : l’interprète doit entendre clairement les mots, mais aussi bien voir l’orateur. Si l’orateur ne peut pas être dans le champ de vision direct de l’interprète, vous pouvez envisager de le placer dans une salle adjacente équipée d’un moniteur vidéo en vue d’une interprétation de meilleure qualité.

Tenez compte du cadre spécifique des réunions en distanciel

Intégrer l’interprétariat dans les réunions en distanciel est simple grâce à des plateformes dédiées ou à des fonctions spécifiques sur les plateformes couramment utilisées.

Voici quelques recommandations importantes pour les participants et les orateurs :

• Avant la réunion, testez la plateforme, votre connexion Internet (de préférence filaire) et la qualité du son et de la vidéo afin de vous assurer que la réunion se déroule sans encombre.

• Des écouteurs peuvent suffire, mais il est recommandé d’utiliser des écouteurs de qualité professionnelle pour une meilleure qualité audio.

• Utilisez correctement le microphone en le plaçant devant votre bouche afin de veiller à ce que votre discours soit clair. Invitez les participants à couper leur micro lorsqu’ils ne parlent pas afin de réduire les bruits de fond.

• Utilisez un appareil photo d’une qualité suffisante et avec des réglages de luminosité appropriés.

• Trouvez un environnement calme et tranquille pour participer à distance.

Ces conseils constituent un bon point de départ pour intégrer l’interprétariat dans votre événement multilingue. Votre partenaire interprète sera là pour vous guider et vous soutenir. Acolad, spécialiste des services linguistiques, accompagne ses clients en mettant à leur disposition des interprètes professionnels et en leur proposant du matériel ou des plateformes d’interprétariat à distance.