Så här blir du en bra affärsanalytiker (6 steg)

Vad gör en affärsanalytiker framgångsrik, oavsett det specifika affärssammanhanget, aktuell teknik, överenskommen projektmetodik eller nödvändig erfarenhetsnivå? Låt oss ta en närmare titt på några av de viktigaste ”osynliga” beteenden som gör att du står ut från mängden som affärsanalytiker.

1. Bry dig om intressenterna

Det är viktigt att tänka på att varje projekt är unikt. När du visar att du bryr dig om intressentens sammanhang och problem, börjar du bygga grunden för förtroende.

En intressent kan vara vilken person som helst som är direkt eller indirekt inblandad i projektet, till exempel kunden, kundens kund, en underentreprenör, en leverantör eller någon av dina kollegor.

Utmaningen är ofta att ta fram möjliga lösningar på dessa problem, men det är alltid ett gemensamt arbete med många saker att ta hänsyn till. När förtroendet väl har etablerats blir det dock mycket enklare att lyckas.

2. Lyssna aktivt och ställ rätt frågor

Att bry sig om är det första steget, men för att verkligen förstå är det av yttersta vikt att du lyssnar, tolkar, omformulerar och ställer rätt frågor. Detta sker normalt sett under ett seminarium eller en finslipningssession. Affärsanalytikern ses som en översättare mellan de tekniska experterna och affärsrepresentanterna.

Om intressentens förväntningar blir för komplexa eller svåra att förstå, kan det vara bra att sammanfatta dem skriftligt och be att få tolkningen validerad. Genom att göra fakta uttryckliga och transparenta kan du undvika potentiella missförstånd, omarbetning, missade tidsgränser eller till och med budgetproblem.

3. Välj rätt medium för kommunikationen

Kommunikation är avgörande i all samverkan, oavsett om det sker med e-post, chatt, telefon eller videokonferenser. Varje medium har sina fördelar och nackdelar, så du bör noga överväga vilket medium som passar bäst för varje typ av kommunikation. Nedanstående meningsfulla siffror är därför viktiga att tänka på:

• 55 % av en persons uppfattning om kommunikation kring känslor och attityder bygger på vad de ser
• 38 % av uppfattningen bygger på hur den låter (tonfall, ljudnivå och hastighet)
• 7 % av uppfattningen bygger på själva orden som sägs

Dessa meningsfulla siffror hjälper oss att förstå hur människor tolkar sin kommunikation med andra, och hur missförstånd kan uppstå. När det finns en skillnad mellan vad du ser, vad du hör och vad som verkligen sägs, finns det risk för interpersonella problem.

4. Samordna och säkerställ noggrann uppföljning

Nästan all samverkan innebär att en eller flera åtgärder ska vidtas. Som affärsanalytiker är du ansvarig för att samordna dessa åtgärder noga och följa upp resultaten för att säkerställa att rätt framsteg görs, att intressenterna är samspelta och att beslut kan fattas i rätt tid. Genom att göra detta visar du ditt engagemang, vilket ökar förtroendet hos intressenterna ännu mer.

Att de frågor som diskuterats och överenskommits valideras är avgörande för varje projekt. Beroende på projektets natur kan valideringen vara ett omfattande steg i processen eller en snabb kontroll som upprepas regelbundet. Oavsett vilket kan projektet utan lämplig validering (som kräver samordning och uppföljning av öppna åtgärder) försenas, omarbetning kan behövas – vilket leder till frustration – och en brist på förtroende för affärsanalytikern kan uppstå.

5. Hantera dina möten

Utmärkt tidshantering är en avgörande färdighet för en affärsanalytiker. Allas tid är värdefull och när du schemalägger ett möte avsätter människor tid för att tala med dig. Planera om möjligt dina möten långt i förväg, se till att det finns en dagordning så att deltagarna kan förbereda sig, ha prioriteringarna klara för dig och utse någon som har koll på tiden om en ingående diskussion äventyrar dagordningen. Detta betyder att vissa diskussioner måste fortsätta utanför mötet i fråga.

När det gäller regelbundna möten är det dålig praxis att ställa in dem. Om du börjar göra det kommer dina intressenter – som också är mycket upptagna – att nedprioritera dina möten. Du kan bli betraktad som en otillförlitlig mötesorganisatör.

Det är alltid bättre att hålla mötet, även om det bara handlar om en snabb statusuppdatering från varje inblandad person. Dessutom upprätthålls kommunikationslinjerna så att inget faller mellan stolarna.

6. Håll ledningen informerad

Alla intressenter är inte involverade i projektet dagligen. En del kanske bara blir inblandade om något går fel. När detta händer börjar människor bli nervösa och ställa frågor. Då finns det ingen tid att skapa förtroende, visa vad som gått bra eller förklara vilka insatser som gjorts för att hålla projektet på banan. I stället för att bli defensiv bör du vara beredd på att diskutera hur projektet ska komma på banan igen.

Därför är det ett klokt beslut att göra alla intressenter delaktiga regelbundet.  Informella möten, kanske över en kopp kaffe, kan vara tillräckligt för att hålla kommunikationslinjerna öppna.

Nedanstående mall kan användas som en mental påminnelse om vilka intressenter som finns i vilken kvadrant. Detta kan vara till hjälp när du inte har full koll på organisationsschemat, eller om du märker att andra relationer än de officiella rapporteringslinjerna spelar en roll i projektet. Beroende på intressentens grad av inflytande och intresse bör du använda olika metoder för att involvera personen i fråga.

Många andra mjuka kompetenser gör livet enklare, inte bara som affärsanalytiker, utan som affärspartner i allmänhet. När du blivit bekant med de sex beteendena ovan kommer dock alla intressenter att vilja samarbeta med dig, vidta åtgärder när du begär dem, avsätta tid för ditt schema, lyssna på dig och hålla dig informerad vid behov. Visst instämmer du i att detta är de grundläggande ingredienserna för en framgångsrik och behaglig resa genom projektet?