Använd tolkning för att lyckas med dina flerspråkiga möten

Att förbereda sig för ett flerspråkigt evenemang, vare sig det handlar om ett möte, ett seminarium eller ett symposium, kräver precision och organisering. Tolkning – som ofta glöms bort – kan spela en avgörande roll och förtjänar en egen rad på mötesplanerarens checklista.

Upptäck de viktigaste sakerna att ha i åtanke när du planerar ett evenemang med tolkning.

Identifiera tolkningsbehovet

• Var hålls mötet? Är alla deltagare på plats, eller sker det på distans, eller kanske både och?
• Om det är en kombinerad variant, hur många deltar lokalt och hur många kopplar upp sig?
• Vilka språkkommer att talas? Vilka behöver översättas?
• Vilket datum och vilka tider?
• Vad är temat för mötet?
• Hur organiseras mötet? Är det bara en föreläsning eller kommer det att ordnas parallella workshoppar eller samtal mellan talaren och deltagarna?

Den här informationen hjälper dig att avgöra huruvida du behöver simultantolkning, konsekutivtolkning eller viskningstolkning.

Förberedelser av tolkar

• Förse dem med dokument som kan hjälpa dem i deras förberedelse:
  • Mötesprogram och talarnas namn
  • En inspelad presentation
  • En ordlista med specifika termer och förkortningar, om en sådan finns
  • Eventuellt annat innehåll som du har tillgång till och som kan hjälpa tolkarna i deras förberedande arbete.
• Tillhandahåll utrustning: mikrofoner till tolkarna och hörlurar till deltagarna.
• Se till att tolkarna placeras på en idealisk plats: de behöver inte bara höra orden klart och tydligt, de har även stor nytta av att se talaren ordentligt. Om det inte går att placera dem så att de ser talaren direkt kan du överväga att placera tolken i ett intilliggande rum med en bildskärm för att få bästa möjliga kvalitet på tolkningen.

Ta hänsyn till den specifika situationen under ett möte som sker på distans

Att erbjuda tolkning under ett möte på distans kan vara relativt enkelt med hjälp av de särskilda plattformar som finns, eller de specifika funktioner som numera ingår i många vanliga plattformar.

Här kommer några rekommendationer för såväl deltagare som talare:

• Innan mötet genomförs bör tester göras på plattform, internetuppkoppling (som helst ska vara via kabel) samt ljud- och bildkvalitet för att undvika onödiga avbrott i mötet.

• Enklare hörlurar kan räcka, men du bör överväga professionella lurar för att maximera ljudkvaliteten.

• Använd mikrofonen på rätt sätt genom att placera den framför munnen så att talet hörs tydligt. Uppmuntra deltagarna att stänga av mikrofonen när de inte talar för att på så sätt minska mängden bakgrundsljud.

• Använd en kamera med tillräcklig bildkvalitet och korrekta inställningar för ljusstyrka.

• Hitta en tyst och stillsam plats när du ska delta virtuellt.

Dessa tips utgör en stabil grund för att sömlöst inkludera tolkning i ditt flerspråkiga evenemang. Din tolkningspartner finns där för att ge vägledning och support. Acolad, en specialist inom språktjänster, hjälper kunder genom att erbjuda professionella tolkar och tillhandahålla utrustning för tolkning på plats eller plattformar för fjärrtolkning.