Näin kehityt paremmaksi liiketoiminta-analyytikoksi (6 askelta)

Mikä on menestyvän liiketoiminta-analyytikon salaisuus – liiketoiminnasta, teknologiasta, sovitusta projektimetodiikasta tai vaaditusta kokemustasosta riippumatta? Tutustutaanpa tarkemmin tärkeimpiin ”näkymättömiin” käyttäytymismalleihin, jotka saavat sinut erottumaan muista liiketoiminta-analyytikoista.

1. Huomioi sidosryhmäsi

Kannattaa pitää mielessä, että jokainen projekti on ainutlaatuinen. Kun osoitat huomioivasi sidosryhmiesi tilanteen ja ongelman, pääset rakentamaan luottamuksen perustaa.

Sidosryhmä voi olla kuka tahansa projektiin suoraan tai välillisesti osallistuva henkilö, kuten esimerkiksi asiakas, asiakkaan asiakas, alihankkija, toimittaja tai joku kollegoistasi.

Haasteena on usein toteuttamiskelpoisten ratkaisujen kehittäminen sidosryhmän ongelmiin, mutta kyse on yhteisestä ponnistuksesta, jossa on huomioitava monia näkökohtia. Luottamuksen ilmapiirissä projektin tavoitteet on kuitenkin huomattavasti helpompi saavuttaa.

2. Kuuntele aktiivisesti ja kysy oikeita kysymyksiä

Huomioiminen on ensimmäinen askel, mutta jotta voisit todella ymmärtää sidosryhmiäsi, sinun on kuunneltava, tulkittava, muotoiltava asia uudelleen ja kysyttävä oikeita kysymyksiä. Tämä tapahtuu yleensä työpajoissa ja tarkentavissa keskusteluissa. Liiketoiminta-analyytikko toimii tulkkina teknisten asiantuntijoiden ja liiketoiminnan edustajien välillä.

Jos sidosryhmän odotukset ovat liian vaikeaselkoisia, niistä kannattaa tehdä kirjallinen yhteenveto ja pyytää sidosryhmää validoimaan tulkintasi. Odotusten esittäminen selkeästi ja avoimesti auttaa välttämään mahdolliset väärinkäsitykset, korjaavat toimenpiteet, viivästykset ja jopa budjettiongelmat.

3. Valitse oikea viestintäväline

Viestintä on avainasemassa kaikessa vuorovaikutuksessa – käytettiinpä sitten sähköpostia, keskustelukanavaa, puhelinta tai videokokousta. Jokaisella viestintävälineellä on omat hyvät ja huonot puolensa. Kannattaa siis pohtia huolellisesti, mikä väline sopii parhaiten kuhunkin viestintätyyppiin. Huomioi seuraavat tärkeät luvut:

• 55 % havainnoista tunteisiin ja asenteisiin liittyvässä viestinnässä perustuu siihen, mitä henkilö näkee
• 38 % havainnoista perustuu siihen, miltä viestintä kuulostaa (äänensävy, volyymi ja nopeus)
• 7 % havainnoista perustuu puhuttuihin sanoihin.

Nämä tärkeät luvut auttavat ymmärtämään, miten ihmiset hahmottavat viestintää muiden kanssa ja mistä väärinkäsitykset voivat syntyä. Aina kun nähdyn, kuullun ja sanotun välillä on eroavaisuuksia, viestintätilanne voi aiheuttaa ihmisille ongelmia.

4. Koordinoi ja varmista tiivis seuranta

Lähes jokainen vuorovaikutustilanne johtaa yhden tai useamman toimenpiteen toteutukseen. Liiketoiminta-analyytikkona olet vastuussa kyseisten toimenpiteiden koordinoinnista ja tulosten seurannasta. Tehtäväsi on varmistaa, että toimenpiteet edistyvät, sidosryhmät ovat ajan tasalla ja päätöksiä voidaan tehdä ajallaan. Näin toimimalla voit osoittaa oman sitoutumisesi, mikä lisää entisestään sidosryhmien luottamusta.

Keskustelujen ja sovittujen toimenpiteiden validointi on tärkeä osa jokaista projektia. Projektin luonteesta riippuen validointi voi olla laaja prosessivaihe tai nopea tarkistus, joka toistuu säännöllisin väliajoin. Ilman asianmukaista validointia (joka vaatii käynnissä olevien toimenpiteiden koordinointia ja seurantaa) projekti viivästyy ja saattaa vaatia korjaavia toimenpiteitä – tämä puolestaan aiheuttaa turhautumista ja voi herättää epäluottamusta liiketoiminta-analyytikkoa kohtaan.

5. Hallitse kokouksia tehokkaasti

Erinomainen ajanhallinta on yksi liiketoiminta-analyytikon tärkeimmistä taidoista. Jokaisen aika on arvokasta, ja kun järjestät tapaamisen, osallistujat käyttävät aikaansa keskustellakseen kanssasi. Suunnittele kokous hyvissä ajoin (jos mahdollista) ja varmista, että osallistujilla on esityslista, jotta he voivat valmistautua. Selkeytä prioriteettisi ja nimitä ajanottaja, jotta yksityiskohtaiset keskustelut eivät vie liikaa aikaa ja kokous pysyy aikataulussaan. Jotkut keskustelut on ehkä käytävä kokouksen ulkopuolella.

Ja mitä tulee toistuviin kokouksiin, niiden peruminen on huono käytäntö. Jos alat perua toistuvia kokouksia, sidosryhmäsi – jotka ovat myös hyvin kiireisiä – eivät ehkä enää pidä kokouksiasi tärkeinä. Sinua voidaan pitää epäluotettavana kokousjärjestäjänä.

On aina parempi pitää sovittu kokous. Lyhytkin tilannepäivitys kaikilta osapuolilta tekee tehtävänsä. Se edistää myös viestintää ja varmistaa, ettei mitään tärkeää pääse unohtumaan.

6. Pidä johto ajan tasalla

Kaikki sidosryhmät eivät osallistu projektin päivittäiseen toimintaan. Tietyt henkilöt puuttuvat projektin kulkuun vain silloin, jos ongelmia ilmenee. Jos näin käy, ihmiset hermostuvat ja haluavat vastauksia kysymyksiinsä. Silloin ei ole aikaa rakentaa luottamusta, esitellä onnistumisia tai selittää, millä toimenpiteillä projekti on pidetty raiteillaan. Älä asetu puolustusasemiin, vaan valmistaudu keskustelemaan siitä, miten projekti saadaan takaisin raiteilleen.

Tämän takia kannattaa pitää kaikki sidosryhmät säännöllisesti ajan tasalla.  Viestintäyhteyksiä voi ylläpitää esimerkiksi epävirallisten tapaamisten avulla – vaikkapa kahvikupposen äärellä.

Alla oleva malli toimii muistutuksena siitä, mihin nelikentän osaan kukin sidosryhmä kuuluu. Tästä voi olla hyötyä, jos asiakkaasi tai työnantajasi organisaatiokaavio on sekava tai huomaat, että virallisten raportointilinjojen lisäksi muillakin sidosryhmillä on rooli projektissa. Sidosryhmien osallistamisessa kannattaa käyttää erilaisia tapoja kunkin sidosryhmän vaikutuksen tai kiinnostuksen tason mukaan.

Monet muutkin pehmeät taidot helpottavat elämääsi – ei pelkästään liiketoiminta-analyytikkona vaan yleensäkin liiketoimintakumppanina. Mutta kun omaksut kuusi edellä esitettyä käyttäytymismallia, kaikki sidosryhmät ovat halukkaita tekemään yhteistyötä kanssasi, toteuttamaan pyytämiäsi toimenpiteitä, varaamaan aikaa kokouksiisi, kuuntelemaan sinua ja pitämään sinut ajan tasalla aina tarvittaessa. Näillä eväillä varmistat onnistuneen ja miellyttävän matkan projektin jokaisessa vaiheessa.