Strömlinjeformade översättningsprocesser i tillverkningsindustrin

Varför ska du försöka optimera översättningsprocessen?

Vad innebär optimering för dig? Lägre priser? Snabbare leveranser? Kvalitetssäkring?

Om dina översättningsvolymer uppgår till tusentals sidor om året, eller om du översätter hundratusentals eller miljoner ord varje månad, är det klokt att göra allt du kan för att optimera processen.

Syftet med optimering är att eliminera så många manuella faser som möjligt från översättningsprocessen. Detta sparar pengar, och den tid som frigörs från översättningshanteringen kan i stället läggas på företagets kärnverksamhet.

Att skynda på processen kan också innebära kortare tider till marknaden. Om lanseringen av en ny produkt hänger på att översättningarna ska bli klara, måste processen finjusteras. Produktlanseringar får helt enkelt inte försenas på grund av att översättningen fastnat i någons inkorg i väntan på att de ska komma tillbaka från semestern.

Kvalitetsoptimering handlar ofta om att säkerställa konsekvent hög kvalitet och enhetlig terminologi, utan oönskade synonymer.

En typisk översättningsprocess

Låt oss ta en titt på ett typiskt arbetsflöde för översättning.

E-post är fortfarande ett vanligt sätt att beställa översättningar. Det känns naturligt att kommunicera på det här sättet, eftersom många av oss skickar e-post hela dagarna på jobbet.

I bilden ser vi dock att processen innehåller många manuella faser som kräver ett svar från någon, antingen leverantören av översättningstjänster eller kunden. I arbetsflödet som visas saknas dessutom processerna för att uppnå internt godkännande. Detta betyder att processen kan ta flera dagar – eller till och med veckor – att slutföra.

Processen måste göras smidigare om översättningar beställs ofta och mängden material är stor.

Vilka alternativ finns det för att göra översättningshanteringen smidigare?

Det finns många verktyg för att optimera processen. Många är så vanliga att de passar i princip alla företag som vill utveckla och optimera sin översättningsprocess. Även små förbättringar av effektiviteten kan få stor effekt.

Snabbhet och effektivitet

I bilden ovan visas en typisk översättningsprocess. Om beställningen görs via e-post krävs minst fem faser innan texten når översättaren. Redan innan detta har någon producerat materialet som ska översättas och någon annan kan ha korrekturläst texten. Det innebär att det finns ännu fler manuella faser.

Förbättrad effektivitet genom integrering

Integrering är det bästa sättet att minimera manuellt arbete i översättningsprocessen och med den kan många mellanliggande faser elimineras. I praktiken innebär det att kunden levererar material till leverantören av översättningstjänster direkt från systemet för innehållshantering. Innehållet skickas alltså direkt från innehållsproducenten till översättaren, och den färdiga översättningen levereras sedan smidigt genom samma system.

Det allra bästa är om innehåll som tas fram av en teknisk skribent överförs automatiskt till leverantören av översättningstjänster, eller att skribenten kan ange målspråken. Innehållet överförs till en eller flera översättare, och när översättningarna är färdiga levereras de till systemet för innehållshantering för publicering. Under tiden kan innehållsproducenten fokusera på andra projekt, och processen kräver inte åtgärder från en rad olika personer.

Du kan läsa mer om integrering i ett av våra tidigare inlägg.

Maskinöversättning för maximal effektivitet

Maskinöversättning kan vara lösningen för dig om du redan har optimerat översättningsprocessen så att den är så smidig som möjligt, men ändå behöver få översättningarna snabbare. Det fungerar särskilt bra när du har många översättningar och beställer ofta. Maskinöversättning passar perfekt när det översatta materialet endast är avsett för internt bruk.

Men den kvalitet som produceras genom maskinöversättning räcker inte för alla sammanhang. Maskinöversatta texter behöver efterredigeras om de ska användas för en handbok eller dokument som måste vara enkla att förstå, särskilt om det handlar om kritiska säkerhetsinstruktioner. I en översättningsprocess som inkluderar efterredigering översätts källmaterialet först med maskinöversättning, för att därefter granskas av en mänsklig textredaktör.

En kombination av maskinöversättning och efterredigering sparar ofta både tid och pengar.

Du kan läsa mer om maskinöversättning och efterredigering här. Vi har också ett tidigare inlägg om maskinöversättning.

Effektivitet genom översättningsminnen

Ett översättningsminne är ett universalverktyg i översättningsprocessen. Det gör att översättningsprojekten blir snabbare och mer effektiva. Om översättningsminnet är tillräckligt omfattande snabbas översättningsprocessen upp eftersom tidigare översatt innehåll kan återanvändas i de nya översättningarna. Det innebär att översättaren bara behöver kontrollera om den tidigare översättningen i översättningsminnet passar in i sammanhanget eller om den behöver ändras.

Översättningsminnen är särskilt användbara när innehåll som är relativt likartat behöver översättas regelbundet.

Transparens och flexibilitet genom kundportaler

Om integrering inte passar dig, och dina översättningsvolymer inte är tillräckligt stora för effektiv maskinöversättning, kan du fortfarande öka översättningseffektiviteten genom att använda en kundportal.

Tanken med kundportaler är att göra beställningen av översättningar snabb och smidig. Processen är transparent: kunden kan se hur översättningarna fortlöper. Portalen kan även användas för att följa upp översättningskostnaderna, både för enskilda projekt och övergripande.

Ett av de viktigaste målen med en kundportal är att minska behovet av e-post. Det går mycket snabbare och enklare att göra beställningar när det sker via portalen, och det minskar också mängden administrativt arbete. När medarbetarna som hanterar översättningarna får behörighet att beställa via portalen så kan de själva sköta beställningarna, utan att vara tvungna att skicka meddelanden och begära godkännanden. Översättningarna finns också tillgängliga i portalen och inte bara i beställarens inkorg.

Termbanker säkerställer enhetlig terminologi

Termbanker och terminologihantering är bra sätt att göra översättningsprocessen mer effektiv. Välskötta termbanker underlättar arbetet för både innehållsutvecklare och översättare. Det finns inget behov av att förtydliga terminologin om och om igen när de korrekta och överenskomna termerna finns samlade på en enda plats.

Optimering av innehållshantering

Processens effektivitet påverkas också av i vilket format källtexten skickas för översättning. Översättningsleverantörer har kapacitet att bearbeta nästan vilket filformat som helst, utifrån ditt företags behov.

Måste det producerade innehållet överföras eller kopieras från ett system till ett annat innan det kan skickas? Behöver du skapa en Word-fil för översättningen? Det här innebär ofta att processen måste upprepas i omvänd ordning när översättningen är färdig, så att det översatta innehållet kan överföras tillbaka till systemet för innehållshantering eller publicering.

Om systemet för innehållshantering gör det möjligt att exportera och importera i exempelvis XML-format, är detta ett steg i rätt riktning. Det viktiga är att undvika att behöva kopiera och koppla samman innehåll från olika system.