Sådan bliver du en god forretningsanalytiker (6 trin)

Hvad gør en forretningsanalytiker succesfuld, uanset den specifikke forretningskontekst, den involverede teknologi, den aftalte projektmetode eller det krævede erfaringsniveau? Lad os se nærmere på noget af den vigtigste "usynlige" adfærd, der får dig til at skille dig ud fra mængden som forretningsanalytiker.

1. Vis interesse for aktørerne i projektet

Det er vigtigt at huske på, at hvert projekt er unikt. Når du viser, at du interesserer dig for aktørens kontekst og problemer, opbygger du langsomt et fundament af tillid og fortrolighed.

En aktør kan være hvem som helst, der er involveret i projektet, direkte eller indirekte, uanset om det er kunden, kundens kunde, en underleverandør, en sælger eller en af dine kolleger.

Ofte vil udfordringen være at levere gennemførlige løsninger på disse problemer, men det er altid en fælles indsats med mange aspekter at tage i betragtning. Men i en atmosfære af tillid vil det være meget nemmere at opnå.

2. Lyt aktivt, og stil de rigtige spørgsmål

Interesse er det første skridt, men for virkelig at forstå er det yderst vigtigt, at du lytter, fortolker, omformulerer og stiller de rigtige spørgsmål. Dette gøres typisk på en workshop eller et møde. Forretningsanalytikeren er på en måde tolken mellem de tekniske eksperter og virksomhedens repræsentanter.

Hvis aktørens forventninger bliver for komplekse at forstå, er det nyttigt at opsummere dem skriftligt og bede om validering af din fortolkning. Ved at gøre tingene eksplicitte og gennemsigtige undgår du potentielle misforståelser, omarbejdning, overskredne deadlines eller endda budgetproblemer.

3. Vælg det rigtige kommunikationsmiddel

Kommunikation er vigtig for enhver interaktion, uanset om denne kommunikation er via e-mail, chat, telefon eller videokonference. Ethvert kommunikationsmiddel har fordele og ulemper, så du bør nøje overveje, hvilket der er bedst egnet til hver type kommunikation. Nedenstående betydningsfulde tal er derfor vigtige at tage i betragtning:

• 55 % af en persons opfattelse i enhver kommunikation om følelser og holdninger er baseret på, hvad de ser
• 38 % af opfattelsen er baseret på, hvordan kommunikationen lyder (tone, styrke og hastighed)
• 7 % af opfattelsen er baseret på de faktiske ord, der bliver sagt

Disse betydningsfulde tal hjælper os med at forstå, hvordan folk forstår deres kommunikation med andre, og hvordan misforståelser kan opstå. Hver gang der er forskel på, hvad du ser, hvad du hører, og hvad der faktisk bliver sagt, er der et potentiale for problemer mellem mennesker.

4. Koordiner og sørg for tæt opfølgning

Næsten enhver interaktion indebærer, at en eller flere handlinger formodes at blive udført. Som forretningsanalytiker er du ansvarlig for at koordinere disse handlinger tæt og følge op på resultatet af dem for at sikre, at de rigtige fremskridt gøres, at aktører er afstemte, og at der kan træffes rettidige beslutninger. Ved at gøre det viser du dit engagement, og det øger yderligere tilliden hos aktørerne.

Validering af, hvad der er blevet diskuteret eller aftalt, er afgørende for ethvert projekt. Afhængigt af projektets art kan validering være et omfattende trin i processen eller en hurtig dobbeltkontrol, som gentages med jævne mellemrum. Under alle omstændigheder anses projektet uden ordentlig validering (hvilket kræver koordinering og opfølgning af åbne aktioner) for at være forsinket. Det kan være nødvendigt at lave nogle ting om, hvilket fører til frustrationer, og der kan opstå manglende tillid til forretningsanalytikeren.

5. Hold styr på dine møder

Det er af afgørende betydning, at en forretningsanalytiker ved, hvordan vedkommende skal styre og prioritere sin tid. Alles tid er værdifuld, og når du planlægger et møde, sætter folk tid af til at tale med dig. Planlæg dine møder i god tid (hvis det er muligt), og sørg for, at der er en dagsorden, så deltagerne kan komme forberedt. Gør det klart, hvad du ønsker at opnå med mødet, og udnævn en tidtager, i tilfælde af at uddybende diskussioner kan bringe din mødeagenda i fare. Det betyder, at nogle diskussioner muligvis skal finde sted efter det pågældende møde.

Hvad angår tilbagevendende møder, så er det en dårlig praksis at aflyse dem. Hvis du begynder på det, vil aktørerne, som også har meget travlt, begynde at nedprioritere dine møder. Du kan risikere at blive betragtet som en upålidelig mødearrangør.

Det er bedre altid at afholde mødet. Selv en hurtig statusopdatering fra alle involverede personer vil gøre mødet umagen værd. Det vil også holde kommunikationslinjerne åbne og sikre, at intet går tabt.

6. Hold ledelsen orienteret

Ikke alle aktører er involverede i projektet på daglig basis. Nogle kommer måske kun i spil, hvis noget går galt. Når det sker, begynder folk at blive nervøse og vil stille spørgsmål. Det er ikke nu, der skal søges anerkendelse, vise, hvad der gik godt, eller forklare, hvilke bestræbelser der blev gjort for at holde projektet på sporet. Du bør være parat til at diskutere, hvordan projektet kommer tilbage på sporet i stedet for at gå i forsvarsposition.

Af den grund er det klogt løbende at holde alle aktører ajour.  Uformelle møder, selv over en kop kaffe, kan være nok til at opretholde åbne kommunikationslinjer.

Nedenstående skabelon kan bruges som en mental påmindelse om, hvilke aktører der hører til i hvilken boks. Dette kan være nyttigt, hvis du synes organigrammet for den organisation, du arbejder i/for, er lidt uklart, eller når du bemærker, at andre relationer end de officielle kommandolinjer spiller en rolle i projektet. Afhængigt af aktørens indflydelse kontra interesse bør din tilgang til at involvere vedkommende være forskellig.

Mange andre bløde færdigheder vil lette tilværelsen– ikke kun som forretningsanalytiker, men som forretningspartner generelt. Men når du bliver fortrolig med ovenstående seks adfærdsformer, vil aktørerne gerne samarbejde med dig, sætte i gang på din anmodning, rette ind efter din kalender, lytte til dig og holde dig informeret, når det er nødvendigt. Og vi mener, at ovenstående er de grundlæggende ingredienser for en vellykket og fornøjelig rejse for hele projektet.