Käännösprosessien sujuvoittaminen teollisuudessa

Miksi käännösprosessin optimoimisen eteen kannattaa nähdä vaivaa?

Mitä optimointi tarkoittaa juuri sinulle? Alhaisempia hintoja? Nopeampia toimitusaikoja? Laadunvarmistusta?

Jos käännösmääräsi ovat tuhansia sivuja vuodessa tai jos käännät satoja tuhansia tai miljoonia sanoja joka kuukausi, prosessi kannattaa hioa mahdollisimman sujuvaksi.

Optimoinnissa pyritään poistamaan käännösprosessista mahdollisimman suuri osa manuaalisista työvaiheista. Tämä pienentää kuluja, ja käännösten hallinnoinnista vapautuva aika voidaan käyttää ydinliiketoimintaan.

Prosessin hiominen voi nopeuttaa myös markkinoille pääsyä. Jos uuden tuotteen julkaisu on sidottu käännösten valmistumiseen, prosessin on edettävä sujuvasti. Tuotelanseeraus ei voi viivästyä vain siksi, että käännös on jumiutunut lomalla olevan projektipäällikön sähköpostilaatikkoon.

Laadun optimoinnissa pyritään yleensä varmistamaan laadukas ja johdonmukainen terminologia ja välttämään epäselviä synonyymeja.

Tyypillinen käännösprosessi

Tarkastellaan seuraavaksi tyypillistä käännöstyönkulkua.

Sähköposti on edelleen yleinen tapa tehdä käännöstilauksia. Se on luonnollinen viestintätapa, sillä moni lähettää työssään päivittäin lukuisia sähköpostiviestejä.

Yllä oleva kaavio osoittaa kuitenkin, että prosessi sisältää monta manuaalista vaihetta, joissa tarvitaan vastaus joko käännöspalveluntuottajalta tai asiakkaalta. Eikä kaavio edes sisällä mahdollisia sisäisiä hyväksyntäprosesseja. Koko prosessi voi siis kestää useita päiviä tai jopa viikkoja.

Edellä kuvattua prosessia on virtaviivaistettava, jos käännöksiä tilataan säännöllisesti ja käännettävää materiaalia on paljon.

Miten käännöstenhallintaa voidaan sujuvoittaa?

Prosessia voidaan optimoida monenlaisilla työkaluilla. Osa niistä on niin yleisiä, että lähes kaikki yritykset voivat kehittää ja optimoida niillä käännösprosessiaan. Pienetkin parannukset voivat vaikuttaa merkittävästi työnkulkujen tehokkuuteen.

Nopeus ja tehokkuus

Edellä oleva kaavio kuvaa tyypillistä käännösprosessia. Jos tilaus tehdään sähköpostilla, prosessi sisältää vähintään viisi vaihetta, ennen kuin teksti päätyy kääntäjän työpöydälle. Lisäksi ennen tuota joku on jo tuottanut käännettävän materiaalin ja joku toinen oikolukenut sen. Manuaalisia vaiheita on siis jopa näytettyä enemmän.

Tehokkuuden parantaminen integraatioilla

Integraatiot ovat paras tapa minimoida manuaalinen työ käännösprosessissa. Niiden avulla prosessista voidaan poistaa monia välivaiheita. Käytännössä tämä tarkoittaa, että asiakas toimittaa materiaalit käännöspalveluntuottajalle suoraan sisällönhallintajärjestelmästään. Sisältö ohjataan siis suoraan sisällön luojalta kääntäjälle, ja käännös toimitetaan takaisin sisällönhallintajärjestelmään.

Ihannetapauksessa teknisen kirjoittajan tuottama sisältö siirretään automaattisesti käännöspalveluntuottajalle. Samalla määritellään halutut kohdekielet. Sisältö ohjataan kääntäjälle tai kääntäjille, ja kun käännökset ovat valmiit, ne toimitetaan sisällönhallintajärjestelmään julkaisemista varten. Samaan aikaan sisällön luoja voi keskittyä muihin projekteihin, eikä prosessi vaadi useamman ihmisen työpanosta.

Lisätietoa integraatioista on tässä aiemmassa kirjoituksessamme.

Ylivertaista tehokkuutta konekäännöksillä

Jos olet jo optimoinut käännösprosessisi mutta tarvitset silti käännökset nopeammin, konekääntäminen voi olla oikea ratkaisu. Se toimii erityisen hyvin, kun käännettävää on paljon ja usein. Konekäännös on ihanteellinen ratkaisu, kun käännettävä materiaali tulee vain sisäiseen käyttöön.

Konekääntimien tuottama laatu ei riitä kaikissa tilanteissa. Konekäännetty teksti on jälkieditoitava, jos kyse on käyttöoppaista tai asiakirjoista, joiden on oltava helppotajuisia – erityisesti jos kyseessä on kriittiset turvallisuusohjeet. Jälkieditointiprosessissa lähdemateriaali käännetään ensin konekääntimellä, minkä jälkeen ihminen tarkistaa käännöksen.

Konekääntämisen ja jälkieditoinnin yhdistäminen säästää usein sekä aikaa että rahaa.

Voit lukea lisää konekääntämisestä ja jälkieditoinnista täältä. Meillä on myös aiempi kirjoitus konekääntämisestä.

Tehokkuutta käännösmuisteilla

Käännösmuisti on käännösprosessin perustyökalu. Se tehostaa ja nopeuttaa käännösprojekteja. Muistin karttuessa käännösprosessi nopeutuu, kun aiemmin käännettyä sisältöä voidaan käyttää uusissa käännöksissä. Tällöin kääntäjän on vain tarkistettava, sopiiko ehdotettu aiempi käännös myös uuteen tekstiin vai tarvitseeko sitä muokata asiayhteyteen sopivaksi.

Käännösmuistit ovat erityisen hyödyllisiä, kun samankaltaista sisältöä käännetään säännöllisesti.

Läpinäkyvyyttä ja joustavuutta asiakasportaaleilla

Jos integraatio ei ole sopiva ratkaisu eivätkä käännösmäärät puolla konekääntämisen käyttämistä, tehokkuutta voi parantaa myös asiakasportaalin avulla.

Asiakasportaalin tarkoituksena on tehdä käännösten tilaamisesta helppoa ja nopeaa. Prosessi on läpinäkyvä, sillä asiakas näkee portaalista, miten käännökset edistyvät. Portaalin kautta voi myös seurata käännöskuluja sekä yksittäisten projektien osalta että kokonaisuutena.

Yksi asiakasportaalin päätavoitteista on vähentää sähköpostien tarvetta. Käännösten tilaaminen on huomattavasti nopeampaa ja sujuvampaa portaalin kautta, ja se vähentää myös hallinnollisen työn määrää. Kun kaikilla käännöksistä vastaavilla työntekijöillä on käyttöoikeudet portaaliin, he voivat tilata käännöksiä itsenäisesti ilman ylimääräistä viestienvaihtoa ja hyväksynnän pyytämistä. Käännökset ovat myös aina saatavana portaalissa eivätkä vain tilaajan sähköpostissa.

Termikanta varmistaa yhdenmukaisen terminologian

Termikannat ja terminologian hallinta ovat hyviä tapoja tehostaa käännösprosessia. Huolella ylläpidetyt termipankit helpottavat sekä sisällöntuottajien että kääntäjien työtä. Termejä ei tarvitse varmistaa aina uudelleen, kun kaikki sovitut termit ovat saatavilla yhdessä paikassa.

Sisällönhallinnan optimointi

Käännösprosessi tehokkuuteen vaikuttaa myös muoto, jossa sisältö lähetetään käännettäväksi. Käännöspalveluntoimittajat pystyvät käsittelemään tarpeittesi mukaan lähes mitä tahansa tiedostomuotoja.

Onko tuotettu sisältö siirrettävä tai kopioitava järjestelmästä toiseen, ennen kuin se voidaan lähettää eteenpäin? Joudutko luomaan kääntämistä varten erillisen Word-tiedoston? Usein tästä seuraa, että prosessi on myös toistettava käänteisessä järjestyksessä, kun käännös on valmis, jotta käännetty sisältö saadaan siirrettyä takaisin sisällönhallinta- tai julkaisujärjestelmään.

Jos sisällönhallintajärjestelmä sallii tuotetun sisällön viemisen tai tuomisen esimerkiksi XML-muodossa, se on jo askel oikeaan suuntaan. Olennaista on välttää sisällön kopioimista järjestelmästä toiseen.