Los seis pasos para ser un buen analista de negocios

¿Qué hace que un analista de negocios tenga éxito, independientemente del contexto empresarial específico, la tecnología implicada, la metodología de proyecto acordada o el nivel de experiencia requerido? Veamos de cerca algunos de los comportamientos «invisibles» más importantes que te hacen destacar entre la multitud como analista de negocios.

1. Preocúpate por las partes interesadas

Es importante tener en cuenta que cada proyecto es único. Cuando demuestres que te preocupas por el contexto y el problema de las partes interesadas, comenzarás a establecer una base de confianza y seguridad.

Una parte interesada puede ser cualquier persona implicada en el proyecto, de forma directa o indirecta, tanto si es el cliente, como el cliente del cliente, un subcontratista, un proveedor o uno de tus compañeros.

A menudo, el desafío consistirá en encontrar soluciones factibles para esos problemas, pero todo se reduce siempre a un esfuerzo conjunto con muchos aspectos que hay que tener en cuenta. Sin embargo, será mucho más fácil lograrlos en un ambiente de confianza.

2. Escucha de forma activa y haz las preguntas adecuadas

El primer paso consiste en preocuparse por la parte interesada; pero, para comprender de verdad, es fundamental que seas capaz de escuchar, interpretar, reformular y hacer las preguntas adecuadas. Por lo general, esto se hace durante un taller o una sesión de perfeccionamiento. Al analista de negocios se lo ve como el traductor entre los expertos técnicos y los representantes de la empresa.

Si resulta muy difícil entender las expectativas de las partes interesadas, puede ser muy útil resumirlas por escrito y pedir que te confirmen si tu interpretación es correcta. Al hacer que las cosas sean explícitas y transparentes, estarás evitando posibles malentendidos, repeticiones del trabajo, incumplimientos de plazos o, incluso, problemas de presupuesto.

3. Elige el medio de comunicación adecuado

La comunicación es fundamental en todas las interacciones, ya sea por correo electrónico, chat, teléfono o videoconferencia. Cada medio tiene sus propias ventajas y desventajas, así que deberías pensar bien cuál es el más adecuado para cada tipo de comunicación. En este sentido, es importante tener en cuenta las siguientes cifras:

• El 55 % de lo que una persona percibe en cualquier comunicación sobre sentimientos y actitudes se basa en lo que ve.
• El 38 % de lo que percibe se basa en cómo suena (tono, volumen y velocidad).
• El 7 % de lo que percibe se basa en las palabras que se utilizan.

Estas cifras nos ayudan a entender cómo dan sentido las personas a sus comunicaciones con los demás y cómo pueden surgir los malentendidos. Cada vez que hay una diferencia entre lo que se ve, lo que se oye y lo que se está diciendo, surge la posibilidad de que se generen problemas entre las personas.

4. Coordina y garantiza un seguimiento de cerca

Casi todas las interacciones implican tener que realizar una o más acciones. Como analista de negocios, eres responsable de coordinar esas acciones de cerca y hacer un seguimiento de sus resultados para asegurarte de que se está realizando el progreso adecuado, que las partes interesadas están en consonancia y que se pueden tomar decisiones oportunas. Al hacerlo, estarás haciendo patente tu compromiso y reforzando aún más la confianza de las partes interesadas.

Para cualquier proyecto es fundamental poder validar lo que se ha hablado o acordado. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, la validación puede ser un paso extenso del proceso o una doble verificación rápida que se repita de forma periódica. En cualquier caso, sin la validación adecuada (que requiere coordinación y seguimiento de las acciones abiertas), podría retrasarse el proyecto y tener que repetir el trabajo, lo cual resultaría frustrante, y podría generarse una falta de confianza con respecto al analista de negocios.

5. Gestiona tus reuniones

La excelente gestión del tiempo es una habilidad fundamental para un analista de negocios. El tiempo de todo el mundo es valioso y cuando programas una reunión, las personas dedican parte de su tiempo a hablar contigo. Planifica tus reuniones con suficiente antelación (si es posible), asegúrate de que haya un programa para que los participantes puedan llegar preparados, ten claras tus prioridades y designa a una persona responsable de controlar el tiempo para que las discusiones elaboradas no pongan en riesgo el programa de la reunión. Esto significa que tal vez haya que dejar algunos debates para otro momento.

Por otra parte, no es recomendable cancelar las reuniones recurrentes. De lo contrario, las partes interesadas, que también tienen muchas cosas que hacer, empezarán a considerar tus reuniones como menos prioritarias. Tal vez comiencen a verte como un facilitador de reuniones poco fiable.

Es mejor que las mantengas siempre. La reunión habrá valido la pena incluso si únicamente intervienen todas las personas implicadas para hacer una actualización de estado rápida. También servirá para mantener abiertas las líneas de comunicación y garantizar que nada pase desapercibido.

6. Mantén a la dirección informada

No todas las partes interesadas participan en el proyecto todos los días. Tal vez haya gente que solo participe si algo sale mal. En esos casos, las personas empezarán a ponerse nerviosas y tendrán preguntas. Entonces no habrá tiempo para generar reconocimiento, mostrar lo que ha salido bien o explicar qué esfuerzos se han hecho para mantener el proyecto en la dirección adecuada. Deberías estar preparado para hablar de cómo volver a encarrilar el proyecto en lugar de adoptar una actitud defensiva.

Por eso, es conveniente implicar a todas las partes interesadas de forma periódica.  Puede ser suficiente con mantener reuniones informales, incluso tomándose un café, para mantener abiertas las líneas de comunicación.

La siguiente plantilla se puede utilizar como un recordatorio mental de qué partes interesadas van en cada cuadrante. Puede venir bien cuando no tienes claro el organigrama de la organización en la que trabajas o para la que trabajas, o si observas que en el proyecto se están dando relaciones distintas a las líneas jerárquicas oficiales. Dependiendo de la influencia o el interés de la parte interesada, podrías usar diferentes enfoques para implicarla.

Hay muchas otras habilidades blandas que te simplificarán las cosas, no solo como analista de negocios, sino como socio de negocios en general. Cuando te familiarices con los seis comportamientos que hemos descrito, todas las partes interesadas estarán dispuestas a cooperar contigo, tomar medidas con respecto a tus solicitudes, reservarse tiempo para tu programa, escucharte y mantenerte informado cuando sea necesario. ¿Y no son esos los ingredientes básicos para garantizar que el trayecto a lo largo del proyecto sea gratificante y todo un éxito?