Ein guter Business Analyst – kein Hexenwerk (6 Schritte)

Was macht den Erfolg eines Business Analyst aus, unabhängig vom Geschäftskontext, der Technologie, mit der gearbeitet wird, der vereinbarten Projektmethodik oder der vorausgesetzten Erfahrung? Sehen wir uns einmal die wichtigsten Verhaltensweisen „unter der Oberfläche“ an, die Sie als Business Analyst von der Masse abheben.

1. Die Stakeholder im Blick

Jedes Projekt ist anders. Wenn Sie zeigen, dass Ihnen der Kontext und das Problem Ihrer Stakeholder bewusst sind, legt das den Grundstein des Vertrauens.

Ein Stakeholder kann jede direkt oder indirekt in das Projekt involvierte Person sein, etwa ein Kunde, der Kunde des Kunden, ein Auftragnehmer, ein Lieferant oder einer Ihrer Kollegen.

Häufig wird die Herausforderung darin liegen, machbare Lösungen für diese Probleme zu finden. Das bedarf allerdings in der Regel einer gemeinsamen Anstrengung, und es ist dabei vieles zu beachten. Eine Atmosphäre des Vertrauens macht jedoch immer alles leichter.

2. Aktives Zuhören und die richtigen Fragen

Interesse ist der erste Schritt. Aber um das Wesentliche wirklich zu verstehen, ist es unerlässlich, zuzuhören, Gesagtes zu interpretieren, neu zu ordnen und die richtigen Fragen zu stellen. In der Regel bietet sich zur Vertiefung der Thematik ein Workshop oder ein Treffen an. Der Business Analyst wird als Übersetzer zwischen den Fachexperten und den Vertretern der geschäftlichen Seite betrachtet.

Sind die Erwartungen der Stakeholder sehr komplex, ist es hilfreich, sie schriftlich zusammenzufassen und um Bestätigung der Richtigkeit zu bitten. Dinge explizit und transparent zu machen, verhindert potenzielle Missverständnisse, Nacharbeit, Lieferverzug oder auch Budgetprobleme.

3. Das richtige Medium für die Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg jeder Interaktion, ob diese nun per E-Mail, Chat, Telefon oder Videokonferenz erfolgt. Jedes Medium hat Vor- und Nachteile. Sie sollten also sorgfältig erwägen, welches sich am besten für die jeweilige Kommunikation eignet. Die nachfolgenden Zahlen sind daher wichtig:

• 55 Prozent der Wahrnehmung in einer Kommunikation über Gefühle und Haltungen beruht auf dem, was die Person sieht
• 38 Prozent der Wahrnehmung beruht auf dem, was gehört wird (Tonfall, Lautstärke und Geschwindigkeit)
• 7 Prozent der Wahrnehmung basiert darauf, was tatsächlich gesagt wird

Diese Zahlen verdeutlichen, wie Menschen ihre Kommunikation verstehen und wie es zu Missverständnissen kommt. Weicht das, was Sie sehen und hören, vom tatsächlich Gesagten ab, sind zwischenmenschliche Probleme und Missverständnisse möglich.

4. Koordinierung und enge Nachverfolgung

Auf nahezu jede Interaktion folgen nächste Schritte. Als Business Analyst sind Sie dafür verantwortlich, diese Schritte engmaschig zu koordinieren und zu kontrollieren - was daraus wird, damit Fortschritte sichergestellt werden, die Stakeholder sich einig und zeitnahe Entscheidungen möglich sind. Damit zeigen Sie Engagement, und das stärkt das Vertrauen Ihrer Stakeholder weiter.

Was diskutiert und vereinbart wurde, muss bei jedem Projekt validiert werden. Das ist entscheidend wichtig. Je nach Art des Projekts kann die Validierung ein raumgreifender Schritt im Prozess oder auch nur regelmäßig ein kurzer zweiter Blick sein. In jedem Fall ist das Projekt ohne ordentliche Validierung (was Koordinierung und Nachverfolgung offener Schritte voraussetzt) gefährdet, in Verzug zu geraten, eventuell ist Nacharbeit nötig – was zu Frustration führt – und das Vertrauen in den Business Analyst bröckelt.

5. Steuern der Meetings

Ein Business Analyst sollte zu exzellentem Zeitmanagement in der Lage sein. Die Zeit aller Beteiligten ist kostbar und wenn Sie ein Meeting ansetzen, nehmen sich die Leute Zeit, mit Ihnen zu sprechen. Planen Sie Ihre Meetings mit viel Vorlauf (wenn möglich). Eine Tagesordnung sorgt dafür, dass sich Ihre Teilnehmer vorbereiten können und die Prioritäten klar sind. Bestimmen Sie einen Timekeeper für den Fall, dass eine Diskussion ausufert und droht, Ihren Zeitplan zu sprengen. Das könnte heißen, dass bestimmte Diskussionen außerhalb des Meetings geführt werden müssen.

Regelmäßig angesetzte Treffen sollten Sie nicht absagen. Das ist keine gute Praxis. Denn Ihre Stakeholder, die auch viel zu tun haben, werden sonst anfangen, Ihre Meetings nicht mehr so ernst zu nehmen. Ihr Ruf als die Instanz, die Meetings verlässlich organisiert, könnte leiden.

Daher ist es besser, Meetings immer auch durchzuführen. Selbst ein kurzes Status-Update aller Beteiligten ist ein Meeting, das sich lohnt. So bleiben auch die Kommunikationswege offen und nichts fällt unter den Tisch.

6. Immer ein Ohr für das Projekt

Nicht jeder Stakeholder ist täglich mit dem Projekt befasst. Manche kommen erst ins Spiel, wenn etwas schiefläuft. Dann werden die Leute nervös und beginnen, Fragen zu stellen. Und dann ist für Vertrauensbildung keine Zeit mehr. Zeigen Sie, was bisher gut gelaufen ist, oder erklären Sie, was unternommen wird, um das Projekt in der Spur zu halten. Sie sollten sich Antworten zurechtlegen, wie das Projekt wieder in die richtige Bahn gelenkt wird. Nehmen Sie keine Verteidigungshaltung ein.

Daher ist es ratsam, alle Ihre beteiligten Stakeholder regelmäßig auf dem Laufenden zu halten.  Informelle Treffen, auch wenn es nur bei einem Kaffee ist, reichen eventuell schon, um die Kommunikationskanäle offen zu halten.

Die Vorlage unten lässt sich nutzen, um sich zu vergegenwärtigen, welche Stakeholder in welchem Quadranten sitzen. Das kann hilfreich sein, wenn das Organigramm der Organisation, in der bzw. für die Sie arbeiten, nicht klar ist oder wenn Sie feststellen, dass Beziehungen eine Rolle spielen, die von offiziellen Berichtslinien abweichen. Je nach Einfluss bzw. Interesse der Stakeholder sollten Sie Ihren Ansatz, wie Sie sie einbinden, anpassen.

Viele weitere Soft Skills machen das Leben leichter, nicht nur als Business Analyst, sondern als Geschäftspartner generell. Wenn Sie diese sechs Regeln beherzigen, wird jeder Stakeholder zur Zusammenarbeit mit Ihnen bereit sein. Er wird in die Wege leiten, worum Sie bitten, Ihren Zeitplan respektieren, Ihnen zuhören und Sie informieren, wenn etwas anliegt. Kurz: Dies sind die Grundzutaten für eine erfolgreiche und angenehme Projektabwicklung!