Optimierte Übersetzungsprozesse in der Fertigungsindustrie

Was ist wichtig, um den Übersetzungsprozess zu optimieren?

Was bedeutet Optimierung für Sie? Geringere Kosten? Schnellere Ergebnisse? Qualitätssicherung?

Ihr Übersetzungsvolumen beläuft sich auf mehrere tausend Seiten pro Jahr oder sogar tausende oder Millionen von Wörtern pro Monat? Dann sollten Sie alles dafür tun, den Prozess zu optimieren.

Optimierung bedeutet, manuelle Prozesse so weit wie möglich aus dem Übersetzungsvorgang zu verbannen. Das spart Geld und Zeit, und die Ressourcen können für geschäftliche Kerntätigkeiten eingesetzt werden.

Schnellere Übersetzungen verkürzen auch die Markteinführungszeit. Wenn die Einführung eines neuen Produkts von der Übersetzung abhängt, sollte dieser Prozess weitestgehend optimiert werden. Der Übersetzer ist im Urlaub? Das darf kein Grund sein, dass sich die Produkteinführung verzögert!

In Sachen Qualitätsoptimierung spielen vor allem eine konsistente Übersetzung und der einheitliche Gebrauch der Terminologie (ohne unerwünschte Synonyme) eine wichtig Rolle.

Übersetzungsprozess: Der klassische Ablauf

Werfen wir einen Blick auf den klassischen Übersetzungs-Workflow.

Übersetzungen werden nach wie vor meist per E-Mail in Auftrag gegeben. E-Mails sind uns einfach vertraut, schließlich arbeiten wir täglich damit.

Dieses Diagramm zeigt allerdings, dass bei diesem Workflow viele manuelle Schritte anfallen. Schließlich muss jedes Mal jemand die E-Mail beantworten, sei es der Sprachdienstleister oder der Kunde. Und in diesem Diagramm sind noch nicht einmal die internen Genehmigungsprozesse abgebildet. Da dauert es schnell einmal mehrere Tage – oder sogar Wochen –, bis die Übersetzung fertig ist.

Wenn Sie häufig Übersetzungen brauchen oder viel zu übersetzen haben, ist dieser Prozess alles andere als effizient und sollte dringend optimiert werden.

Welche Optionen gibt es, um das Übersetzungsmanagement zu optimieren?

Es gibt viele Tools, die den Prozess optimieren. Manche sind quasi für alle Unternehmen geeignet, die ihren Übersetzungsprozess ausbauen und optimieren möchten. Selbst kleine Verbesserungen in Sachen Effizienz können eine große Wirkung entfalten.

Tempo und Effizienz

Das Diagramm oben zeigt einen typischen Übersetzungsprozess. Wenn die Übersetzung per E-Mail in Auftrag gegeben wird, sind zunächst mindestens fünf Schritte erforderlich, bevor der Text an den Übersetzer geht. Und bereits davor hat jemand das zu übersetzende Material erstellt und jemand hat den Text Korrektur gelesen. Es gibt also sogar noch mehr manuelle Schritte.

Mehr Effizienz durch Integration

Integration ist der beste Weg, die Anzahl der manuellen Schritte im Übersetzungsprozess zu minimieren. Dadurch entfallen viele Zwischenschritte. Der Kunde übermittelt das Material direkt aus dem Content-Management-System an den Übersetzungsdienstleister. Mit anderen Worten: Der Content gelangt ohne Zwischenschritte vom Content-Verfasser direkt zum Übersetzer. Und umgekehrt liefert der Übersetzer das Ergebnis dann wieder direkt an das Content-Management-System.

Der Content wird vom technischen Redakteur automatisch an den Sprachdienstleister übermittelt. Dabei können direkt die gewünschten Zielsprachen festgelegt werden. Anschließend wird der Content an die Übersetzer:innen weitergeleitet, die die fertige Übersetzung am Ende zur Veröffentlichung wieder an das Content-Management-System übermitteln. In der Zwischenzeit kann sich der Content-Autor mit anderen Projekten befassen. An dem ganzen Prozess arbeiten also nur wenige Menschen.

In früheren Posts haben wir uns bereits intensiv mit dem Thema Integration befasst.

Maschinelle Übersetzung für maximale Effizienz

Maschinelle Übersetzung ist möglicherweise eine gute Lösung, wenn Ihr Übersetzungsprozess bereits reibungslos funktioniert, Sie Ihre Übersetzungen aber noch schneller benötigen. Sie eignet sich vor allem, wenn viel oder häufig übersetzt werden muss. Maschinelle Übersetzung ist eine ideale Lösung für die interne Kommunikation.

Die Qualität maschineller Übersetzung ist allerdings aufgrund ihrer Qualität nicht für alle Situationen geeignet. Maschinell übersetzte Handbücher oder Dokumente, die vom Leser gut verstanden werden müssen, sollten von einem menschlichen Übersetzer überarbeitet werden (Post-Editing). Das gilt vor allem für sicherheitsrelevanten Content wie zum Beispiel Sicherheitshinweise. Beim Post-Editing wird das Ausgangsmaterial zunächst maschinell in die Zielsprache übersetzt. Anschließend überarbeiten und korrigieren Humanübersetzer:innen das Ergebnis.

Die Kombination aus maschineller Übersetzung und Post-Editing spart oft Zeit und Geld.

Hier erfahren Sie mehr über maschinelles Übersetzen und Post-Editing. Es gibt hier bereits einen Artikel zum maschinellen Übersetzen.

Effizient mit Translation Memories

Translation Memories sind aus dem Übersetzungsprozess nicht wegzudenken. Sie machen Übersetzungsprojekte schneller und effizienter. Ein umfangreiches Translation Memory beschleunigt die Übersetzung, da sich bereits vorhandene Passagen wiederverwenden lassen − und zwar auch in neuen Projekten. Die Übersetzer:innen müssen dann nur noch prüfen, ob die TM-Vorschläge für den aktuellen Kontext geändert werden müssen.

Translation Memories sind vor allem dann von Vorteil, wenn sich der zu übersetzende Content von Version zu Version nur geringfügig ändert.

Transparenz und Flexibilität durch Kundenportale

Eine Integration ist nicht möglich und maschinelles Übersetzen lohnt sich nicht, weil Sie nicht genügend Content haben? Dann gibt es noch das Kundenportal, um den Übersetzungsprozess effizienter zu gestalten.

Über Kundenportale können Sie Übersetzungen leicht und schnell in Auftrag geben. Der Prozess ist äußerst transparent: Der Kunde kann jederzeit sehen, wie weit seine Übersetzung ist. Das Portal ist auch nützlich, um die Übersetzungskosten für jedes einzelne Projekt einerseits und die Gesamtkosten andererseits im Blick zu behalten.

Einer der größten Vorteile von Kundenportalen: Kaum noch E-Mails! Über ein Portal lässt sich eine Übersetzung wesentlich schneller und reibungsloser und mit deutlich weniger administrativem Aufwand beauftragen. Projektmanager mit Zugang zum Portal können die Aufträge unabhängig voneinander abwickeln und müssen nicht zusätzlich per Mail um Bestätigung bitten. Auch die fertigen Übersetzungen werden direkt ins Portal geladen und landen nicht etwa nur als E-Mail im persönlichen Eingangsfach der jeweils bestellenden Person.

Termbanken für eine einheitliche Terminologie

Termbanken und Terminologie-Management sind weitere Möglichkeiten, den Übersetzungsprozess effizienter zu gestalten. Gut gepflegte Termbanken erleichtern Content-Autoren und Übersetzern die Arbeit. Sobald man sich auf einen Begriff geeinigt hat, wird dieser in der Termbank als zentralem Ort abgelegt und kann dort immer wieder abgerufen werden. Das macht ständiges Nachfragen überflüssig.

Optimiertes Content-Management

Auch das Format des Contents hat einen Einfluss auf die Effizienz des Übersetzungsprozesses. Übersetzungsdienstleister können heute mit fast allen Dateiformaten, ganz nach dem Bedarf des Kunden, arbeiten.

Muss der Content von einem System in ein anderes übertragen oder kopiert werden, bevor er weitergeleitet werden kann? Wird für die Übersetzung eine Word-Datei benötigt? In diesem Fall muss die Datei nach der Übersetzung – bevor sie zurück in das Content-Management-System oder das Publikationssystem übertragen wird – wieder umgewandelt werden.

Wenn sich der produzierte Content zum Beispiel im XML-Format aus dem Content-Management-System exportieren beziehungsweise in das System importieren lässt, ist das ein Schritt in die richtige Richtung. Auf jeden Fall sollte Content nach Möglichkeit nicht von einem System in ein anderes kopiert oder mit anderen Systemen verknüpft werden.