Hoe word je een goede bedrijfsanalist (zes stappen)

Hoe word je een succesvolle bedrijfsanalist, ongeacht de specifieke bedrijfscontext, de betrokken technologie, de overeengekomen projectmethodologie of het vereiste ervaringsniveau? Laten we even dieper ingaan op een aantal belangrijke "onzichtbare" eigenschappen waarmee jij je onderscheidt als bedrijfsanalist.

1. Geef om je belanghebbende(n)

Het is belangrijk om eraan te denken dat elk project uniek is. Wanneer jij aantoont dat jij geeft om de context en het probleem van jouw belanghebbende, bouw jij een basis van vertrouwen.

Een belanghebbende kan eender welke persoon zijn die, rechtstreeks of onrechtstreeks, betrokken is bij het project. Het kan hierbij gaan om de klant, de klant van de klant, een onderaannemer, een dienstverlener of een van jouw collega's.

Vaak is het een hele uitdaging om haalbare oplossingen te vinden voor deze problemen, maar dit vormt steeds een gezamenlijke inspanning waarbij met heel wat aspecten rekening moet worden gehouden. Maar als er een sfeer van vertrouwen heerst, is dat veel gemakkelijker om te bereiken.

2. Luister actief en stel de juiste vragen

Erom geven vormt een eerste stap, maar om het echt te begrijpen, is het heel belangrijk dat je luistert, interpreteert, herformuleert en de juiste vragen stelt. Dit gebeurt doorgaans tijdens een workshop of een uitwerkingssessie. De bedrijfsanalist wordt gezien als de vertaler tussen technische deskundigen en bedrijfsvertegenwoordigers.

Indien de verwachtingen van de belanghebbende te ingewikkeld worden om te begrijpen, is het nuttig om deze schriftelijk samen te vatten en een validatie te vragen van jouw interpretatie. Door de dingen duidelijk en transparant te maken, vermijd je mogelijke misverstanden, herwerking, gemiste deadlines of zelfs begrotingskwesties.

3. Kies het juiste instrument om te communiceren

Communicatie is een essentieel onderdeel van elke interactie, ongeacht of deze communicatie verloopt via e-mail, chat, telefoon of videoconferentie. Elk instrument heeft zijn voor- en nadelen, dus jij moet nauwgezet nagaan welk instrument het best geschikt is voor elk soort communicatie. Het is dan ook belangrijk om rekening te houden met de onderstaande Betekenisvolle cijfers:

• 55% van de waarneming van personen in het kader van een communicatie over gevoelens en gedrag is gebaseerd op wat zij zien
• 38% van de waarneming is gebaseerd op de klank (toon, volume en snelheid)
• 7% van de waarneming is gebaseerd op de woorden die daadwerkelijk worden uitgesproken

Dankzij deze Betekenisvolle cijfers krijgen wij meer inzicht in de manier waarop mensen hun communicatie met anderen doorgronden en hoe misverstanden kunnen ontstaan. Elke keer dat er een verschil is tussen wat je ziet, wat je hoort en wat er daadwerkelijk gezegd wordt, bestaat er een kans op problemen tussen mensen.

4. Coördinatie & nauwe follow-up

Bijna elke interactie houdt in dat er één of meer acties moeten worden genomen. Als bedrijfsanalist ben jij verantwoordelijk voor de nauwe coördinatie van deze acties en de follow-up van hun resultaat om te waarborgen dat de juiste vooruitgang geboekt wordt, dat belanghebbenden op dezelfde lijn zitten en dat tijdige beslissingen genomen kunnen worden. Door dit te doen, toon jij jouw betrokkenheid en dit zorgt voor meer vertrouwen bij jouw belanghebbenden.

Bij elk project is het belangrijk om de besproken of overeengekomen zaken te valideren. Afhankelijk van de aard van het project kan validatie een uitgebreide stap zijn in het proces of een snelle double check die regelmatig herhaald wordt. In elk geval is het project zonder degelijke validatie (wat coördinatie en follow-up van open acties vereist) onderworpen aan vertragingen, met eventuele herwerking, wat niet alleen tot frustraties leidt, maar mogelijk ook tot een gebrek aan vertrouwen in de bedrijfsanalist.

5. Beheer jouw vergaderingen

Uitstekend timemanagement is een essentiële vaardigheid voor een bedrijfsanalist. Ieders tijd is waardevol en wanneer je een vergadering vastlegt, nemen mensen de tijd om met jou te praten. Plan jouw vergaderingen goed op voorhand (indien mogelijk), zorg voor een agenda zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden, leg duidelijke prioriteiten vast en stel een tijdwaarnemer aan zodat uitgebreide discussies geen invloed hebben op de agenda van jouw vergadering. Dit betekent dat een aantal besprekingen mogelijk buiten de vergadering moeten plaatsvinden.

Wat terugkerende vergaderingen betreft, is het een slechte gewoonte om deze te annuleren. Als jij daarmee begint, zullen jouw belanghebbenden, die het ook erg druk hebben, jouw vergaderingen als minder belangrijk gaan beschouwen. Jij wordt dan misschien beschouwd als een onbetrouwbare vergaderleider.

Het is beter om de vergadering altijd te laten doorgaan. Zelfs een snelle statusupdate van alle betrokken personen maakt de vergadering de moeite waard. Zo behoud je de mogelijkheid voor een open communicatie en vermijd je dat bepaalde problemen over het hoofd worden gezien.

6. Houd jouw management op de hoogte

Niet elke belanghebbende is dagelijks betrokken bij het project. Sommigen worden enkel betrokken als er iets misgaat. Als dat gebeurt, worden mensen zenuwachtig en stellen ze vragen. Dan is er geen tijd meer om vertrouwen op te bouwen, te laten zien wat er goed ging of uit te leggen welke inspanningen werden geleverd om het project op schema te houden. In plaats van een defensieve houding aan te nemen, moet je voorbereid zijn om te bespreken hoe het project weer op de rails kan worden gezet.

Daarom is het ook belangrijk om al jouw betrokken belanghebbenden regelmatig op de hoogte te houden.  Informele vergaderingen, zelfs bij een kopje koffie, zijn misschien al genoeg om een open communicatie te behouden.

De onderstaande template kan worden gebruikt als mentale reminder van welke belanghebbenden zich in welk kwadrant bevinden. Dit kan nuttig zijn wanneer het organigram van de organisatie waar/waarvoor jij werkt niet duidelijk is voor jou of wanneer jij opmerkt dat relaties die geen betrekking hebben op de officiële verslagleggingslijnen, een rol spelen binnen het project. Afhankelijk van de invloed ten opzichte van het belang van de belanghebbende moet je een andere aanpak hanteren om hem of haar te betrekken.

Heel wat andere soft skills zullen jouw leven makkelijker maken, niet alleen als bedrijfsanalist maar ook als bedrijfspartner in het algemeen. Als je de zes bovenstaande skills echter onder de knie hebt, dan zal elke belanghebbende bereid zijn om met jou samen te werken, maatregelen te treffen op jouw verzoek, tijd te maken voor jouw planning, naar jou te luisteren en jou op de hoogte te houden indien nodig. En zijn dit ook net niet de basisingrediënten voor een succesvolle en plezierige reis door het hele project?