Como ser um bom analista de negócios (6 passos)

O que faz com que um analista comercial seja bem-sucedido, independentemente do contexto empresarial específico, da tecnologia envolvida, da metodologia de projeto acordada ou do nível de experiência exigido? Vamos analisar mais de perto alguns dos comportamentos “invisíveis" mais importantes que o fazem destacar-se da multidão enquanto analista comercial.

1. Preocupe-se com os seus intervenientes

É importante ter em conta que cada projeto é único. Quando mostrar que se preocupa com o contexto e o problema do seu interveniente, começará a construir uma base de confiança e segurança.

Uma parte interessada pode ser qualquer pessoa envolvida no projeto, direta ou indiretamente, quer seja o cliente, o cliente do cliente, um subcontratante, um fornecedor ou um dos seus colegas.

Muitas vezes, o desafio será encontrar soluções viáveis para esses problemas, mas isso é sempre um esforço conjunto com muitos aspetos a considerar. No entanto, com um clima de confiança, será muito mais fácil de o conseguir.

2. Oiça ativamente e faça as perguntas certas

Cuidar é o primeiro passo, mas para compreender verdadeiramente, é da maior importância ouvir, interpretar, reformular e fazer as perguntas certas. Normalmente, isto é feito durante um workshop ou uma sessão de aperfeiçoamento. O analista comercial é visto como o tradutor entre os peritos técnicos e os representantes comerciais.

Se as expetativas dos intervenientes se tornarem demasiado complexas para serem compreendidas, é útil resumi-las por escrito e pedir a validação da sua interpretação. Ao tornar as coisas explícitas e transparentes, evita potenciais mal-entendidos, reelaboração, incumprimento de prazos ou mesmo problemas orçamentais.

3. Escolha o meio certo para comunicar

A comunicação é fundamental em todas as interações, sejam elas por correio eletrónico, chat, telefone ou videoconferência. Cada meio de comunicação tem vantagens e desvantagens, pelo que se deve ponderar cuidadosamente qual o meio de comunicação mais adequado para cada tipo de comunicação. Por conseguinte, é importante ter em conta os seguintes Números relevantes:

• 55% da perceção de uma pessoa em qualquer comunicação sobre sentimentos e atitudes baseia-se no que ela vê
• 38% da perceção é baseada na forma como soa (tom, volume e velocidade)
• 7% da perceção baseia-se nas palavras que são ditas

Estes Números relevantes ajudam-nos a compreender como as pessoas dão sentido às suas comunicações com os outros e como podem surgir mal-entendidos. Sempre que há uma diferença entre o que se vê, o que se ouve e o que é efetivamente dito, há um potencial de problemas para as pessoas.

4. Coordene e assegure um acompanhamento rigoroso

Quase todas as interações implicam uma ou mais ações. Como analista de negócios, é responsável por coordenar essas ações de perto e acompanhar os seus resultados para garantir que são feitos os progressos corretos, que os intervenientes estão alinhados e que podem ser tomadas decisões atempadas. Ao fazê-lo, demonstra o seu empenho e aumenta ainda mais a confiança dos intervenientes.

A validação do que foi discutido ou acordado é crucial para todos os projetos. Dependendo da natureza do projeto, a validação pode ser uma etapa extensa do processo ou uma rápida verificação dupla que é repetida regularmente. Em qualquer caso, sem uma validação adequada (que exige a coordenação e o acompanhamento das ações em aberto), o projeto é considerado atrasado, pode ser necessária reelaboração - o que gera frustrações - e pode surgir uma falta de confiança no analista de negócios.

5. Faça a gestão das suas reuniões

Uma excelente gestão do tempo é uma competência crucial para um analista de negócios. O tempo é valioso, para todos, e, quando marca uma reunião, as pessoas despendem tempo para falar consigo. Planeie as suas reuniões com bastante antecedência (se possível), certifique-se de que existe uma ordem de trabalhos para que os participantes possam vir preparados, tenha as suas prioridades bem definidas e nomeie um mediador para o caso de discussões elaboradas poderem prejudicar a ordem de trabalhos da reunião. Isto significa que algumas conversas poderão ter de ser realizadas fora da respetiva reunião.

No que diz respeito às reuniões recorrentes, é uma má prática cancelá-las. Se começar a fazê-lo, os intervenientes - que também estão muito ocupados - começarão a considerar as suas reuniões menos prioritárias. Pode ser visto como sendo pouco fiável no que toca a marcação de reuniões.

É preferível manter sempre a reunião. Mesmo uma atualização rápida do estado de todas as pessoas envolvidas fará com que a reunião valha a pena. Além disso, manterá as linhas de comunicação abertas e garantirá que nada se perde.

6. Mantenha os gestores informados

Nem todos os intervenientes estão envolvidos diariamente no projeto. Alguns podem envolver-se apenas se algo correr mal. Quando isso acontece, as pessoas começam a ficar nervosas e a fazer perguntas. Nesse caso, não há tempo para construir crédito, mostrar o que correu bem ou explicar que esforços foram feitos para manter o projeto no bom caminho. Deve estar preparado para discutir a forma de retomar o projeto em vez de entrar em modo de defesa.

Por esse motivo, é uma decisão sensata manter todos os intervenientes envolvidos numa base regular.  Reuniões informais, mesmo durante um café, podem ser suficientes para manter linhas de comunicação abertas.

O modelo abaixo pode ser utilizado como um lembrete mental dos intervenientes que residem em cada quadrante. Isto pode ser útil quando o organigrama da organização em que trabalha não é claro para si ou quando se apercebe que outras relações, para além das linhas oficiais de comunicação, estão a desempenhar um papel no projeto. Consoante a influência ou o interesse do interveniente, a sua abordagem para a envolver deve ser diferente.

Muitas outras competências transversais facilitarão a sua vida, não só como analista comercial, mas também como parceiro comercial em geral. No entanto, quando se familiarizar com os 6 comportamentos acima referidos, todas as partes interessadas estarão dispostas a cooperar consigo, a tomar medidas em relação aos seus pedidos, a reservar tempo para a sua agenda, a ouvi-lo e a mantê-lo informado sempre que necessário. E não são estes os ingredientes básicos para uma viagem bem sucedida e agradável ao longo do projeto?