Strømlining af oversættelser til fremstillingsindustrien

Hvorfor bør du bekymre dig om at optimere oversættelsesprocessen?

Hvad betyder optimering for dig? Lavere priser? Hurtigere levering? Kvalitetssikring?

Hvis du skal have tusindvis af sider oversat om året, eller hvis du oversætter hundredtusindvis eller millioner af ord hver måned, er det en rigtig god idé at optimere processen.

Formålet med optimering er at fjerne så mange manuelle faser som muligt fra oversættelsesprocessen. Dette sparer penge, og den tid, der frigøres fra håndteringen af oversættelser, kan bruges i kerneforretningen.

Ved at fremskynde processen kan du også opnå en hurtigere lanceringstid. Hvis lanceringen af et nyt produkt afhænger af at få oversættelserne færdige, skal processen finjusteres. Produktlanceringer må ikke forsinkes, bare fordi oversættelsen ligger i en eller andens indbakke og venter på, at vedkommende kommer tilbage fra ferie.

Kvalitetsoptimering handler ofte om at sikre ensartet høj kvalitet og ensartet terminologi, uden uønskede synonymer.

En typisk oversættelsesproces

Lad se på workflowet for en typisk oversættelse.

E-mail er fortsat en almindelig måde at bestille oversættelser på. Det er helt naturligt at kommunikere på den måde, da mange af os sender e-mails hele dagen på arbejdet.

Men dette diagram afslører dog, at processen involverer mange manuelle faser, der kræver et tilbagesvar, enten fra udbyderen af oversættelsen eller fra kunden. Og dette diagram viser ikke engang de interne godkendelsesprocesser. Det vil sige, at processen kan tage flere dage – eller endda uger – at gennemføre.

Processen skal strømlines, hvis der ofte afgives bestillinger på oversættelser, og mængden af materiale er stor.

Hvilke muligheder er der for at strømline håndteringen af oversættelser?

Der findes mange værktøjer til optimering af processen. Mange er så almindelige, at de kan bruges af næsten alle virksomheder, der ønsker at udvikle og optimere deres oversættelsesproces. Selv små effektivitetsforbedringer kan være væsentlige.

Hastighed og effektivitet

Ovenstående diagram illustrerer en typisk oversættelsesproces. Hvis bestillingen afgives via e-mail, skal der mindst fem faser til, før teksten kommer til oversætteren. Og inden den fase skal nogle have produceret materialet, der skal oversættes, og en anden har måske læst korrektur på teksten. Det vil sige, at der er endnu flere manuelle faser.

Forbedring af effektiviteten via integration

Integration er den bedste måde at reducere manuelt arbejde på i oversættelsesprocessen. Mange mellemfaser kan elimineres ved integration. I praksis betyder det, at kunden leverer materialet til udbyderen af oversættelsesservicen direkte fra deres indholdsstyringssystem (CMS). Indholdet sendes med andre ord direkte fra indholdsskaberen til oversætteren, og oversættelsen leveres direkte til indholdsstyringssystemet.

Ideelt set overføres indhold, der er produceret af en teknisk forfatter, automatisk til udbyderen af oversættelsesservicen, eller de kan angive de ønskede målsprog. Indholdet overføres til oversætteren eller oversætterne, og når oversættelserne er færdige, leveres de til indholdsstyringssystemet, hvorefter de udgives. I mellemtiden kan indholdsskaberen gå videre til andre projekter, og ovennævnte proces kræver ikke input fra flere personer.

Du kan læse mere om integration i et af vores tidligere indlæg.

Maskinoversættelse giver maksimal effektivitet

Maskinoversættelse kan være løsningen for dig, der allerede har optimeret oversættelsesprocessen, så den kører så problemfrit som muligt, men stadig har brug for hurtige oversættelser. Det er særlig velegnet til en meget stor mængde oversættelser, der kommer med korte mellemrum. Maskinoversættelse er ideel, når det oversatte materiale kun er beregnet til intern brug.

Kvaliteten, man får fra maskinoversættelse, er ikke god nok til alle sammenhænge. Maskinoversat tekst skal efterredigeres, hvis teksten skal bruges til en manual eller dokumenter, der skal være lette at forstå – især hvis det er til kritiske sikkerhedsinstruktioner. I en oversættelsesproces med efterredigering bliver kildematerialet først oversat med maskinoversættelse, hvorefter en menneskelig redigeringsekspert kontrollerer oversættelsen.

Kombination af maskinoversættelse med efterredigering sparer ofte både tid og penge.

Du kan læse mere om maskinoversættelse og efterredigering her. Vi har også et indlæg fra tidligere om maskinoversættelse.

Effektivitet med oversættelseshukommelser

En oversættelseshukommelse er et universalværktøj i oversættelsesprocessen. Den gør oversættelsesprojekter mere effektive og hurtigere. Når oversættelseshukommelsen er tilstrækkeligt omfattende, bliver oversættelsesprocessen hurtigere, eftersom tidligere indhold kan bruges i de nye oversættelser. Det betyder, at oversætteren kun behøver at tjekke, hvorvidt tidligere oversættelser, der findes i oversættelseshukommelsen, passer til konteksten, eller om de skal redigeres.

Oversættelseshukommelser er særligt nyttige, når der jævnligt er lignende indhold, der skal oversættes.

Gennemsigtighed og fleksibilitet med kundeportaler

Hvis integration ikke er løsningen, og dine oversættelsesmængder ikke er store nok til maskinoversættelse, kan du stadig øge din oversættelseseffektivitet ved at bruge en kundeportal.

Formålet med en kundeportal er at gøre det nemt og hurtigt at bestille oversættelser. Processen er transparent, for kunden kan nemt følge, hvordan deres oversættelser skrider frem. Portalen kan også bruges til at holde styr på omkostningerne for individuelle projekter og for de samlede oversættelsesomkostninger.

Et af de vigtigste formål med en kundeportal er at mindske behovet for e-mails. Det er meget hurtigere og nemmere at bestille oversættelser, når det sker gennem portalen, og det reducerer også mængden af administrativt arbejde. Når medarbejdere, der håndterer oversættelser, får bestillingsrettigheder i portalen, kan de afgive bestillinger via portalen uden at skulle sende yderligere beskeder. Oversættelserne kan desuden findes i portalen og ikke kun indbakken for den person, der bestilte dem.

Termbanker sikrer ensartet terminologi

Termbanker og terminologistyring er gode metoder til effektivisering af oversættelsesprocessen. Godt administrerede termbanker gør arbejdet lettere for både indholdsskabere og oversættere. Der er ingen grund til at præcisere terminologien igen og igen, når de korrekte og aftalte termer kan findes ét sted.

Optimering af indholdsstyring

Formatet, som indholdet har, når det sendes til oversættelse, påvirker også effektiviteten af oversættelsesprocessen. Udbyderen af oversættelsesservicen har de bedste faciliteter til at behandle næsten alle filformater, afhængigt af dine behov.

Skal det producerede indhold overføres eller kopieres fra et system til et andet, før det kan videresendes? Er du nødt til at oprette en Word-fil til oversættelse? Det betyder ofte, at processen skal gentages i omvendt rækkefølge, når oversættelsen er lavet, for at føre det oversatte indhold tilbage til indholdsstyrings- eller udgivelsessystemet.

Hvis indholdsstyringssystemet gør det muligt at eksportere produceret indhold og importere det i eksempelvis XML-format, er det et skridt i den rigtige retning. Det vigtige her er at undgå at kopiere og forbinde indhold fra et system til et andet.